Direktorat Jenderal Imigrasi

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

 DAFTAR ISI

BAB I
PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG IMPLEMENTASI PENDAFTARAN ANTRIAN
PASPOR SECARA ONLINE NOMOR: IMI-GR.01.01-3155 TAHUN 2018

BAB II
SOP VERIFIKASI PENDAFTARAN ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE NOMOR IMI-
GR.01.01-3154 TANGGAL 24 AGUSTUS TAHUN 2018

BAB III
SOP VERIFIKASI ULANG TERHADAP PENDAFTAR ANTRIAN PASPOR SECARA
ONLINE YANG BERKASNYA BELUM LENGKAP NOMOR IMI-GR.01.01-3153 TANGGAL
24 AGUSTUS TAHUN 2018

BAB IV
SOP PELAYANAN BAGI PEMOHON PASPOR KELOMPOK RENTAN/BERKEBUTUHAN
KHUSUS/PENYANDANG DISABILITAS NOMOR IMI-GR.01.01-3152 TANGGAL 24
AGUSTUS TAHUN 2018

BAB V
BUKU PANDUAN APLIKASI LAYANAN PASPOR ONLINE

BAB VI
BUKU PANDUAN APLIKASI LAYANAN PASPOR ONLINE BACKEND
ADMINISTRATOR

LAMPIRAN
PRESENTASI DIREKTUR LALU LINTAS KEIMIGRASIAN: SISTEM DAN KEBIJAKAN
PENDAFTARAN ANTRIAN PASPOR ONLINE
 BAB I
PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG
IMPLEMENTASI PENDAFTARAN
ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE
NOMOR: IMI-GR.01.01-3155 TAHUN 2018
 BAB II

SOP VERIFIKASI PENDAFTARAN

ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE
NOMOR IMI-GR.01.01-3154 TANGGAL 24
AGUSTUS TAHUN 2018
 BAB III
SOP VERIFIKASI ULANG TERHADAP
PENDAFTAR ANTRIAN PASPOR SECARA
ONLINE YANG BERKASNYA BELUM
LENGKAP NOMOR IMI-GR.01.01-3153
TANGGAL 24 AGUSTUS TAHUN 2018
 BAB IV
SOP PELAYANAN BAGI PEMOHON
PASPOR KELOMPOK
RENTAN/BERKEBUTUHAN
KHUSUS/PENYANDANG DISABILITAS
NOMOR IMI-GR.01.01-3152 TANGGAL 24
AGUSTUS TAHUN 2018
 BAB V
BUKU PANDUAN APLIKASI LAYANAN
PASPOR ONLINE
I. REGISTRASI
 Pada umumnya aplikasi layanan paspor online ini memiliki sistem akun, Sistem akun
ini selain menyimpan data pribadi pemilik akunya. Akun juga menjadi identitas virtual
pemiliknya, oleh karena itu pada aplikasi layanan paspor online ini user / penggunanya
(masyarakat) diwajibkan terlebih dahulu untuk mendaftar akun. Proses pendaftaran akun
sendiri terdiri dari beberapa langkah, dimulai dari masuk kedalam aplikasi, klik Link
pendaftara, isi data pendaftaran, konfirmasi via e-mail, dan aktivasi akun setelah
mendapat e-mail konfirmasi.

1. Form halaman login (Pertama)

Gambar I.1, Halaman login aplikasi backend

Pada aplikasi layanan paspor, halaman yang muncul pertama kali setelah meng klik
icon yaitu halaman login. Pada halaman login ini, form pendaftaran terdapat pada link
“Belum Punya Akun ? Daftar Sekarang”.
2. Form Pendaftaran

Gambar I.2, Halaman login aplikasi backend

Setelah meng-klik Link pendaftaran maka yang akan tampil yaitu form pendaftaran
akun pada form pendaftaran akun, yang perlu dilakukan oleh penggunanya (user)
yaitu hanya dengan menginput semua field yang ada pada form pendaftaran. Selain
itu adapun aturan yang berlaku pada proses pendaftaran yaitu 1 device smartphone
hanya dapat digunakan untuk mendaftar 1 akun saja (tentative). Juga untuk ktp,
diwajibkan agar format dan komposisinya baik dan benar.

3. E-Mail konfirmasi & Aktifasi Akun

Gambar 3.I, Email Validasi & Aktifasi Akun

 Setelah mendaftar pada sistem Layanan Paspor Online, normalnya user akan
mendapatkan sebuah e-mail untuk menkonfirmasi bahwa e-mail tersebut adalah milik
user terdaftar. Selain itu pada e-mail tersebut terdapat kode sekaligus link yang ketika
di klik akan mengarah ke Page/ Halaman aktifasi akun.
II. FITUR LUPA PASSWORD
Pada halaman lupa password ini anda diharuskan mengisi email/username untuk
mendapatkan password baru yang akan dikirim melalui e-mail. Setelah itu anda pilih
“KIRIM” untuk melanjutkan proses pergantian password. Selanjutnya user akan
mendapatkan e-mail lupa password. Untuk merubah password dengan password baru,
tekan link yang tersedia pada e-mail lupa password.

Gambar 3.II, Lupa Password

3. Menu Login
Pada halaman login ini anda akan diminta memasukkan username maupun
password yang telah anda daftarkan sebelumnya → Pilih “LOGIN” untuk melanjutkan.

4. Menu Utama
Setelah “LOGIN” anda akan diarahkan menuju halaman utama aplikasi layanan
paspor online seperti gambar di bawah ini :
5. Sidemenu
Berikut tampilan sidemenu dengan menu akun saya, antrian paspor, informasi, panduan
penggunaan dan logout.

6. Menu Permohonan Antrian Online

Pilih menu “Antrian Paspor” untuk membuat permohonan antrian online
pembuatan baru ataupun perpanjangan paspor.

“Klik Disini”
6.1. Pilih Kantor Imigrasi
Setelah memilih menu antrian paspor “Pilih kantor imigrasi” dengan
ketentuan kuota untuk permohonan antrian online telah tersedia di kantor imigrasi
tersebut.

