SIDANG PENGURUS PLENO I

BP PEMUDA GMIT JemaatKoinoniaKupang L-4

MASA PELAYANAN 2018 - 2020

KUPANG, 29sEPTEMBER 20168

 STRATEGI DAN KEBIJAKAN
BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JKK L-4
MASA PELAYANAN 2018-2020

I. PENDAHULUAN
Bagi organisasi Pemuda Gereja Masehi Injili di Timor (GMIT) Jemaat Koinonia Kupang, Sidang
Pengurus Pleno I (SPP I) merupakan salah satu satu forum pengambilan keputusan, sedangkan bagi
BP PGMIT JKK L-4 justru sangat strategi dan kritis. Strategi karena merupakan forum pengambilan
keputusan tertinggi yang menetapkan keputusan- keputusan penting yang berhubungan dengan
aspek berkelanjutan kehidupan organisasi yang diharapkan dapat memberikan motivasi dan nuansa
baru untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Pada dimensi kritisnya, karena apa yang
akan kita putuskan saat ini memiliki implikasi atau konsekuensi logis untuk masa yang akan
datang. Ini berarti keputusan-keputusan yang akan kita ambil sekarang diupayakan untuk
mencapai tujuan organisasi, atau setidak-tidaknya mendekatkan diri pada tujuan organisasi.

Perumusan Kebijakan Umum Organisasi BP PGMIT JKK L-4 Masa Pelayanan 2018 – 2020 didasari
pada Pokok-Pokok Program Pelayanan Pemuda GMIT JKK yang telah ditetapkan bersama dalam
Musyawarah Pelayanan Pemuda (MUSPELDA).

Pemikiran dan penerapan program kerja ini diharapkan mampu mengangkat “posisi tawar” Pemuda
GMIT JKK dengan cara meningkatkan kualitas dan kinerja pelayanan Pengurus sehingga tidak lagi
dipandang sebelah mata, menjadi subjek dan objek pemersekutu Pemuda GMIT JKK dan menjadi
motivator dan distributor pemberdayaan ekonomi produktif Pemuda GMIT JKK.

II. Srategi dan Kebijakan Umum

Strategi adalah cara untuk mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan dalam kebijakan dan
program sedangkan, kebijakan merupakan pemandu bagi segenap aktivitas pengurus sehingga dapat
efektif dan efisien dalam mengoptimalkan sumber daya dan dana yang ada. Dan dikatakan umum
karena memuat keseluruhan dalam garis besar. Kebijakan pada dasarnya merupakan ketentuan–
ketentuan yang ditetapkan untuk dijadikan pedoman, atau petunjuk dalam pelaksanaan program
guna tercapainya kelancaran dan keterpaduan dalam perwujudan visi, misi, tujuan dan sasaran
organisasi.

a. Dalam hal mekanisme kerja internal dan eksternal pengurus sebagai penjabaran lebih lanjut dari
struktur dan uraian tugas pengurus yang bertujuan memberi pedoman kerja dari tiap pengurus
dalam melaksanakan fungsi dan perannya. Mekanismenya diharapkan fleksibel sehingga tidak
menyulitkan dalam pelaksanaan program kerja.
b. Dalam hal kebijakan pengelolaan keuangan pengurus sebagai pedoman pengelolaan keuangan
pengurus terdiri dari sumber – sumber penerimaan, alokasi pengeluaran, cara pengajuan
permintaan dana pelaksanaan program maupun administrasi pengurus, model pelaporan dan
pertanggungjawaban pemakaian keuangan. Harap diberi perhatian yang lebih terhadap sumber–
sumber penerimaan dan pertanggungjawaban pemakaian keuangan.
c. Dalam hal program kerja pengurus perumusan program kerja ini mengacu kepada prioritas
program

Berdasarkan pemahaman terhadap kondisi umum dan internal organisasi serta dilandasi oleh
hasil identifikasi dan penilaian masalah-masalah yang dihadapi dikepemudaan maka inti dasar
dari strategi dan kebijakan umum yang akan dikembangkan oleh organisasi adalah Optimalisasi
Fungsi Panca Tugas Gereja, yang meliputi:

Bidang Koinonia
1. Pemantapan dalam penataan dan komunikasi dan koordinasi diantara seluruh jajaran BP
PGMIT se-JKK, UPP Pemuda dan UPP lainnya, Majelis JKK, para senior, rekan-rekan pemuda
GMIT se-JKK, pengurus pemuda sinode GMIT, dan organisasi pemuda gereja serta lembaga
mitra lainnya. Dalam kaitan ini maka perlu dirumuskan dan dikembangkan suatu pola

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

1 |29SEPTEMBER 2018 |
 jaringan sistematik, terpadu dan efektif dalam nuansa persekutuan yang berlandaskan
kasih.
2. Meningkatkan persekutuan dengan pemuda yang selama ini kurang tersentuh, melaksanakan
aksi-aksi sosial berjemaat.

Bidang Marturia
Pendidikan/ pembinaan kerohanian pemuda GMIT JKK L-4 sebagai bagian dari peningkatan
kualitas Sumber Daya Manusia Rohani guna meneguhkan jati diri dan memainkan peran aktif
pemuda GMIT dan surat Kristus pada masyarakat dunia.

Bidang Liturgia
1. Meningkatkan mutu pemahaman dan penghayatan tentang maknaibadah sebagai perjumpaan
dan penyembahan kepada ALLAH.
2. Membuat model-model ibadah kreatif yang menggunakan liturgi konstektual.

Bidang Diakonia
1. Sentuhan kasih dalam bentuk pelayanan kesehatan pada sesama yang membutuhkan sebagai
wujud kasih kepada Kristus.
2. Pelayanan untuk menjangkau pemuda yang lebih banyak menghabiskan waktunya dijalanan
dengan melakukan hal-hal yang tidak memuliakan ALLAH.
3. Pemberdayaan Ekonomi Produktif dalam menjawab kebutuhan pemuda.
4. Melakukan fungsi pemerhati kepada pemuda GMIT JKK yang membutuhkan doa, daya, dana
dan kasih.

Bidang Oikonomia
1. Penyusunan database Pemuda berdasarkan kajian monitoring dan evaluasi.
2. Meningkatkan mutu pemahaman berorganisasi pemuda GMIT JKK demi menunjang
pelaksanaan program kerja.

