STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017

FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017

Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

1. LATAR BELAKANG
1.1 PT. Kurnia Junjung Perkasa berkomitmen untuk terus berusaha menjadi Perusahaan yang menjalankan bisnisnya
dengan berdasarkan proses, sehingga perlunya Standar Operasional Prosedur untuk menjalankannya.

1.2 Untuk mendukung hal tersebut diatas maka PT. Kurnia Junjung Perkasa membuat dan menerapkan prosedur
Format SOP agar memenuhi syarat Permenaker tahun 1996 yang mengharuskan sebuah Perusahaan memiliki
system dokumentasi yang baku dan terkendali pada tahap pembuatan dan penggunaanya.

1.3 Karena banyaknya bentuk dokumentasi yang berbeda maka PT. Kurnia Junjung Perkasa merasa perlu untuk
mengatur keseragaman format, penomoran serta pengesahannya agar dokumen yang beredar benar- benar yang
relevan dan dapat diyakini keabsahannya.

2. TUJUAN
SOP ini dibuat untuk memberikan pengaturan mengenai tata cara / format pembuatan dokumen SOP internal
dengan format standar, termasuk penomoran, pengesahan, distribusi, penyimpanan dan pemusnahan.

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku diseluruh lokasi kerja PT. Kurnia Junjung Perkasa.

4. DEFINISI
4.1 Pemilik Proses adalah fungsi / bagian yang memiliki tanggung jawab memelihara, merubah, mengembangkan
dan mensosialisasikan isi SOP serta memastikan proses yang diatur dengan SOP tetap dilaksanakan secara
konsisten.

4.2 Pengendali Dokumen adalah personil internal Perusahaanyang diberi tugas untuk mengendalikan dokumen.

4.3 Dokumen adalah informasi baik dalam media cetak maupun elektronik yang berguna sebagai acuan dalam
melakukan suatu pekerjaan.

4.4 Dokumen Internal adalah dokumen yang dibuat oleh pihak PT. Kurnia Junjung Perkasa berhubungan dengan
kegiatan perusahaan seperti; SOP, Job Safety Analysis, Formulir dan lain sebagainya.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

4.5 Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dibuat oleh pihak luar PT. Kurnia Junjung Perkasa seperti UU,
Keppres, Kepmen, Perda, Industrial Code, SNI, Persyaratan Pelanggan dan lain sebagainya.

4.6 SOP adalah dokumen yang berisi tata cara dan peraturan terkait dengan melaksanakan suatu aktivitas yang
melibatkan satu atau berbagai Departemen.

4.7 Job Safety Analysis adalah dokumen yang berisi tahapan (langkah per langkah), Resiko yang terkandung dan
Pengendalian Bahaya.

4.8 Dokumen Master adalah dokumen asli hard copy yang telah disahkan dan disetujui oleh pihak yang berwenang
dan penyimpanan dokumen telah dilakukan oleh Pengendali Dokumen sesuai ketetapan.

4.9 Dokumen Terkendali adalah dokumen yang telah dimasukan dalam file cetak dan elektronik dan hanya dapat
dibaca (tidak dapat diubah) oleh semua karyawan. Penyimpanan dokumen dilakukan oleh Pengendali Dokumen.

4.10 Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang tidak terdapat di dalam file penyimpanan. Dokumen ini bisa
saja mencakup hard copy maupun soft copy.

4.11 Formulir adalah dokumen tambahan ke SOP, yang digunakan sehari-hari untuk diisi sebagai catatan agar
tepat dibuktikan bahwa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan sesuai SOP. Formulir yang telah digunakan
disebut “rekaman”.

4.12 Pembuat adalah orang yang membuat dokumen.

4.13 Pemeriksa adalah seorang yang berwenang dan yang ditunjuk.

4.14 Penyetuju adalah seorang yang berwenang dan yang ditunjuk.

5. KEBIJAKAN
5.1 Dengan terbitnya SOP ini maka apabila ada pembuatan dokumen SOP yang baru harus memenuhi ketentuan
SOP ini.