6.2. Tentukan Jumlah Pemohon, Tanggal & Waktu Kedatangan

Tentukan jumlah pemohon pengajuan permohonan antrian online ( Satu
akun hanya dapat mendaftarkan 1 s/d 5 permohonan dalam satu kali proses.
Apabila pemohon sudah mengajukan permohonan, pemohon dapat membuat
permohonan kembali setelah 1 bulan dari jadwal yang telah ditentukan
sebelumnya ).

“Klik disini untuk pilih tanggal

kedatangan”
“Klik disini untuk detail
kuota di kantor imigrasi
yang telah dipilih”
6.2.1. Pilih Tanggal & Waktu Kedatangan Yang Tersedia
Pilih tanggal dengan warna latar hijau untuk tanggal dengan kuota tersedia,
adapun ketentuan sebagai berikut :
Warna hijau : kuota tersedia
Warna latar merah : kuota sudah habis
Warna latar kuning : kuota belum disediakan oleh kantor imigrasi
Warna latar abu – abu : hari libur nasional

“Pilih salah satu”

“Klik Disini”

“Pilih tanggal kedatangan” “Pilih waktu kedatangan”

Klik “LANJUT” untuk melanjutkan proses pengajuan permohonan antrian →

tampil menu isian sesuai dengan jumlah pilihan yang anda pilih → klik isian data
pemohon ( isian pertama untuk pemilik akun, isian selanjutnya diwajibkan untuk
anggota keluarga yang termasuk dalam satu kartu keluarga ).
 “Klik” Salah satu untuk
melanjutkan proses
pengisian data

6.3. Pilih Jenis Permohonan

Pilih jenis permohonan ( permohonan paspor baru / perpanjangan atau
penggantian paspor ) → klik “OK” untuk melanjutkan proses pengisian data
pemohon.
6.3.1. Permohonan Paspor Baru
Isilah semua form yang tersedia dengan benar → pilih keterangan ( ayah/ibu,
suami/istri, anak ) → pilih “SIMPAN” → periksa data anda terlebih dahulu sebelum
melanjutkan ( pastikan form isian sudah terisi semua ) → klik “LANJUT” untuk
menerbitkan jadwal kedatangan anda ke kantor imigrasi.

6.3.2. Perpanjangan / Penggantian Paspor

Arahkan kamera handphone anda pada paspor untuk membaca paspor lama
anda → form isian akan terisi dengan sendirinya → pilih keterangan ( ayah/ibu,
suami/istri, anak ) → periksa data anda terlebih dahulu sebelum melanjutkan (
pastikan form isian sudah terisi semua ) → klik “LANJUT” untuk menerbitkan jadwal
kedatangan anda ke kantor imigrasi.
7. Menu Jadwal Antrian
Setelah jadwal booking permohonan antrian anda terbit maka akan tampak seperti
gambar di bawah ini :

Keterangan
- “KLIK DISINI” : Melihat detail jadwal permohonan antrian;
- “BATALKAN” : Membatalkan jadwal permohonan yang telah diajukan ( jadwal dapat
di batalkan maksimal 2 hari sebelum tanggal kedatangan );
- “SIMPAN PDF” : Menyimpan jadwal antrian paspor anda ke directory penyimpanan
internal handphone.
 Catatan
Tunjukkan bukti pendaftaran antrian paspor online anda kepada petugas kantor imigrasi
/ unit layanan paspor.
8. Profil Anda

“Klik Disini”

Keterangan
- “UBAH PASSWORD” : Tombol untuk mengubah password akun anda;
- “UBAH” : Tombol untuk mengubah biodata/identitas akun virtual anda.
- “FOTO” : Klik pada foto untuk pengambilan gambar selfie atau galeri
handphone anda.
9. Panduan Penggunaan Aplikasi
Menu panduan berisi tentang cara penggunaan aplikasi layanan paspor online /
pendaftaran permohonan antrian pembuatan paspor baru dan penggantian paspor.

10. Informasi
Menu Informasi yang berisi tata cara maupun persyaratan pembuatan paspor,
syarat, prosedur, masa berlaku & biaya, perubahan & penarikan serta pembatalan
permohonan antrian paspor.
11. Lapor Diri

Fitur lapor diri akan berfungsi ketika warga negara Indonesia sedang berada di
luar negeri. Setelah login maka anda akan diarahkan untuk membaca paspor anda (jika
data tidak sesuai anda dapat merubah secara manual ataupun melakukan pembacaan
ulang) → “LAPOR DIRI” untuk lanjut ke menu utama.
 BAB VI
BUKU PANDUAN APLIKASI LAYANAN
PASPOR ONLINE BACKEND
ADMINISTRATOR
I. BISNIS PROSES

Pada aplikasi layanan paspor online ini, terdapat 3 aktor yaitu administrator, petugas
upt, dan user masyarakat. Apabila digambarkan maka proses bisnisnya akan seperti
dibawah ini :

II. PERAN ATAU ROLE

Pada dasarnya Aplikasi Layanan Paspor online ini ditujukan untuk mendukung
pelayanan pembuatan paspor, oleh karena itu pada aplikasi backend Layanan Paspor Online
ini terdapat beragam role admin yang memiliki fungsi dan kapasitas yang berbeda-beda.
Adapun role yang terdapat pada aplikasi backend Layanan Paspor Online yaitu :

A. Super Admin

Super admin memiliki fungsi dan kuasa untuk melakukan pengawasan,

pencarian, penginputan, penghapusan, pengubahan, dan pengaturan sistem
maupun teknis yang terdapat pada Aplikasi Layanan Antrian Paspor Online. Selain
itu role Super admin ini dapat mengatur semua entitas aplikasi sampai dengan level
yang paling terbawah (Dasar Struktur Aplikasi). Role superadmin ini dibuat untuk
pondasi utama, agar apabila sewaktu-waktu aplikasi mengalami galat sistem dapat
digunakan role tersebut untuk proses mitigasi, investigasi, dan proses perbaikan.

B. Administrator Pusat (Direktorat Jenderal Imigrasi)

Admin pusat memiliki fungsi dan kuasa untuk melakukan pengawasan,

pencarian, penginputan, penghapusan, perubahan, dan pengaturan sistem maupun
teknis yang terdapat Aplikasi Layanan Antrian Paspor Online. Dengan lingkup kuasa
yaitu global (seluruh wilayah), Perbedaan antara role admin pusat dan super admin
yaitu role admin pusat tidak memiliki pengaturan sampai dengan dasar aplikasi.

