PEDOMAN
PEMBIMBINGAN / PENDAMPINGAN ADIK KELAS
Pendahuluan
Tugas pembimbingan/pendampingan adik kelas disusun berdasarkan kebutuhan peserta didik
baik mahasiswa mata kuliah Budaya Nusantara & Pengembangan Kepribadian, mahasiswa semester
1 sebagai adik kelas, dosen Pembimbing Akademik (Dosen PA) dan institusional PKN STAN.
Proses rekrutmen mahasiswa PKN STAN sangat ketat dan kompetitif, sehingga mereka yang lulus
ujian saringan masuk adalah pelajar-pelajar unggul, pemuda-pemudi terbaik yang merupakan aset
berharga bagi Indonesia yang memiliki potensi besar untuk menjadi pemimpin di masa depan.
Penetapan PKN STAN sebagai leader factory membawa konsekuensi bahwa sekalipun mahasiswa
PKN STAN sebagaian besar berada di jenjang diploma III, mereka diarahkan tidak hanya untuk
menjadi pelaksana, namun juga untuk menjadi calon-calon pemimpin masa depan. Oleh
karenanya, kurikulum PKN STAN harus mengakomodasi kepentingan tersebut. Sejumlah mata
kuliah, seperti Budaya Nusantara dan Pengembangan Kepribadian, harus diarahkan untuk
membentuk jiwa kepemimpinan dan memfasilitasi poses belajar menjadi pemimpin dan manajer
yang efektif yang mampu menerapkan nilai-nilai luhur dan mampu berinteraksi dalam masyarakat
yang beragam.
Untuk itu, selain mendapatkan motivasi dan landasan teori, mahasiswa juga perlu memperoleh
penugasan yang memberikan kesempatan untuk berpraktik menerapkan konsep-konsep
kepemimpinan dan nilai-nilai luhur yang ditanamkan. Praktik tersebut dapat difasilitasi melalui
tugas-tugas berupa proyek kepemimpinnan dan /atau pengabdian masyarakat. Untuk semester
ganjil tahun akademik 2019-2020, mata kuliah Budaya Nusantara dan Pengembangan Kepribadian
menjadi pilot project untuk memfasilitasi penugasan tersebut. Bentuk penugasan yang diberikan
kepada mahasiswa adalah melaksanakan proyek pembimbingan/pendampingan adik kelas
Semester 1. Sasaran dan kitera keberhasilan proyek tesebut diuraikan di bawah.
2
perlu ditanamkan ke dalam jiwa mahasiswa PKN STAN sejak dini. Konsep kepemimpinan yang
ditekankan pada mata kuliah Budaya Nusantara dan Pengembangan Kepribadian adalah konsep
kepemimpinan transformasional.
Dengan ditetapkannya PKN STAN sebagai salah satu leader factory Kementerian Keuangan, maka
penyempurnaan kurikulum dan peningkatan persentase keberhasilan studi mahasiswa yang
merupakan putra-putri terbaik Indonesia, temasuk banyaknya mahasiswa yang gugur (dropped
out) menjadi perhatian para pimpinan. Untuk meningkatkan peluang keberhasilan studi
mahasiswa, maka diambil sejumlah langkah berupa peningkataan efektivitas dosen Pembimbing
Akademis (Dosen PA) serta pelibatan kakak kelas dalam pembimbingan dan pendampingan
mahasiswa. Butir ini juga menjadi salah satu rekomendasi penting dari Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi kepada PKN STAN.
Di satu sisi, Dosen PA bertugas menjalankan fungsi bimbingan dan konseling kepada mahasiswa,
sementara di sisi lain, pembimbingan oleh kakak kelas akan memudahkan mahasiswa untuk lebih
terbuka menggungkapkan permasalahan yang dihadapi sehingga penyelesaian masalah dapat
segera diupayakan. Komunikasi antara Dosen PA dengan mahasiswa tidak jarang terkendala oleh
keengganan mahasiswa untuk secara terbuka mengungkapkan permasalahan yang dihadapi.
