Manajemen Audit

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Dosen Pengampu:
Andri Zainal, SE., M.Si., Ak., Ph.D
Tuti Sriwedari, SE.,M.Si, Ak.

Oleh:
Ade Risky Erindani (7151142002)
Anne Novita Manik (7153142001)
Annisa Shafira (7153142003)
Gabe Gultom (7152142005)

PENDIDIKAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas Makalah ini dengan baik yang berjudul “AUDIT
SISTEM KEPASTIAN KUALITAS”.

Penulis sangat berterimakasih kepada Pak Andri Zainal, SE., M.Si., Ak., Ph.D dan Ibu
Tuti Sriwedari, SE.,M.Si, Ak. selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Audit ini atas
tugas yang diberikan. Karena dengan tugas ini , membuat penulis lebih tertantang lagi dalam
mengerjakan tugas, untuk mengerti bagaimana cara mengaudit dan untuk lebih giat belajar lagi.

Pada makalah ini, penulis hanya membahas tentang pengertian, peranan, tujuan, manfaat
audit sistem kepastian kualitas, meningkatkan nilai tambah organisasi melalui proses audit,
panduan umum audit sistem kepastian kualitas, manajemen kualitas, langkah-langkah audit dan
persyaratan audit sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO 9001:2015.

Akhirnya, penulis berharap semoga makalah yang sederhana ini dapat menambah
wawasan para pembaca bagi para auditor dan bagi dunia pendidikan khususnya bagi para
mahasiswa Fakultas Ekonomi untuk menambah wawasan dalam melakukan suatu audit
terkhusus audit sistem kepastian kualitas, Penulis juga berharap atas kritik dan saran bagi para
pembaca makalah ini. Terimakasih

Medan, 14 April 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... i

DAFTAR ISI................................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
Latar belakang ............................................................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN
1. Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas ....................................................................... 2
2. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas ........................................................................... 2
3. Tujuan Dan Manfaat Audit .................................................................................................. 4
4. Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit .......................................... 4
5. Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas .............................................................. 6
6. Manajemen Kualitas ............................................................................................................ 7
Fokus pada pelanggan ............................................................................................................. 8
Kepemimpinan......................................................................................................................... 9
Keterlibatan SDM .................................................................................................................... 9
Pendekatan proses.................................................................................................................. 10
Pendekatan sistem dalam manajemen ................................................................................... 11
Perbaikan yang terus menerus ............................................................................................... 12
Pembuatan keputusan berdasarkan fakta ............................................................................... 13
Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok ............................................................. 13
7. Langkah-Langkah Audit .................................................................................................... 14
Perencanaan Audit ................................................................................................................. 14
Pelaksanaan Audit ................................................................................................................. 14
Mempelajari Hasil Audit ....................................................................................................... 15
Tindakan Perbaikan ............................................................................................................... 15
8. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas .............................................................................. 16
BAB III PENUTUP……………………………………………………………………………...17
CONTOH KASUS ........................................................................................................................ 18

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
Latar belakang

Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan

untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang
diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan
kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan
(customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction).
Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan
pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan
selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan
pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut.

Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun

suatu sistem kepastian kualitas. Menurut Bayangkara (2008: 17) audit sistem kepastian kualitas
merupakan salah satu bagian dari ruang lingkup audit manajemen. Audit sistem kepastian
kualitas dipakai oleh pihak manajemen sebagai sarana untuk mengevaluasi kinerja manajemen
dan tindak lanjut atas masalah-masalah yang ada dalam unit-unit terkait di lingkungan organisasi
perusahaan.

Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang
memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang,
mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai
dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem
ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai
dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan
untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk
memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian
kualitas yang dilakukan perusahaan. Dalam memenuhi persyaratan pelanggan, audit sistem
kepastian kualitas akan membahas bagaimana peranannya, tujuan dan manfaat, bagaimana
meningkatkan nilai tambah organisasi melalui proses audit dan sebagai panduan umum bagi
audit sistem kepastian kualitas.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas

Menurut Bayangkara (2008: 17) audit sistem kepastian kualitas merupakan salah satu
bagian dari ruang lingkup audit manajemen. Bayangkara (2008: 225) mendefinisikan audit
sistem kepastian kualitas sebagai suatu proses yang sistematis, mandiri, dan terekomendasi untuk
memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana
kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan
perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi
standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.

Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402,
audit kualitas merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan
apakah aktivitas kualitas dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah
pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Audit
atas sistem kepastian kualitas mungkin dirasakan perlu ketika kinerja kualitas actual berbeda
dengan standar yang telah ditetapkan. Program audit mungkin juga merupakan bagian dari
persyaratan konteks dengan pelanggan atau mungkin juga merupakan persyaratan yang
ditetapkan pemerintah dalam memberikan kepastian terpenuhinya standar kualitas yang
ditetapkan pemerintah. Audit memberikan informasi kepada perusahaan tentang kinerja produk
yang dihasilkan, kinerja-kinerja departemen bagian, kinerja perusahaan secara keseluruhan, dan
area peningkatan yang harus dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

2. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas

Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian
kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung didalam perusahaan. Audit menyediakan
perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan kinerja kualitasnya
seperti berikut:

a. Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya?

b. Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati?
2
 c. Apakah metode efesiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan?
d. Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan untuk menyelesaikan
masalah-masalah produksi?
e. Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik?

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan
berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain :

a. Perusahaan

Untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahanya mengimplementasikan sistem manajemen

kualitas yang telah ditetapkan.

b. Pelanggan

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan
standar kualitas yan disyaratkan

c. Pemerintah

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai
dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh
konsumen.

d. Asosiasi

Kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan
informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen
kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan
pelanggannya.

e. Lembaga Sertifikasi

Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam
menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

3
 3. Tujuan Dan Manfaat Audit

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang
telah ditetapkan dalam operasinya.

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan
tujuan dari audit ini adalah untuk:

1. Menentukan ketidaksesuaian
2. Menentukan efektivitas sistem kualitas
3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem
4. Memenuhi persyaratan peraturan
5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas
6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya
7. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

1. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif

2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu
6. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu
7. Meningkatkan produktivitas
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

4. Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

Banyak organisasi yang telah menerapkan ISO 9001 sebagai standar untuk
mengembangkan sistem manajemen kualitasnya terintegrasi ke dalam strategi bisnisnya.
Penerapan standar ini sangat membantu pencapaian tujuan strategi bisnis perusahaan. Hal ini
berarti telah terjadi peningkatan nilai tambah terhadap organisasi tersebut.

4
 Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman
kualitas, yaitu:

1) Sertifikasi Organisasi
a. Dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemampuan
organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya.
b. Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan
meningkatkan kinerja organisasi.
c. Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi.
2) Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang
sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
3) Lembaga Sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses
sertifikasi.

Beberapa tips yang dapat dijadikan panduan auditor dalam melaksanakan tugas
prefesionalnya:

1) Perencanaan Audit
a. Memahami harapan auditee/budaya organisasi.
b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya).
c. Analisis resiko berdasarkan sektor industri/khusus terhadap organisasi auditee.
d. Pra evaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit.
f. Mengalokasikan waktu yang cukup
2) Teknik Audit
a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan
prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk
rencana organisasi dan proses pengendalian.
b. Ingat dan pahami baik prinsip-prinsip manajemen kualitas.
c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDCA) untuk mengevaluasi efektivitas
organisasi. Seperti berikut:
a) Apakah proses yang telah direncanakan?
b) Apakah proses berjalan telah sesuai dengan rencana?

5
 c) Apakah rencana tercapai?
d) Apakah peluang untuk peningkatan telah teridentifikasi dan
diimplementasikan?
d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya
berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2000.
3) Keputusan dan Analisis
a. Masukkan temuan kedalam perspektif (penilaian risiko).
b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi menyediakan
produk sesuai dengan spesifikasi (ISO 9001:2001 klausul 1.1)
4) Laporan dan Tindak Lanjut
a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.
a) Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan tergantung pada kedewasaan
organisasi, tingkat kepercayaan dalam sistem manajemen kualitas dll
b) Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan
c) Memberi tekanan terhadap teman positif sebagai sesuatu yang tepat
d) Apakah solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai respons terhadap
temuan negative berguna.
b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

5. Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang
ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

a. Pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih
terjadi dan peningkatan berkelanjutan
b. Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan
kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan
c. Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu,
manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan
d. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan
terhindar dari kesan mengadili dalam audit