1
C. Administrator Kantor Wilayah

Admin kantor wilayah memiliki fungsi yang hampir sama dengan admin pusat,
akan tetapi pada role admin kantor wilayah yang berbeda adalah lingkup kuasanya.
Salah satu contohnya yaitu bahwa admin kantor wilayah DKI Jakarta hanya dapat
mengatur, merubah, menghapus, menginput, menambah data untuk kantor
imigrasi yang berada pada wilayah kerja kantor wilayah tersebut.

D. Administrator Kantor Imigrasi

Admin kantor wilayah memiliki fungsi yang hamper sama dengan admin kantor
wilayah, namun ruang lingkup yang dikuasai administrator kantor Imigrasi yaitu
hanya sampai dengan grup kantor Imigrasi / kota.

E. Petugas Lapangan

Untuk petugas lapangan, berbeda dengan yang lainya. Petugas lapangan hanya
dapat melakukan Checkin dan mencetak data pengantri berdasarkan jangka waktu
yang diperlukan oleh kantor Imigrasi setempat.

2
III. HALAMAN LOGIN

Halaman login adalah halaman pertama kali yang muncul ketika diakses untuk
dilaksanakan autentikasi sebelum melakukan setiap aksi pada aplikasi layanan paspor.
Halaman login ini adalah halaman autentikasi pertama kali, yang selanjutnya mengarahkan
user yang login pada masing-masing rolenya.

Gambar II, Halaman login aplikasi backend

IV. NAVIGASI & FITUR PER-ROLE

Selain role pada aplikasi backend layanan paspor online ini terdapat juga navigasi yang
sudah berdiri secara dinamik sehingga ketika salah satu role diberi kuasa / fungsi tambahan
maka item yang akan muncul pada bilah navigasi akan bertambah atau berkurang sesuai
dari kebutuhan user. Adapun bilah navigasi ditunjukan berdasarkan rolenya :

A. Super Admin

Gambar III.A, bilah navigasi yang dimiliki oleh role Super Admin

Karena role super admin adalah role paling dasar pada aplikasi backend layanan
paspor online ini, maka item yang tersedia pada bilah navigasi superadmin akan
3
 sangat banyak sekali karena selain pengaturan sistem, superadmin dapat juga untuk
mengatur pelaksanaanya.

B. Administrator Pusat (Direktorat Jenderal Imigrasi)

Gambar III.B, bilah navigasi yang dimiliki oleh role Administrator Pusat

Pada admin pusat, item yang ditampilkan hamper sama dengan item yang
ditampilkan pada admin kantor wilayah dan admin kantor imigrasi. Akan tetapi pada
admin pusat ketika salah satu fitur tersebut dibuka, maka fungsi yang tersedia akan
lebih banyak dan ruang lingkup kerjanya lebih luas. Contohnya untuk manajemen
quota administrator dapat menambah, merekap, menampilkan, mengosongkan
quota untuk seluruh Indonesia.

C. Administrator Kantor Wilayah

Gambar III.C, bilah navigasi yang dimiliki oleh role Kantor Wilayah

Untuk Admin kantor wilayah tidak jauh berbeda dengan fitur admin pusat,
namun ketika bilah navigasi diakses lebih dalam maka fungsi dan ruang lingkup yang
tersedia lebih kecil dari pada admin pusat.

D. Administrator Kantor Imigrasi

Gambar III.D, bilah navigasi yang dimiliki oleh role Kantor Imigrasi

Sama halnya dengan admin kantor wilayah maka admin kantor Imigrasi fungsi
dan ruang lingkupnya akan lebih kecil daripada kantor wilayah.

4
 E. Petugas Lapangan

Gambar III.E, bilah navigasi yang dimiliki oleh role Petugas lapangan

Untuk petugas lapangan, berbeda dengan yang lainya. Petugas lapangan hanya
dapat melakukan Checkin dan mencetak data pengantri berdasarkan jangka waktu
yang diperlukan oleh kantor Imigrasi setempat.

V. MANAJEMEN TEAM

Pada sistem backend layanan antrian paspor online, setiap user administrator wajib
terikat pada team, yang selanjutnya team tersebut diakomodir oleh kantor Imigrasi. Oleh
karena itu pada aplikasi backend layanan paspopr online, hal pertama kali untuk
memberikan akses kepada kantor Imigrasi yang akan dibuka ialah membuatkan team
terlebih dahulu. Selain itu team ini dapat digunakan oleh 1 atau lebih akun administrator.
Adapun flow sistem team adalah seperti ini :

Akun Administrator 1

Kantor Imigrasi Default Team Akun Administrator 2

Akun Administrator 2

Gambar V, Flow fungsi team.

5
A. Cara Menambah Team

Gambar V.A.I, Halaman Manajemen Team.

Sebelumnya fitur team ini hanya tersedia untuk super admin dan admin pusat,
untuk menambah team admin perlu meng-klik menu manajemen team pada bilah
navigasi. Selanjutnya admin dapat mengklik tombol tambah yang berada pada sebelah
kanan table data team.

Gambar V.A.II, Tombol Tambah.

Gambar V.A.III, Form Input Team

6
 Setelah admin mengklik tombol Tambah, maka akan muncul form team. Pada proses ini admin hanya
perlu untuk mengisi form tersebut dengan nama team yang dibutuhkan. Setelah form telah diisi, klik
tombol Tambah pada form input data team.

Gambar V.A.IV, Notifikasi berhasil setelah sukses menginput team.

Apabila proses penginputan telah selesai, maka tutup jendela form dengan mengclick tombol
close / x yang terdapat pada form penginputan team. Setelah itu admin dapat melihat langsung
team sudah diinput pada datatables yang ada pada menu manajemen team.

Gambar V.A.V, Notifikasi berhasil setelah sukses menginput team.

VI. KANTOR IMIGRASI

Selain pembuatan team, pada tahap selanjutnya untuk mendaftarkan kantor Imigrasi baru
dapat dilakukan dengan membuka halaman kantor Imigrasi lalu menginput data kantor Imigrasi
apabila kantor Imigrasi yang dibutuhkan belum tersedia. Untuk mengakses halaman kantor Imigrasi
admin dapat mengklik menu kantor Imigrasi pada bilah navigasi yang tersedia.