Dengan adanya kakak kelas yang berfungsi sebagai pembimbing/pendamping, maka diharapkan
tercipta suatu jendela penting bagi Dosen PA untuk menangkap permasalahan yang dihadapi
mahasiswa. Dalam hal ini kakak kelas akan berkoodinasi dengan Dosen PA dari adik kelas yang
bersangkutan. Dengan pendekatan ini, Dosen PA dapat mengenali permasalahan mahasiswa
yang diasuhnya secara lebih komprehensif.
3
melepaskan cita-cita tersebut dan terjun ke dunia yang masih teasa “gelap” bagi mereka.
Mahasiswa ini sangat membutuhkan bantuan untuk segera lepas dan bangkit dari rasa
sedihnya. Mereka membutuhkan bantuan untuk dapat “melihat” masa depan yang terang
dan indah melalui karir sebagai punggawa keuangan negara.
b. Mulai tahun akademik 2019/2020 program diploma 3 pada semua jurusan (sebanyak 66
kelas) menerapkan kurikulum baru yang sangat berbeda dengan kurikulum sebelumnya,
yaitu bahwa seluruh mahasiswa tersebut mengambil mata kuliah yang sama dan bahwa
dalam setiap kelas terdapat mahasiswa dari berbagai jurusan. Keragaman asal jurusan dan
prodi dalam satu kelas, dapat meningkatkan “tekanan” psikologis tertentu bagi
mahasiswa karena mereka mengetahui bahwa masing-masing nantinya akan ditempatkan
di kantor yang berbeda yang memiliki lingkungan kerja, sistem remunerasi dan jenjang
karir yang dapat sangat berbeda satu sama lain.
c. Mahasiswa semester 1 tersebut (sebanyak 71 kelas, terdiri dari 66 kelas pada prodi
diploma 3 dan 5 kelas pada prodi diploma 1) berasal dari berbagai daerah di seluruh
Indonesia serta memiliki latar belakang sosial, budaya, lingkungan pendidikan menengah
dan dukungan keuangan yang berbeda-beda. Sebagian mahasiswa berpotensi mengalami
cultural shock yang dapat berpengaruh negatif tehadap peluang keberhasilan studi.
d. Gaya belajar dan kebiasaan dmiliki selama menempuh pendidikan di sekolah menengah
pun dapat mempengaruhi keberhasilan studi mahasiswa di PKN STAN, terutama jika
ternyata mereka tidak / kurang siap untuk lebih mandiri, berinisiatif dan berpartisipasi
aktif sebagaimana layaknya seorang mahasiswa. Dengan demikian, mahasiswa semester
1 memerlukan kehadiran mentor, pembimbing, pendamping ataupun “kakak” akademik.
Dalam mata kuliah Budaya Nusantara dan Pengembangan Kepribadian, mahasiswa secara khusus
diperkenalkan dengan konsep diri, mendapatkan latihan membuat life plan, dikondisikan untuk
memahami nilai-nilai kehidupan dan perilaku yang dapat memberikan motivasi tinggi, keperdulian
terhadap lingkungan dan kepentingan nasional, keragaman budaya dan bagaimana hidup dalam
keagaman budaya tersebut, serta bagaimana menjadi pemimpin serta manajer yang baik. Metode
pembelajaran yang diterapkan lebih banyak bersifat eksploratori (mahasiswa menggali sendiri,
mencerna, mendiskusikan, menyimpulkan dan menghayatinya) dan penerapannya dalam praktik,
ketimbang menerima paparan yang bersifat ceramah. Dengan demikian, pengintegrasian mata
kuliah Budaya Nusantara & Pengembangan Kepribadian dengan tugas pembimbingan/
pendampingan sebagai kakak kelas kepada adik kelasnya menjadi suatu inisiatif yang bersifat
strategis dalam menyediakan sarana praktik dalam melahirkan calon pemimpin-pemimpin baru,
4
Deskripsi Tugas Pembimbingan/Pendampingan Adik Kelas
1. Pembagian kelas dan kelompok
Dalam pedoman ini, mahasiswa semester 3 atau 5 pada mata kuliah Budaya Nusantara dan
Pengembangan Kepribadian disebut “Kakak Akademik”, sedangkan mahasiswa semester 1 disebut
“Adik Akademik”. Untuk setiap kelas dari Kakak Akademik mendapatkan tugas memberikan
pembimbingan/pendampinngan kepada minimal satu kelas Adik Akademik. Daftar pembagian kelas
disajikan pada Lampiran 1. Kriteria pengelompokan adalah sbb:
a. Pada setiap kelas Kakak Akademik, mahasiswa dibagi menjadi beberapa kelompok, dimana
setiap kelompok tediri dari 6 – 7 orang.
