Koperasi Mahasiswa Teknik (Kopmatek) Fakultas Teknik Untirta

KOPERASI MAHASISWA TEKNIK (KOPMATEK)
FAKULTAS TEKNIK UNTIRTA

Jl. Jendral Soedirman KM 03 Fakultas Teknik
Gd. Fakultas Teknik UNTIRTA Cilegon Lantai I Tlp. 087774141418
1. Tugas Secara Umum

Sekertaris Umum dan Departemen Kesekretariatan merupakan bagian dari
kepengurusan Koperasi Mahasiswa Teknik UNTIRTA Periode 2018/2019 yang menaungi
dan bertanggung jawab terhadap kesekretariatan KOPMATEK.Sekretaris Umum memiliki
tugas yaitu:
 Membantu tugas direktur utama
 Menggantikan posisi direktur utama ketika tidak bisa hadir dalam suatu acara
 Membuat TOR dan LPJ kegiatan yang bersifat operasional KOPMATEK
 Mengontrol dan mengatur kerja dari divisi kesekretariatan
 Membantu tugas divisi kesektretariatan
 Menerima semua rekapan dari divisi kesekretariatan
Sedangkan departemen kesekretariatan memiliki tugas yaitu :
 Mengontrol jadwal piket KOPMATEK

 Mengurus sekretariat
 Mengontrol seluruh surat masuk dan keluar
 Mengupdate papan pengumuman
 Mengontrol barang-barang yang berada di sekretariat
 Membantu tugas sekretaris umum
2. Pemangku Jabatan Departemen Kesekretariatan

Sekretaris Umum : Agung Setiawan
Divisi Kesekretariatan : 1. Alya Solikhatul
2. Intan Nauroh
KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA
kopmatekftuntirta@gmail.com kopmatek-ftuntirta.blogspot.com
3. Visi dan Misi Departemen Kesekretariatan

Visi :
“Menjadikan KOPMATEK sebagai sarana pengembangan diri demi mewujudkan
SDM yang unggul dan profesional serta berperan aktif dalam gerakan koperasi
dengan berpegang teguh pada nilai-nilai dan prinsip-prinsip koperasi.”
Misi :
1. Mewujudkan Kerapihan dan Kebersihan Kesekretariatan KOPMATEK.
2. Membangun sistem Pengarsipan yang terstruktur dan Komunikatif .
3. Melakukan Koordinasi dengan Semua Departemen mengenai pengelolaan dokumen
Penting.
4. Pemeliharaan dan Penyediaan Inventaris KOPMATEK.
5. Program Kerja Selama 1 Periode Kepengurusan

Program kerja Departemen Kesekretariatan sebanyak 7 program kerja. Program kerja telah
dilaksanakan dan sedang berjalan. Berikut ini merupakan laporan mengenai program kerja
selama 1 periode kepengurusan, yaitu :
1. Gantt Chart
A. Latar Belakang
Pembuatan gantt chart merupakan kegiatan organisasi sinkronisasi pada setiap
departemen mengenai proker tiap departemen dengan membuat gantt chartnya.
B. Deskripsi
Gantt Chart merupakan bagan yang berisikan info mengenai waktu proker yang akan
dijalankan selama 1 periode kepengurusan.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah sinkronisasi setiap kegiatan Kopmatek agar tersusun rapi dan
tidak saling bertabrakan dan memberi informasi kegiatan atau proker yang akan dijalankan
selama kepengurusan.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Awal Kepengurusan
Tempat :-
E. Penanggung Jawab
Agung Setiawan
F. Hasil yang Dicapai
Sudah terlaksananya pembuatan gantt chart dan kordinasi pada setiap departemen.
G. Kendala
Kurangnya komunikasi antar departemen dan adanya masalah teknis.
H. Solusi
Pembuatan gantt chart dilakukan bersama-sama dengan manajer dan kadiv tiap
departemen.
I. Anggaran
-
2. Struktur Organigram
A. Latar Belakang
Setiap organisasi mempunyai sebuah struktur kepegurusan sehingga dibutuhkan
struktur organigram untuk memberikan informasi yang lebih jelas mengenai struktur
organisasi yang ada di KOPMATEK.
B. Deskripsi
Struktur organigram merupakan struktur yang harus ada pada suatu organisasi, yang
berupa suatu susunan dan hubungan antara direktur utama dengan sekertaris umum
dan manajer serta anggota dalam menjalankan kegiatan maupun progam kerja.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah untuk memberikan informasi mengenai struktur organisasi
yang ada di kepengurusan KOPMATEK 2018/2019.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Awal kepengurusan
Tempat : Sekre KOPMATEK
E. Penanggung Jawab
Alya Solikhatul