III. MEKANISME PELAKSANAAN PROGRAM KERJA DAN MEKANISME KERJA INTERNAL BADAN
PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT KOINONIA MASA PELAYANAN 2014-2016

IV. MEKANISME PENGELOLAAN KEUANGAN BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT

KOINONIA KUPANG MASA PELAYANAN 2014-2016

V. PENUTUP
Demikian strategi dan kebijakan pengurus untuk dua tahun kedepan. Tuhan memberkati kita
Shalom! Sola Scriptura Verbum Dei

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

2 |29SEPTEMBER 2018 |
 MEKANISME KERJA
MEKANISME PELAKSANAAN PROGRAM KERJA DAN MEKANISME KERJA INTERNAL
BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT KOINONIA L-4
MASA PELAYANAN 2018 – 2020

I. PENGANTAR
Organisasi merupakan suatu sasaran yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam
pencapaian tujuan tersebut adanya manajemen sebagai proses untuk mengupayakan agar tugas-
tugas terlaksana secara baik dengan mendayagunakan sumber daya manusia yang berperan
secara aktif dan efektif. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan adanya kerjasama yang baik dari
pada pengurus dalam organisasi.
Badan Pengurus Pemuda GMIT JKK L-4 (BP P GMIT L-4) sebagai bagian internal dalam pelayanan
GMIT JKK tidak dapat berdiri sendiri, tetapi dalam pelaksanaan pelayanan membutuhkan kerja
sama dari unsur-unsur terkait dalam lingkup pelayanan organisasi gereja.
BP-PGMIT JKK L-4 sebagai organisasi berada dalam suatu sistem organisasi yang merupakan
suatu kesatuan organis dimana didalamnya terdapat unsur-unsur yang secara jelas dapat
diuraikan dan diterangkan serta dapat dibedakan, namun tidak dapat dipisahkan satu dengan
yang lainnya.
Mekanisme kerja BP-P GMIT JKK L-4 memiliki hubungan yang tetap dalam sistem kerja organisasi
yang memungkinkan setiap unit dapat berdaya guna, berdaya cipta dan berkesinambungan demi
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara bersama-sama.

Pembuatan mekanisme kerja BP-PGMIT JKK Masa Pelayanan 2018 - 2020 adalah sebagai-berikut :
1. Struktur organisasi pemuda GMIT JKK L-4 hendaknya merupakan akumulasi dari setiap
mekanisme kerja organisasi pemuda.
2. Mekanisme kerja BP P GMIT L-4 hendaknya merupakan resultante dari setiap mekanisme kerja
pada setiap unit dalam BP P GMIT L-4(Lihat uraian tugas dan struktur)
3. Mekanisme yang berpola, berjalan sesuai aturan dan ketentuan dalam suatu masa pelayanan
2018 - 2020, dan selalu terbuka terhadap perubahan pada setiap kemungkinan-kemungkinan
baru yang memiliki nilai-nilai kristiani.

II. MEKANISME KERJA INTERNAL

Mekanisme kerja internal ini dapat dibagi menjadi 3 bagian :
1. Mekanisme pengorganisasian Program (MPP)
Mekanisme ini dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
a. Program kerja BP-P GMIT JKK L-4 MP. 2018 - 2020 ditetapkan dalam sidang pengurus
Pleno I & II BP-P GMIT JKK yang bersumber dari keputusan RA XIV Tahun 2018 di Jemaat
GMIT Kuaputu, Oben.
b. Penanggungjawab pelaksanaan program kerja secara keseluruhan adalah Ketua dan
sekretaris BP-PGMIT JKK.
c. Penanggung jawab pengembangan organisasi Pemuda GMIT JKK yang berhubungan dengan
koordinasi, mengarahkan dan pengawasan pengurus diatur sbb: Wakil ketua 1
membawahi SeksiKoinonia, Marturia, dan Liturgia. Wakil ketua 2 membawahi
SeksiDiakonia dan Oikonomia dalam hal berhubungan dengan pelaksanaan koordinasi,
bimbingan dan pengawasan yang hasilnya nanti akan disampaikan dalam rapat pengurus.
Sedangkan dalam hal pengambilan sikap dan keputusan TIDAK diperkenankan, tanpa ada
pengkajian dan kesepakatan bersama BP P GMIT L-4.
d. Untuk mendukung pelayanan BP PGMIT JKK dalam hal pengembangan talenta pemuda,
telah dibentuk Tim futsal Palungan skuad dan Grup Band Pemuda GMIT JKK, yang mana
dalam dalam operasionalnya tim ini berada dalam koordinasi wakil ketua I.
e. Untuk melaksanakan tiap bentuk program, setiap fungsionaris yang bertanggungjawab
terhadap seksi dan pokok-pokok program tersebut (sesuai uraian tugas) harus mengajukan

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

3 |29SEPTEMBER 2018 |
 usulan pelaksanaan program (TOR: Term Of Referance) kepada pengurus, cq sekretaris
untuk diputuskan dalam rapat pengurus.
f. Usulan pelaksanaan program dibuat dalam rangka acuan. Penyusun kerangka acuan
program (TOR), dalam menetapkan sasaran dan orientasi program didasarkan kepada
keputusan Sidang Pengurus Pleno I BP P GMIT L-4, dengan memperhatikan kondisi lokasi.
g. Penanggungjawab teknis adalah setiap fungsionaris BP P GMIT L-4 untuk melaksanakan
program, kemudian melakukan pertanggungjawaban tertulis kepada sekretaris.
h. Mengefektifkan komunikasi formal dan informal guna peningkatan pemahaman dan
kesama persepsi diantara fungsionaris.
i. Tahapan penyusunan dan pelaksanaan program diatur sebagai berikut :
1. Forum Pengambilan Keputusan tertinggi RAPAT ANGGOTA menetapkan Pokok-Pokok
Program Pelayanan Pemuda.
2. Sidang Pengurus PLENO I&II (SPP I & II) merumuskan Program Kerja dengan urutan:
a) Sidang Komisi SP I dan II merumuskan Program Kerja tiap seksi dalam bentuk Term
Of Reference.
b) Sidang Pengurus PLENO I dan II membahas dan mengesahkan TOR tiap komisi
menjadi TOR pengurus. Untuk pembiayaan diatas 5 juta harus ditampilkan
rancangan sementara.
3. Tim Kerja Keuangan (TKK) wajib menilai kelayakan plafon pembiayaan TOR setiap seksi
sesuai kemampuan organisasi paling lambat 1 (satu) minggu setelah mendapat
pengesahan.
4. Bendahara wajib menyusun secara lengkap hasil kerja keuangan SPP I dan II sebagai
anggaran organisasi.
5. Rapat bidang membahas pelaksanaan program kerja & ditampilkan dalam bentuk
proposal kegiatan.
6. Rapat pengurus pleno membahas dan mengesahkan proposal kegiatan tiap bidang.
7. Sekretaris wajib menyusun Program hasil SPP I dan II secara lengkap dalam bentuk
matriks program kerja pengurus untuk dijadikan sebagai pedoman pelaksanaan setiap
kegiatan.
8. Seksi sebagai penanggung jawab operasional program dalam melaksanakan program
wajib berpedoman pada proposal kegiatan dan matriks program kerja pengurus untuk
membantu panitia pelaksana dalam bentuk surat keputusan, proposal kegiatan,
stempel sehingga proses evaluasi dapat berjalan secara efektif dan optimal.
9. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dilaksanakan selambat-lambatnya 3(tiga)
minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
10. Pelaksana hubungan kerja sama diatur sebagai berikut :
a) Antar Seksi dalam lingkup wakil ketua yang sama ditangani oleh wakil ketua yang
bersangkutan.
b) Antar Seksi dalam lingkup wakil ketua yang berdeda ditangani ketua.
11. Penanggung jawab teknis operasional program adalah para ketua seksi dengan tetap
meminta pertimbangan dari wakil ketua yang membawahi bidang tersebut.
12. Kegiatan non program yang bersifat interen diatur oleh Badan pengurus harian,
sedangkan yang bersifat eksteren harus berkoordinasi dan berkonsultasi dengan Ketua
BP-P GMIT JKK, Ketua UPPP Pemuda JKKdanketua MJKK.
13. Partisipasi terhadap kegiatan non program menjadi tanggung jawab bidang yang
bersangkutan sesuai disposisi atau penugasan Ketua.
14. Pelaksanaan program kerja BP-Pemuda GMIT berpedoman kepada mekanisme dan
aturan organisasi GMIT dan keputusan majelis jemaat yang mengikat serta disesuaikan
dengan tingkat kebutuhan dan keadaan pemuda koinonia kupang.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