b. Pada setiap kelas Adik Akademik, mahasiswa dikelompokkan ke dalam beberapa grup,
sedemikian rupa sehingga jumlah group Kakak sama dengan jumlah group Adik. Hal ini
dimaksudkan agar setiap kelompok Kakak memberikan bimbingan / dampingan kepada
satu buah kelompok Adik saja. Jadi pembimbinngan/pendampinngan dilakukan secara
group-on-group, bukan one-on-one per mahasiswa.
c. Pembagian kelompok dilakukan oleh Kakak mahasiswa bedasarkan musyawarah,
sedangkan dosen mengamati serta memberikan masukan apabila dipandang perlu (dengan
intervensi yang minimal).
d. Dalam setiap kelompok, baik kelompok Kakak maupun kelompok Adik, proporsi
(perbandingan) antara jumlah mahasiswa dengan mahasiswi harus diupayakan sama antar
kelompok yang satu dengan kelompok lain dalam satu kelas.
e. Setiap kelompok Kakak harus menunjuk ketua kelompok.
f. Dosen memberikan penilaian mengenai proses musyawarah untuk mencapai kesepakatan
Bersama dan memberikan kredit yang lebih besar kepada Kakak yang menunjukkan
leadership dan managerialship yang baik pada proses pembentukan kelompok.
Penggunaan workbook
Sejak tahap awal dari proyek sampai dengan tahap akhir, setiap Kakak harus menyelenggarakan
sebuah buku kerja (workbook). Tujuannya adalah agar mahasiswa terbiasa berkerja secara sistematis,
demikian pula mendokumentasikan hasil kerjanya, termasuk maslah yang dihadapi selama
melaksanakan tugas. Dengan demikian mahasiswa diperkenal kepada konsep: (1) tulis apa yang akan
dikerjakan, (2) kerjakan apa yang ditulis, dan (3) tulis apa yang sudah dikerjakan.
Tahap persiapan (preparing) ini dimaksudkan untuk memberikan pengalaman kepada para
Kakak untuk (1) menghimpun data awal, (2) mengkomunikasikan tugas kepada Dosen PA, dan (3)
5
mengatur strategi dalam kegiatan Proyek Pembimbingan/Pendampingan. Tahap ini terdiri atas
beberapa kegiatan yaitu;
a. Melakukan pengumpulan informasi awal tentang profil Adik. Tujuan tahap ini adalah untuk
memulai membangun komunikasi dan saling pecaya antara Kakak dengan Adik (membangun
rapport), menggali latar belakang Adik, mengindentifikasi potensi masalah yang mungkin
dihadapi oleh Adik.
b. Melakukan komunikasi awal dengan Dosen Pembimbing Akademik dari Adik, untuk melaporkan
mengenai ruang lingkup tugas dan mendapatkan masukan dari Dosen PA. Tujuan Dari aktivitas ini
adalah untuk memberikan kesempatan kepada Kakak untuk terbiasa berkomunikasi secara efektif
dengan stakeholder dan pimpinan.