Gambar VI.I, Menu kantor Imigrasi pada bilah navigasi.

7
 Gambar VI.II, Halaman Kantor Imigrasi

Setelah mengklik menu kantor Imigrasi pada bilah navigasi, maka akan tampil halaman
kantor Imigrasi. Apabila kantor yang ingin dibukakan aksesnya pada sistem layanan paspor
online belum ada pada daftar kantor Imigrasi yang aktif, maupun non-aktif maka perlu
dilakukan proses input data kantor Imigrasi yang akan ditambahkan kedalam sistem
layanan paspor online. Untuk menambah kantor Imigrasi, Admin dapat menekan tombol
tambah.

Gambar VI.III, Tombol tambah (sebelah kanan)

8
 Gambar VI.IV, Halaman Kantor Imigrasi

Setelah menekan tombol tambah, maka akan tampil form pendaftaran kantor Imigrasi.
Pada form ini admin diwajibkan untuk mengisi seluruh data, yang ada pada form ini, dimulai
dari negara, provinsi, kota / kabupaten, sampai dengan kode kantor Imigrasi.

Gambar VI.V, Contoh Pengisian Form

Setelah form selesai di isi dengan data yang baik dan benar, tekan tombol simpan untuk
menambahkan kantor Imigrasi yang admin tulis sesuai kebutuhan. Setelah menekan
tombol simpan maka proses penginputan data akan dimulai, dan akan muncul notifikasi

9
berhasil seperti gambar dihalaman selanjutnya. Perlu menjadi catatan bahwa kantor
Imigrasi yang baru ditambahkan statusnya akan secara otomatis menjadi aktif.

Gambar VI.VI. Notifikasi Berhasil

Selain penginputan kantor Imigrasi, pada menu kantor Imigrasi admin dapat juga melihat
kantor Imigrasi yang aktif maupun yang tidak aktif. Untuk melihat kantor Imigrasi yang aktif
/ tidak aktif tekan tombol kanotr aktif / non-aktif yang berada pada papan kontrol tepat
diatas table daftar kantor Imigrasi.

Gambar VI.VII. Papan kontrol daftar tabel kantor Imigrasi.

Setelah menekan tombol kantor aktif/Non-Aktif, Pilih dan tekan aktif atau non-aktif untuk
menampilkan daftar kantor Imigrasi sesuai pilihan admin. Selain itu perlu menjadi catatan
untuk mengaktifkan Kantor Imigrasi pada sistem layanan paspor online maka administrator
perlu melihat daftar kantor Imigrasi yang statusnya Non-Aktif, Sedangkan untuk mengubah
status kantor yang aktif menjadi Non-Aktif maka data yang ditampilkan adalah data kantor
Imigrasi yang statusnya Aktif. Setelah itu tekan nombol Aktifkan / Non-Aktifkan untuk
melakukan pembukaan / penutupan kantor Imigrasi yang dihendaki pada sistem layanan
paspor online.

Gambar VI.VIII. Tombol me non-aktifkan kantor Imigrasi (Kiri) Tombol untuk meng aktifkan kantor imigrasi
(Kanan)

10
VII. PEMBUATAN AKUN ADMINISTRATOR

Setelah proses penginputan kantor Imigrasi selesai dilakukan maka selanjutnya dapat
melakukan proses penginputan akun administrator, namun sebelum melanjutkan proses
penginputan akun administrator perlu dicatat bahwa penginputan akun administrator
kedepanya hanya dapat dilakukan pada aplikasi pusat yaitu IDM / Identity management
yang dimiliki oleh direktorat jenderal Imigrasi. Selain itu mungkin hanya akun superadmin
yang dapat melaksanakan prosedur ini. Untuk membuat akun administrator, Tekan menu
Daftar admin pada bilah navigasi yang tersedia.

Gambar VII.I. Menu administrator pada bilah navigasi

Gambar VII.II. Halaman daftar admin

Pada halaman daftar admin, untuk menambahkan akun administrator tekan tombol
tambah. Setelah menekan tombol tambah maka akan tampil form pendaftaran akun admini
strator.

11
 Gambar VII.III. Halaman form pendaftaran administrator

Pada form pendaftaran administrator ini, admin diwajibkan untuk mengisi semua field dan
juga menyelesaikan ke 4 tahap. Tahap pertama admin wajib mengisi data akun, data akun
tersebut adalah isian yang nantinya akan digunakan untuk login sebagai administrator pada
sistem backend layanan antrian paspor online. Seteleh selesai mengisi akun admin harus
mengisi tahap ke 2 yaitu biodata administrator yang akan didaftarkan. Seteleh selesai
mengisi tahap ke 2 yaitu biodata maka tekan tombol next, Pada tahap ke 3 admin wajib
mengisi role dan team yang dibutuhkan untuk membuat akun administrator yang baru.
Pada pengisian ini, data yang dipilih harus sesuai dengan kebutuhan, contohnya untuk
membuat akun administrator kantor Imigrasi singaraja maka admin akan memilih role akun
yang didaftarkan sebagai admin Kanim dengan Team Kanim singaraja.

12
 Gambar VII.IV. Halaman form pendaftaran administrator

Setelah administrator menyelesaikan ke 3 tahap penginputan data administrator maka admin harus
menyelesaikan tahap ke 4 yaitu tahap kode konfirmasi.

Gambar VII.V. Tahap ke 4 kode konfirmasi

Apabila admin telah selesai menginput kode konfirmasi maka tekan tombol finish untuk
menyelesaikan proses penginputan administrator, apabila penginputan berhasil maka akan muncul
notifikasi pada sebelah kanan atas halaman form penginputan akun administrator seperti berikut:

Gambar VII.VI. Notifikasi Sukses.

13
VIII. MANAJEMEN QUOTA ANTRIAN

Pada aplikasi layanan paspor online ini, hal utama pada aplikasi adalah manajemen
quota. Menu manajemen quota sendiri saat ini hanya tersedia untuk akun superadmin /
admin pusat / dan admin kanwil. Pada menu manajemen quota antrian, terdapat sub-menu
inpu quota & ubah quota. Setelah sebelumnya kantor Imigrasi yang akan dibuka quotanya
telah dirubah statusnya menjadi aktif, maka admin dapat memulai penginputan quota.
Tekan tombol Input quota pada bilah navigasi yang tersedia setelah itu akan muncul form
penginputan quota.