4 |29SEPTEMBER 2018 |
 15. Ketua bersama sekretaris dan semua ketua seksi wajib mentaati keputusan Sidang
Pengurus Pleno BP Pemuda GMIT JKK L-4, dalam hal pelaksanaan program kerja.
16. Bendahara wajib menyusun neraca keuangan organisasi sesuai alokasi dan realisasi
anggaran sejak tahun pertama sampai dengan tahun berjalan dalam masa pelayanan
tersebut serta wajib melaporkan posisi keuangan organisasi dalam 3 (tiga) bulan sekali
dan dalam setiap sidang pleno BP- pemuda GMIT JKK L-4.
17. ketua BP-P GMIT JKK L-4 wajib melaksanakan koordinasi, komunikasi dan sinkronisasi
secara efektif dan efisien dalam hal pelaksanaan wewenang, tugas dan tanggung
jawabnya demi terciptanya keserasian, kesesuaian, kebersamaan dan keberhasilan
operasionalisasi program kerja.
18. Ketua BP-P GMIT JKK L-4 adalah penanggung jawab teknis penyelenggara program
kerja dimana dalam operasionalisasi kegiatan wajib meminta pertimbangan dan nasehat
dari wakil ketua yang membawahi bidang dan/atau lingkungan yang bersangkutan.
19. Ketua, sekretaris dan bendahara adalah Tim Kerja Keuangan organisasi yang wajib
melakukan pertemuan secara rutin dan terjadwal untuk membahas pengelolaan
keuangan serta mengkonsepkan upaya-upaya real yang dapat dilakukan untuk
memperoleh dana dari berbagai sumber dana yang sah dan tidak mengikat organisasi
serta tidak bertentangan dengan ketentuan dan aturan GMIT.
20. Tim kerja keuangan organisasi dalam menyusun rancangan pengelolaan keuangan BP-
Pemuda GMIT JKK harus sepengatahuan Unit Pembantu Pelayanan (UPP) pemuda dan
Ketua Majelis Jemaat demi keselarasan dan kesinambungan program pelayanan yang
utuh dan menyeluruh.
21. Ketua BP-P GMIT JKK L-4 wajib menyusun jadwal program kerja yang menjadi
wewenang, tugas dan tanggung jawabnya sehingga pelaksanaan kegiatan dapat berjalan
dengan terarah, terfokus, dan terealisasi sesuai kemampuan dan keadaan organisasi
serta tujuan dan sasaran yang telah disepakati bersama.
22. Ketua BP-P GMIT JKK L-4 wajib membuat laporan pelaksanaan program kerja disertai
bukti-bukti penggunaan anggaran yang valid untuk disampaikan dalam setiap sidang
pleno BP-Pemuda GMIT JKK L-4.
23. Setiap Seksi wajib memberi informasi dan membina komunikasi dengan ketua dan
sekretaris BP P GMIT JKK L-4 dalam pelaksanaan setiap program seksi yang telah
disepakati oleh forum sidang pleno BP-P GMIT JKK L-4.
24. Setiap seksi wajib membuat laporan pelaksanaan program kerja bidangnya dan
penggunaan keuangan disertai bukti-bukti yang valid dan juga atas sepengetahuan
wakil ketua yang membawahinya untuk disampaikan kepada sekretaris.
25. Ketua BP-P GMIT JKK L-4 diberi otonomi untuk menyusun mekanisme kerja internal
sesuai kebutuhan, kemampuan dan keadaan setiap lingkungan dimana penyusunannya
tetap berpedoman pada mekanisme kerja internal BP-Pemuda JKK L-4.
26. Ketua BP-P GMIT JKK L-4 dalam penyusunan Mekanisme kerja Internalnya melakukan
koordinasi, komunikasi, dan sinkronisasi dengan sekretaris BP Pemuda GMIT JKK L-4
demi terciptanya keselarasan, kesesuaian dan kebersamaan dalam pelaksanaan
berbagai program kerja.
27. Para Pengurus Harian (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara,
dan Wakil Bendahara) wajib melakukan pertemuan secara rutin dan terjadwal dengan
baik untuk membahas perkembangan pelaksanaan berbagai program kerja organisasi
dan hal lainnya yang perlu.
28. BP-P GMIT JKK L-4 dapat menjalankan program pelayanan secara lintas lingkugan
dengan cara melibatkan paling banyak 2 (dua) BP-P L-4 setelah mendapat pesetujuan
dari BP Pemuda GMIT JKK