6
 e. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan
terlebih dahulu
f. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk
mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu
g. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh
waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.
h. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-
usaha audit harus disusun dalam seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkan kedalam
bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.
i. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain:
 Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit?
 Apakah mereka memahami konsep TQM dan audit manajemen? Apakah mereka
telah mendapatkan pelatihan audit? Jika tidak, apakah pelatihan ini sudah
dirancang untuk mereka?
 Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit?
 Apakah mereka respek terhadap manajemen senior?
j. Perlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan
yang terjadi.
k. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

6. Manajemen Kualitas

ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang
terdiri dari:

a. Fokus pada pelanggan

b. Kepemimpinan
c. Keterlibatan SDM
d. Pendekatan proses
e. Pendekatan sistem dalam pengelolaan
f. Perbaikan yang terus-menerus (berkelanjutan)
g. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

7
 h. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.

Fokus pada pelanggan

Dalam persaingan bisnis yang sangat ketat ini, konsumen memiliki berbagai alternatif
dalam memenuhi kebutuhannya. Produk (barang dan jasa) tersedia begitu beraneka ragam
dengan berbagai keunggulan yang di janjikan. Secara rasional konsumen akan menggunakan
(mengonsumsi) produk yang dapat memaksimalkan manfaat yang didapatkan dari pengorbanan
yang dilakukan untuk memperoleh produk tersebut. Dala kondisi seperti ini perusahaan menjadi
tergantung pada pelanggannya sehingga perusahaan harus berusaha untuk memahami harapan
pelangannya, merealisasikan harapan tersebut (bahkan melebihinya) dalam produk yang
dihasilkan sehingga konsumen mandapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhannya dengan
harga yang wajar.

Dengan demikian tujuan, perencanaan dan strategi dan operasional perusahaan harus
terfokuskan kepada pelanggan. Semakin tinggi kemampuan untuk memenuhi harapan/keinginan
pelanggan, semakin tnggi pula potensi perusahaan untuk mendapatkan laba yang lebih besar,
pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan perkembangan usaha yang signifikan. Penerapan fokus
pelanggan ini akan mengaarahkan perusahaan untuk :

a. Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelangan

b. Memastikan bahwa tujuan dan saran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan
harapan pelanggan
c. Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara
keseluruhan.
d. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang
berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh.
e. Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang
berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, investor, masyarakat, pemilik,
serta pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya.

Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan
dapat berupa :

8
 1. Meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang diperoleh melalui
tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan dalam
meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaksi yang berkelanjutan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan dalam perusahaan harus mamou merumuskan visi dan misi perusahaan,
disamping itu pemimpin juga harus mampu merumuskan tujuan perusahaan dengan menciptakan
dan memelihara lingkungan internal yang kondusif yang membuat semua personalia di dalam
perusahaan terlibat secara optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan. Penerapan prinsip-
prinsip kepemimpinan akan membantu perusahaan untuk :

1. Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan

2. Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan.
3. Menetapkan tujuan, sasaran serta target yang menantang dan realistis
4. Bertidak bebas dengan disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas
5. Menyediakan sumber daya dan pelatihan
6. Menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat.
7. Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran karyawan.

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip-prinsip ini antara lain :

1. Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
perusahaan.
2. Menyatukan evaluasi, perbaikan dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan.
3. Meminimalkan miskomunikasi diantara berbagai tingkatan dalam organisasi.
4. Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan
berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan.

Keterlibatan SDM

Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing memberikan ruang dan waktu yang
memadai kepada seluruh individu dan kelompok didalam perusahaan untuk terlibat dalam

9
pencapaian keberhasilan perusahaan. Penerapan prinsip-prinsip keterlibatan SDM akan
membantu setiap individu dan kelompok untuk :

1. Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam perusahaan.

2. Mengidentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka.
3. Bertanggung jawab terhadap masalah yang di hadapi dan mencari solusi bagaimana
menyelesaikan permasalaan tersebut.
4. Mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan
pribadinya.
5. Berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman mereka guna
memberikan.
6. Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta mendiskusikan
masalah-masalah yang sedang berkembang.

Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip ini adalah :

1. Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan komitmen dan

keterlibatannya dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Menumbuh kembangkan inovasi dan kreatifitas serta perbaikan terus menerus dalam
mencapai tujuan perusahaan.
3. Setiap orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerjanya.

Pendekatan proses

ISO 9001 : 2001 medefinisikan proses sebagai “ kumpulan aktivitas yang saling
berhubungan, memengaruhi, dimana berubahnya input (material, persyaratan, peralatan,
instruksi, dll) menjadi output (barang/jasa)”. Perubahan yang dimaksud adalah terjadinya proses
penciptaan nilai tambah pada input yang diolah sehingga output yang dihasilkan mam[pu
memenuhi persyaratan pelanggan. Tiga hal penting yang harus diperhatikan dengan definisi
tersebut adalah : (i) apakah input memadai untuk diolah, (ii) apakah proses berjalan secara
efektif dan efisien dan adakah penciptaan nilai tambah input, dan (iii) siapa pelanggan atas
output yang dihasilkan sehingga dapat dipastikan bahwa output tersebut sesuai dengan keinginan
pelanggan. Beberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah :

10
 1. Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek.
2. Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan.
3. Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.

Pendekatan sistem dalam manajemen

Pendekatan sistem terhadap manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian,

pemahaman dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian tujuan dan
peningkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Penerapan prinsip-prinsip ini akan
membantu perusahaan untuk :

1. Menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan
efisien.
2. Memahami keterkaitan proses dengan sistem
3. Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan mengintergrasikan
proses-proses
4. Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan
untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi terjadinya
hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.
5. Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber daya
sebelum bertindak.
6. Menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam
sistem harus beroperasi
7. Melakukan perbaikan terus menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan evaluasi

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan pendekatan sistem ini dalah :

1. Intergrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil yang
diinginkan
2. Kemampuan menfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci
3. Memberikan kepercayaan pada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi
dan efisiensi dalam organisasi.

11
 Perbaikan yang terus menerus

Peningkatan berkesinambungan (continual improvement) merupakan pengembangan dari

konsep peningkatan terus menerus (continuous improvement) dimana dalam peningkatan yang
berkesinambungan ini dilakukan suatu stabilisasi terlebih dahulu terhadap peningkatan yang
telah dilakukan sebelumnya untuk melakukan peningkatan berikutnya. Peningkatan
berkesinambungan terhadap kinerja organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi untuk
mendapatkan yang terbaik dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Penerapan prisip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk :

1. Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna per baikan yang

berkesinambungan (continual Improvement) pada kinerja organisasi
2. Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi tentang
metode dan alat-alat peningkatan berkesinambungan.
3. Menjadikan peningkatan berkesinambungan dari produk, proses, dan sistem sebagai
tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi.
4. Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan
berkesinambungan
5. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan yang telah
tercapai

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip ini antara lain :

1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan

2. Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap
tujuan atrategis organisasi
3. Memberi fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai kesempatan yang
ada
4. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan

12
Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

Keputusan yang efektif biasanya dibuat berdasarkan analisis yang tepat serta data
informasi akurat yang mewakili fakta yang terjadi. Berkaitan dengan sistem manajemen kualitas,
keputusan dan kebijakan yang dibuat berdasarkan fakta memberikan manfaat kepada organisasi
berupa :

1. Mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat

2. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan terdahulu
melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi.
3. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-
keputusan

Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Menjadikan pemasok sebagai mitra bisnis utama selain pelanggan berarti perusahaan
melibatkan pemasok dalam berbagai keputusan strategi bisnisnya. Hubungan yang saling
menguntungkan harus dikembangkan oleh perusahaan dengan pemasoknya dalam rangka
meningkatkan kemampuan kedua belah pihak dalam memberikan nilai tambah. Penerapan
prinsip ini akan membantu perusahaan untuk :

1. Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan

pertimbangan-pertimbangan jangka panjang
2. Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis
3. Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan
4. Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok
5. Membagi informasi dan rencana-rencana dimasa mendatang
6. Menentukan pengembangan bersama dan berbagai aktivitas peningkatan yang
berkesinambungan
7. Meningkatkan apresiasi, pengakuan, dan penghargaan terhadap peningkatan dan
pencapaian oleh pemasok

Sedangkan manfaat bagi organisasi dalam menerapkan prinsip ini antara lain :

1. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak

13
 2. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar
atau kebutuhan dan harapan pelanggan
3. Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber daya

7. Langkah-Langkah Audit

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit

sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

Perencanaan Audit

Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi.
Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan
audit dapat mengidentifikasikan 5W+1H: siapa (who), apa (what), dimana (where), kapan
(kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit.