Gambar VIII.I. Menu Manajemen Quota, Input Quota & Edit Quota.

A. Penginputan Quota

Pada aplikasi pelayanan paspor online ini quota adalah komponen utama aplikasi,
quota diinputkan per jangka waktu yang ditetapkan oleh kantor Imigrasi / kanwil /
direktorat pusat. Adapun sebagai berikut halaman penginputan quota :

Gambar VIII.II. Halaman Penginputan Quota.

14
Pada menu penginputan quota ini terdapat multipicker / pemilihan tanggal yang akan
diinputkan quotanya. Pada menu ini kalender terintegrasi dengan hari libur yang dapat
diinput pada menu penginputan hari libur nasional, Selain itu terdapat juga dropdown
pemilihan Provinsi, Kota / Kabupaten & Kantor Imigrasi. Pada ke tiga dropdown ini
menu yang dapat diakses akan tergantung pada Role administrator yang mengakses,
contoh superadmin dapat menginput pada Provinsi, Kota / Kabupaten, Dan Kantor
Imigrasi manapun, Sedangkan untuk administrator kantor Imigrasi hanya dapat memilih
kantor Imigrasi yang tersedia di kotanya (Hal ini ditujukan untuk 1 kantor Imigrasi yang
memiliki beberapa ulp / mpp). Selain itu terdapat field Jumlah Quota / Booth dalam 1
hari, dan juga field jumlah booth. Pada ke dua isian field tersebut, untuk jumlah quota
per booth maka dapat disesuaikan dengan kapasitas pelayanan /booth dalam 1 hari.
Untuk jumlah booth sendiri diinputkan sesuai dengan jumlah booth yang terdapat di
kantor Imigrasi yang akan diinputkan Quotanya. Setelah mengisi semua field pada form
penginputan quota, maka akan muncul popup konfirmasi apabila administrator telah
selesai dan yakin bahwa data yang diinputkan telah sesuai maka tekan tombol Yes untuk
melanjutkan penginputan quota.

Gambar VIII.III. Konfirmasi Penginputan Quota.

15
 Setelah menekan tombol Yes maka akan muncul popup notifikasi sukses seperti gambar
dibawah ini :

Gambar VIII.V. Notifikasi Penginputan Quota.

B. Penambahan & Pengosongan Quota

Selain Penginputan quota, pada menu manajemen quota ini juga terdapat fungsi
untuk menambah / Mengosongkan Quota yang sudah di set / diinputkan sebelumnya.
Untuk mengakses menu ini dapat mengklik sub-menu Ubah quota dari Menu
manajemen quota pada bilah navigasi. Setelah mengklik menu ubah quota maka akan
tampil halaman penambahan / penguran quota seperti gambar dibawah ini.

Gambar VIII.VI. Penambahan / Pengurangan Quota.

16
Pada menu penambahan / pengurangan quota, admin wajib mengisi seluruh field untuk
penambahan quota. Diantaranya :

1. Grup Field Wilayah / Unit Kerja

a. Field Provinsi
b. Field Kota / Kabupaten
c. Field Kantor Imigrasi
2. Grup Jangka Waktu
d. Tanggal Mulai
e. Tanggal Selesai
3. Grup Quota
f. Quota tambahan / Jam

Pada menu penambahan / pengurangan quota, Field yang dapat diakses bersifat
dinamis tergantung pada roles akun yang digunakan pada saat login diantaranya :

1. Untuk Grup Field wilayah, field yang dapat dipilih akan tergantung pada role akun
administrator yang melaksanakan proses Penambahan / pengurangan quota.
Contohnya :
a. Untuk Role super admin & Administrator Pusat maka ke tiga dropdown wilayah
dapat dipilih, Hal ini membuat role superadmin & administrator pusat dapat
menambah / mengurangi quota pada seluruh Kanim yang aktif.
b. Sedangkan untuk admin Kantor Wilayah, hanya dapat memilih kota, dan Kantor
Imigrasi. Hal ini membuat akun admin Kantor Wilayah hanya dapat menambah
/ mengurangi kuota pada kantor Imigrasi yang terdapat pada provinsi kuasa
kantor Wilayah tersebut. Contohnya kantor Wilayah bali hanya dapat
menambah & Mengurangi Quota pada kantor Imigrasi yang berlokasi di wilayah
kerja Kanwil yaitu di Provinsi Bali.
2. Untuk grup jangka waktu administrator hanya perlu menginputkan Tanggal awal
dan tanggal akhir kuota akan ditambahkan / dikurangi dalam hal ini range dapat
disesuaikan sesuai dengan kebutuhan. Contohnya :

17
 a. Untuk pengurangan / Penambahan quota dari awal sd akhir bulan Januari 2018
maka admin hanya perlu menginputkan :
i. Tanggal Awal : 2018-01-01 (awal Bulan)
ii. Tanggal Akhri : 2018-01-30 (akhir Bulan)
3. Sedangkan untuk penambahan quota hal yang perlu diperhatikan yaitu quota yang
diinputkan pada field quota / jam, akan ditambahkan ke semua jam kerja yang
tersedia. Untuk pengurangan quota, Field quota / jam dapat di kosongkan. Untuk
penambahan Contohnya dari quota per hari sebanyak 250, akan ditambahkan
menjadi 300 / hari. Maka rumusnya adalah.

(𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑞𝑢𝑜𝑡𝑎 𝑠𝑒𝑡𝑒𝑙𝑎ℎ 𝑑𝑖𝑡𝑎𝑚𝑏𝑎ℎ𝑘𝑎𝑛− 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑄𝑢𝑜𝑡𝑎 𝑠𝑒𝑏𝑒𝑙𝑢𝑚 𝑑𝑖𝑡𝑎𝑚𝑏𝑎ℎ𝑘𝑎𝑛)

Input Quota Tambahan =
𝐽𝑎𝑚 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎

a. Jam kerja yang diatur pada sistem adalah :

i. Hari Senin - Kamis (sebanyak 6 Jam) :
- 08 : 00 – 09 : 00.
- 09 : 01 – 10 : 00.
- 10 : 01 – 11 : 00.
- 11 : 01 – 12 : 00.
- 13 : 00 – 14 : 00.
- 14 : 01 – 15 : 00.
ii. Hari Jumat (sebanyak 5.5 Jam) :
- 08 : 00 – 09 : 00.
- 09 : 01 – 10 : 00.
- 10 : 01 – 11 : 00.
- 11 : 01 – 12 : 00.
- 13 : 30 – 14 : 30.
- 14 : 31 – 15 : 30.

