PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. Pengertian dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang pertama – tama
yang harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan SDM adalah langkah – langkah
tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia
tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan
yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan
berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Werther dan Davis membuat batasan perencanaan sumber daya manusia yakni:
systematically forcast an organization’s future demand for, and supplay of, employess.
Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu perencanaan yang sistematik tentang
perkiraan kebutuhan dan pengadaan atau pasokan tentang pekerja (karyawan). Dengan
perkiraan jumlah dan tipe kebutuhan tenaga manusia, bagian kepegawaian atau manajer
sumber daya manusia akan mempunyai perencanaan yang baik dalam rekruitmen, seleksi,
pengembangan tenaga, dan kegiatan-kegiatan lain.
Perencanaan sumber daya manusia didesain atau untuk memastikan bahwa personel
yang diperlukan akan selalu terpenuhi secara memadai. Artinya bahwa dengan
perencanaan yang telah matang, dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang
ada dalam suatu organisasi.
Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu,
organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan
SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk
menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Secara umum tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah untuk
mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia dan
mengembangkan program-program kepegawaian dalam rangka mengeliminir
penyimpangan-penyimpangan, atas dasar kepentingan individu dan organisasi.
Adapun secara khusus tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
 1) Mengurangi beban biaya dalam bidang ketenagaan dengan cara mengantisipasi
kekurangan maupun kelebihan jumlah tenaga yang diperlukan,
2) Menjadi dasar yang baik untuk merencanakan pengembangan staf dalam rangka
mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya manusia.
3) Meningkatkan proses perencanaan organisasi secara menyeluruh.
4) Memberikan kesempatan anggota organisasi untuk meningkatkan karier, dan
mengidentifikasi keahlian-keahlian khusus yang tersedia.
5) Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen sumber daya manusia yang
baik.
6) Menyediakan alat untuk menilai pengaruh segenap alternatif tindakan dan
kebijakan personalia.
Tampak bahwa kata tepat merupakan kata kunci dalam berbagai kontekstual yang
mencakup :
1) Penuaian kewajiban sosial organisasi,
2) Pencapaian tujuan organisasi, dan
3) Pencapaian tujuan – tujuan pribadi dari pada anggota organisasi tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia sebenarnya berkaitan dengan pengidentivikasi
persoalan – persoalan (problem), ancaman – ancaman (threats), dan peluang – peluang
(opportunities) atau PTOs, dalam organisasi dan lingkungan organisasi

B. Faktor – faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik
yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari
lingkungan organisasi (eksternal).
I. Faktor – faktor Eksternal
Yang dimaksud dengan faktor – faktor eksternal adalah berbagai hal yang
pertumbuhan dan perkembangannya berada di luar kemampuan organisasi untuk
mengendalikannya.
Menurut Kiggundu, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan faktor –
faktor eksternal adalah :
a) Teknologi,
 Perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal
tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan
contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak
sumber daya manusia.
b) Sosial budaya,
Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan
sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia,
perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c) Politik, dan
d) Ekonomi.
Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit
diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga
sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

Sedangkan menurut S.P. Siagian memperluasnya menjadi enam faktor, meliputi:

a) Situasi ekonomi,
b) Sosial budaya,
c) Politik,
d) Peraturan perundang – undangan,
e) Teknologi, dan
f) Pesaing
Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai
contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu
menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber
daya manusia.

Sebenarnya dalam keempat faktor yang diungkap Kiggundu juga sudah termasuk faktor
administrasi dan hukum tersebut yang dikemukakan oleh S.P. Siagian tersebut.

II. Faktor – faktor Internal

Yang dimaksud faktor – faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat di
dalam organisasi itu sendiri.
 Menurut S.P. Siagian faktor – faktor internal adalah:
a) Rencana strategik,
b) Anggaran,
c) Estimasi produksi dan penjualan,
d) Usaha atau kegiatan baru dan
e) Rancangan organisasi dan tugas pekerjaan.

Sedangkan menurut Kiggundu mengemukakan bahwa faktor – faktor

internalnya meliputi :
a) Sistem informasi manajemen dan organisasi,
b) Sistem manajemen keuangan,
c) Sistem marketing dan pasar dan
d) Sistem manajemen pelaksanaan.

Antara faktor – faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi
dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik-tolak dari
pengkajian terhadap faktor – faktor tersebut.