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

5 |29SEPTEMBER 2018 |
 29. Sebagai bagian dari sistem pelayanan yang utuh, maka BP-P GMIT JKK L -4 dalam
melaksanakan program pelayanan keluar wilayah pelayanan Jemaat Koinonia Kupang
wajib meminta pertimbangan secara lisan dan persetujuan dari BP Pemuda GMIT JKK,
Ketua Komisi Pemuda dan Ketua Majelis Jemaat secara tertulis.
30. Ketua BP Pemuda GMIT JKK L-4 wajib menghadiri setiap kegiatan pelayanan yang
dilaksanakan oleh BP-P GMIT JKK L se-JKK berdasarkan informasi dan pemberitahuan
secara resmi dari BP-P GMIT JKK L lain yang bersangkutan.
31. Ketua BP Pemuda GMIT JKK L-4 dapat memberikan mandat kepada sekretaris, para
Wakil Ketua dan paling rendah para Ketua seksi untuk memenuhi undangan atau
menghadiri berbagai kegiatan baik secara internal maupun eksternal.
32. BP-P GMIT JKK L -4 yang akan memasuki masa akhir pelayanan wajib memberikan
informasi kepada BP Pemuda GMIT JKK paling lambat 3(tiga) bulan sebelum berakhir
masa pelayanan dalam rangka mempersiapkan berbagai instrumen dan hal tehknis lain
yang dianggap perlu.
33. Ketua, Sekretaris dan Wakil Ketua BP P GMIT JKK L-4 yang membawahi langsung
lingkungan yang akan memasuki masa purna Bakhti wajib mendorong dan turut
mempersiapkan berbagai instrumen serta hal teknis lain yang dianggap perlu secara
proaktif.
34. BP-P GMIT JKK L se-JKK yang karena berbagai faktor dan kendala sehingga tidak dapat
melaksanakan Rapat Anggota (RA) sesuai ketentuan, maka ketua BP Pemuda GMIT JKK
wajib memberikan surat pemberitahuan. Dan apabila RA tetap tertunda sampai 2 minggu
sejak surat pemberitahuan disampaikan, dan apabila lingkungan yang bersangkutan tidak
mengindahkannya maka BP Pemuda GMIT JKK wajib mengeluarkan surat peringatan
kepada BP-P GMIT JKK L yang bersangkutan sebagai langkah-langkah organisasi yang
dapat menyelamatkan organisasi tersebut.
35. BP Pemuda GMIT JKK L-4 dapat melaksanakan pergantian Pengurus Antar Waktu
kepada pengurus yang tidak menjalankan tugas dan tanggung jawabnya/atau sesuai
aturan mekanime tugas dan ketentuan yang berlaku.
36. BP Pemuda GMIT JKK L-4 wajib membuat surat pemberitahuan baik kepada pengurus
yang akan digantikan maupun yang menggantikan mekanisme pergantian mengikuti
aturan dan ketentuan organisasi yang disepakati bersama.
37. BP P GMIT JKK L-4 wajib melakukan pemberitahuan tentang pergantian pengurus
antar waktu kepada ketua BP-P GMIT JKK.
38. Mekanisme pertanggung jawaban kegiatan Non program mengikuti ketentuan yang
ditetapkan untuk kegiatan-kegiatan terprogram.
39. BP P GMIT JKK L-4 dapat melaksanakan audiens dengan pemerintah, gereja, LSM badan-
badan sosial lain yang sejalan dengan visi dan misi GMIT utuk menyikapi berbagai fenomena
dan kenyataan yang terjadi dalam kehidupan berbangasa, bergereja dan bermasyarakat.
40. BP P GMIT JKK L-4 dapat melaksanakan kerja sama dengan berbagai pihak yang
sejalan dengan visi dan misi GMIT dalam rangka mendukung berbagai program
pelayanan. Hal ini wajib termuat dalam suatu memorandum of understanding (MOU).

2. Mekanisme surat-menyurat
Dengan mempertimbangkan Sekretaris BP P GMIT JKK L-4 sebagai penaggung jawab umum
administrasi, maka mekanismesurat-menyurat BP P GMIT JKK L-4 menggunakan mekanisme
surat-menyurat yang TERPUSAT, untuk memudahkan pengontrolan sirkulasi komunikasi
lewat sistem media tersebut baik yang bersifat keluar maupun kedalam sebagai perwujudan
dari dinamika perkembangan organisasi dalam melaksanakan pelayanannya.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

6 |29SEPTEMBER 2018 |
 Mekanisme surt-menyurat BP-P GMIT JKK L-4 diatur sebagai berikut :
1) Surat keluar masuk BP-P GMIT JKK L-4 semuanya melalui sekretaris.
2) Surat keluar BP-P GMIT JKK L harus diberi tembusan kepada kepada BP PGMIT JKK c.q.
Sekretaris.

3. Surat Masuk (Income Letter)

a. Setiap surat masuk dicatat tanggal terimanya pada lembaran surat yang dimaksud oleh
penerima surat, kemudian wakil sekretaris mencatatnya pada buku agenda surat dan
mengarsipkannya.
b. Perihal yang bersifat himbauan atau pertisipasi kepada BP P GMIT JKK L-4 harus
ditindaklanjuti/dikonfirmasikan kepada pengurus dan/atau anggota secepat mungkin
sesuai dengan kepentingan surat.
c. Surat masuk yang berhubungan dengan ke-5seksi pelayanan (Koinonia, Marturia,
Diakonia, Liturgia, Oikonomia) didisposisikan oleh Ketua dan diteruskan kepada seksi yang
dimaksud melalui wakil ketua yang membawahinya.

4. Surat keluar (Out Going Letter) :

a. Pengkonsepan dan realisasi surat dilaksanakan sepenuhnya oleh sekretaris dan dibantu
oleh wakil sekretaris setelah mengadakan konsultasi dan koreksi serta disetujui oleh
sekretaris.
b. Surat akan diberi nomor dan stempel melalui Sekretaris dan oleh Wakil Sekretarisakan
dicatat dalam buku surat keluar dan diarsipkan.
c. Setiap surat keluar harus ditanda tangani oleh Ketua dan Sekretaris
d. Bila ketua berhalangan dan sedang memberikan mandat, maka yang bersangkutanlah
(penerima mandat) yang berhak menandatangani surat dimaksut.
e. Semua sura keluar, setelah ditanda tangani oleh ketua dan sekretarisharus dicap.
f. Semua surat keluar organisasi harus sepengetahuan Ketua Majelis Jemaat JKK (tanda
tangan dan cap)
g. Untuk surat BP-P GMIT JKK L yang ditujukan keluar JKK diatur sebagi berikut :
Pengkonsepan dan realisasi surat dilaksanakan oleh sekretaris BP PGMIT JKK L dan
ditandatangani oleh ketua dan sekretaris BP-P GMIT JKK L, ketua dan sekretaris BP-P
GMIT JKK serta ketua MJKK.
h. Untuk surat keluar panitia pelaksana program kerja BP-P GMIT JKK yang ditujukan
keluar JKK diatur sebagi berikut : Pengkonsepan dan realisasi surat dilaksanakan oleh
sekretaris panitia pelaksana dan ditandatangani oleh ketua dan sekretaris panitia
pelaksana dengan persetujuan ketua dan sekretaris BP-P GMIT JKK serta ketua MJKK.
i. Untuk surat keluar panitia pelaksana program kerja BP-P GMIT JKK L yang ditujukan
keluar JKK diatur sebagi berikut : Pengkonsepan dan realisasi surat dilaksanakan oleh
sekretaris panitia pelaksana dan ditandatangani oleh ketua dan sekretaris panitia
pelaksana dengan persetujuan Ketua BP-P GMIT JKK dan Ketua BP PGMIT JKK L
(bersangkutan) serta ketua MJKK.

Catatan:Semua konsep surat keluar (jemaat) yang dikeluarkan oleh BP GMIT JKK L maupun
suatu Kepanitiaan, harus diperiksa oleh sekretaris BP PGMIT JKK.

5. Jenis surat
Jenis surat dibedakan atas 5 (lima) yaitu :

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

7 |29SEPTEMBER 2018 |
 a. Surat Biasa (B) meliputi : Surat undangan, edaran, pemberitahuan, dan himbauan, yang
bersifat interen (dalam lingkungan JKK) maupun eksteren. Khusus eksteren harus
mendapat persetujuan UPP Pemuda dan sepengetahuan Ketua MJKK.
b. Surat Tugas (T) yang tujuannya menugaskan/pengutusan dan sifatnya interen dan
eksteren pengurus ditandatangani oleh ketua dan sekretaris BP-P GMIT JKK.
c. Surat Rekomendasi (R) yang tujuannya memberikan dan mengembangkan pemikiran-
pemikiran/konsep yang sifatnya eksteren ditandatangani oleh ketua dan sekretaris BP-P
GMIT JKK.
d. Surat Keputusan (K) yang tujuannya mengesahkan/mengabsahkan keberadaan
lembaga-lembaga (Kepanitiaan dsb) ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris BP-P GMIT
JKK serta atas sepengetahuan Ketua UPP pemuda dan Ketua MJKK.
e. Surat Mandat (M) yang tujuannya adalah pelimpahan wewenang untuk sementara waktu
didasari batasan-batasan tugas, batasan waktu dan wewenang sesuai kebutuhan
ditandatangani oleh yang bersangkutan.