5.2 Bagi dokumen lama yang terbit sebelum SOP ini dibuat, diharuskan melakukan perubahan format

2
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

(revisi) sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam SOP ini.

6. TANGGUNG JAWAB & PENEGAKAN

6.1 PJO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP ini diterapkan manajemen dan karyawan.

6.2 Standar format dokumen yang telah ditentukan dalam SOP ini harus diterapkan untuk semua dokumen
SOP yang dibuat dan digunakan, dan di masing-masing Departemen telah ada system pengendalian dokumen
agar semua dokumen yang telah dibuat tetap terkendali.

6.3 Semua Pemilik Proses bertanggung jawab untuk melaksanakan penilaian tingkat pelaksanaan dan pemenuhan
terhadap persyaratan SOP yang berada dalam tanggung jawabnya.
7. PROSEDUR
7.1 Agar dokumen terstandar, semua dokumen internal yang digunakan dalam lingkup PT. Kurnia Junjung Perkasa
harus memenuhi hierarki dokumen sebagai tercatat di 7.2 dibawah ini.

7.2 Semua dokumen internal harus diklasifikasikan ke dalam salah satu dari tujuh tingkat Hierarki sebagai berikut:
7.2.1 Visi
7.2.2 Misi
7.2.3 Kebijakan
7.2.4 Manual
7.2.5 SOP (Standard Operating Procedure)
7.2.6 IN (Instruksi Kerja)
7.2.7 Formulir

7.3 Sistem Penomoran Dokumen Internal akan terdiri dari suatu kode dengan lima bagian sebagai tercatat berikut:
AAAA.BBB.001.R02
Yang artinya adalah:
7.3.1 Bagian pertama: AAAA
7.3.1.1 Terdiri dari huruf alfabet yang mengidentifikasikan initial Dpartemen yang menjadi sumber dokumen.
(minimum 2 huruf dan maksimum 4 huruf)
7.3.2 Bagian ke-dua : BBB
7.3.2.1 Terdiri dari 3 (tiga) huruf alfabet yang mengidentifikasikan jenis dokumen yang dibuat;
Manual kode : MAN

3
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

SOP kode : SOP

Job Safety Analysis kode : JSA
Formulir kode : FRM
7.3.3 Bagian ke-tiga: 001
7.3.3.1 . Terdiri dari 3 (tiga) angka arab yang mengidentifikasikan nomor urut dokumen yang dibuat dan harus
dikendalikan secara berurutan & jelas.
7.3.3.2 Dimulai dari angka 001 sampai 999.
7.3.4 Bagian ke-empat: R00
7.3.4.1 Terdiri dari gabungan huruf alfabet & angka arab yang mengidentifikasikan nomor urut revisi dokumen yang
dibuat dan harus dikendalikan secara berurutan & jelas.
7.3.4.2 Terdiri dari 3 huruf; mulai dengan huruf R; diikuti dengan angka 00/01/ dan seterusnya, contoh R01 sampai
R99
7.3.5 Contohnya: HR.FRM.001.R00
7.3.6 Penyusunan, Peninjauan, Pengesahan dan Penerbitan Dokumen.
7.3.7 Mengidentifikasi kebutuhan dokumen dengan mengkomunikasikan secara aktif kepada PJO. kemudian
membentuk tim penyusun dokumen.
7.3.8 Dokumen yang telah disusun kemudian diverifikasi sebelum disetuju.

