8 LANGKAH PERBAIKAN (8 Steps of Improvement)

Menentukan Tema Rencana Perbaikan A

1 dan Analisa Situasi
8 Berikutnya C
T
P I
L 2 Menetapkan Target Standarisasi dan O
A 7 Rencana
N
N Pencegahan
YA

Analisa Kemungkinan TIDAK Hasilnya

PERIKSA C
3
menuaskan
dan Sumber (tercapai)?
Penyebab H
E
Evaluasi Hasil C
6 Perbaikan K

Mencari Ide dan Implementasi

4 Rencana Perbaikan
5 Rencana Perbaikan

DO
1 Menentukan Tema dan Analisa Situasi

bagaimana caranya?
Bentuk tim QCC
1 Buat daftar:
• Topik masalah
(dengan
tips
• Tema project
brainstorming). berdasarkan data
Kumpulkan dan • Identifikasi masalah • jangan membuat
kelompokkan data (dengan prioritas tema
(scatter diagram/ HANYA berdasarkan
check sheet). histogram/ control frekuensi / seringnya
Tema yang diambil dapat chart) kejadian berlangsung
dicari dengan melihat isu-isu: • Estimasi hasil, benefit, • jangan membuat
dan biaya pernyataan tema
P Productivity 3 dengan menyebutkan
kata “sebab”
Q Quality (kualitas) • Tampilkan data saja
tanpa melakukan
C Cost (biaya) Pilih satu topik analisa
berdasarkan prioritas
D Delivery (pengiriman)
4
Output:
S • Daftar Nama Tim
Safety (keamanan)
dan jobdesc
M Moral (moral manusia) • Data pendukung
2 • Estimasi benefit
Jadikan topik sebagai • Tema QCC/SS
tema proyek • Batasan tema
5 QCC/SS
2 Menetapkan Target

1. Tentukan variabel kunci (salah satu dari

PQCDSM)

Bagaimana
2. Tentukan target berdasarkan pertimbangan:
 Kinerja perusahaan

caranya
 Kinerja perusahaan kompetitor
 Kinerja pelanggan
3. Target sebaiknya JELAS dan MENANTANG
(SMART)

S Specific (apa): tema project yang akan dievaluasi

M Measurable (berapa): nilai target yang akan dicapai

A Achievable: target bisa dicapai oleh tim Output

1.Deskripsi kondisi saat ini
R Realistic: target memperhitungkan sumber daya yang ada
2.Target perbaikan
T Time bond (kapan): dari kapan sampai kapan project berjalan

-Jangan membuat target yang terlalu mudah

atau terlalu sulit untuk dicapai tips
-Tampilkan target tanpa memperlihatkan
solusi yang ditawarkan
 3 Analisa Kemungkinan Sumber Penyebab

bagaimana caranya?
Sajikan semua kemungkinan sumber penyebab (contohnya dengan
fishbone atau relationship diagram). Akar masalah dapat ditelusuri
tips
hingga 5 kali “mengapa” -Jangan menentukan
sumber penyebab
Cross check untuk memastikan akar masalah sesungguhnya: berdasarkan asumsi dan
• Informasi dari orang yang ahli di bidangnya perkiraan
• data historis -Lakukan FGD dengan tim
• pengamatan langsung untuk menentukan 1
sumber penyebab
Dari berbagai akar masalah yang diperoleh di Fishbone diagram lalu dominan dari semua
temukan 1 Sumber Penyebab Dominan sumber penyebab (root
cause) yang ditemukan
dalam Fishbone Diagram
CARA untuk menentukan faktor penyebab yang paling
dominan:
• Lihat hubungan antara sebab akibat dengan diagram scatter (speak by Output:
data only) atau 1. Kemungkinan sumber
• FGD –kan dengan project team mengenai semua akar masalah yang penyebab (bisa lebih dari
ditemukan dalam Fishbone Diagram , tentukan 1 Sumber Penyebab
satu)
Dominan yang akan diperbaiki dan tandai di fishbone diagram
2. Sumber penyebab
dominan (hanya 1)
 4 Mencari Ide dan Rencana Perbaikan

bagaimana caranya?
Ide dapat dikembangkan
dengan ECRS:

Elimination
(menghilangkan sesuatu)

Combine
Cari alternatif solusi dan buat analisa cost & benefit dari masing-
masing solusi <
(menggabungkan

<
sesuatu)
Pilih solusi yang paling sesuai. Solusi yang terbaik adalah solusi
Replacement/ yang memberikan peningkatan kinerja dan manfaat terbesar
Subtitutions (mengganti/ dengan usaha/biaya terkecil
mengubah setting)

