Menurut Sofjan Assauri (2004: 171) yakni : ”persediaan bahan baku merupakan persediaan dari barang – barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, dapat diperoleh dari sumber–sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau dari perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya”. Pengertian persediaan bahan baku menurut Handoko (2000:234), merupakan sumber daya organisasi yang disimpan yang berupa bahan mentah dan berwujud seperti baja, kayu dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
5.2 Metode Pengendalian Persediaan
Biaya-biaya persediaan yang dikeluarkan sehubungan dengan pengadaan persediaan untuk memenuhi permintaan konsumen sesuai dengan pesanan menurut Chase Aquilano dalam bukunya Management Production, (2000: 314) membagi dalam beberapa bagian, yaitu : 1. Holding costs (carrying costs) atau biaya penyimpanan yaitu biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya penyimpanan persediaan. Besarnya biaya ini berubah-ubah adakalanya berubah-ubah disebabkan kegiatan pada perusahaan yang dapat disesuaikan dengan besar kecilnya persediaan yang disimpan. Penentuan besarnya biaya ini didasarkan kepada presentase nilai rupiah dari persediaan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya perdagangan (biaya sewa gudang atau biaya penyimpanan), biaya fasilitas pergudangan, biaya pemeliharaan (manitenance), biaya asuransi kerugian atas pencurian, biaya pemeliharaan, biaya asuransi, biaya penyusutan serta biaya pajak yang dianggap pengeluaran. 2. Production changer cost (setup costs) yaitu biaya-biaya yang timbul karena terjadinya penambahan, pengurangan fasilitas produksi sebagai akibat persediaan yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan produksi dan penjualan pada suatu saat yang termasuk dalam production change costs seperti biaya lembur, biaya pemberhentian, biaya pelatihan/training serta biaya pengangguran. Umumnya biaya-biaya pengadaan persediaan ini sulit ditentukan jumlahnya untuk satu periode produksi sehingga dimasukkan ke dalam setup costs. 3. Ordering costs Yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan adanya pemesanan bahan baku hingga sampai ke dalam gudang perusahaan. Biaya ini besarnya tergantung pada frekuensi pemesanan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya administrasi, biaya pembelian dan pemesanan biaya pengangkutan dan bongkar muat biaya penerimaan serta biaya pemeriksaan. 4. Shortage costs Yaitu biaya yang dikeluarkan sebagai akibat dari jumlah persediaan yang lebih kecil dibandingkan dengan jumlah kebutuhan untuk proses produksi sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Dalam keadaan demikian akan melakukan pemesanan mendadak yang mengandung banyak resiko seperti kerusakan bahan sehingga harus dikirim kembali enggan mengeluarkan biaya tambahan. Kebijaksanaan permintaan pengadaan bahan baku material merupakan bagian dari kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Manajemen investasi atau persediaan tidak hanya berhubungan dengan manager pembelian melainkan juga berhubungan dengan manager keuangan Manager pembelian cenderung untuk berorientasi pada pembelian dalam jumlah yang besar untuk memperoleh discount atau potongan dari supplier. Begitu pula manager produksi ingin mempertahankan jumlah persediaan yang besar untuk menjamin kelancaran proses produksi. Sedangkan manager financial, mempertahankan pembelian dalam jumlah yang kecil demi efisiensi penggunaan dana. Untuk lebih jelasnya pengertian Economic Order Quantity oleh Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 176) menyatakan bahwa dalam menentukan kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah barang jadi yang direncanakan untuk suatu periode tertentu. Pengendalian bahan baku merupakan bagian dari pada kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena dapat memenuhi para langganan atau konsumen. Demikian pada terlalu banyaknya persediaan walaupun hal ini mempunyai kebaikan terhadap kelancaran proses produksi, akan tetapi menimbulkan biaya penyimpanan yang terlalu besar dan dapat menimbulkan kerugian karena kemungkinan kerusakan persediaan yang berlebihan tersebut. Aktiva keseluruhan dan kekurangan inilah diperlukan yaitu tersedianya jumlah persediaan yang ekonomis. Hal ini dapat terlaksanan bila dalam melakukan sistem pemesanan yang ekonomis disebut “Economic Order Quantity”, dalam menghitung economic order quantity ini dipertimbangkan 2 (dua) jenis biaya yang bersifat variabel, yaitu : 1. Biaya pemesanan Yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan baku. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan. Semakin tinggi frekuensi pemesanan semakin tinggi pula biayanya, sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah/kuantitas setiap kali pesanan berarti akan semakin rendah tingkat frekuensi pemesanan. 2. Biaya penyimpanan Yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan bahan baku yang telah dibeli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan jumlah bahan baku yang dipesan. Makin besar bahan baku yang dipesan akan semakin besar pula biaya penyimpanannya dengan biaya pemesanan. 5.3 Fungsi Persediaan Beberapa fungsi persediaan menurut Freddy Rangkuti dalam bukunya,adalah sebagai berikut: a. Fungsi Fluctuation Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen. b. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah, dan lain sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan `pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang,investasi, resiko, dan lain sebagainya). c. Fungsi Antisipasi Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman(seasonal inventories). Di samping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jika waktu pengiriman dan permintaan barang-barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock).
