02 Buku Informasi, Komunikasi
02 Buku Informasi, Komunikasi
BUKU INFORMASI
DAFTAR ISI
informasi ............................................................................................. 5
informasi ............................................................................................. 29
informasi ............................................................................................. 29
C. Sikap Kerja yang diperlukan Berperan serta dalam proses rapat terbatas . 35
BAB I
PENDAHULUAN
A. TUJUAN UMUM
BAB II
MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI
A. Pengetahuan yang diperlukan untuk menerima dan menyampaikan
informasi
1.Pengertian
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari
satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan
atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa
verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan
dengan menggunakan gesture tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya
tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut
komunikasi nonverbal.
Keterampilan berkomunikasi mempunyai manfaat yang sangat penting untuk
menyampaikan gagasan/idee maupun saran pemikiran kepada pihak lain baik
secara individu maupun kelompok.Disamping itu melalui komunikasi yang efektif
akan dapat mempengaruhi dan mendorong perubahan sikap maupun tingkah laku
pihak lain sehingga akan muncul sikap tertentu yang memacu peningkatan prestasi
maupun kualitas kerja atau kualitas produk yang dihasilkan.
Setiap individu maupun kelompok mempunyai perbedaan ciri khas (karakteristik)
tertentu, oleh karena itu dalam melakukan komunikasi harus efektif . Hal ini banyak
dipengaruhi oleh komunikasi maupun media yang digunakan selain kesiapan
konunikan dalam pelaksanaan proses komunikasi.
4.Unsur-unsur Komunikasi
Komunikasi Historis yang terjadi antara satu tingkat/jenjang atau unit kerja yang
dengan yang lain unit kerja yang lainnya satu level untuk memberikan informasi guna
menunjang pencapaian tujuan organisasi/lembaga atau perusahaan.
Media Penyampaian informasi dilakukan melalui :
Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah suatu kegiatan antara pengirim dan penerima informasi yang
dapat menghasilkan dan menciptakan pengertian dan penerimaan yang sama, serta
menghasilkan suatu tindakan yang sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama pula.
Proses ini akan lebih jelas dan terarah jika dibahas dengan mengajukan pertanyaan-
pertanyaan sebagai berikut :
1.Siapa yang mengkomunikasikannya ? Who
Perseorangan
Kelompok
Departemen
Organisasi
Dll.
2.Apakah yang hendak dikomunikasikan ? What
Fakta yang sesungguhnya
Suatu teori
Suatu pernyataan
Suatu pendapat
3.Kepada siapa hendak disampaikan ? Whom
Perorangan
Kelompok
Orang yang acuh tak acuh
Umum / masyarakat
Dll.
4.Bagaimana saluran / media komunikasi ? How
Kata-kata / ceramah
Film
Radio
Percakapan
Dll.
5.Kenapa dan apa maksudnya ? Why
Memberitahukan sesuatu
Menanyakan sesuatu
Mendorong/merangsang
Mengajarkan sesuatu
6.Dalam waktu, tempat dan suasana/keadaan bagaimana ? When, Where, and under
what circum ances)
Pelatihan
Diskusi
Seminar
Pekerjaan
Dll.
7.Apa tanggapannya What the Response
Positif
Negatif
8.Apa tindakannya What the Action
Apakah sudah ada tindakan/aksi penerima ?
Apakah tindakan/aksi itu sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan pengirim ?
III. Hubungan
Kebudayaan
1. Komunikator Diharapkan membawa Diharapkan Instruktur
berita yang cakap yang terampil
2. Komunikan Diharapkan akan Diharapkan
mendengarkan mendengarkan dengan
cermat.
IV. Pola komunikasi
1. Antar Bisa di mana saja Di Lembaga DIKLAT
pribadi Media informasi Media instruksional.
2. Media
V. Effek
1. Reaksi Mempunyai perhatian atau Perhatian terhadap
tidak Berterima kasih atau masalah dan kegiatan
meragukan. belajar
2. Perubahan
Perhimpunan informasi Perhimpunan informasi
baru yang dapat diterima yang dapat diterima
untuk perubahan sikap. dan yang
berhubungan untuk
penggunaan jangka
panjang.