6. Nomor Surat
Kode surat disusun sesuai singkatan yang lazim/sesuai dengan jenis surat untuk
memudahkan didalam mengontrol sirkulasi surat menyurat sekaligus dapat mencerminkan
identitas dan dinamika organisasi. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka nomor surat
pada BP-P GMIT JKK menggunakan sistem penomeran surat bersambung.

7. Contoh penulisan Kode Surat

a. Penulisan kode surat menggunakan sistem penomoran bersambung tanpa memperhatikan
jenis surat :
1) BP-P GMIT JKK
Eksteren : Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK/B/E/IX/2016
Nomor: 001/S/BP-PGMIT JKK L 1/B/E/IX/2016; dst…..…L2-7
Interen : Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK/B/I/IX/2016
Nomor: 001/S/BP-PGMIT JKK L 1/B/I/IX/2016; dst………L2-7

2) Kepanitiaan BP-P GMIT JKK

Eksteren : Nomor: 001/SP/PAN-BC/BP-PGMIT JKK/B/E/IX/2016
Nomor: 001/SP/PAN-BC/BP-PGMIT JKK L 1/B/E/IX/2016; dst….L 2-7
Interen : Nomor: 001/SP/PAN-BC/BP-PGMIT JKK/B/I/IX/2016
Nomor: 001/SP/PAN-BC/BP-PGMIT JKK L 1/B/I/IX/2016; dst..…L 2-7

† Keterangan
001 : Nomor surat
S / SP : Kode pembuat surat (S:Sekretaris; SP:Sekretaris Panitia)
BP-PGMIT JKK/JKK L : Nama Lembaga
PAN-BC : Kepanitiaan
B : Kode Jenis surat
E : Kode surat keluar organisasi
I : Kode surat dalam organisasi
IX : Bulan
2016 : Tahun

b. Istilah yang dipakai dalam surat-menyurat atas dasar pelimpahan wewenang adalah
sebagai berikut :

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

8 |29SEPTEMBER 2018 |
 1. An : “Atas Nama” apabila penandatangan surat membubuhkan tanda tangan
atas dasar pelimpahan wewenang dari yang memberi mandat sehingga
dapat menghindari permasalahan di kemudian hari..
Contoh : An. Ketua
Wakil Ketua 1

2. Ub : “Untuk Beliau” apabila penandatangan surat hanya sekedar

membubuhkan tanda tangan atas dasar pelimpahan wewenang dari
subjek penandatangan dari persoalan yang insidentil sehingga
pertaggungjawaban tetap pada subjek penandatangan.
Contoh : An. Ketua
Ub. Wakil Ketua 1
Ketua Bidang

3. Pjs : “ Pejabat Sementara” apabila subjek penandatangan tidak atau

meninggalkan mandat dan hanya berlaku bagi pengurus satu tingkat
dibawahnya.
Contoh : Pjs. Ketua

8. Ditanda tangani dan dibubuhi stempel.

9. Pendistribusian surat:
† Untuk Surat yang dibuat oleh wakil ketua
Wakil Ketua Ketua Bidang Anggota Bidang
† Untuk Surat yang dibuat oleh Ketua Bidang
Ketua Bidang Anggota Bidang
† Surat sudah harus diterima paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
† Bentuk Surat yang digunakan adalah Full Block Style

III. Mekanisme Rapat

Mekanisme rapat/persidangan yang dipakai dalam BP-P GMIT JKK L-4 diatur sebagai berikut :
1. Rapat Anggota
Berlangsung atas panggilan Ketua dan Sekretaris dan atau sekurang-kurangnya atas
permintaan 2/3 dari anggota pemuda JKK L-4.
a. Dilaksanakan sesuai dengan situasi dan kondisi
b. Dipimpin oleh Pimpinan Persidangan.
c. Tugas sesuai dengan kebutuhan berdasarkan keputusan Muspelda yang terakhir
2. Sidang Pengurus Pleno
a. Berlangsung atas panggilan ketua dan sekretaris
b. Dihadiri oleh fungsionaris BP-P GMIT JKK L-4
c. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 6–8 bulan sekali terhitung sejak RA terakhir.
d. Dipimpin oleh Ketua dan Sekretaris
e. Tugas :
1) Sidang Pengurus Pleno I : Membahas dan Menetapkan Strategi dan Kebijakan
Organisasi, BP-P GMIT JKK MP. 2018– 2020dan Program
kerja BP-P GMIT JKK MP. 2018 - 2020
2) Sidang Pengurus PlenoII : Mengevaluasi Program Kerja yang dibuat di SPP 1 dan
dilaksanakan dalam jenjang SPP 1 ke SPP 2 serta membuat
program untuk sisa masa Pelayanan
3) Sidang Pengurus Pleno III: Mengevaluasi Program Kerja, Menyusun LPJ dan menyiapkan
Draft Muspelda.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

9 |29SEPTEMBER 2018 |
 3. Rapat Pengurus Lengkap.
a. Berlangsung atas panggilan ketua dan Sekretaris
b. Dihadiri oleh fungsionaris BP-P GMIT JKK tetapi (berjumlah 17 orang)
c. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali terhitung sejak RA terakhir.
d. Dipimpin oleh Ketua dan Sekretaris
e. Tugas :
† Membahas konsolidasi pengurus
† Perkembangan yang ada dan antisipasi kemungkinan perubahan kedepan

4. Rapat Pengurus Lengkap diperluas

a. Berlangsung atas panggilan ketua dan sekretaris
b. Dihadiri oleh fungsionaris BP-P GMIT JKK L-4 (berjumlah 17 orang) ditambah dengan
Senior-senior JKK L-4.
c. Waktu dan tempat pelaksanaan disesuaikan
d. Dipimpin oleh ketua dan sekretaris
e. Tugas : Membahas perkembangan dan masalah-masalah yang bersifat insidentil.

5. Rapat Pengurus Harian

a. Berlangsung atas panggilan ketua dan sekretaris
b. Dihadiri oleh pengurus harian BP-P GMIT JKK L-4 (berjumlah 7 org)
c. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sekali terhitung sejak muspelda terakhir
d. Dipimpin oleh Ketua dan Sekretaris
e. Tugas :
† Membahas konsolidasi pengurus
† Perkembangan pelaksanaan program kerja
† Kestabilan organisasi.