5.4 Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Bahan Baku
Perkiraan pemakaiaan bahan baku Sebelum perusahaan mengadakan pembelian bahan baku, terlebih dahulu manajemen perusahaan mengadakan penyusunan perkiraan pemakaian bahan baku untuk keperluan proseproduksi dalam peruahaan. Dengan memperkirakan pemakaian bahan baku, maka manajemen perusahaan akan mempunyai gambaran tentang pemakaian bahan baku untuk pelaksanaan proses produksi baik dalam hal jenis maupun jumlah bahan baku. Harga Bahan Baku Harga bahan baku yang akan dipergunakan didalam perusahaan akan menjadi factor penentu besarnya dana yang harus disediakan oleh perusahaan dalam menyelenggarakan persediaan bahan baku. Semakin tinggi harga bahan baku yang dipergunakan oleh perusahaan, maka semakin besar pula dana untuk pengadaan bahan baku. Biaya-biaya persediaan Dalam menyelenggarakan persediaan bahan baku, perusahaan akan menanggung biaya-biaya persediaan. Biaya-biaya persediaan tersebut meliputi biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Kebijakan Pembelanjaan Kebijakan Pembelanjaan dalam perusahaan akan mempengaruhi kebijaksanaan pembelian dalam perusahaan, dalam hal ini termasuk penyelenggaraan persediaan bahan baku. Seberapa besar dana yang dapat dipergunakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku akan dipengaruhi oleh kebijaksanaan pembelanjaan yang dilaksanakan perusahaan. Pemakaian Bahan. Pemakaian bahan baku dari perusahaan dalam tahun-tahun sebelumnya untuk keperluan produksi akan dapat dipergunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam penyelenggaraan bahan baku. Hubungan antara perkiraan pemakaian bahan baku dengan pemakaian bahan baku sesungguhnya harus dianalisis secara baik, sehingga akan membantu penyelenggara persediaan bahan baku dalam perusahaan. Waktu Tunggu (Load Time) Waktu Tunggu merupakan tenggang waktu antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut. Waktu tunggu akan berhubungan langsung dengan penggunaan bahan baku pada saat pemesanan bahan baku sampai dengan datangnya bahan baku. Apabila pemesanan bahan baku yang akan dipergunakan tidak memperhitungkan waktu tunggu, maka kemungkinan akan terjadi kekurangan bahan baku yang akan menghambat proses produksi. Model Pembelian Bahan (Method) Model pembelian bahan yang dipergunakan oleh perusahaan akan menentukan besar kecilnya persediaan bahan baku yang diselenggarakan perusahaan. Model pembelian bahan yang berbeda akan dapat menghasilkan jumlah pembelian optimal yang berbeda pula. Persediaan Pengaman (Safetystock) Dengan tersedianya persediaan pengaman, maka proses produksi didalam perusahaan akan dapat berjalan dengan lancer tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku. Persediaan pengaman akan diselenggarakan dalam suatu jumlah tertentu yang tetap dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya. Pembelian Kembali (ReOrderPoint) Perusahaan akan mengadakan pembelian kembali terhadap bahan baku secara berkala dalam menjalankan operasi perusahaan. Pembelian kembali ini akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu yang diperlukan, sehingga akan mendatangkan bahan baku yang tepat pada waktunya.