18
 Gambar VIII.VII. Pengisian Form Penambahan / Pengurangan Quota.

Setelah Mengisi semua field yang terdapat pada form penambahan / pengurangan
quota, klik tombol tambah. Setelah menekan tombol tambah maka akan muncul
konfirmasi untuk melanjutkan. Pada popup konfirmasi ini admin diminta untuk
menkonfirmasi tindakan penambahan / pengurangan quota. Setelah yakin maka Tekan
Tombol YES, apabila masih ada data yang salah admin dapat menekan tombol NO dan
kembali ke form untuk memperbaiki data yang salah.

Gambar VIII.VIII. Konfirmasi Penambahan / Pengurangan Quota.

19
IX. DAFTAR PENGANTRI

Daftar pengantri dapat diakses dengan mengarahkan dan menekan kursor pada menu Daftar Pengantri
yang terdapat pada bilah navigasi. Setelah menekan menu daftar pengantri pada bilah navigasi maka akan
tampil Form filter daftar pengantri pada form tersebut, admin dapat memilih jangka waktu rekapitulasi daftar
pengantri. Dimulai dari 1 Minggu Terakhir, Kemarin, Hari Ini, Besok, 1 Minggu Kedepan.

Gambar X.I. Menu Daftar Pengantri Pada Bilah Navigasi.

Gambar X.II. Form filter penampilan daftar pengantri.

Setelah muncul form tersebut isilah semua field yang terdapat pada form tersebut, Pertama
Pilih jangka waktu pengambilan daftar pengantri. Kedua Pilih Provinsi, Kota / Kabupaten,
Dan Kantor Imigrasi. Setelah mengisi semua field diatas Tekan tombol Cari Data Pengantri.
Maka akan tampil halaman Berikut :

20
 Gambar X.III. Tabel daftar pengantri.

Halaman tersebut adalah tabel daftar pengantri, sesuai dengan data yang di masukan
kedalam form filter sebelumnya.

X. FITUR SIMPAN SEBAGAI PDF

Pada aplikasi backend Layanan Paspor Online, terdapat fitur untuk simpan sebagai pdf.
Fitur ini bertujuan untuk menyimpan data yang dibutuhkan kedalam format pdf, fitur ini
terdapat pada semua footer tabel yang tersedia pada aplikasi backend Layanan Paspor
Online.

Gambar X.I. Contoh Tabel.

Gambar X.II. Footer Tabel & Link Simpan Sebagai Pdf.

21
XI. KONFIRMASI KEDATANGAN / CHECKIN

Konfirmasi kedatangan dibutuhkan untuk keperluan data statistik, selain itu proses
checkin juga ditujukan untuk memeriksa permohonan yg di dapat dan di serahkan oleh ybs
kepada petugas kantor Imigrasi adalah sah dan bukan palsu. Untuk membuka halaman
check in, tekan tombol check in pada bilah navigasi.

Gambar IX.I. Menu Checkin Pada bilah navigasi.

Setelah menekan tombol Check In maka akan tampil halaman checkin, pada halaman ini
admin dapat mengisi field Kode booking, dengan kode booking yang didapatkan oleh ybs
yang selanjutnya dapat digunakan untuk konfirmasi bahwa ybs telah hadir ke kantor
Imigrasi.

Gambar IX.II. Halaman Checkin.

Setelah memasukan kode booking tekan tombol Check In, apabila kode booking tersebut
asli / valid. Maka akan tampil form tiket permohonan, yang memuat data lengkap
permohonan yang dimiliki oleh ybs. Pada form ini untuk menkonfirmasi bahwa ybs telah
hadir pada kantor Imigrasi, ada beberapa peraturan yang wajib diperhatikan oleh admin.
Pertama proses konfirmasi kedatangan / check in hanya dapat dilakukan apabila kantor
Imigrasi, tanggal, dan waktu ketika proses checkin dilaksanakan sama dengan kantor

22
Imigrasi, tanggal dan waktu yang tertera pada permohonan yg dimiliki ybs. Dalam hal ini
akun administrator yg digunakan untuk melakukan proses checkin juga berpengaruh.
Apabila seluruh hal tersebut sudah valid dan cocok, maka proses konfirmasi / Checkin dapat
dilaksanakan. Tekan tombol Checkin pada form tiket permohonan untuk menkofirmasi
bahwa ybs telah hadir ke kantor Imigrasi.

Gambar IX.III. Halaman Checkin, Form Tiket Permohonan.

Gambar IX.IV. Halaman Checkin, Form Tiket Permohonan.

Setelah form menekan tombol Checkin maka akan muncul popup konfirmasi, Tekan Yes
Untuk melanjutkan. Selanjutnya apabila proses konfirmasi kedatangan / Check In telah

23
 berhasil maka akan muncul popup notifikasi & Tombol Checkin Pada form Tiket
Permohonan akan berubah menjadi “Checked” yang artinya permohonan ybs telah
dikonfirmasi kehadiranya.

Gambar IX.V. Notifikasi Sukses.

XII. DATA STATISTIK

Rekapitulasi Data Antrian / Statistik, dapat diakses melalui menu statistic yang terdapat
pada Bilah navigasi. Klik Menu Statistik, selanjutnya akan muncul filter yang sama dengan
filter daftar pengantri.

Gambar XII.I. Menu Statistik pada bilah navigasi.