C. Hubungan antara Perencanaan SDM dengan Anggaran

Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan. Agar tujuan
tersebut dapat tercapai diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang baik
melalui anggaran.
Pengertian Anggaran:

 Pengertian anggaran menurut M. Munandar dalam bukunya “Budgeting, Perencanaan

Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja”, yaitu :“Anggaran adalah suatu
rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi segala kegiatan, yang
dinyatakan dalan unit (kesatuan) moneter dan berlangsung untuk jangka waktu
(periode) tertentu yang akan datang”.
 Pengertian anggaran menurut Mulyadi dalam bukunya “Akuntansi Manajemen”,
sebagai berikut : “Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara
 kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain,
yang mencakup jangka waktu satu tahun”.
 Sedangkan pengertian anggaran menurut Narumondang Bulan Siregar dalam bukunya
“Penyusunan Anggaran Perusahaan Sebagai Alat Manajemen Dalam Pencapaian
Tujuan”, menyatakan bahwa : “Anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan
sistematis dari pelaksanaan tanggung jawab manajemen didalam perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan”.

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa anggaran merupakan suatu rencana
yang disusun secara sistematik yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang
dinyatakan dalam kesatuan moneter, berlaku untuk jangka waktu tertentu yang akan
datang dan merupakan tanggungjawab pelaksanaan fungsi manajer dari segi
perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang
sangat erat. Pengaruh nilai terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada
hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut :
a) Anggaran merupakan pusat pertemuan antara polotik dengan administrasi publik, dan
merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke dalam
program-program kongret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke
tujuan-tujuan program.
b) Karena gaji dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi
pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan
eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk
gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk
mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran
atas sejumlah kedudukan dan dialokasiakan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan
tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena
itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan saran melalui mana
lingkup dari pada administrasi publik perhubungan dengan konteks politik lebih luas.
c) Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian
pemerintah yang menjabati antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti
 seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan
imbalan/kompensasi.

Dari semuanya, Klinger & Nalbandian mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya
manusia yang diusulkan oleh para manajer instansi dipengaruhi oleh realitas politik pada
prioritas – prioritas yang ditetapkan oleh lembaga legislatif dan perkiraan –
perkiraan sumber pendapatan. Perencanaan sumber daya manusia dimulai dari
permintaan kepada para manajer dari supervisor – supervisor tingkat eksekutif, yang
menyangkut informasi mengenai: “Berapa banyak kedudukan dan jenis kedudukan apa,
yang Anda butuhkan untuk mewujudkan tujuan programnya?”. Perencanaan sumber
daya manusia itu berakhir dengan persetujuan lembaga legislatif atas program –
program tersebut dan pencariran dana untuk memenuhi kedudukan yang baru (atau yang
ada).

Hubungan yang menonjol antara perencanaan sumber daya manusia dengan daya
tanggap politik dapat ditunjukkan juga melalui cara di mana pemotongan anggaran
mempengaruhi instansi – instansi pemerintah. Selama krisis cutback
management, langkah pertama dari manajemen biasanya berupa pemberhentian atau
pembatasan penerimaan pegawai baru. Dengan cara demikian, ini berarti mengisi
kedudukan – kedudukan yang ada dan karenanya kedudukan – kedudukan itu menjadi
kosong. Jika situasinya menjadi sangat serius, kedudukan – kedudukan yang kurang
penting dihapuskan, maka kedudukan – kedudukan tersebut dihapus selamanya dari
instansi dan gaji dan tunjangan yang dialokasikan untuk kedudukan – kedudukan tersebut
dikembalikan kepada lembaga legislatif. Atau, kalau situasi yang sangat buruk (cutback
situation) dapat juga menyebabkan pengurangan atas gaji dari para pegawai, apakah
melalui tindakan badan legislatif langsung ataukah melalui perundingan dan ratiffikasi
persetujuan – persetujuan hasil tawar-menawar bersama.

Oleh karena itu nilai dominan yang mempengaruhi keterkaitan antara perncanaan SDM
dengan lingkungan luar dan aktivitas – aktivitas pengalokasian utama adalah daya tanggap
politik. Nilai ini mengisyaratkan bahwa sejumlah kududukan yang ditetapkan dan tingkat
 gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap kedudukan, ditentukan secara politik
ketimbang administratif.

Jadi isu – isu seperti uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan penggajian melibatkan nilai
– nilai lain di samping daya tanggap politik. Misalnya, keadilan sosial mengharuskan
bahwa laki – laki dan wanita harus dibayar secara sama jika mereka melaksanakan tugas
– tugas yang secara substansial sama. Keduanya, gaji dan tunjangan – tunjangan
ditentukan tidak hanya oleh lembaga legislatif, tetapi juga sering melalui proses tawar-
menawar bersama yang mencerminkan pentingnya nilai hak – hak perseorangan.

Pada dasarnya, bagaimanapun juga, daya tanggap politik merupakan nilai dominan.
Pengadilan bisa menuntut gaji yang sama atau suatu paket kompensasi / imbalan dapat
dirundingkan melalui tawar-menawar bersama. Tetapi tidak satupun dari keputusan –
keputusan itu dapat dilaksanakan sebelum badan legislatif, melalui persiapan anggaran
dan proses persetujuan, mencairkan dana – dana tersebut untuk mengefektivkan
keputusan – keputusan tersebut.

