KELOMPOK 6

AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Audit Manajeman
Dosen Pengampun : Meri Yani,SE,M.si,Ak,Ca

Disusun Oleh:
Siska Wulandari Bp. 1910003510007
Adinda Dwi Utari Bp. 1010003510046

PRODI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS EKASAKTI PADANG
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas Makalah ini dengan baik yang berjudul “AUDIT
SISTEM KEPASTIAN MUTU”.

Penulis sangat berterimakasih kepada Ibu Meri Yani,SE,M.si,Ak,Ca selaku dosen

pengampu mata kuliah Manajemen Audit ini atas tugas yang diberikan. Karena dengan tugas
ini , membuat penulis lebih tertantang lagi dalam mengerjakan tugas, untuk mengerti bagaimana
cara mengaudit dan untuk lebih giat belajar lagi.

Pada makalah ini, penulis hanya membahas tentang pengertian, peranan, tujuan, manfaat
audit sistem kepastian Mutu, meningkatkan nilai tambah organisasi melalui proses audit,
panduan umum audit sistem kepastian Mutu, manajemen Mutu, langkah-langkah audit dan
persyaratan audit sistem kepastian Mutu berdasarkan ISO 9001:2015.

Akhirnya, penulis berharap semoga makalah yang sederhana ini dapat menambah
wawasan para pembaca bagi para auditor dan bagi dunia pendidikan khususnya bagi para
mahasiswa Fakultas Ekonomi untuk menambah wawasan dalam melakukan suatu audit
terkhusus audit sistem kepastian Mutu, Penulis juga berharap atas kritik dan saran bagi para
pembaca makalah ini. Terimakasih

Padang, April 2022

Penulis

1. Siska wulandari BP.1910003510007 ....................

2. Adinda Dwi Utari BP.1910003510046 ....................

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
Latar belakang..............................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN
1. Pengertian Audit Sistem Kepastian Mutu.............................................................................2
2. Peranan Audit Sistem Kepastian Mutu.................................................................................2
3. Tujuan Dan Manfaat Audit...................................................................................................4
4. Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit...........................................4
5. Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Mutu....................................................................6
6. Manajemen Mutu..................................................................................................................7
Fokus pada pelanggan..............................................................................................................8
Kepemimpinan.........................................................................................................................9
Keterlibatan SDM.....................................................................................................................9
Pendekatan proses..................................................................................................................10
Pendekatan sistem dalam manajemen....................................................................................11
Perbaikan yang terus menerus................................................................................................12
Pembuatan keputusan berdasarkan fakta................................................................................13
Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok..............................................................13
7. Langkah-Langkah Audit.....................................................................................................14
Perencanaan Audit..................................................................................................................14
Pelaksanaan Audit..................................................................................................................14
Mempelajari Hasil Audit........................................................................................................15
Tindakan Perbaikan................................................................................................................15
8. Persyaratan Sistem Kepastian Mutu...................................................................................16
BAB III PENUTUP.......................................................................................................................17
CONTOH KASUS.........................................................................................................................18

ii
Latar belakang BAB I
PENDAHULUAN

Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan

untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang
diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan
kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan
(customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction).
Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan
pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan
selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan
pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut.

Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun

suatu sistem kepastian Mutu. Menurut Bayangkara (2008: 17) audit sistem kepastian Mutu
merupakan salah satu bagian dari ruang lingkup audit manajemen. Audit sistem kepastian Mutu
dipakai oleh pihak manajemen sebagai sarana untuk mengevaluasi kinerja manajemen dan tindak
lanjut atas masalah-masalah yang ada dalam unit-unit terkait di lingkungan organisasi
perusahaan.

Didalam sistem kepastian Mutu, unsur-unsur penting kepastian Mutu dibangun yang
memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang,
mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai
dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian Mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem
ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai
dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan
untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar Mutu yang telah ditetapkan untuk memenuhi
persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian Mutu yang
dilakukan perusahaan. Dalam memenuhi persyaratan pelanggan, audit sistem kepastian Mutu
akan membahas bagaimana peranannya, tujuan dan manfaat, bagaimana meningkatkan nilai
tambah organisasi melalui proses audit dan sebagai panduan umum bagi audit sistem kepastian
1
Mutu.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Pengertian Audit Sistem Kepastian Mutu

Menurut Bayangkara (2008: 17) audit sistem kepastian Mutu merupakan salah satu
bagian dari ruang lingkup audit manajemen. Bayangkara (2008: 225) mendefinisikan audit
sistem kepastian Mutu sebagai suatu proses yang sistematis, mandiri, dan terekomendasi untuk
memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana
kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan
perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi
standar Mutu yang telah ditetapkan dalam operasinya.

Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402,
audit Mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan
apakah aktivitas Mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah
pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Audit
atas sistem kepastian Mutu mungkin dirasakan perlu ketika kinerja Mutu actual berbeda dengan
standar yang telah ditetapkan. Program audit mungkin juga merupakan bagian dari persyaratan
konteks dengan pelanggan atau mungkin juga merupakan persyaratan yang ditetapkan
pemerintah dalam memberikan kepastian terpenuhinya standar Mutu yang ditetapkan
pemerintah. Audit memberikan informasi kepada perusahaan tentang kinerja produk yang
dihasilkan, kinerja-kinerja departemen bagian, kinerja perusahaan secara keseluruhan, dan area
peningkatan yang harus dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

2. Peranan Audit Sistem Kepastian Mutu

Audit sistem kepastian Mutu memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian
Mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung didalam perusahaan. Audit menyediakan
perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan kinerja Mutunya
seperti berikut:

a. Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan Mutunya?

b. Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati?

3
 c. Apakah metode efesiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan?
d. Apakah catatan Mutu dipelihara secara memadai dan digunakan untuk menyelesaikan
masalah-masalah produksi?
e. Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik?

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian Mutu dengan
berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain :

a. Perusahaan

Untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahanya mengimplementasikan sistem manajemen

Mutu yang telah ditetapkan.

b. Pelanggan

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan
standar Mutu yan disyaratkan

c. Pemerintah

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai
dengan standar Mutu yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh
konsumen.

d. Asosiasi

Kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian Mutu untuk mendapatkan
informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen
Mutunya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan
pelanggannya.

e. Lembaga Sertifikasi

Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam
menerapkan sistem kepastian Mutu yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

4
 3. Tujuan Dan Manfaat Audit

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar Mutu yang telah
ditetapkan dalam operasinya.

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan
tujuan dari audit ini adalah untuk:

1. Menentukan ketidaksesuaian
2. Menentukan efektivitas sistem Mutu
3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem
4. Memenuhi persyaratan peraturan
5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem Mutu
6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem Mutunya
7. Menilai dan menverifikasi sistem Mutu perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

1. Membantu mengembangkan sistem manajeman Mutu terpadu yang efektif

2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu
6. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu
7. Meningkatkan produktivitas
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

4. Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

Banyak organisasi yang telah menerapkan ISO 9001 sebagai standar untuk
mengembangkan sistem manajemen Mutunya terintegrasi ke dalam strategi bisnisnya. Penerapan
standar ini sangat membantu pencapaian tujuan strategi bisnis perusahaan. Hal ini berarti telah
terjadi peningkatan nilai tambah terhadap organisasi tersebut.

5
 Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman
Mutu, yaitu:

1) Sertifikasi Organisasi
a. Dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemampuan
organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya.
b. Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan
meningkatkan kinerja organisasi.
c. Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi.
2) Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang
sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
3) Lembaga Sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses
sertifikasi.

Beberapa tips yang dapat dijadikan panduan auditor dalam melaksanakan tugas
prefesionalnya:

1) Perencanaan Audit
a. Memahami harapan auditee/budaya organisasi.
b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya).
c. Analisis resiko berdasarkan sektor industri/khusus terhadap organisasi auditee.
d. Pra evaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit.
f. Mengalokasikan waktu yang cukup
2) Teknik Audit
a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan
prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk
rencana organisasi dan proses pengendalian.
b. Ingat dan pahami baik prinsip-prinsip manajemen Mutu.
c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDCA) untuk mengevaluasi efektivitas
organisasi. Seperti berikut:
a) Apakah proses yang telah direncanakan?
b) Apakah proses berjalan telah sesuai dengan rencana?