Sequence (mengubah
urutan/ proses kerja)
Buat rencana penanggulangan dan perjelas dengan 5W2H <
tips 5W2H Buat komitmen tim <
Output: What Where When Who Why How
How
much
• Solusi terhadap masalah
dan rencana perbaikan
Rencana perbaikan dengan 5W2H sebaiknya disusun dalam sebuah tabel
5 Implementasi Rencana Perbaikan

bagaimana caranya?
tips Periksa kembali
rencana kerja
4
• *Dengan pilot project,
proses perbaikan akan 1
lebih mudah Laksanakan rencana
termonitor dan Evaluasi faktor resiko kerja dan monitoring
terjaga tingkat kegagalan dari solusi hasilnya.
resikonya. Setelah pilot yang dibuat
project berhasil, 2 Kumpulkan data 
implementasikan di catat  cek hasil
Hitung waktu dan sebelum dan sesudah
semua area sesuai
biaya yang perbaikan
rencana.
dibutuhkan untuk
• Buat timeline yang
implementasi rencana
jelas
perbaikan
• Komunikasikan
rencana ke semua tim
Implementasi yang 5
beresiko tinggi (perlu
secara jelas
waktu dan biaya Review kesesuaiannya
• Seluruh tim harus
yang besar) dapat dengan rencana dan
berperan dan
dilakukan dengan adakan rapat berkala untuk
berkontribusi secara
pilot project* terlebih evaluasi proses implementasi.
aktif
dahulu. 3
 6 Evaluasi Hasil Perbaikan

bagaimana caranya? Tools

1. Buat laporan pemeriksaan kinerja sesudah implementasi Tabel PICA

Output
sesuai dengan PQCDSM (lihat kembali Step 1-2).

2. Jika hasil belum sesuai target yang ditetapkan di slide 2,

periksa kembali apakah: Deskripsi kondisi sebelum dan
 Ada hal-hal yang menyimpang selama Sesudah perbaikan
implementasi atau solusi kurang sesuai
 ulangi langkah 4 Nilai benefit (NQI)
 Implementasi sudah sesuai namun masalah


masih muncul secara konsisten
 ulangi langkah 3
Masalah tidak muncul lagi tapi target tidak
Tips
tercapai, mungkin target terlalu tinggi Setiap penjelasan sedapat
 ulangi langkah 2 mungkin dapat diukur

3. Hitung NQI (Net Quality Income), yaitu perhitungan biaya Bukti jangan berdasarkan
riil yang diperoleh dan yang dikeluarkan untuk intepretasi pribadi (kira-kira)
mengetahui dampak implementasi solusi.
melainkan sesuai dengan
kondisi aktual
7 Standarisasi dan Rencana Perbaikan

Mengapa penting? bagaimana caranya?

1. Tanpa standar, cara lama
akan digunakan lagi
1. Buat standarisasi tertulis yang disetujui
sehingga masalah yang
oleh atasan/ management
sudah diatasi akan
2. Standarisasi tersebut uraian pekerjaan
muncul lagi
yang baru (SOP/Instruksi kerja) atau
2. Tanpa standar yang jelas,
skema proses atau gambar desain
jika kemudian ada
produk/alat yang sudah diimprove
penggantian personel
3. Mengkomunikasikan standarisasi melalui
maka kemungkinan
pelatihan atau sosialisasi
masalah akan kembali
muncul
Standar
Standarisasi proses berisi visualisasi Perubahan kebijakan
langkah-langkah pekerjaan dari
awal hingga akhir Prosedur tertulis
Standarisasi hasil berisi acuan Uraian pekerjaan
target operasi pekerjaan
berdasarkan kondisi optimal hasil Pelatihan dan
perbaikan
tips
sosialisasi
8 Rencana Perbaikan Berikutnya

bagaimana caranya?
> Buat daftar semua topik masalah/program
perbaikan yang masih ada atau masalah yang baru
tips
Jangan mengulangi
Kumpulkan dan kelompokkan data  check perbaikan yang sudah
sheet dan stratification pernah dilakukan
Daftar masalah  brainstorming
Jangan menetapkan
rencana berikutnya
Verifikasi  diagram scatter/ histogram/ control
hanya berdasarkan
chart
perkiraan dan asumsi

> Pilih salah satu topik yang akan dijadikan tema.

Topik masalah yang dipilih berdasarkan prioritas
adalah topik yang membutuhkan cost terkecil yang
menghasilkan benefit terbesar. Output
> Buat rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh
tim
• Data pendukung tema
berikut
• Estimasi benefit
• Tema QCC/SS berikutnya
> Buat kesepakatan dengan tim untuk melakukan
perbaikan selanjutnya.