Sudah dibuatnya struktur organigram KOPMATEK.
G. Kendala
Kendala dalam teknis pencetakan struktur organigram.
H. Solusi
Lebih cepat dalam pencetakan struktur organigram dan menindak lanjuti kerjasama
dengan departemen CORCOM.
G. Anggaran
-
3. Renew
A. Latar Belakang
Di setiap organisasi yang memiliki ruangan sekretariat, dibutuhkan pembaharuan
yang cukup agar tetap terjaga kerapihan maupun kebersihan ruangan
B. Deskripsi
Renew merupakan program kerja yang dilaksanakan dengan membenahi atau
membersihkan KOPMATEK serta melakukan pembaharuan kondisi sekretariat dan
warkop KOPMATEK baik warung maupun sekre KOPMATEK dengan target
melakukan renew minimal 2 kali dalam satu periode kepengurusan dengan minimal
4 bulan sekali.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah untuk merapikan dan menata warung dan sekre
KOPMATEK dengan bersih dan rapih.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Kondisional (minimal 2 kali dalam 1 kepengurusan)
Tempat : Warung dan Sekretariat KOPMATEK
E. Penanggung Jawab
Alya Solikhatul
Sudah 2 kali melakukan pembaharuan warung dan sekre KOPMATEK.
G. Kendala
- Penataan dan pembersihan masih kurang maksimal
- Masih banyak pengurus yang tidak bisa menghadiri renew
H. Solusi
- Dibutuhkan banyaknya pengurus agar pembersihan dapat semaksimal mungkin.
- Pengontrolan IPO dan koordinasi lebih diperhatikan kembali.
I. Anggaran
-
4. Jadwal Piket
A. Latar Belakang
Untuk tetap menjaga kebersihan, kerapihan, dan membantu karyawan, setiap
pengurus harus turut andil dalam melakukan pembersihan sehingga diperlukan
jadwal piket yang sesuai.
B. Deskripsi
Jadwal piket KOPMATEK ini terjadwal selama 5 hari yaitu dari hari senin sampai
hari jum’at. Piket dilakukan minimal 2 jam sehari dengan ketentuan pengurus
diwajibkan mengisi galon air, merapihkan sekre dan warkop, membuang sampah,
membantu karyawan berjaga di warkop dan menerima serta menyimpan surat yang
masuk.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah untuk menumbuhkan kecintaan akan kebersihan dan
kerapihan, tanggung jawab serta untuk menjaga sekre maupun warung
KOPMATEK.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Awal semester baru
Tempat : KOPMATEK
E. Penanggung Jawab
Intan Nauroh
Sudah terbentuknya jadwal piket pada semester ganjil dan semester genap.
G. Kendala
- Kurangnya kesigapan pengurus dalam mengirim KRS
- Masih terjadi perubahan KRS
H. Solusi
- Pengurus lebih cepat dalam melakukan pengiriman KRS
I. Anggaran
-
5. Rekap Surat Bulanan