D. Anggaran dan Manajemen Keuangan

Anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas – prioritas
program dengan sumber – sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran
menggabungkan pengumuman dari aktivitas – aktivitas organisasi atau tujuan – tujuan
untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang
dibutuhkan untuk aktivitas – aktivitas itu atau untuk mencapai tujuan – tujuan itu. Suatu
anggaran mempunyai banyak tujuan: informasi, pengawasan, perencanaan atau evaluasi.
Dalam sejarah, tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar,
yaitu untuk membatasi sumber – sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu
instansi dan untuk mencegah pengeluaran – pengeluaran bagi hal – hal atau aktivitas –
aktivitas yang tidak dibenarkan oleh undang – undang. Pengawasan ini diterapkan terhadap
keuangan dan pekerjaan.
Terdapat beberapa tipe anggaran, yakni :
1. Ceiling Budget
 Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan – tujuan pegawasan. Anggaran jenis ini
mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara menentukan batas – batas
pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung
dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah
yang terbatas;
2. A Line-Item Budget
Tipe anggaran yang lain telah dikembangkan untuk bermacam – macam tujuan.
Anggaran jenis ini menggolongkan pengeluaran – pengeluaran berdasarkan jenis,
digunakan untuk mengawasi jenis – jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya;
3. Performance and Program Budgets
Tipe anggaran ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas – aktivitas atau program –
program berdasarkan mana dana digunakan dan dengan cara demikian membantu
dalam evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran – pengeluaran berdasarkan
fungsi (seperti kesehatan atau keamanan publik) atau berdasarkan jenis pengeluaran
(seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak
kekayaan atau biaya – biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota
legislatif bisa mendapatkan laporan – laporan yang tepat mengenai transaksi – transaksi
keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan dari
luar.
Tindakan lembaga legislatif atas permohonan – permohonan pengalokasian dan
berbeda, tergantung pada lembaga legislatif dan kemampuan dari staff.

E. Forecasting Sumber Daya Manusia

Ada beberapa metode forcasting sumber daya manusia yang disajikan di sini, yakni:
1) Inkrementalisme
Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang
memproyeksikan perubahan – perubahan garis lurus dalam kebutuhan – kebutuhan
pegawai berdasarkan fluktuasi – fluktuasi anggaran.

2) Collective Opinion
Teknik forkast yang secara luas dipakai adalah collective opinion. Teknik ini pertama
– tama meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber di dalam dan di luar
instansi dan kemudian mencapai kesepakan kelompok mengenai penafsiran data
tersebut. Informasi ini dikaitkan dengan faktor – faktor luar seperti peraturan
 perundangan yang mendukung, batas maksimum pegawa dan anggaran, perubahan –
perubahan dalam struktur instansi atau tujuan – tujuan, tujuan – tujuan affirmative
action, tawar-menawar bersama atau tekanan – tekanan untuk daya tanggap politik.
Faktor – faktor internal tentu mencakup pemakaian sumber daya manusia yang ada,
kebutuhan – kebutuhan staffing yang diproyeksikan atau perubahan dalam prioritas –
prioritas program.
Biasanya proses perencanaan SDM ini tidak reaksional. Itu artinya, bahwa kedudukan
– kedudukan baru diciptakan atau dihapus sebagai reaksi atas prioritas anggaran
lembaga legislatif ketimbang sebagai reaksi atas efisiensi atau hak – hak para pegawai,

Dan terdapat dua pendekatan rasional dari perencanaan SDM, yakni :

1) Categorial and cluster forecasting
Metode ini biasanya dipakai untuk tingkat makro. Teknik ini memperkirakan
kebutuhan – kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kedudukan, seperti dokter, hukum
atau manajer. Teknik cluster memperkirakan kelompok – kelompok bersama
kedudukan – kedudukan tersebut dengan syarat – syarat keterampilan umum dan
mereka yang dituntut untuk kedudukan – kedudukan lain untuk berfungsi. Ini sangat
sering dipakai dalam organisasi – organisasi besar.

2) Modeling
Sebagian metode ini menggunakan metode matematis dan computer dan sebagian
tidak.
Para manajer harus menggunakan teknik – teknik tersebut untuk memperkirakan
permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Dalam hal ini dipengaruhi oleh sejumlah
faktor di dalam dan di luar instansi, di antaranya adalah keadaan ekonomi, tingkat
teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan , sifat dasar dari pasar tenaga kerja,
sistem kompensasi dari instansi, jumlah lowongan dan praktek – praktek rekrutmen dari
instansi.
Dengan mengurangi jumlah suplai sumber daya manusia dari jumlah permintaan untuk
sumber – sumber tersebut dalam organisasi, para perencana sumber daya manusia
menghitung kebutuhan (the need). Angka tersebut kemudian digunakan untuk
mengembangkan program untuk mendapatkan, mengembangkan dan memakai sumber
daya manusia.