Kepekaan Mendengar
Pertimbangan:
Usia rata-rata anggota kelompok
Latar belakang sosial, pendidikan dan budaya.
Waktu terluan mereka.
Kehendak perusahaan dalam waktu pendek.
Prasangka mereka tentang sosial, ekomnomi, dan politik serta teknik.
Sikap mereka ( menerima, bermusuahan, tidak peduli, apatis)
Pengetahuan tentang subjek yang akan dibicarakan.
6) Variasi
Tinggi suara
Kecepatan suara
Saat berhenti
7) Utamakan peningkatan dan intensi melalui penekanan dan kata-kata
penting.
Gaya interaksi
Cara menangani konflik
Cara mengambil keputusan.
Komunikasi Tim ada beberapa komunikasi yang terjadi didalam kelompok sosial dan
kelompok teknis untuk itu ada beberapa teknik berkomunikasi :
Bersikaplah konsisten
Bersikaplah sopan
Dari rekan-rekan kepada pemimpin Lugas dan bersikaplah hormat
Di antara sesama anggota tim
Bersikap mendukung
Memprioritaskan yang sekarang
Bersikap akrab.
Bertanya
Menginterograsi
Menklarifikasi
Mewawancarai
Membangkitkan
Diskusi mahir
Dialog
Berpolitik
Menjelaskan
Mengamati
Menonton
Merasakan
Menarik diri
Bertanya
Menginterograsi
Menklarifikasi
Mewawancarai
Membangkitkan
Diskusi mahir
Dialog
Berpolitik
Pembelaan
Diskusi mahir
Menyeimbangkan pembelaan dan penyidikan
Keingintahuan yang tulus membuat pertimbangan
menjadi eksplisit.
Tanyakan kepada yang lain tentang asumsi-
asumsi tanpa bersikap mengkritik atau menuduh.
Dialog Menyingkirkan semua asumsi, dengan
mencipkan suatu wadah dimana akan memunculkan
suatu pemikiran bersama.
BAB III
MELAKUKAN KERJASAMA DAN KOMUNIKASI
DENGAN PIHAK TERKAIT
A. Pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan kerjasama dan
komunikasi dengan pihak terkait
1.Pengertian Kerjasama
Kerjasama ialah sebuah pekerjaan yang dilakukan oleh dua orang atau juga lebih
agar bisa mencapai tujuan ataupun target yang sebelumnya sudah direncanakan dan
juga disepakati secara bersama. Atau juga kerjasama bisa diartikan sebagai sebuah
tindakan-tindakan di dalam pekerjaan yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih
agar bisa mencapai tujuan serta demi keuntungan bersama.
Menunjukan antusiasme
2.Bentuk-Bentuk Kerjasama
Selain bagaimana cara untuk dapat membentuk kerjasama, tetapi ada juga bentuk-
bentuk dari kerjasama. Apa saja bentuk tersebut? mari langsung saja kita
melanjutkan pembahasan berikut ini.
Tawar menawar atau Bargaining, ialah membentuk kerjasama tentang kesepakatan
pertukaran produk atau juga jasa antara dua orang atau juga lebih.
Koalisi atau Coalition, ialah gabungan dari dua lembaga organisasi atau juga lebih
yang memiliki tujuan yang sama, mereka bekerjasama agar mencapai tujuan
tersebut.
Joint Venture, ialah kerjasama agar mengerjakan proyek-proyek tertentu supaya
bisa cepat terselesaikan dan juga tujuan cepat tercapai.
Cooptation, ialah proses kerjasama penerimaan dari berbagai unsur yang baru pada
kepemimpinan sebuah organisasi, hal ini bisa dijadikan sebuah cara agar
menghindari terjadinya sebuah kecurangan atau juga hal-hal yang tidak diinginkan
yang dapat terjadi.Atas dasar kerukunan, ialah kerjasama yang didasari karena
sebuah kerukunan sesama manusia, biasanya sebuah kerjasama yang didasari
kerukunan tidak diharapkan imbalan atau juga upah.