6
 c) Apakah rencana tercapai?
d) Apakah peluang untuk peningkatan telah teridentifikasi dan
diimplementasikan?
d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya
berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2000.
3) Keputusan dan Analisis
a. Masukkan temuan kedalam perspektif (penilaian risiko).
b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi menyediakan
produk sesuai dengan spesifikasi (ISO 9001:2001 klausul 1.1)
4) Laporan dan Tindak Lanjut
a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.
a) Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan tergantung pada kedewasaan
organisasi, tingkat kepercayaan dalam sistem manajemen Mutu dll
b) Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan
c) Memberi tekanan terhadap teman positif sebagai sesuatu yang tepat
d) Apakah solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai respons terhadap
temuan negative berguna.
b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

5. Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Mutu

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang
ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian Mutu:

a. Pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih
terjadi dan peningkatan berkelanjutan
b. Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan Mutu
baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan
c. Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu,
manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan
d. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan
terhindar dari kesan mengadili dalam audit

7
 e. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan
terlebih dahulu
f. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk
mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu
g. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh
waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer Mutu.
h. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-
usaha audit harus disusun dalam seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkan kedalam
bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.
i. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain:
 Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit?
 Apakah mereka memahami konsep TQM dan audit manajemen? Apakah mereka
telah mendapatkan pelatihan audit? Jika tidak, apakah pelatihan ini sudah
dirancang untuk mereka?
 Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit?
 Apakah mereka respek terhadap manajemen senior?
j. Perlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan
yang terjadi.
k. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

6. Manajemen Mutu

ISO 9001:2001 mendasar manajemen Mutu pada 8 prinsip manajemen Mutu yang terdiri
dari:

a. Fokus pada pelanggan

b. Kepemimpinan
c. Keterlibatan SDM
d. Pendekatan proses
e. Pendekatan sistem dalam pengelolaan
f. Perbaikan yang terus-menerus (berkelanjutan)
g. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

8
 h. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.

Fokus pada pelanggan

Dalam persaingan bisnis yang sangat ketat ini, konsumen memiliki berbagai alternatif
dalam memenuhi kebutuhannya. Produk (barang dan jasa) tersedia begitu beraneka ragam
dengan berbagai keunggulan yang di janjikan. Secara rasional konsumen akan menggunakan
(mengonsumsi) produk yang dapat memaksimalkan manfaat yang didapatkan dari pengorbanan
yang dilakukan untuk memperoleh produk tersebut. Dala kondisi seperti ini perusahaan menjadi
tergantung pada pelanggannya sehingga perusahaan harus berusaha untuk memahami harapan
pelangannya, merealisasikan harapan tersebut (bahkan melebihinya) dalam produk yang
dihasilkan sehingga konsumen mandapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhannya dengan
harga yang wajar.

Dengan demikian tujuan, perencanaan dan strategi dan operasional perusahaan harus
terfokuskan kepada pelanggan. Semakin tinggi kemampuan untuk memenuhi harapan/keinginan
pelanggan, semakin tnggi pula potensi perusahaan untuk mendapatkan laba yang lebih besar,
pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan perkembangan usaha yang signifikan. Penerapan fokus
pelanggan ini akan mengaarahkan perusahaan untuk :

a. Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelangan

b. Memastikan bahwa tujuan dan saran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan
harapan pelanggan
c. Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara
keseluruhan.
d. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang
berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh.
e. Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang
berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, investor, masyarakat, pemilik,
serta pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya.

Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan
dapat berupa :

9
 1. Meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang diperoleh melalui
tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan dalam
meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaksi yang berkelanjutan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan dalam perusahaan harus mamou merumuskan visi dan misi perusahaan,
disamping itu pemimpin juga harus mampu merumuskan tujuan perusahaan dengan menciptakan
dan memelihara lingkungan internal yang kondusif yang membuat semua personalia di dalam
perusahaan terlibat secara optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan. Penerapan prinsip-
prinsip kepemimpinan akan membantu perusahaan untuk :

1. Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan

2. Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan.
3. Menetapkan tujuan, sasaran serta target yang menantang dan realistis
4. Bertidak bebas dengan disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas
5. Menyediakan sumber daya dan pelatihan
6. Menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat.
7. Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran karyawan.

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip-prinsip ini antara lain :

1. Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
perusahaan.
2. Menyatukan evaluasi, perbaikan dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan.
3. Meminimalkan miskomunikasi diantara berbagai tingkatan dalam organisasi.
4. Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan
berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan.

Keterlibatan SDM

Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing memberikan ruang dan waktu yang
memadai kepada seluruh individu dan kelompok didalam perusahaan untuk terlibat dalam

10
pencapaian keberhasilan perusahaan. Penerapan prinsip-prinsip keterlibatan SDM akan
membantu setiap individu dan kelompok untuk :

1. Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam perusahaan.

2. Mengidentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka.
3. Bertanggung jawab terhadap masalah yang di hadapi dan mencari solusi bagaimana
menyelesaikan permasalaan tersebut.
4. Mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan
pribadinya.
5. Berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman mereka guna
memberikan.
6. Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta mendiskusikan
masalah-masalah yang sedang berkembang.

Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip ini adalah :

1. Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan komitmen dan

keterlibatannya dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Menumbuh kembangkan inovasi dan kreatifitas serta perbaikan terus menerus dalam
mencapai tujuan perusahaan.
3. Setiap orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerjanya.

Pendekatan proses

ISO 9001 : 2001 medefinisikan proses sebagai “ kumpulan aktivitas yang saling
berhubungan, memengaruhi, dimana berubahnya input (material, persyaratan, peralatan,
instruksi, dll) menjadi output (barang/jasa)”. Perubahan yang dimaksud adalah terjadinya proses
penciptaan nilai tambah pada input yang diolah sehingga output yang dihasilkan mam[pu
memenuhi persyaratan pelanggan. Tiga hal penting yang harus diperhatikan dengan definisi
tersebut adalah : (i) apakah input memadai untuk diolah, (ii) apakah proses berjalan secara
efektif dan efisien dan adakah penciptaan nilai tambah input, dan (iii) siapa pelanggan atas
output yang dihasilkan sehingga dapat dipastikan bahwa output tersebut sesuai dengan keinginan
pelanggan. Beberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah :

11
 1. Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek.
2. Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan.
3. Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.

Pendekatan sistem dalam manajemen

Pendekatan sistem terhadap manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian,

pemahaman dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian tujuan dan
peningkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Penerapan prinsip-prinsip ini akan
membantu perusahaan untuk :

1. Menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan
efisien.
2. Memahami keterkaitan proses dengan sistem
3. Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan mengintergrasikan
proses-proses
4. Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan
untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi terjadinya
hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.
5. Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber daya
sebelum bertindak.
6. Menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam
sistem harus beroperasi
7. Melakukan perbaikan terus menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan

evaluasi Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan pendekatan sistem ini dalah :

1. Intergrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil yang
diinginkan
2. Kemampuan menfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci
3. Memberikan kepercayaan pada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi
dan efisiensi dalam organisasi.

12
 Perbaikan yang terus menerus

Peningkatan berkesinambungan (continual improvement) merupakan pengembangan dari

konsep peningkatan terus menerus (continuous improvement) dimana dalam peningkatan yang
berkesinambungan ini dilakukan suatu stabilisasi terlebih dahulu terhadap peningkatan yang
telah dilakukan sebelumnya untuk melakukan peningkatan berikutnya. Peningkatan
berkesinambungan terhadap kinerja organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi untuk
mendapatkan yang terbaik dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Penerapan prisip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk :

1. Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna per baikan yang

berkesinambungan (continual Improvement) pada kinerja organisasi
2. Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi tentang
metode dan alat-alat peningkatan berkesinambungan.
3. Menjadikan peningkatan berkesinambungan dari produk, proses, dan sistem sebagai
tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi.
4. Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan
berkesinambungan
5. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan yang telah
tercapai

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip ini antara lain :

1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan

2. Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap
tujuan atrategis organisasi
3. Memberi fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai kesempatan yang
ada
4. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan

13
Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

Keputusan yang efektif biasanya dibuat berdasarkan analisis yang tepat serta data
informasi akurat yang mewakili fakta yang terjadi. Berkaitan dengan sistem manajemen Mutu,
keputusan dan kebijakan yang dibuat berdasarkan fakta memberikan manfaat kepada organisasi
berupa :

1. Mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat

2. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan terdahulu
melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi.
3. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-
keputusan

Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Menjadikan pemasok sebagai mitra bisnis utama selain pelanggan berarti perusahaan
melibatkan pemasok dalam berbagai keputusan strategi bisnisnya. Hubungan yang saling
menguntungkan harus dikembangkan oleh perusahaan dengan pemasoknya dalam rangka
meningkatkan kemampuan kedua belah pihak dalam memberikan nilai tambah. Penerapan
prinsip ini akan membantu perusahaan untuk :

1. Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan

pertimbangan-pertimbangan jangka panjang
2. Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis
3. Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan
4. Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok
5. Membagi informasi dan rencana-rencana dimasa mendatang
6. Menentukan pengembangan bersama dan berbagai aktivitas peningkatan yang
berkesinambungan
7. Meningkatkan apresiasi, pengakuan, dan penghargaan terhadap peningkatan dan
pencapaian oleh pemasok

Sedangkan manfaat bagi organisasi dalam menerapkan prinsip ini antara lain :

1. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak

14
 2. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar
atau kebutuhan dan harapan pelanggan
3. Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber daya

7. Langkah-Langkah Audit

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit

sistem manajeman Mutu dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

Perencanaan Audit

Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi.
Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan
audit dapat mengidentifikasikan 5W+1H: siapa (who), apa (what), dimana (where), kapan
(kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit.

Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai
pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit , tujuan, jadwal
pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan
mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan
investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan
temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan.

Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen Mutu yang
digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori
inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan
ruang lingkup audit sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit.

Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam

KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan
akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan
laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang
diberikan.

15
Mempelajari Hasil Audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian
yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan
auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi
yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki. Sebagai
respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana
tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil pengembangan
tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan-tindakan korektif yang
akan diambil. Rencana tindakan ini seharusnya menspesifikasi langkah-langkah korektif dan
jangka waktu yang dibutuhkan, berkaitan dengan permasalahan-permasalahan yang diungkap
oleh audit.

Tindakan Perbaikan

Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana

tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan
kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh
pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang
berkelanjutan.

Gambar tahapan-tahapan audit

16
 8. Persyaratan Sistem Kepastian Mutu

Persyaratan sistem kepastian Mutu berdasarkan ISO 9001:2015 meliputi :

a. Klausul 4 tentang Konteks Organisasi

b. Klausul 5 tentang Kepemimpinan
c. Klausul 6 tentang Perencanaan
d. Klausul 7 tentang Pendukung
e. Klausul 8 tentang Operasi
f. Klausul 9 tentang Evaluasi Kerja
g. Klausul 10 tentang Perbaikan

17
 BAB III
PENUTUP

Audit sistem kepastian Mutu sebagai suatu proses yang sistematis, mandiri, dan
terekomendasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Berbagai pihak berkepentingan terhadap
hasil audit sistem kepastian Mutu dengan berbagai kepentingan dan tujuannya seperti :
perusahaan, pelanggan, pemerintah, asosiasi dan lembaga sertifikasi.
Tujuan audit sistem kepastian Mutu yaitu menentukan ketidaksesuaian, menentukan
efektivitas sistem Mutu, memberikan peluang untuk perbaikan sistem, memenuhi persyaratan
peraturan, memudahkan registrasi/pendaftaran sistem Mutu, menilai pemasok dan memverifikasi
sistem Mutunya dan menilai dan menverifikasi sistem Mutu perusahaan sendiri.
Manfaat audit sistem kepastian Mutu adalah membantu mengembangkan sistem
manajeman Mutu terpadu yang efektif, menyempurnakan proses pengambilan keputusan
manajemen, membantu pengalokasian sumber daya secara optimal, mencegah timbulnya
masalah yang dapat menggangu, memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat
waktu, mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu, meningkatkan produktivitas
dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.

Dalam meningkatkan nilai tambah perusahaan ada 4 tugas yang harus dilaksanakan
auditor yaitu perencanaan audit, teknik audit, keputusan dan analisis serta laporan tindak lanjut.

ISO 9001:2001 mendasar manajemen Mutu pada 8 prinsip manajemen Mutu yang terdiri
dari: fokus pada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan SDM, pendekatan proses, pendekatan
sistem dalam pengelolaan, perbaikan yang terus-menerus (berkelanjutan) dan pembuatan
keputusan berdasarkan fakta.

Langkah-langkah audit sistem kepastian Mutu yaitu perencanaan, pelaksanaan,

memahami hasil audit dan tindakan perbaikan. Persyaratan audit sistem kepastian Mutu menurut
ISO 9001:2015 yaitu klausul tentang konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan, sumber
daya, operasi, evaluasi kinerja dan perbaikan.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta Selatan: Salemba
Empat
Ginting, Jihen. 2013. Manajemen Audit. Medan: Unimed Press
https://fe.unimed.ac.id
https://jtanzilco.co

19
20