5.5 Jenis Jenis persediaan
Jenis-jenis persediaan jika ditinjau dari segi fisiknya terbagi menjadi beberapa jenis yaitu: (baca juga: pengelolaan kas kecil) Persediaan bahan mentah Persediaan bahan mentah adalah persediaan bahan yang masih belum memuat elemen-elemen biaya didalam bahan tersebut. misal pada pabrik furniture maka bahan mentahnya masih kayu gelondongan, belum ada penanganan lebih lanjut yang dapat diposting menjadi biaya perusahaan. (baca juga : metode pencatatan kas kecil) Persediaan komponen-komponen rakitan Persediaan komponen-komponen rakitan ini sangat mudah dijumpai di industri elektronik dan otomotif. Setiap pabrik elektronik atau otomotif pasti memiliki pabrik perakitannya sendiri. Dalam sebuah pabrik perakitan tersebut ada bermacam-macam persediaan komponen-komponen rakitan. Seperti contohnya dalam sebuah pabrik laptop maka hard disk merupakan persediaan komponen- komponen rakitan yang siap dirakit menjadi laptop. (baca juga: prosedur pengelolaan dana kas kecil) Persediaan bahan pembantu atau persediaan bahan penolong Persediaan bahan penolong ini merupakan katalisator dari produksi bahan tersebut. jadi bahan tersebut bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi namun bahan tersebut sangat diperlukan dalam produksi. (baca juga: sistem pencatatan kas kecil) Sponsors Link Persediaan dalam proses Persediaan dalam proses atau biasa disebut persediaan setengah jadi merupakan persediaan yang merupakan keluaran dari tiap-tiap proses, namun masih belum sempurna dan masih harus dilakukan pengolahan lagi. (baca juga: unsur-unsur laporan keuangan) Persediaan barang jadi Persediaan barang jadi adalah barang yang sudah tidak memerlukan pengolahan lagi. Tinggal di pasarkan dan siap dijual, yang berarti bahan semua unsur biaya produksi sudah melekat di barang tersebut. (baca juga: pencatatan transaksi keuangan)
5.6 Faktor-faktor yang mempengaruhi teknik peramalan
Peramalan sebenarnya merupakan upaya untuk memperkecil risiko yang timbul akibat pengambilan keputusan dalam suatu perencanaan produksi. Semakin besar upaya yang dikeluarkan tentu risiko yang didapat dihindari semakin besar pula. Namun upaya memperkecil risiko tersebut dibatasi oleh biaya yang dikeluarkan akibat mengupayakan hal tersebut. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan tersebut adalah: a. Horizon Peramalan Ada dua aspek dari horizon waktu yang berhubungan dengan masing- masing metode peramalan yaitu: 1. Cakupan waktu di masa yang akan datangUntuk mana perbedaan dari metode peramalan yang digunakan sebaiknya disesuaikan. 2. Jumlah periode untuk mana ramalan diinginkanBeberapa teknik dan metode hanya dapat disesuaikan untuk ramalan satu atau dua periose di muka, sedangkan teknik dan metode lain dilakukan untuk peramalan beberapa periode di masa mendatang. b. Tingkat Ketelitian Tingkat ketelitian yang dibutuhkan sangat erat hubungannya dengan tingkat perincian yang dibutuhkan dalam suatu peramalan. Untuk beberapa pengambilan keputusan mengharapkan variasi atau penyimpangan atas ramalan yang dilakukan antara 10 sampai 15 persen. c. Ketersediaan data Metode yang dipergunakan sangat besar manfaatnya apabila dikaitkan dengan keadaan atau informasi yang ada atau data yang dipunyai. d. Bentuk pola data Dasar utama dari metode peramalan adalah anggapan bahwa macam dari pola yang didapat didalam data yang diramalkan akan berkelanjutan. e. Biaya Biaya yang digunakan dalam pembuatan suatu peramalan adalah tergantug dari jumlah item yang diramalkan, dan metode peramalan yang dipakai f. Mudah tidaknya penggunaan dan aplikasinya Suatu prinsip umum dalam menggunakan metode ilmiah dari peramalan untuk manajemen dan analisis adalah metode-metode yang dapat dimengerti dan mudah diaplikasikan yang akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan dan analisa. Metode peramalan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan adalah teknik dan metode peramalan yang dapat disesuaikan dengan kemampuan dari manajer atau analisis yang akan menggunakan metode peramalan tersebut.