24
 Gambar XII.II. Filter Rekapitulasi Data Statistik.

Selanjutnya isi jangka waktu statistic yang dinginkan, pada pilihan jangka waktu rekapitulasi
terdapat pilihan, Hari ini, 1 Minggu Terakhir, 1 Bulan Terakhir, 1 Semester Terakhir, 1 Tahun
Terakhir, 1 Triwulan Terakhir. Selanjutnya, Terdapat field wilayah. Untuk pengisian field
wilayah dapat dilakukan sesuai dengan case / kasus dibawah :

 Rekapitulasi Skala Nasional, untuk merekap data seluruh kantor Imigrasi dalam skala
nasional kosongkan pilihan Provinsi, Kota / Kabupaten, Kantor Imigrasi.
 Rekapitulasi Skala Provinsi, untuk merekap data seluruh kantor Imigrasi dalam skala
provinsi pilih Provinsi yang diinginkan, dan kosongkan field pilihan kota / kabupaten,
kantor Imigrasi.
 Rekapitulasi Skala Kota, untuk merekap data seluruh kantor Imigrasi dalam skala kota
pilih Provinsi, Kota yang diinginkan, dan kosongkan field pilihan kantor Imigrasi.
 Rekapitulasi Skala Kantor Imigrasi, untuk merekap data kantor Imigrasi secara spesifik
isi semua field provinsi, kota / kabupaten, kantor imigrasi.
Setelah mengisi semua field yang diperlukan pada form filter rekapitulasi data, Tekan
tombol Simpan & Rekap data. Selanjutnya akan muncul halaman statistik yang berisikan
graphic perbandingan data keseluruhan (pendaftaran, pembatalan, kehadiran), data

25
pembuatan baru (pendaftaran, pembatalan, kehadiran), data penggantian paspor
(pendaftaran, pembatalan, kehadiran).

Gambar XII.III. Halaman Statistik (Graphik perbandingan) Sistem Antrian Online.

26
 LAMPIRAN
PRESENTASI DIREKTUR LALU LINTAS
KEIMIGRASIAN: SISTEM DAN
KEBIJAKAN PENDAFTARAN ANTRIAN
PASPOR ONLINE
SISTEM DAN KEBIJAKAN
PENDAFTARAN ANTRIAN PASPOR ONLINE

Direktur Lalu Lintas Keimigrasian

 LATAR BELAKANG

1. WAKTU TUNGGU ANTRIAN CUKUP LAMA

2. DUPLIKASI PENGANTRI YANG MENDAFTAR DI LEBIH DARI 1 (SATU) KANIM
3. TERINDIKASI ADANYA PENDAFTAR ONLINE FIKTIF
4. VALIDASI DAN VERIKASI KESISTEMAN BELUM OPTIMAL
5. MASIH TERDAPAT KANIM YANG MELAYANI PEMOHON DILUAR PENDAFTAR ONLINE
6. TERINDIKASI ADANYA OKNUM PETUGAS KANIM UNTUK MEMENUHI KUOTA ANTRIAN
IMPLIKASI
BERPOTENSI TIMBULNYA PERCALOAN ANTRIAN

KUOTA ANTRIAN DIPERJUALBELIKAN

MASYARAKAT KOMPLAIN TIDAK MENDAPATKAN ANTRIAN

MENJADI VIRAL DAN PERHATIAN DARI PRESIDEN

EVALUASI

PERLUNYA
APLIKASI BELUM OPTIMAL PEMBAHARUAN DAN
PENYEMPURNAAN
SOP BELUM DETIL SISTEM MANAJEMEN
& APLIKASI
PENDAFTARAN
FUNGSI PENGAWASAN BELUM EFEKTIF PASPOR ONLINE
TINDAK LANJUT

IDENTIFIKASI & PENGHAPUSAN DATA PENDAFTAR FIKTIF

PENYEMPURNAAN FITUR, BUSSINESS PROCESS DAN VERIFIKASI APLIKASI

PELAPORAN BARESKRIM

PENDAMPINGAN KANTOR STAF PRESIDEN (KSP)

KONSEP
ANALISIS
APLIKASI

SISTEM &
MANAJEMEN
PROSEDUR
PLATFORM APLIKASI ANTRIAN PASPOR ONLINE (LAMA)

APPLIKASI MOBILE APPLIKASI WEBSITE APPLIKASI WEBSITE

U N T U K M A S YA R A K A T U N T U K M A S YA R A K A T U N T U K A D M I N I S T R AT O R

Hanya tersedia untuk device android Dapat diakses melalui domain : Dapat diakses melalui domain :
Dapat di unduh melalui playstore https://antrian.Imigrasi.go.id/Layanan https://antrian.Imigrasi.go.id/Antrian
PLATFORM APLIKASI ANTRIAN PASPOR ONLINE (APAPO)

APPLIKASI MOBILE APPLIKASI WEBSITE APPLIKASI WEBSITE

U N T U K M A S YA R A K A T U N T U K M A S YA R A K A T U N T U K A D M I N I S T R AT O R

Tersedia Untuk device dengan sistem operasi Dapat diakses melalui domain : Dapat diakses melalui domain :
Android & Appstore https://antrian.Imigrasi.go.id/LayananBeta http://mobile.Imigrasi.go.id/LayananPaspor
Menggunakan Browser Dibawah ini
PLATFORM APLIKASI
• DITJENIM
• DIVIM (SEBELUMNYA TIDAK DIBERIKAN AKSES)
SUBJEK • KANIM

• DASHBOARD LEBIH INFORMATIF

• INPUT KUOTA OLEH DIVIM (SEBELUMNYA DILAKUKAN DITJENIM)
• CLEANSING (SEBELUMNYA TIDAK ADA)
FITUR • LAPORAN & STATISTIK (SEBELUMNYA HANYA BISA MELIHAT DAFTAR
PENGANTRI PADA HARI H SAJA)
• EMAIL
• NIK (SEBELUMNYA TIDAK MEMVERIFIKASI)
• ID DEVICE (SEBELUMNYA TIDAK ADA DAN MEMASTIKAN PEMOHON HANYA BISA
VERIFIKASI MEMILIKI 1 (SATU) USER DALAM 1 PONSEL)
 MEKANISME &PROSEDUR

KANIM Kanwil DITJENIM

1. PENYIAPAN 1. ANALISA PENERBITAN 1. PENETAPAN

SARANA & SDM PASPOR RUMUSAN KUOTA
2. PENGOPERASIAN 2. INPUT KUOTA IDEAL
APLIKASI 3. WASDAL 2. PENYEDIAAN USER
3. IDENTIFIKASI & 4. EVALUASI DAN LAPORAN 3. WAS DAN EVALUASI
VERIFIKASI
PENGANTRI
4. EVALUASI &
LAPORAN
PREVIEW JUKLAK DIRJENIM NO IMI-GR.01.01-3154
TANGGAL 24 AGUSTUS 2018

PERENCANAAN
PRA CHECK-IN
CHECK-IN
EVALUASI DAN PELAPORAN
PROSEDUR APAPO
SOP VERIFIKASI PENDAFTARAN
ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE

SOP PELAYANAN BAGI PEMOHON

PASPOR BERKEBUTUHAN KHUSUS
SOP VERIFIKASI ULANG TERHADAP PENDAFTAR
ANTRIAN PASPOR ONLINE YANG BERKASNYA
BELUM LENGKAP
 SOP VERIFIKASI PENDAFTARAN ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE
NOMOR : IMI-GR.01.01-3154 TANGGAL 24 AGUSTUS 2018
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI

PEMOHON CUSTOMER SERVICE

1. 2. 2a. 3a.