7.4 Dokumen yang telah disetujui harus di masukan ke file Hard dan Soft Copy dan semua pihak terkait harus
diberitahukan. Penyusunan, Peninjauan, Pengesahan dan Penerbitan Dokumen
7.4.1 Semua dokumen harus memenuhi ketentuan format dibawah ini:
7.4.2 Huruf yang digunakan adalah “Times New Roman” dengan ukuran 11 (sebelas).
7.4.3 Ukuran kertas standar adalah „A4‟ dengan posisi portrait.
7.4.3.1 Bagian Atas pada halaman pertama harus terdiri dari: Logo Perusahaan, Jenis Dokumen, Topik Dokumen,
Nomor Dokumen dan Tanggal Terbit.
7.4.4 Jika terdapat kata yang berbahasa inggris dan Bahasa Indonesia dalam satu kalimat / kotak teks, maka format
teks untuk kata berbahasa Inggris harus dirubah ke “italic”.
7.4.5 Dalam tabel / kotak teks, spasi baris yang digunakan dalam paragraf adalah 1 (satu) spasi dan sedangkan
spasi antar paragraf harus menggunakan 1.5 (satu koma lima).
7.4.6 Format penomoran paragraf dan sub-paragraf harus selalu dalam bentuk “rata batas kiri”, bukan berjenjang.
Penomoran sub-paragraf harus dibatasi paling banyak empat (4) tingkat (contoh: 1.2.3.4.)
7.4.7 Bentuk tampilan secara keseluruhan mengacu pada format SOP ini.
7.4.8 Untuk Dokumen Master Penanda-tanganan harus menggunakan tinta berwarna hitam.

4
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

7.4.9 Personel yang berwewenang membuat, memeriksa dan menyetujui dokumen.

7.5 Aturan Umum-Isi Dokumen

7.5.1 Dokumen Berbahasa Indonesia yang singkat dan jelas.

7.6 Penjelasan Isi SOP

7.6.1 Latar Belakang: berisi sebab musabab atau ketentuan yang mewajibkan SOP dibuat termasuk ketentuan
eksternal.
7.6.2 Tujuan: berisi informasi dan hal-hal yang diharapkan dengan diterbitkannya SOP.
7.6.3 Ruang Lingkup: terdiri dari informasi mengenai area atau batasan-batasan penggunaan dokumen.
7.6.4 Definisi: terdiri dari penjelasan istilah-istilah kata, singkatan-singakatan atau frase yang terdapat dalam
dokumen yang mungkin tidak dimengerti oleh si pengguna dokumen.
7.6.5 Kebijakan: terdiri dari aturan yang mengarahkan penerapan dokumen yang sedang dibuat.
7.6.6 Tanggung Jawab & Penegakan: mencakup informasi mengenai orang yang bertanggung jawab untuk
mengelola & mengendalikan dokumen ini serta orang yang harus melaksanakan persyaratan SOP.
7.6.7 Prosedur: berisi informasi yang mencakup tahapan proses yang dipersyaratkan untuk melaksanakan isi dari
SOP.
7.6.8 Flow Proses: mencakup diagram alur proses fungsional yang menunjukan tahapan yang harus diikuti pada
saat pelaksanaan prosedur.
7.6.9 Referensi: terdiri dari daftar rujukan yang digunakan pada saat pembuatan SOP dan formulir-formulir yang
digunakan dalam penggunaan SOP.
7.6.10 Riwayat Perubahan: terdiri dari catatan perubahan terdahulu yang mencakup; tanggal perubahan, nomor
revisi dan hal-hal penting yang lain mengenai perubahan.
7.6.11 Lampiran:- mencakup daftar semua lampiran ke dokumen.

7.7 Standar Format Untuk Formulir

7.7.1 Formulir dibuat bersamaan dengan pembuatan SOP.
7.7.2 Formulir terdiri dari logo perusahaan, nama & nomor formulir, tanggal terbit dan status formulir.

7.8 Standar Format Untuk Lampiran

7.8.1 Lampiran dibuat bersamaan dengan pembuatan SOP.
7.8.2 Lampiran terdiri dari logo perusahaan, nama & nomor formulir, tanggal terbit, status formulir & kotak
persetujuan di bagian bahwa.