A. Latar Belakang
Rekapan surat bulanan merupakan kegiatan wajib bulanan untuk mengontrol surat
masuk maupun surat keluar dari dan untuk KOPMATEK. Sehingga alur surat
menyurat lebih tertib dan rapih.
B. Deskripsi
Rekap surat bulanan merupakan suatu kegiatan merekap atau mendata surat masuk
ataupun surat keluar.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah menjadikan sekretariat KOPMATEK yang tertib dalam
surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar baik dalam bentuk elektronik
maupun non-elektronik.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Tanggal 10 tiap bulan
E. Penanggung Jawab
Intan Nauroh
Sudah dilakukannya rekapan surat bulanan yang masuk maupun keluar dengan rutin
tiap bulannya.
G. Kendala
Semua file surat suatu acara tidak dapat tersimpan dengan rapih.
H. Solusi
Setiap acara perlu dilakukannya perekapan surat yang keluar.
I. Anggaran
-
6. Inventaris KOPMATEK
A. Latar Belakang
Untuk menjaga setiap barang dan mengetahui barang inventaris yang masuk,
dibutuhkan pendataan untuk mengetahui barang apa saja yang dibutuhan.
B. Deskripsi
Inventaris KOPMATEK merupakan program kerja atau kegiatan pengadaan barang
yang diperlukan didalam sekretariat KOPMATEK dan mendatanya dengan
mengontrol setiap bulan barang KOPMATEK yang masih layak ataupun tidak layak.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan sekretariat KOPMATEK
serta mengontrol inventaris KOPMATEK agar tetap terjaga.
D. Waktu danTempat
Waktu : Kondisional
E. Penanggung Jawab
Alya Solikhatul
Sudah dilakukannya pendataan inventaris pada renew
G. Kendala
Masih banyak barang yang belum terdata.
H. Solusi
Perlu adanya pembedahan lebih lanjut mengenai data inventaris KOPMATEK.
I. Anggaran
-
7. Pendataan Senior
A. Latar Belakang
Untuk menjaga silaturahmi antara pengurus KOPMATEK dengan alumni,
dibutuhkan pendataan senior KOPMATEK.
B. Deskripsi
Pendataan senior merupakan kegiatan pendataan senior atau demisioner
KOPMATEK.
C. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan ini adalah agar dapat terus menjalin silahturahmi kepada senior
kopmatek serta memberikan informasi dan mengundang senior KOPMATEK
apabila mengadakan acara.
D. Waktu dan Tempat
Waktu : Kondisional
Tempat : Kondisional
E. Penanggung Jawab
Intan Nauroh
Sudah dilakukannya pendataan senior
G. Kendala
Masih banyak senior KOPMATEK yang belum terdata
H. Solusi
Melakukan pendataan senior di awal kepengurusan
I. Anggaran
-
6. Penutup
Demikian Laporan Pertanggung Jawaban Departemen Kesekretariatan selama 1 tahun
kepengurusan KOPMATEK UNTIRTA periode 2018/2019 ini dibuat dengan sebaik-
baiknya. Semoga laporan ini dapat diterima dan dapat dipertanggungjawabkan dengan
harapan dapat menjadi acuan agar lebih baik untuk kedepannya.
Adapun saran dan kritik terhadap laporan pertanggung jawaban ini dapat memperbaiki
Departemen Kesekretariatan agar lebih baik lagi.
Atas perhatian dan kerjasama semua pihak kami ucapkan terima kasih.
Cilegon, 11 Mei 2019
Agung Setiawan

Koperasi Mahasiswa Teknik (Kopmatek) Fakultas Teknik Untirta

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Koperasi Mahasiswa Teknik (Kopmatek) Fakultas Teknik Untirta

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KOPERASI MAHASISWA TEKNIK (KOPMATEK)

FAKULTAS TEKNIK UNTIRTA

1. Tugas Secara Umum

Sedangkan departemen kesekretariatan memiliki tugas yaitu :

 Mengontrol jadwal piket KOPMATEK

2. Pemangku Jabatan Departemen Kesekretariatan

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

3. Visi dan Misi Departemen Kesekretariatan

5. Program Kerja Selama 1 Periode Kepengurusan

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

F. Hasil yang Dicapai

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

5. Rekap Surat Bulanan

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

Cilegon, 11 Mei 2019

KOPMATEK OFFICIAL KOPMATEK UNTIRTA @KOPMATEKUNTIRTA

Anda mungkin juga menyukai