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai
pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit , tujuan, jadwal
pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan
mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan
investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan
temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan.

Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen kualitas yang
digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori
inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan
ruang lingkup audit sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit.

Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam

KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan
akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan
laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang
diberikan.

14
Mempelajari Hasil Audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian
yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan
auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi
yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki. Sebagai
respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana
tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil pengembangan
tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan-tindakan korektif yang
akan diambil. Rencana tindakan ini seharusnya menspesifikasi langkah-langkah korektif dan
jangka waktu yang dibutuhkan, berkaitan dengan permasalahan-permasalahan yang diungkap
oleh audit.

Tindakan Perbaikan

Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana

tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan
kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh
pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang
berkelanjutan.

Gambar tahapan-tahapan audit

15
 8. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas

Persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO 9001:2015 meliputi :

a. Klausul 4 tentang Konteks Organisasi

b. Klausul 5 tentang Kepemimpinan
c. Klausul 6 tentang Perencanaan
d. Klausul 7 tentang Pendukung
e. Klausul 8 tentang Operasi
f. Klausul 9 tentang Evaluasi Kerja
g. Klausul 10 tentang Perbaikan

16
 BAB III
PENUTUP

Audit sistem kepastian kualitas sebagai suatu proses yang sistematis, mandiri, dan
terekomendasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Berbagai pihak berkepentingan terhadap
hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya seperti :
perusahaan, pelanggan, pemerintah, asosiasi dan lembaga sertifikasi.
Tujuan audit sistem kepastian kualitas yaitu menentukan ketidaksesuaian, menentukan
efektivitas sistem kualitas, memberikan peluang untuk perbaikan sistem, memenuhi persyaratan
peraturan, memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas, menilai pemasok dan
memverifikasi sistem kualitasnya dan menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan
sendiri.
Manfaat audit sistem kepastian kualitas adalah membantu mengembangkan sistem
manajeman kualitas terpadu yang efektif, menyempurnakan proses pengambilan keputusan
manajemen, membantu pengalokasian sumber daya secara optimal, mencegah timbulnya
masalah yang dapat menggangu, memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat
waktu, mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu, meningkatkan produktivitas
dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.

Dalam meningkatkan nilai tambah perusahaan ada 4 tugas yang harus dilaksanakan
auditor yaitu perencanaan audit, teknik audit, keputusan dan analisis serta laporan tindak lanjut.

ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang
terdiri dari: fokus pada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan SDM, pendekatan proses,
pendekatan sistem dalam pengelolaan, perbaikan yang terus-menerus (berkelanjutan) dan
pembuatan keputusan berdasarkan fakta.

Langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas yaitu perencanaan, pelaksanaan,

memahami hasil audit dan tindakan perbaikan. Persyaratan audit sistem kepastian kualitas
menurut ISO 9001:2015 yaitu klausul tentang konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan,
sumber daya, operasi, evaluasi kinerja dan perbaikan.

17
 CONTOH KASUS

Contoh Kasus : Audit Sistem Kepastian Kualitas Akademik Fakultas Ekonomi

Langkah-langkah audit sebagai berikut:
1. Tahap Perencanaan
Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi.
Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan
audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H yaitu sebagai berikut:
a. Siapa (Who)
Siapa yang akan di audit, siapa yang akan melakukan audit ini?
b. Apa (What)
Apa yang ingin diperbaiki dari hasil audit ini?
Apakah audit ini menilai kesesuaian dengan standar?
Jika ya, apa standar-standar yang penting?
Apa ukuran-ukuran kinerjanya?
c. Kapan (When)
Kapan audit akan dilaksanakan?
d. Dimana (Where)
Dimana audit akan dilaksanakan?
e. Kenapa (Why)
Mengapa audit dilaksanakan?
f. Bagaimana (How)
Bagaimana prosedur audit dilakukan?

2. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan ini terdiri dari
a. Rapat perkenalan, dimana auditor dengan pihak yang berwenang membahas tentang
diskusi ruang lingkup dan rancangan jadwal audit.
b. Melakukan wawancara dan investigasi, hasil wawancara dan investigasi digunakan untuk
melakukan evaluasi.
c. Dilakukan rapat penutup dan menyajikan laporan akhir.

18
 3. Tahap Memahami Hasil Audit
Setelah hasil audit diberikan kepada pihak Fakultas Ekonomi Universitas NegerI Medan ,
kemudian pihak Fakultas mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi
yang diberikan oleh auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan didokumentasikan
dalam suatu rencana.

4. Tahap Tindakan Perbaikan

Pihak Fakultas Ekonomi didampingi oleh auditor mengimplementasikan rencana
tindakan perbaikan yang telah ditetapkan hingga rencana tersebut tercapai.

19
 LAPORAN AUDIT MANAJEMEN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS AKADEMIK
FAKULTAS EKONOMI UNIMED

Medan, 12 April 2019

No :-
Lampiran :
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unimed
Kami telah melakukan audit atas program sistem kepastian mutu akademik pada fakultas
ekonomi Unimed untuk periode 2018/2019. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan
pendapat atas kewajaran laporan keuangan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat
atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang sistem kepastian kualitas
yang dilakukan pada fakultas ekonomi. Audit tersebut dimaksud untuk menilai ekonomisasi
(kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Sistem kepastian kualitas yang
dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama audit,
sehingga diharapakn di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut
dan industri pendidikan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam
mencapai tujuan.
Hasil audit kami sajikan dalam bentu laporan audit yang meliputi :

BAB I : Informasi Latar Belakang

BAB II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
BAB III : Rekomendasi
BAB IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan,
kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran pemimpin maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih.
Anne dan Rekan

Anne Novita Manik

20
 BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
Fakultas Ekonomi Unimed berlokasi di Jl. Willem Iskandar Pasar V Medan Estate 20222
Sumatera Utara. Visi Fakultas Ekonomi adalah unggul dalam bidang pendidikan, ilmu ekonomi
dan bisnis. Misi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyelenggarakan proses pembelajaran dalam bidang pendidikan dan ilmu-ilmu ekonomi
berbasis kompetensi secara profesional
2. Aktif dalam pengembangan bidang pendidikan dan ilmu ekonomi lewat jalur internal dan
eksternal
3. Menciptakan atmosfir akademik yang sehat melalui kegiatan-kegiatan penelitian, keilmuan
dan terapan
4. Menumbuhkembangkan budaya kewirausahaan dalam kehidupan masyarakat.
Tujuan Fakultas Ekonomi Unimed adalah :

1. Menyiapkan perangkat administrasi akademik dan sumber daya yang memiliki kemampuan
profesional dalam melayani mahasiswa
2. Memberikan bekal kepada para mahasiswa dengan penguasaan ilmu ekonomi, pendidikan
dan kewirausahaan yang bermanfaat untuk dirinya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masyarakat dengan sikap dan perilaku yang sesuai dengan tata kehidupan bersama
3. Menciptakan iklim akademik dan masyarakat akademik yang kondusif untk pengembangan
ilmu ekonomi, pendidikan dan kewirausahaan.
4. Menghasilkan lulusan yang disiplin, profesional dan memiliki etos kerja yang tinggi dalam
kehidupan bermasyarakat, khususnya dalam penerapan pendidikan, ilmu ekonomi dan
kewirausahaan.
Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi Unimed sebagai berikut :

1. Pendidikan Ekonomi
2. Pendidikan Akuntansi
3. Pendidikan Bisnis
4. Manajemen
5. Ilmu Ekonomi
6. Akuntansi
7. Administrasi Perkantoran

21
 BAB II
KESIMPULAN
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami
mendapatkan kesimpulan pada tiap klausal ISO 9001-2015 sebagai berikut.

Klausal 4:

Fakultas Ekonomu Unimed telah sesuai dengan manajemen mutu dan telah di terapkan.

Klausal 5:

Pihak manajemen Fakultas Ekonomu Unimed telah bertanggung jawab dalam meningkatkan
kinerja akademik.

Klausal 6:

Fakultas Ekonomu Unimed telah melakukan perencanaan terhadap sistem manajemen mutu.