5.7 Jenis-jenis peramalan
Organisasi pada umumnya menggunakan tiga tipe peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan : 1. Peramalan Ekonomi (Economic Forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahan, dan indicator perencanaan lainnya. 2. Peramalan Teknologi (Technological Forecast) memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan Permintaan (Demand Forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia.1
5.8 Macam-Macam Peramalan
Berdasarkan sifatnya peramalan dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu: a. Peramalan kualitatif Yaitu peramalan yang didasarkan atas data kualitatif pada masa lalu. Hasil ramalan yang dibuat sangat tergantung pada orang yang menyusunnya. Hal ini penting karena peramalan tersebut ditentukan berdasarkan pemikiran yang bersifat intuisi, pendapat, dan pengetahuan serta pengalaman dari penyusunnya. Biasanya peramalan secara kualitatif ini didasarkan atas hasil penyelidikan, seperti pendapat salesman, pendapat sales manajer pendapat para ahli dan survey konsumen. b. Peramalan kuantitatif Yaitu peramalan yang didasarkan atas data penjualanpada masa lalu. Hasil peramalan yang dibuat sangat tergantung pada metode yang dipergunakan dalam peramalan tersebut. Penggunaan metode yang berbeda akan diperoleh hasil yang berbeda pula. Peramalan biasanya diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dicakupnya. Horizon waktu terbagi atas beberapa kategori yaitu: 1. Jangka Pendek (Short Term) Peramalan yang memiliki rentang waktu kurang dari tiga bulan. Peramalan jangka pendek diguakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja dan tingkat produksi. 2. Jangka Menengah (Medium Term) Peramalan jangka menengah biasanya berjangka waktu tiga bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini sangat bermanfaat dalam perencanaan penjualan, perencanaan dan penganggaran produksi, penganggaran kas, dan menganalisis berbagai macam operasi. 3. Jangka Panjang (long term) Peramalan yang memiliki rentang waktu biasanya tiga tahun atau lebih, digunakan dalam merencanakan produk baru, pengeluaran modal, lokasi, fasilitas, atau ekspansi, daan penelitian serta pengembangan. Dilihat dari penyusunan maka peramalan dibagi menjadi 2 macam jenis yaitu : 1. Peramalan yang bersifat subyektif Yaitu peramalan yang lebih menekankan pada keputusan-keputusan hasil diskusi, pendapat pribadi seseorang, dan intuisi yang meskipun kelihatannya kurang ilmiah tetapi dapat memberikan hasil yang baik. Gunawan Adi saputro dan Marwan Asri dalam bukunya Anggaran Perusahaan,menyebutkan metode forecasting berdasarkan pendapat atau yang disebut dengan judgment method . metode ini digunakan untuk menyusun sales forecasting dan forecasting kondisi bisnis pada umumnya 2. Peramalan yang bersifat obyektif atau berdasarkan hitungan statistic Merupakan prosedur peramalan yang mengikuti aturan-aturan matematis dan statistic. Metode ini membuat peramalan hanya berdasarkan pada proyeksi permintaan historis tanpa mempertimbangkan factor-faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi besarnya permintaan. Metode ini akan diwakili oleh analisis deret waktu (Time Series).