c. Merumuskan tujuan akhir Proyek, sasaran antara yang akan dicapai serta strategi yang akan
ditempuh.
d. Seluruh kegiatan dan hasil yang diperoleh harus dituangkan ke dalam workbook (buku kerja)
setiap orang Kakak. Workbook ini akan menjadi bahan penilaian oleh Dosen.
e. Melaporkan kepada dosen pengampu mata kuliah BudnusPK. Melalui interaksi ini dosen dapat
memberikan penilaian tentang proses pembelajaran yang telah dilalui oleh mahasiswa serta
lessons learned (hikmah /pelajaran yang mereka dapatkan) serta untuk memberikan masukan.
Tahap perancangan (designing) terdiri atas langkah-langkah yang akan ditempuh, perkiraan
sumber daya yang akan digunakan, target capaian, jadwal kegiatan, pembagian tugas, serta rencana
proses monitoring dan evaluasi. Proses perancangan ini menggunakan merode SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Realistic and Timely). Dosen dapat mempekenalkan metode lain, yang lebih
baik, apabila dipandang perlu.
Uraian dalam rasional merupakan latar belakang yang melandasi Proyek. Beberapa aspek
yang perlu diuraikan dalam rasional meliputi :
1) urgensi Proyek;
2) kondisi objektif dari Adik, berupa profil latar belakang dan potensi permasalahan yang akan
dihadapi;
3) kondisi objektif tim Kakak, serta lingkungan kampus dan sekitarnya yang menunjukkan daya
dukung tim Kakak, lingkungan dan ancaman-ancaman yang mungkin berpengaruh terhadap
perkembangan / keberhasilan studi Adik;
4) harapan yang ingin dicapai dari Proyek.
Dasar hukum yang dicantumkan setidaknya adalah adalah RPS dan penetapan PKN STAN
sebagai leader factory.
6
c. Merumuskan Visi dan Misi
Rumusan visi dan misi Proyek harus sesuai dengan visi dan misi PKN STAN dan Kementerian
Keuangan . Oleh karena itu, sebelum menetapkan visi dan misi Proyek, perlu terlebih dahulu menelaah
visi dan misi PKN STAN dan Kementerian Keuangan. Visi adalah gambaran yang hendak dicapai dalam
jangka Panjang melalui Proyek. Misi adalah upaya untuk mencapai visi yang telah ditetapkan.
Identifikasi masalah diperoleh melalui interaksi dengan Adik Akademik. Masalah yang telah
digali dituangkan dalam bentuk table seperti contoh berikut:
Dst…
Dst …
Dst …
e. Mendeskripsikan tujuan, sasaran / target-target yang akan dicapai, rincian kegiatan dan
milestones
Tujuan dan sasaran adalah hal yang akan dicapai pada kurun waktu tertentu dalam rangka
mencapai visi. Tujuan dan sasaran dapat diukur tingkat capaiannya. Tujuan memiliki rentang waktu
capaian yang lebih Panjang daripada sasaran (target-target). Milestone adalah titik penanda telah
dicapainya suatu target tertentu sebagai dasar untuk memonitor perkembangan Proyek. Suatu
milestone harus jelas outputnya dan sasaran waktunya. Penggambaran target dalam bentuk diagram
waktu proyek sangat dianjurkan (misalnya dengan Gantt Chart). Dalam diagram waktu tersebut
diperlihatkan titik-titik milestonesnya.
7
Contoh milestone kegiatan proyek:
Perumusan rencana kegiatan operasional perlu meujuk kepada konsep SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Realistic and Timely). Artinya, tujuan / sasaran harus spesifik sehingga
mudah dimengerti, jelas dan dapat diukur keberhasilannya. Tujuan / sasaran hendaknya bersifat
menantang (tidak terlalu mudah/sederhana) namun dalam batas yang dapat dicapai dalam kuun
waktu tertentu.