5
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

7.9 Penyimpanan dan Sosialisasi Dokumen

7.9.1 Dokumen yang telah disahkan harus dicatat dalam daftar dokumen dan kemudian di buat dalam bentuk PDF
untuk dimasukan ke dalam File Server.
7.9.2 Dokumen asli disimpan pada filling dokumen sehingga mudah dicari, aman serta terlindungi dari kerusakan.
7.9.3 Semua formulir yang dimasukkan dalam File Server harus menggunakan format aslinya (bukan PDF) agar
memudahkan penggunaannya.
7.9.4 Semua karyawan yang dapat mengakses portal harus mensosialisasikan isi dokumen kepada bawahan secara
resmi yang mencakup proses tanda terima.

7.10 Perubahan dan Revisi Dokumen

7.10.1 Setiap karyawan dapat mengajukan usulan perubahan / revisi dokumen dengan melakukan pemberitahuan
kepada PJO / Safety melalui Pengendali Dokumen terkait.
7.10.2 Apabila usulan perubahan dokumen disetujui oleh orang yang berwewenang, maka dilakukan revisi dokumen
dan setelah direvisi harus melakukan proses verifikasi serta pengesahan ulang sesuai prosedur tertentu.
7.10.3 Semua kata, kalimat atau paragraf yang diubah harus ditandai sebagai teks baru dengan merubah huruf ke
warna merah.
7.10.4 Hasil revisi dokumen harus dicantumkan dalam kolom “riwayat perubahan” dokumen dan tanggal dokumen
serta nomor revisi yang baru harus disesuaikan dengan tanggal sejak disahkan kembali.
7.10.5 Penomoran revisi dimulai dari R00 sampai dengan R99 dan pada saat telah mencapai angka R99 maka revisi
berikutnya akan kembali pada nomor revisi R00.
7.10.6 Dokumen harus dirubah jika terjadi perubahan proses, aktivitas atau sistem. Dokumen tidak perlu dirubah
jika terjadi kesalahan pengetikan, ejaan dan tata bahasa kecil saja, tetapi kesalahan ini tetap dicatat dan
dimasukan pada saat terjadi revisi dokumen.
7.10.7 Sesuai ketentuan, revisi dokumen terbaru harus dimasukkan ke dalam file server. Revisi yang lama (revisi
sebelumnya) harus dihapus dari file server.
7.10.8 Dokumen kadaluarsa harus disimpan sebagai Arsip Lama sampai revisi dokumen telah 3 kali dilakukan.
7.10.9 Pengendali Dokumen bertanggung jawab memberikan informasi pada pihak terkait mengenai dokumen baru
yang telah dimasukan ke file server.
7.10.10 Dokumen yang telah dipindahkan dari file server maka diidentifikasikan sebagai dokumen yang „tidak
terkendali‟.
7.10.11 Jika terjadi perubahan lampiran, maka ini tidak mempengarui status revisi dokumen utama, hanya formulir
akan dirubah dan semua pihak terkait akan diberitahu perihal perubahan formulir.

6
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No Dokumen : 48/SOP/KJP/VII/2017
FORMAT SOP Tanggal : 05 Juli 2017
Revisi : 00
Disusun Disetujui Distribusi

KJP
PT. Kurnia Junjung Perkasa

(Noor Hafijah) (Umar Sadik)

Safety Officer PJO Hal aman : 1/6

7.11 Peninjauan Ulang Dokumen

7.11.1 Peninjauan ulang dokumen di perusahaan merupakan tanggung jawab dari semua Departemen yang ditunjuk
dalam pembuatan dokumen.
7.11.2 Untuk memastikan validitas semua dokumen di perusahaan, maka setiap tahun akan dilakukan audit internal
sesuai ketentuan SOP „Audit Internal‟.

7.12 Pemusnahan Dokumen Kadaluarsa

7.12.1 Pengendali Dokumen akan memusnahkan dokumen kadaluarsa, maka melailui permintaan pemusnahan
dokumen & rekaman ditujuan ke PJO / Safety.
7.12.2 Semua dokumen tersebut harus dimusnahkan sesuai ketentuan dalam SOP „Pemusnahan Dokumen &
Rekaman‟.

8. REFRENSI
Permenaker 05/1996 Elemen 2 & 4 Persyaratan Dokumentasi