6. Rapat Staf Ketua

a. Berlangsung atas panggilan Ketua atau usul Ketua Seksi sesuai kebutuhan dan
kepentingan organisasi
b. Bersifat sinkronisasi berbagai pandangan terhadap rekomendasi serta pelaksanaan
program kerja
c. Dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua I dan II serta semua Ketua Seksi.

7. Rapat Kesekretariatan
a. Berlangsung atas panggilan Sekretaris sesuai kebutuhan dan kepentingan organisasi
b. Bersifat teknis organisasi dan tidak berwenang untuk mengambil keputusan
c. Dihadiri oleh Sekretaris, Wakil Sekretaris

8. Rapat antar bidang dibawah koordinasi wakil ketua yang membawahi

a. Berlangsung atas panggilan ketua dan sekretaris
b. Dihadiri oleh wakil ketua, wakil sekretaris, wakil bendahara, ketua Seksi dan anggota seksi
yang bersangkutan.
c. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 bulan sekali terhitung sejak RA terakhir
d. Dipimpin oleh wakil ketua yang bersangkutan.
e. Tugas : Membahas perkembangan program kerja seksi-seksi yang bersangkutan.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

10 |29SEPTEMBER 2018 |
 9. Rapat antar bidang dibawah wakil ketua yang berbeda
a. Berlangsung atas panggilan wakil ketua
b. Dihadiri oleh ketua, wakil ketua, wakil sekretaris, wakil bendahara, ketua seksi dan
anggota seksi yang bersangkutan.
c. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 (dua) bulan sekali.
d. Tugas : Membahas perkembangan program kerja bidang-bidang yang bersangkutan

10. Rapat Seksi

a. Berlangsung atas panggilan ketua seksi dan anggotaseksi
b. Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
c. Tugas : Membahas perkembangan program kerja Seksi.

III. PENUTUP
Mekanisme kerja BP-P GMIT JKK ini bersifat fleksibel dan dinamis dan dapat dikembangkan,
namun tetap dalam batasan-batasan kewajaran (terukur), karena banyak mekanisme dapat
berlangusung secara otomatis dalam unit-unit atau sistem organisasi ini. Tetap mekanisme kerja
BP-P GMIT JKK L-4 tetap menggunakan mekanisme yang tetap memelihara pola yang sudah
ditetapkan, terbuka terhadap perkembangan-perkembangan baru (bersifat adaptif).

Secara prinsip mekanisme ini berjalan dengan baik jika fugsionaris BP-P GMIT JKK L-4
menyadari bahwa BP-P GMIT JKK L-4 adalah tanggung jawab bersama, kerja setiap unit
mempunyai nilai penting dan ada keterkaitan antara unit yang satu dengan unit yang lainnya,
yang mengantar kita kepada tujuan mekanisme kerja yang dinamis serta efisiensi kerja yang
memadai.

Akhir kata marilah kita menjadi pekerja yang bertanggung jawab serta bekerja sesuai dengan
mekanisme ini. Tuhan Yesus Memberkati.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

11 |29SEPTEMBER 2018 |
Lampiran Contoh Bentuk Surat
1. Bentuk surat biasa (B)

GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

(GBM GPI DAN ANGOTA PGI)
KLASIS KOTA KUPANG
MAJELIS JEMAAT KOINONNIA
PEMUDA
BADAN PENGURUS LINGKUNGAN 4

Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK L-4/B/I/IX/2016 22 September 2016

Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Pemberitahuan dan Undangan

Kepada Yth
Fungsionari BP PGMIT JKK MP.2018-2020
Di
Tempat.

Syalom,
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………

Hari/Tanggal :
Waktu :
Tempat :

Demikian surat ini

dibuat………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……..……………………………….

“SOLA SCRIPTURA VERBUMDEI”

Badan Pengurus Pemuda GMIT Jemaat Koinonia Kupang

Masa Pelayanan 2018 - 2020

Ketua Sekretaris

George Sanu Putra Dewi Nubatonis

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

12 |29SEPTEMBER 2018 |
2. Bentuk surat Rekomendasi (R)

GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

(GBM GPI DAN ANGOTA PGI)
KLASIS KOTA KUPANG
MAJELIS JEMAAT KOINONNIA
PEMUDA
BADAN PENGURUS LINGKUNGAN 4

SURAT REKOMENDASI
Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK L-4/R/E/IX/2016

Salam Sejahtera,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan :
Alamat :

Memberikan Rekomendasi kepada:

Nama :
Jabatan :
Alamat :

Untuk mewakili BP PGMIT JKK sebagai pemateri dalam Pembekalan Badan Pengurus Pemuda GMIT
JKK Lingkungan.1
Demikian surat rekomendasi ini di buat dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

“SOLA SCRIPTURA VERBUMDEI”

Kupang, 28 September 2018

Badan Pengurus Pemuda GMIT Jemaat Koinonia Kupang

Masa Pelayanan 2016 - 2018

Ketua Sekretaris

George Sanu Putra Dewi Nubatonis

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

13 |29SEPTEMBER 2018 |
3. Bentuk surat Tugas (T)

GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

(GBM GPI DAN ANGOTA PGI)
KLASIS KOTA KUPANG
MAJELIS JEMAAT KOINONNIA
PEMUDA
BADAN PENGURUS LINGKUNGAN 4

SURAT TUGAS
Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK L-4/T/I/IX/2018

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan :
Alamat :

Dengan ini memberikan tugas sebagaimana terlampir untuk mengikuti

kegiatan________________________
yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal :
Tempat :
Waktu :

Pelaksanaan tugas dimaksud sebagai berikut :

1. Mewakili BP-P GMIT JKK sebagai____________________________________________
2. Jika adaperubahan yang mendasar atau berhubungan dengan suatu sikap organisasi maka harus
berkonsultasi dengan ketua BP-P GMIT JKK.
3. Menjaga nama baik BP-P GMIT JKK
4. Menyampaikan laporan tertulis sehingga dengan tugas atau kegiatan dimaksud, selambat-
lambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan terakhir.

Demikian surat tugas ini di buat dan dipergunakan sebagaimana mestiya. Tuhan Yesus Memberkati

“SOLA SCRIPTURA VERBUMDEI”

Kupang, 25 September 2018

Badan Pengurus Pemuda GMIT Jemaat Koinonia Kupang

Masa Pelayanan 2018 - 2020

Ketua Sekretaris

George Sanu Putra Dewi Nubatonis

4. Bentuk surat Keputusan (K)

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

14 |29SEPTEMBER 2018 |
 GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR
(GMB GPI DAN ANGGOTA PGI)
KLASIS KOTA KUPANG
MAJELIS JEMAAT KOINONIA
PEMUDA
BADAN PENGURUS LINGKUNGAN 4
<,

SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK L-4/K/I/IX/2018

Tentang
PELANTIKAN PANITIA PELAKSANASERBA-SERBI ALKITAB
PIALA KETUA MAJELIS JKK

Dalam Ketaatan Kepada Yesus Kristus Sebagai Kepala Dan Pemilik Gereja
BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT KOINONIA KUPANG

Menimbang : 1. Bahwa perlu adanya Program Kerja BP-PGMIT JKK MP 2016-2018 yang akan
mengakomodir kebutuhan – kebutuhan Pelayanan Pemuda GMIT JKK, demi
terciptanya persekutuan.