5.9 Metode Peramalan
Metode peramalan secara obyektif yang digunakan dalam perkiraan pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu metode time series dan metode kausal (regresi). a. Metode Time series Metode time series adalah metode peramalan secara kuantitatif dengan menggunakan waktu sebagai dasar peramalan. Untuk membuat suatu peramalan diperlukan data historis permintaan.15 Alasan digunakannya metode time series adalah karena model yang sederhana, cepat dan murah. Jadi metode time series cocok untuk meramal sejumlah besar variable dalam tempo singkat dan sumber daya yang terbatas.16Teknik peramalan ini diperuntukan bagi peramalan jangka pendek. Tahapan yang penting dalam pemilihan metode time series yang tepat yaitu membuat jenis pola data dan metode yang paling tepat tersebut diuji terhadap pola data tersebut. Bentuk pola data data diklasifikasikan ke dalam empat jenis yaitu: horizontal atau stasioner, musiman, siklis dan trend. 1. Pola stasioner atau horizontal Bentuk data horizontal terjadi bila nilai data berfluktuasi disekitar nilai rata-ratanya. 2. Pola Trend Data permintaan menunjukkan pola kecenderungangerakan menurun atau kenaikan jangka panjang. Data yang kelihatannya berfluktuasi, apabila dilihaat pada rentang waktu yang panjang akan dapat ditarik suatu garis, garis tersebut adalah yang disebut dengan garis trend. Bila data berpola trend maka metode peramalan yang sesuai adalah metode regresi linear, exponential smoothing, ataudouble exponential smoothing. 3. Pola Musiman Bentuk data musiman terjadi bila rangkaiannya dipengaruhi oleh faktor musiman.Biasanya interval perulangan data ini adalah satu tahun. Metode peramalan yang sesuai dengan pola musiman ini adalah metode winter, moving average atau weighted moving average. 4. Pola Siklis Bentuk data siklis dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi yang panjang. Pola siklis mirip dengan pola musiman. Pola musiman tidak harus berbentuk gelombang, bentuknya dapat bervariasi, namun waktunya akan berulang setiap tahun (umumnya). Pola siklis bentuknya mirip gelombang dan rentang waktu pengulangan siklis tidak tentu. Metode yang sesuai untuk dala berpola siklis adalah metode moving average, weighted moving average dan exponential smoothing. b. Metode Kausal Merupakan metode peramalan yang didasarkan kepada hubungan antara variable yang diperkirakan dengan variabel alin yang mempengaruhinya tetapi buakn waktu. Dalam prakteknya jenis metode peramalan ini terdiri dari : 1. Metode regresi dan kolerasi, Merupakan metode yang digunakan baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek dan didasarkan kepada persamaan dengan teknik least squares yang dianalisis secara statis. 2. Model Input Output Merupakan metode yang digunakan untuk peramalan jangka panjang yang biasa digunakan untuk menyusun trend ekonomi jangka panjang. 3. Model ekonometri Merupakan peramalan yang digunakan untuk jangka panjang dan jangka pendek.
5.10 Karaketeristik Peramalan yang Baik
Peramalan yang baik mempunyai beberapa kriteria yang penting antara lain sebagai berikut : Akurasi. Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan kebiasaan dan konsistensi peramalan tersebut. Hasil peramalan dikatakan bias bila peramalan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten bila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil. Peramalan yang terlalu rendah, akan mengakibatkan kekurangan persediaan, sehingga permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi segera, akibatnya adalah perusahaan dimungkinkan kehilangan pelanggan dan kehilangan keuntungan penjualan. Peramalan yang terlalu tinggi akan mengakibatkan terjadinya penumpukan persediaan, sehingga banyak modal yang terserap sia-sia. Keakuratan dari hasil peramalan ini berperan penting dalam menyeimbangkan persediaan yang ideal, yaitu meminimasi penumpukan persediaan dan memaksimasi tingkat pelayanan. Biaya. Biaya yang diperlukan dalam pembuatan suatu peramalan bergantung kepada jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan, dan metode peramalan yang dipakai. Ketiga faktor pemicu biaya tersebut akan mempengaruhi berapa banyak data yang dibutuhkan, Bagaimana pengolahan datanya, yaitu secara manual atau komputerisasi, bagaimana penyimpanan datanya, dan siapa tenaga ahli yang diperbantukan. Pemilihan metode peramalan harus disesuaikan dengan dana yang tersedia dan tingkat akurasi yang ingin didapat, misalnya item- item yang penting akan diramalkan dengan metode yang canggih dan mahal, sedangkan item-item yang kurang penting bisa diramalkan dengan metode yang sederhana dan murah. Prinsip ini merupakan adopsi dari Hukum Pareto (Analisis ABC). Kemudahan. Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan mudah diaplikasikan, akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Adalah percuma memakai metode yang canggih, tetapi tidak dapat diaplikasikan pada sistem perusahaan karena keterbatasan dana, sumberdaya manusia, maupun peralatan teknologi.