Klausal 7:

Fakultas Ekonomu Unimed telah memiliki SDM yang cukup berkualitas, tetapi infrastruktur
kurang mendukung di dalam menjalankan kegiatan operasional.

Klausal 8:

Karena Fakultas Ekonomi Unimed merupakan organisasi pendidikan sehingga tidak memiliki
proses produksi sehingga organisasi pendidikan berfokus pata mutu akademiknya.

Klausal 9:

Fakultas Ekonomi Unimed tidak selalu memeriksa data dan mengendalikan program-program
yang tidak sesuai, tetapi FE Unimed berusaha maksimal dalam meningkatkan pelayanannya.

Klausal 10:

Fakultas Ekonomi Unimed tidak melakukan evaluasi kepuasan kepada mahasiswa, sehingga
perbaikan yang dilakukan kurang efektif.

22
 DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No Jenis Temuan Audit Penyebab Solusi

1 Dokumen Form angket Belum adanya workshop mengenai Membuat

kepuasan mahasiswa dan sistem evaluasi dan survey kepada workshop/sosialisasi
alumni tidak ada mahasiswa dan alumni yang dilakukan

2 Dokumen laporan umpan Belum adanya workshope mengenai Membuat

balik/ masukan perbaikan sistem monitoring kepada mahasiswa workshop/sosialisasi
untuk fakultas dari dan alumni yang dilakukan
mahasiswa, dan alumni
tidak ada

3 Bukti kegiatan Belum ada pelayanan pembinaan yang Membentuk pelayanan

pembinaan minat dan dilakukan secara menyeluruh pembinaan
bakat, dan soft skill
mahasiswa tidak ada
4 Laporan rekomendasi Belum adanya pelaksanaan jobfair yang Melakukan kerjasama
untuk informasi dilakukan dengan perusahaan-
pekerjaan perusahaan lain dan
melaksanakan kegiatan
jobfair
5 Pedoman kurikulum Tenaga kependidikan belum memiliki Memberikan training
terdahulu tidak ada pemahaman tentang sistem perarsipan /pelatihan tentang
berkas sesuai dengan permintaan borang dokumen-dokumen
dari standar BAN-PT kepada staf
6 Ketersediaan modul pada Keterbatasan fasilitas yang terdapat di Menyediakan fasilitas
matakuliah praktikum FE Unimed2 yang lebih memadai
tidak semua ada dan
Modul e-learning tidak
ada
7 Bukti jadwal lab dan Belum adanya penunjukan tugas bagi Mengoptimalkan
kartu inventaris ruangan pengelola ruangan penggunaan lab
tidak semua ada Dengan melibatkan
unsur dosen untuk
sistem pengelolaannya.

23
 BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen di masa yang akan datang. Yaitu :
1. Fakultas Ekonomi Unimed tidak memberikan angket untuk mengukur kualitas
akademik atau mengetahui kepuasan mahasiswa
2. Fakultas Ekonomi Unimed kurang melengkapi fasilitas yang diperlukan untuk
menunjang kualitas akademik mahasiswa
3. Dokumentasi dokumen-dokumen Fakultas Ekonomi Unimed belum optimal
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi
atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1. Fakultas Ekonomi Unimed harus memberikan evaluasi kepada warga FE Unimed

sebagai umpan balik agar mengetahui kualitas akademik yang diberikan.
2. Fakultas Ekonomi Unimed harus melengkapi fasilitias akademik yang dibutuhkan
mahasiswa.
3. Fakultas Ekonomi Unimed harus memberikan training/ pelatihan tentang dokumen-
dokumen yang harus diarsipkan.
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi
akibat yang lebih buruk pada sistem kepastian kualitas akademik di Fakultas Ekonomi Unimed
di masa yang akan datang.

24
 BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah sistem kepastian kualitas akademik di Fakultas Ekonomi Unimed untuk perode tahun
2019. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen terhadap
sistem kepastian kualitas , standar perusahaan sudah memenuhi ISO 9001-2015, dan kepuasan
mahasiswa terhadap kualitas akademik Fakultas Ekonomi Unimed.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta Selatan: Salemba
Empat
Ginting, Jihen. 2013. Manajemen Audit. Medan: Unimed Press
https://fe.unimed.ac.id
https://jtanzilco.com

26