2. Perlu adanya pemahaman yang mendalam tentang alkitab. Perlu adanya tempat bagi badan
pengurus untuk melatih diri dalam memimpin ibadah
3. Bahwa untuk mengakomodir point 1 dan 2 tersebut diatas maka dipandang perlu
untuk dibentuk Panitia Pelaksna yang dapat mempersiapkan sebuah Lomba Serba-
Serbi Alkitab yang akan memperebutkan Piala Bergilir Ketua Majelis JKK.

Mengingat : 1. Tata Dasar GMIT

2. Paraturan-Peraturan GMIT
3. RIP GMIT 2011-2020

4. Surat Keputusan Musyawarah Pelayanan GMIT JKK XIII tahun 2018, Nomor :
09/MUSPELDA GMIT JKK XIII/K/I/VI/2018 tanggal pada tanggal 9Juni 2018
tentang Pokok-pokok Program Pelayanan Pemuda GMIT JKK L-4 MP 2018-2020.

5. Peraturan Pokok Organisasi Bab VIII, pasal 30 tentang Sidang Pengurus Pleno

6. Surat Keputusan Sidang Pengurus Pleno 1 BP PGMIT JKK Nomor: 06/SPP1/BP

PGMIT JKK L-4/K/I/IX/2018 tanggal 29 September 2018 tentang Program Kerja
Seksi Koinonia, Liturgia dan Martutia.
Memperhatikan: Rapat Pengurus lengkap BP-PGMIT JKK pada senin 20 September 2018.

MEMUTUSKAN
Menetapkan :
PERTAMA : Mengangkat dan menetapkan mereka yang namanya tercantum dalam
lampiran surat keputusan ini yang dianggap cakap dan mampu untuk
diangkat sebagai Panitia Pelaksana Loba Serba-Serbi Alkitab.
KEDUA : Lampiran Surat Keputusan ini mrupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
isi keputusan itu sendiri.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

15 |29SEPTEMBER 2018 |
KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan didalam penetapannya maka
akan ditinjau kembali sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kupang
Hari : Sabtu
Tanggal : 01 Oktober 2018

BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT KOINONIA LINGKUNGAN 4 KUPANG

MASA PELAYANAN 2018 – 2020

Ketua Sekretaris

Dewi Nubatonis
George Sanu Putra

Tembusan:
1. Ketua Majelis Jemaat Koinonia Kupang
2. UPP Pemuda
3. BP-P GMIT Jemaat Koinonia Kupang
3. Asip

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

16 |29SEPTEMBER 2018 |
5. Bentuk surat Mandat (M)

GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

(GBM GPI DAN ANGOTA PGI)
KLASIS KOTA KUPANG
MAJELIS JEMAAT KOINONNIA
PEMUDA
BADAN PENGURUS LINGKUNGAN 4

SURAT MANDAT
Nomor : 001/S/BP-P GMIT JKK L-4/M/I/IX/2018

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Dewi Nubatonis
Jabatan : Sekretaris BP-P GMIT JKK MP. 2018-2020
Alamat : Nunle‘u

Dengan ini memberikan tugas kepada :

Nama : Madelaine Angela Doek
Jabatan : Wakil Sekretaris BP-P GMIT JKK MP. 2018-2020
Alamat : Nunle‘u

Untuk menggantikan dan melaksanakan tugas-tugas sebagai Sekretaris BP-P GMIT JKK yang akan
mulai dilaksanakan pada tanggal 06Oktober s/d 18Oktober 2018.
1. Pelaksanaan tugas dimaksud sebagai berikut :
2. Menjalankan tugas Sekretaris selama sekretaris tidak berada di tempat dari tanggal 06Oktober
s/d 18Oktober 2016.
3. Jika ada perubahan yang mendasar atau berhubungan dengan suatu sikap organisasi maka harus
berkonsultasi dengan Sekretaris dan ketua BP-P GMIT JKK L-4.
4. Menjaga nama baik BP-P GMIT JKK L-4
5. Menyampaikan laporan tertulis sesuai dengan mandat yang diberikan 2 (dua) hari setelah
sekretaris kembali berada di tempat.

Demikian surat mandat ini dibuat dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

“SOLA SCRIPTURA VERBUMDEI”

Kupang, 20Oktober 2018

Sekretaris

Dewi Nubatonis

Tembusan :
1. Ketua BP-P GMIT JKK MP. 2018-2020 ;
2. Arsip.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

17 |29SEPTEMBER 2018 |
 MEKANISME PENGELOLAAN KEUANGAN
BADAN PENGURUS PEMUDA GMIT JEMAAT KOINONIA KUPANG
MASA PELAYANAN 2016-2018

I. PENDAHULUAN
Selaku organisasi yang secara sadar memahami akan tugas dan panggilannya ditengah-tengah
jemaat koinonia kupang, maka Badan Penurus Pemuda Gereja Masehi Injili Di Timor Jemaat
Koinonia Kupang senantiasa dituntut untuk mewujudkan kehadiranNYA dalam bentuk nyata.
Tuntutan inilah yang menjadi pendorong untuk senantiasa lebih peka dan tanggap terhadap
situasi dan kondisi disekelilingnya. Hal ini dimaksudkan agar BP-PGMIT JKK L-4 dapat
mengantisipasi masa depan dengan tepat dan mampu berjuang terus sebagai saksi Tuhan.
KehadiraNYA harus menjadi bagian dari arak-arakan panjang sebagai pengikut Kristus menjadi
pembaharu pelayanan Gereja.

BP-PGMIT JKK L-4dalam memenuhi tuntutan tersebut diatas dan melaksanakan bentuk-bentuk
kegiatan/program kerja, perlu mengusahakan sumber-sumber dana dan mengatur serta
mengelola penggunaan dana dengan efektif dan efisien. Untuk itu dibutuhkan pengelolaan yang
menyeluruh (Komprehensif) terhadap penggunaan keuangan dengan berlandaskan pada
Mekanisme Pengelolaan Keuangan Badan Pengurus Pemuda GMIT Jemaat Koinonia
Kupang Lingkungan 4 Masa Pelayanan 2018-2020.

Mekanisme Pengelolaan Keuangan Badan Pengurus Pemuda GMIT Jemaat Koinonia Kupang Masa
Pelayanan 2018-2020 ini dibuat dengan tujuan membantu BP-PGMIT JKK L-4 Cq Bendahara
sehingga dapat menyampaikan informasi keuangan BP-PGMIT JKK L-4 secara akurat dan
tersedianya dana untuk pembiayaan progaram setiap seksi.

