SIKLUS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Disusun Oleh :

Devi Astria Wulandari 141170100

Intan Adiningsi 141170114

Santika Febriana 141170152

Eirene Mahanani Pidekso 141170159

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

YOGYAKARTA
 2019

BAB I

PENDAHULUAN

Di dalam suatu organisasi, terutama di dalam dunia kerja, seringkali terjadi regenerasi. Dari
tiap-tiap generasi akan mengalami kejadian-kejadian dan akan memiliki pengalaman yang
berbeda-beda. Regenerasi dari tiap organisasi selalu terjadi. Oleh karena itu generasi yang baru
perlu mengetahui apa-apa saja yang telah dilakukan, dialami, dan pernah terjadi di organisasi,
agar perkembangan organisasi dapat lebih baik dan kesalahan yang terjadi dapat lebih kecil,
dengan berbekalkan pengalaman, pengetahuan, data, dan dokumentasi-dokumentasi lainnya
mengenai organisasi tersebut pada generasi-generasi sebelumnya. Bila tidak ada manajemen
pengetahuan, maka pengalaman-pengalaman, dan ilmu-ilmu yang telah di dapat oleh orang-
orang sebelumnya akan terbawa dan hilang begitu saja, seiring menghilangnya orang yang
tergantikan tersebut. Manajemen pengetahuan yang efektif mensyaratkan organisasi untuk
mengidentifikasi, menghasilkan, memperoleh, meredakan, dan menangkap manfaat dari
pengetahuan yang memberikan keuntungan strategis bagi organisasi tersebut sehingga sangat
diperlukan siklus manajemen pengetahuan.

Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di setiap
individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk
penyebaran informasi di lingkungan organisasi. Pentingnya mengimplementasikan KM Cycle ini
dalam sebuah organisasi atau perusahaan semata-mata hanya karena ingin menjadikan
orgasnisasi tau perusahaan tersebut menjadi baik dan terarah. Knowledge sebagai informasi yang
mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk
bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil
tindakan yang berbeda atau lebih efektif dari sebelumnya.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Tantangan Sistem Manajemen Pengetahuan

1. Budaya, budaya yang kuat dalam perusahaan membuat orang merasa agak berat untuk
berbagi pengetahuan, berbagi pengetahuan merupakan proses dimana sebuah perubahan
itu harus selalu terjadi. Budaya dan perubahan merupakan dua sisi mata uang, jika budaya
kuat, biasanya akan menjulurkan untuk melakukan perubahan.

2. Evaluasi pengetahuan, evaluasi terhadap pengetahuan masih jarang dilakukan sehingga

sukar untuk diketahui apakah pengetahuan tersebut layak untuk seluruh organisasi atau
tidak.

3. Pengolahan pengetahuan, pengolahan pengetahuan yang belum tepat termasuk

pendokumentasian yang belum baik menjadi tantangan tersendiri dalam proses sistem
manajemen pengetahuan.

4. Pelaksanaan pengetahuan, kesulitan dalam pengorganisasian dan mengintegrasikan

pengetahuan dengan strategi pengolahan untuk penyebaran akhir pengetahuan.

B. Perbandingan Antara Siklus Sistem Konvensional dengan Sistem Manajemen

Pengetahuan

Tabel 2.2

Perbandingan Antara CSLC Dan KMSLC

CONVENTIONAL SYSTEM LIFE SYCLE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

(CSLC) LIFE CYCLE (KMSLC)
Recognition of Need and Feasibility Study Evaluate Existing Infrastructure (Mengevaluasi
(Pengenalan Kebutuhan dan Studi Kelayakan) Infrastruktur yang sudah ada)
Functional Requirements Spesifications Form the KM Team (Membentuk Tim KM)
(Spesifikasi Permintaan Fungsional)
Local Design (Master Design Plan) (Desain Knowledge Capture (Menangkap Pengetahuan)
Logika)
Physical Design (Coding) (Desain Design KMS Blueprint (Mendesain Cetak Biru
Fisik/Pengkodean) KMS)
Testing (Pengujian) Verify and Validate the KM System (Verifikasi
dan Validasi KMS)
Implementation (File Conversion, User Implement the KM System (Implementasi
Training) (Implementasi/Konversi Data, KMS)
Pelatihan Pengguna)
Operations and Maintenance (Pengoprasian Manage Change dan Rewards Structure
dan Pemeliharaan) (Mengatur perubahan dalam strukrur
penghargaan)
Post-system evaluation (evaluasi pasca system)
Sumber : Elias et.el (2004)