Dalam menjabarkan kegiatan untuk mencapai tujuan, perlu ditentukan siapa dsaja yang akan terlibat
serta peran masing-masing serta rentang waktu kegiatan tersebut.
Rincian rencana kegiatan dapat dituangkan dalam bentuk narasi, ataupun table seperti contoh
berikut:
PELAKSANAAN
Aaa Ali & Susi X X X
Bbb Ali & Hamid X X X X X
dst …
MONITORING
XxY …
ZxP …
PELAPORAN
Penyusunan draft laporan …
Presentasi kepada Dosen PA …
Presentasi kepada Dosen Budnus PK
8
a. Dalam tahap pelaksanaan, Kakak melakukan aktivitas sebagaimana telah direncanakan.
Apabila diperlukan modifikasi atas rencana kegiatan tertentu, maka modifikasi tersebut
dapat dilakukan dengan persetujuan Dosen BudnusPK.
b. Praktik kepemimpinan transformasional, terutama (1) Model the Way, (2) Inspire Shared
Vision, (3) Challenge the process, (4) Enable Others to Act, dan (5) Encourage the Heart,
diterapkan saat melakukan pembimbingan dan pendampingan kepada Adik.
c. Nilai-nilai Kementerian Keuangan, yaitu Integritas, Profesional, Sinergi, Pelayanan dan
Kesempurnaan perlu ditampakkan dalam pelaksanaan Proyek Pembimbingan/
Pendampingan, termasuk dalam pembuatan workbook serta pelaporan. Mahasiswa
bebas menentukan bentuk dan inovasi atau kreativitas dalam mengimplementasikan
nilai-nilai tersebut.
d. Dalam proses pembimbingan/pendampingan Adik, maupun dalam berinteraksi dengan
Dosen, para Kakak perlu menerapkan budaya kerja kemenkeu, yaitu:
1) Satu Informasi Setiap Hari: mencari dan menggali informasi yang positif dan
membaginya (sharing) dengan Adik atau teman satu tim untuk pengetahuan
bersama.
2) Dua Menit Sebelum Jadwal: melatih, membiasakan, dan menumbuhkan
kedisiplinan dengan hadir di ruang/tempat pertemuan/diskusi dengan Adik
atau Dosen 2 menit sebelum jadwal yang ditentukan.
3) Senyum, Sapa, Salam: dilakukan saat bertemu atau berpapasan dengan Adik
Akademik, teman dan Dosen serta civitas akademika PKN STAN, termasuk
tamu di PKN STAN.
4) Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin: Workbook dikerjakan dengan lengkap,
namun ringkas, dan rapi. Berpenampilan rapi saat menghadap Dosen dan
beinteraksi dengan Adik Akademik.
5) Mendorong Adik untuk menerapkan keempat hal di atas.
e. Semua realisasi kegiatan yang dilakukkan dicatat ke dalam Workbook temasuk kendala
yang dihadapi serta solusi yang diambil.
f. Secara berkala, Kakak melaporkan progress kepada Dosen PA dan Dosen BudnusPK
sesuai jadwal yang sudah direncanakan (baik dalam bentuk tertulis atau bentuk lain yang
sudah ditentukan oleh Dosen ybs).
g. Apabila terdapat kegiatan yang tidak dapat dilakukan sesuai dengan rencana, maka
alasan yang mendasarinya harus dituliskan ke dalam Workbook.
9
Lampiran
TABEL PEMETAAN TUGAS PEMBIMBINGAN /
PENDAMPINGAN ADIK KELAS
11
TABEL PEMETAAN TUGAS PEMBIMBINGAN /
PENDAMPINGAN ADIK KELAS
12
TABEL PEMETAAN TUGAS PEMBIMBINGAN /
PENDAMPINGAN ADIK KELAS
13