1. melakukan verifikasi bukti daftar online; 1. memberikan tanda checklist pada

1. Datang ke Kantor Imigrasi sesuai tempat permohonan;
2. melakukan pengecekan dan pencocokan Daftar Pengantri dan Pemohon menunggu di ruang tunggu
2. melakukan antri verifikasi berkas;
3. menyerahkan bukti daftar online* dan Fotokopi bukti daftar online dengan KTP/KK/Akta menyelesaikan tahapan pada
dokumen pribadi berupa KTP, KK, Akta Lahir dan data Kelahiran. Aplikasi Pendaftaran Antrian
dukung lainnya dalam lembar ukuran a4. Paspor Online (APAPO) bila data
lengkap dan sesuai;
2. memberikan nomor antrian;
3. Mengarahkan pemohon paspor
ke ruang tunggu/booth layanan.
3b. PEMOHON

Menolak pemohon paspor yang:

2b. a. tidak tercantum dalam Daftar Pengantri yang telah dicetak
sebelumnya dari APAPO;
b. terdapat ketidaksesuaian antara data yang terdapat pada tanda
bukti daftar online dengan KTP/bukti dokumen lainnya;
c. pemohon paspor tidak dapat menunjukkan bukti telah
mengajukan pendaftaran melalui APAPO; * Dalam hal pemohon yang dikecualikan diatur dalam
d. Memberikan catatan khusus pada bukti daftar online pemohon SOP Permohonan Paspor Bagi Pemohon Yang
Pemohon meninggalkan kantor imigrasi yang berkasnya belum lengkap.** Berkebutuhan Khusus
** Pemohon dapat kembali paling lama 5 (lima) hari
tanpa harus daftar ulang di APAPO
 SOP VERIFIKASI ULANG TERHADAP PENDAFTAR ANTRIAN PASPOR SECARA ONLINE YANG BERKASNYA BELUM LENGKAP
NOMOR : IMI-GR.01.01-3153 TANGGAL 24 AGUSTUS 2018
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
PETUGAS INFORMASI
4a.

CUSTOMER SERVICE KABID/KASI/KASUBSI setuju

1. memberikan nomor antrian;
2. 3. 2. mengarahkan pemohon paspor ke
ruang tunggu.
PEMOHON
1.

1. Datang ke Kantor Imigrasi sesuai tempat permohonan;
2. Membawa dan menyerahkan bukti daftar online yang
telah diberikan catatan khusus oleh petugas;
3. Membawa dan menunjukkan kelengkapan berkas
(Fotokopi dokumen pribadi berupa KTP, KK, Akta Lahir
dan data dukung lainnya dalam lembar ukuran a4);
4. melakukan antri verifikasi berkas.
1. melakukan verifikasi ulang terhadap bukti
daftar online yang telah diberikan catatan
khusus oleh petugas;
2. melakukan pemeriksaan kelengkapan
berkas;
3. Melakukan pencatatan pada buku catatan
khusus dan melaporkan kepada kepada
Kepala Bidang Lalintuskim/Kasi
Lantaskim/Kasubsi Lalintuskim.
PETUGAS INFORMASI
1. Melakukan identifikasi dan memberikan 4b.
persetujuan;
2. Menginput data pemohon ke APAPO.
Menolak pemohon paspor yang:
1. datang lebih dari 5 hari jadwal
kedatangan sebelumnya sesuai daftar
antrian online;
tidak setuju
2. tidak membawa bukti daftar online
yang telah diberikan catatan khusus
oleh petugas;
3. masih terdapat kekurangan berkas.
 SOP PELAYANAN BAGI PEMOHON PASPOR BERKEBUTUHAN KHUSUS
NOMOR : NOMOR : IMI-GR.01.01-3152 TANGGAL 24 AGUSTUS 2018
DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI
PETUGAS INFORMASI
4a.

PEMOHON YANG BERKEBUTUHAN KHUSUS PETUGAS INFORMASI KABID/KASI/KASUBSI setuju

1. 2. 1. memberikan nomor antrian;
3.
2. mengarahkan pemohon ke booth
pelayanan khusus disabel/kelompok
rentan.

PETUGAS INFORMASI
1. Kriteria pemohon yang berkebutuhan khusus 1. melakukan verifikasi berkas*; dan 1. Melakukan identifikasi dan memberikan 4b.
dengan izin dari Pejabat Imigrasi terhadap: 2. Melakukan pencatatan pada buku persetujuan pemohon berkebutuhan
a. Pemohon paspor yang dalam keadaan catatan khusus dan melaporkan khusus; dan
sakit; dan kepada kepada Kepala Bidang 2. Menginput data pemohon
b. pemohon paspor berkebutuhan Lalintuskim/Kasi Lantaskim/Kasubsi berkebutuhan khusus ke APAPO.
khusus/penyandang disabilitas. Lalintuskim.
2. Pemohon Datang ke Kantor Imigrasi;
3. melakukan antri verifikasi berkas;
4. menyerahkan Fotokopi dokumen pribadi
berupa KTP, KK, Akta Lahir dan data dukung 1. Menolak pemohon yang dianggap
lainnya dalam lembar ukuran a4. tidak memenuhi kriteria
berkebutuhan khusus setelah
dilakukan identifikasi oleh
tidak setuju
KABID/KASI/KASUBSI.

* Pemohon berkebutuhan khusus dapat langsung dilayani

(walk-in) tanpa harus mendaftar di aplikasi antrian online
KOMITMEN & BUDAYA KERJA
Terima Kasih