Selain dari penjelasan yang sudah diberikan ada sebuah manfaat yang didapatkan
dengan kerjasama, mamfaat dari kerjasama adalah sebagai berikut :
2.2 Prosedur
1. Petugas merencanakan program kegiatan dan pelaksanaannya
2. Petugas mengidentifikasi pihak terkait yang berperan dalam program
3. Petugas mengumpulkan permasalahan yang muncul dalam program
4. Petugas melakukan pertemuan dengan pihak terkait yang berperan dalam
program dan kegiatan
5. Petugas dengan pihak terkait membahas program
6. Petugas bersama pihak terkait merencana pelaksanaan dan melakukan
pembagian tugas dalam hal pelaksanaan program dan kegiatan
7. Petugas dengan pihak terkait menyusun rencana tindak lanjut evaluasi
BAB IV
BERPERAN SERTA DALAM PROSES RAPAT TERBATAS
Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa,
perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat
dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang
sifatnya beraneka ragam.
Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang
lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat
komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara
kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng
lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui
mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.
5. mengutarakan keluhan
6. mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
7. menentukan langkah-langkah kerja opreasional
3.Keuntungan rapat
1. anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
2. anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
3. pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
4. banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
5. gagasan dapat dikembangkan
6. pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
7. kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa
memberikan sumbangan untuk organisasi
8. pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan,
dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna
mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
9. Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
4.Kekurangan rapat
1. Segi penundaan
2. Penundaan terjadi karena:
3. tanpa alasan yang jelas
4. diskusi berlarut-larut dan tak relevan
5. seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
6. kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.
Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera.
Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa
frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.
Segi kepribadian
Jenis rapat
Berdasarkan sifat : 1) rapat formal; 2) rapat nonformal.
Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.
Rapat formal bercirikan:
ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
contoh:
Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat
diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan
sebagaimana diperlukan.
*Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang
sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam
pengertian adil dan secepatnya.
Ketua rapat
Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat
menentukan hasil pertemuan.
Tugas ketua
1. memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
2. memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang
berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan
3. mengikuti urutan mata acara
4. memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
5. memberi kesempatan yang ingin bicara
6. mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke
hal yang tak relevan
7. menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
8. membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
9. menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.
Wewenang ketua
1. memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib
meninggalkan tempat rapat
2. menentukan urutan acara
3. memutuskan titik-titik prosedur
Notulis
Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama
menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.
Tugas Notulis
1. menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana,
mengapa, dan bagaimana)
2. mencatat urutan prosedural rapat
3. menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
4. menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
5. menuliskan butir-butir keputusan rapat
6. merumuskan ketetapan hasil rapat
C.Sikap kerja yang diperlukan untuk berperan serta dalam rapat terbatas
1. Harus cermat dan teliti dalam mengatur dengan baik untuk berperan serta
dalam proses rapat terbatas
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku Referensi
a. Komala, Lukiati. 2009. Ilmu Komunikasi: Perspektif, Proses, dan Konteks.
Bandung: Widya Padjadjaran
b. Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja
Rosdakarya. 2007
c. Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi.
Jakarta: Rineka Cipta
d. Wiryanto,Dr. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jilid I. Jakarta: PT
Gramedia Widiasarana Indonesia.
B. Referensi Lainnya
a. http://www.spengetahuan.com/2016/10/pengertian-kerjasama-dan-manfaat-
kerjasama-terlengkap.html
b. http://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-manfaat-dan-bentuk-kerjasama-
beserta-contohnya-lengkap/
c. https://www.academia.edu/11677868/Modul_Melakukan_Komunikasi_Timbal_
Balik
d. http://kamparkab.go.id/home/berita/bangkinang-kota/komunikasi-timbal-balik-
dalam-tugas-pokok-humas-pemerintah-1-bersambung.html
e. https://muhamadmuslihlatief91.wordpress.com/2013/05/03/34-hubungan-
timbal-balik-antara-organisasi-manejemen-dan-tata-kerja-dalam-sebuah-
perusahaan/
A. Daftar Peralatan/Mesin
B. Daftar Bahan
DAFTAR PENYUSUN
1 Sunardi,S.Pd Widyaiswara