STANDAR OPERATING PROCEDURE

(SOP)

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

SD IT AL – MADINAH

Jalan Tentara Pelajar 48 Kompleks Islamic Centre Telp. (0287) 386709

Kebumen 54315 Website: http://almadinah.sch.id
Email: almadinahhidayatullah@gmail.com
 LEMBAR IDENTIFIKASI

Nama Dokumen : Administrasi Surat Menyurat

Kode Dokumen : 0.1/001/VII/2019

Revisi : 0

Tanggal : 15 Juli 2019

Tata Usaha SD IT Al – Madinah

Diajukan oleh :

Roikhanatuz Zahiroh S.Pd.I

Kepala SD IT Al – Madinah

Disetujui oleh :

Maria Ulfah, S.Pd.I

 STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
SD IT AL – MADINAH

A. TUJUAN :
Tujuan dari Standar Operasional Prosedur ini adalah:
1. Terciptanya penyelenggaraan administrasi surat keluar dan surat masuk yang baik
dan tepat waktu di SD IT Al – Madinah.
2. Sebagai bahan acuan penerapan langkah langkah alur surat keluar dan surat masuk
secara tertib dan teratur di SD IT Al – Madinah.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini antara lain mengatur mekanisme pencatatan surat keluar
pada buku surat keluar sesuai tata penulisan yang benar, serta pencatatan surat masuk
pada buku surat masuk an mengarsipkan surat masuk dan surat keluar di SD IT Al –
Madinah.

C. DEFINISI
1. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos 4 (kantor pos) maupun yang diterima
melalui kurir (pengirim surat).
2. Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis dalam bentuk surat yang dikeluarkan
oleh SD IT Al – Madinah kepada pihak lain baik kepada internal maupun eksternal
atau perorangan.

D. PROSEDUR
1. Surat Keluar:
a. Tata Usaha (TU) SD IT Al – Madinah membuat surat sesuai kebutuhan
b. Pemberian nomor surat, kode surat, tanggal keluar surat
c. Menyerahkan kepada Kepala Sekolah
d. Revisi surat keluar
e. Mencatat surat keluar kedalam buku surat keluar
f. Mengarsipkan surat keluar
2. Surat Masuk
a. Surat masuk diberikan kepada Kepala Sekolah
b. Ditanda tangani dan diberi tanggal sesuai surat datang oleh kepala sekolah
c. Mencatat surat masuk kedalam buku surat masuk
d. Mengarsipkan surat masuk
E. PEDOMAN PENOMORAN SURAT KELUAR

No Kode Surat Jenis Surat

1 0.1 Surat Pemberitahuan
2 0.2 Surat Undangan
3 0.3 Surat Permohonan
4 0.4 Surat Sosialisasi/Berita Acara
5 0.5 Surat Panggilan
6 0.6 Surat Keterangan
7 0.7 Surat Keputusan
8 0.8 Surat Tugas
9 0.9 Surat Perjanjian
10 1.0 Surat Ijin

Susunan Penomoran Surat SD IT Al - Madinah meliputi:

1. Kode surat keluar
2. Penomoran naskah surat keluar dalam satu bulan
3. Bulan surat terbit
4. Tahun surat terbit

Contoh Penomoran Surat:

Kode surat keluar (Surat keterangan)

Penomoran naskah surat keluar dalam satu bulan
(surat keluar nomor 12)
Bulan terbit (Bulan (VIII) Agustus)
Tahun terbit (tahun 2018)