II. KEBIJAKAN UMUM KEUANGAN ORGANISASI

1. Kebijakan Penggalangan Dana
† Dalam proses kegiatan dan aktifitas program kerja BP-PGMIT JKK mejadi tanggung jawab
Pemuda GMIT Koinonia Kupang untuk mengakomodir dan menggalang dana dari luar dan
dalam BP-PGMIT JKK.
† Ketua, Sekretaris dan Bendahara berfungsi sebagai pengarah dan pendorong dalam
melakukan penggalangan dana pada kepanitiaan yang dibentuk oleh BP-PGMIT JKK L-4.
† Hanya bendahara yang berhak menerima uang untuk organisasi dengan sepengetahuan
ketua dengan ikut menandatangani kwitansi.
2. Kebijakan Penggunaan Dana
† Penggunaan dana dilakukan berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) yang
telah ditetapkan dengan memperhatikan prioritas program
† Penggunaan dana dilakukan dengan memperhatikan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
program
† Hanya Bendahara yang berhak mengeluarkan uang atas nama organisasi dengan
sepengetahuan Ketua dengan ikut menandatangani kwitansi
3. Kebijakan Penyusunan RAPB
RAPB disusun berdasarkan orientasi pada program yang direncanakan.
4. Lain – lain
† Sistem dan pencatatan Keuangan BP-PGMIT JKK L-4diatur berdasarkan prinsip – prinsip
akuntansi yang berlaku
† Kebijakan pengalokasian keuangan organisasi yang dilakukan dalam suatu kerja sama
dengan pihak luar BP-PGMIT JKK L-4, harus diatur dengan perjanjian kerja sama yang
jelas

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

18 |29SEPTEMBER 2018 |
III. RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA
1. Penyusunan RAPB masa bakti 2018 – 2020 diserahkan kepada Tim Kerja Keuangan (TKK)
yang terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Bendahara BP-PGMIT JKK L-4yang kemudian
ditetapkan dalam Sidang Pengurus PLENO II menjadi Anggaran Pendapatan dan Belanja/APB
(Terlampir)
2. Dalam menyusun RAPB, TKK berpedoman pada sumber – sumber dan pengalokasian dana
sebagai berikut:
2.1. Pemasukan
Bantuan Rutin
Bantuan Program
Sumbangan – sumbangan yang tidak mengikat
Usaha Keuangan
2.2. Pengeluaran Rutin
Setoran Rutin ke Kas Gereja
Pengeluaran Rutin untuk operasional BP
Pengeluaran Untuk Program
Pengeluaran Untuk Non Program

IV. SUMBER-SUMBER KEUANGAN

1. Bantuan Rutin
Dalam hal meningkatkan penerimaan keuangan organisasi, BP-P GMIT JKK berkewajiban
mencari sumber dana yang bersifat rutin yaitu dari Majelis JKK
2. Sumbangan – sumbangan
Semua sumbangan dari pihak lain hendaknya diterima sejauh tidak mengikat dan sesuai
dengan Visi dan Misi Organisasi Pemuda GMIT JKK
3. Bantuan Program
Bantuan Program yang dimaksudkan adalah program – program bidang yang dapat
menghasilkan atau mendatangkan dana baik dari luar maupun dalam BP-P GMIT JKK
4. Usaha Keuangan
BP-PGMIT JKK L-4menjajaki dan melaksanakan usaha lainnya dalam rangka menunjang
pelaksanaan program kerja sejauh tidak bertentangan dengan Visi dan Misi Organisasi

V. PENGGUNAAN KEUANGAN
1. Setoran Rutin ke Kas Gereja
Setoran rutin ke kas gereja yang dimaksud adalah setoran wajib Badan Pengurus Pemuda
tingkat Lingkungan (khusus untuk lingkungan disetor melalui Bendahara Pengurus
Lingkungan) sebagai bagian dari JKK ke kas Gereja
2. Pengeluaran Rutin
Pengeluaran rutin yang dimaksud adalah pengeluaran untuk alat – alat kelengkapan
organisasi atau ATK
3. Pengeluaran Untuk Program
Pengeluaran untuk program yang dimaksud adalah pengeluaran untuk program kerja
4. Pengeluaran Untuk Non Program
Pengeluaran untuk Non Program yang dimaksud adalah pengeluran untuk kegiatan –
kegiatan yang tidak diprogram atau partisipatif

VI. PELAKSANAAN PROGRAM

Pengeluaran program senantiasa berpedoman pada:

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

19 |29SEPTEMBER 2018 |
 1. RAPB yang telah ditetapkan dalam sidang pleno 1
2. Memperhatikan skala prioritas program yang diputuskan dalam Sidang Pleno
VII. ADMINISTRASI KEUANGAN PENGURUS PEMUDA JKK
1. Sistem organisasi keuangan bersifat terbuka dengan memperhatikan prinsip-prinsip
akuntansi
2. BP P-GMIT JKK menetapkan format laporan pertanggung jawaban untuk program kerja yang
dilaksanakan

VIII. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN KEUANGAN

Pelaksanaan pengawasan keuangan organisasi berkaitan dengan pelaksanaan program kerja
yang dilakukan oleh TKK.

IX. LAIN-LAIN
Pembukuan keuangan berupa:
† Pencatatan secara teratur pada saat penerimaan dan pengeluaran uang menurut kejadian
† Pengarsipan bukti-bukti keuangan secara teratur berurutan sesuai dengan tanggal kejadian
dan diberi nomor bukti penerimaan dan pengeluaran.
† Buku harian keuangan yang dipakai adalah:

1. Buku Kas:

P GMIT
Tanggal Uraian Pengeluaran Saldo Ket
Yg. Setor Yg. Trma

1 Januari 2014 Rp. Rp.

Januari 2014 Rp. Rp.

15 Januari 2014 Rp. Rp.

Jumlah Rp. Rp.

Kupang, Januari 2014

Yang membuat
Bendahara

(___________________)

Mengetahui
Ketua

(__________________)

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

20 |29SEPTEMBER 2018 |
 2. Buku Pertanggungjawaban Keuangan

Laporan pertanggungjawaban Keuangan

Dari tanggal ......................... s/d......................... 2016

No.
Tanggal Uraian Penerimaan Pengeluaran Saldo
Bukti

1 Januari 2014 01 Saldo Awal Rp. Rp. Rp.

8 Januari 2014 02 ……… Rp. Rp. Rp.

15 Januari 2014 03 ……… Rp. Rp. Rp.

Jumlah Rp. Rp. Rp.

Kupang, ………..…2016

Kupang, Januari 2014

Yang membuat
Bendahara

(___________________)

Mengetahui
Ketua

(__________________)

X. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

Laporan Pertanggungjawaban Keuangan.

† Panitia sebagai pelaksana program kerja wajib menyampaikan laporan pertanggung

jawaban keuangan kepada BP PGMIT JKK L-4.
† Bendahara BP PGMIT JKK L-4 wajib menyampaikan laporan dan posisi keuangan pada
setiap 3(tiga) bulan dan setiap sidang pleno BP PGMIT JKK L-4.
† Bendahara BP PGMIT JKK L-4 menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan
dalam Rapat Anggota Pemuda. Laporan ini merupakan bagian dari laporan
pertanggungjawaban BP PGMIT JKK L-4 Masa Pelayanan 2018-2020.

Sidang Pengurus Pleno I – BP Pemuda GMIT JKK L-4

21 |29SEPTEMBER 2018 |