PANDUAN KOMUNIKASI DAN KOORDINASI LINTAS PROGRAM DAN

LINTAS SEKTOR

I. DEFINISI
Komunikasi dan koordinasi adalah proses pertukaran
informasi dan penyelarasan dalam penyusunan kegiatan yang
saling berkaitan dimulai dari perencanaan sampai pada
pelaksanaan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif
dan efisien.

RUANG LINGKUP
Ruang lingkup komunikasi dan koordinasilintas program
meliputi :
a. Kepala Puskesmas kepada penanggung jawab program
yaitu melalui lembar disposisi, review laporan,
minilokakarya
b. Penanggung jawab program dan pelaksana yaitu melalui
pertemuan antara penanggung jawab program dan
pelaksana, review laporan, lembar disposisi
c. Kepala Puskesmas, penanggung jawab program dan
pelaksana melalui WA Grup, minilokakarya
Ruang lingkup komunikasi lintas sektor melalui
minilokakarya lintas sektoral
TATA LAKSANA
Tata laksana komunikasi dan koordinasi lintas program
meliputi :
1. Komunikasi dan koordinasi antara Kepala Puskesmas dan
PJ
A. Melalui lembar disposisi :
a. Kepala Puskesmas mengkonsep hal yang akan
dikomunikasikan atau dikoordinasikan kepada
penanggungjawab tentang pelaksanaan kegiatan
b. Kepala Puskesmas mengkomunikasikan dan
mengkoordinasikan hal tersebut dengan membubuhkan
catatan penjelasan dalam lembar disposisi
c. Kepala Puskesmas memberikan lembar disposisi kepada
penanggung jawab terkait sesuai dengan tanggung
jawabnya
d. Penanggung jawab menerima dan mempelajari
penjelasan Kepala Puskesmas dalam lembar disposisi
e. Penanggung jawab menerima penjelasan lebih lanjut
kepada Kepala Puskesmas jika diperlukan
f. Penanggung jawab menindaklanjuti dan melaksanakan
apa yang sudah didisposisikan

B. Melalui review laporan :

 a. Penanggung jawab menerima draft laporan kegiatan dari
koordinator / pelaksana
b. Penanggung jawab mencermati dan mereview isi laporan
c. Penanggung jawab memanggil koordinator dan
pelaksana jika hasil review membutuhkan penjelasan
d. Penanggung jawab mengkomunikasikan dan
mengkoordinasikan kepada koordinator dan pelaksana
dengan memberikan catatan dalam draft laporan
e. Koordinator dan pelaksana menindaklanjuti catatan
penanggung jawab hasil review laporan

C. Minilokakarya
Komunikasi dan koordinasi Kepala Puskesmas kepada
Penanggung jawab upaya melalui mini lokakarya sesuai
SOP

2. Komunikasi dan koordinasi antara PJ dan pelaksana

A. Melalui pertemuan PJ dan pelaksana :
a. Penanggung jawab merencanakan pelaksanaan
pertemuan antara PJ dan pelaksana
b. Penanggung jawab menyiapkan bahan yang akan
dikomunikasikan dan dikoordinasikan
c. Peanggungn jawab melaksanakan pertemuan dengan
menyampaikan bahan komunikasi dan monitoring
d. Penanggung jawab dan pelaksana membahas bersama
tentang pelaksanaan kegiatan
e. Penanggung jawab upaya atau pelaksana mensepakati
rencana tindak lanjut

B. Melalui review laporan :

a. Penanggung jawab menerima draft laporan kegiatan dari
koordinator/pelaksana
b. Penanggung jawab mencermati dan mereview isi laporan
c. Penanggung jawab memanggil koordinator dan
pelaksana jika hasil review membutuhkan penjelasan
d. Penanggung jawab mengkomunikasikan dan
mengkoordinasikan kepada koordinator dan pelaksana
dengan memberikan catatan dalam draft laporan
e. Koordinator dan pelaksana menindaklanjuti catatan
penanggung jawab hasil review laporan

C. Melalui lembar disposisi :

a. Penanggung jawab mengkonsep jabaran operasional dari
disposisi Kepala Puskesmas
b. Penanggung jawab mengkomunikasikan dan
mengkoordinasikan hal tersebut dengan membubuhkan
catatan penjelasan dalam lembar disposisi
c. Penanggung jawab memberikan lembar disposisi kepada
pelaksana terkait sesuai dengan tanggung jawabnya
d. Pelaksana menerima dan mempelajari penjelasan
penanggung jawab dalam lembar disposisi
 e. Pelaksana meminta penjelasan lebih lanjut kepada
penanggung jawab jika diperlukan
f. Pelaksana menindaklanjuti dan melaksanakan apa yang
sudah didisposisikan

3. Komunikasi dan koordinasi antara pelaksana, PJ dan

Kepala Puskesmas
A. Melalui WA Grup :
a. Kepala Puskesmas, penanggung jawab dan pelaksana
dapat menyampaikan bahan komunikasi dan koordinasi
pelaksana kegiatan dalam WA grup
b. Masing-masing pihak baik Kepala Puskesmas,
penanggung jawab dan pelaksana memberikan
tanggapan secara langsung dalam WA Grup
c. Masing-masing pihak baik Kepala Puskesmas,
penanggung jawab dan pelaksana menindaklanjuti hasil
komunikasi dan koordinasi

B. Melalui minilokakarya
Komunikasi dan koordinasi Kepala Puskesmas kepada
Penanggung jawab upaya melalui minilokakarya sesuai
SOP
Tata Laksana komunikasi lintas sektoral :
1. Pertemuan/sosialisasi di tingkat desa atau kecamatan
dengan minilokakarya
2. SMD dan MMD
3. Musrenbangdes dengan penanggung jawab Ka.Sub Bag.
TU
4. Media sosial melalui facebook, nama ID pengguna :
Puskesmas Bayan dengan penanggung jawab bagian
Promosi Kesehatan
5. Kotak Saran dengan penanggung jawab tim mutu
6. Telepon call center dengan narahubung 082325639393
7. Pertemuan langsung dengan sasaran, dilaksanakan
langsung dan diserahkan ke masing-masing program
8. Survey Harian UKP
9. Survey Harian Masyarakat
DOKUMENTASI
1. Pencatatan komunikasi dan koordinasi antara Kepala
Puskesmas, Penanggung jawab program dan pelaksana
program melalui buku konsultasi
2. Pencatatan komunikasi dan koordinasi antara Kepala
Puskesmas, penanggung jawab program dan pelaksana
program melalui mini lokakarya didokumentasikan
dengan buku notulen
3. Pencatatan komunikasi lintas sektor melalui buku
notulensi

D. Melalui lembar disposisi :

a. Penanggung jawab mengkonsep jabaran operasional dari
disposisi Kepala Puskesmas
b. Penanggung jawab mengkomunikasikan dan
mengkoordinasikan hal tersebut dengan membubuhkan
catatan penjelasan dalam lembar disposisi
c.