Tabel 2.3

Perbedaan Utama (Key Differences) CSLC dan KMSLC

CONVENTIONAL SYSTEM LIFE SYCLE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

(CSLC) LIFE CYCLE (KMSLC)

Sistem Analisis Menangani Informasi Dari Pengembang pengetahuan berurusan dengan

Pengguna pengetahuan dari para ahli domain

Pengguna Mengetahui Masalah Tetapi Bukan Ahli domain tahu baik masalah dan solusinya
Solusi

Konvensional C SLC Terutama Berurutan Kms lc adalah tambahan dan interaktif

Pengujian Sistem Biasanya Pada Akhir Siklus Pengujian sistem KM berkembang dari awal
Hidup Sistem Konvensional siklus

Siklus Hidup Sistem Konvensional Adalah KM siklus hidup sistem adalah berorientasi
Proses Driven hasil

Sumber : Elias et.el (2004)

Persamaan Utama (Key Similarities) CSLC dan KMSLC

1. Keduanya dimulai dengan masalah dan diakhiri dengan solusi.

2. Keduanya dimulai dengan pengumpulan informasi atau menangkap pengetahuan.

3. Pengujian pada dasarnya sama untuk memastikan sistem yang benar dan sistem yang
tepat.

4. Keduanya harus memilih alat yang tepat untuk merancang sistem masing-masing.

C. Karakteristik Pengguna dan Pakar Manajemen Pengetahuan

Pengguna versus Experts (Para Ahli)

Tabel 2.4
Perbedaan Pengguna dengan Experts

CIRI-CIRI PENGGUNA AHLI

Ketergantungan pada sistem Tinggi Rendah

Kerja sama Biasanya koperasi Tidak dibutuhkan kerjasama

Toleransi untuk ambiguitas Rendah Tinggi

Pengetahuan dalam masalah Tinggi Rata-rata/rendah

Sistem kontribusi Informasi Pengetahuan/ keahlian

Pengguna sistem Ya Tidak

Tersedia untuk sistem builder Tersedia Tidak tersedia

Sumber : Elias et.el (2004)

D. Tahapan Siklus Sistem Manajemen Pengetahuan

 Mengevaluasi Infrastruktur
yang sudah ada

Membaentuk Tim KM

Menangkap Pengetahuan

Mendesain Cetak Biru KMS

Verifikasi dan Validasi KMS

Implementasi KMS

Mengatur perubahan dan

Struktur Penghargaan

Evaluasi Pasca Sistem

1. Mengevaluasi Infrastruktur yang Sudah Ada

Tahap pertama adalah mengevaluasi infrastruktur yang ada. Ada beberapa pertanyaan penting
yang perlu Anda tanyakan ketika melakukan evaluasi.
 Pengetahuan apa yang akan hilang melalui pensiun, transfer, atau keberangkatan ke
perusahaan lain?
 Apakah sistem KM yang diusulkan diperlukan di beberapa lokasi?
 Apakah para ahli tersedia dan bersedia membantu dalam membangun sistem KM?
 Apakah masalah yang dipermasalahkan membutuhkan pengalaman bertahun-tahun dan
penalaran untuk diselesaikan?
2. Membentuk tim KM
Setelah mengevaluasi infrastruktur dengan hati-hati, tahap selanjutnya adalah membentuk
tim KM yang akan bekerja sama untuk mengembangkan KMS dari cetak biru hingga
implementasi. Keberhasilan tim akan tergantung pada sejumlah faktor, termasuk yang
ditunjukkan di sini. Identifikasi pemangku kepentingan utama dari sistem KM yang
prospektif. Keberhasilan tim tergantung pada:
 Kemampuan anggota tim
  Ukuran tim
 Kompleksitas proyek
 Kepemimpinan dan motivasi tim
 Tidak menjanjikan lebih dari yang bisa disampaikan secara realistis
3. Menangkap Pengetahuan
Tahap selanjutnya setelah membentuk tim KM akan menjadi knowledge capture.
 Explicit knowledge ditangkap dalam repositori dari berbagai media
 Tacit knowledge ditangkap oleh para ahli perusahaan menggunakan berbagai alat dan
metodologi
 Pengembang pengetahuan penangkap knowledge dari para ahli untuk membangun
knowledge base
4. Mendesain cetak biru KMS
Selanjutnya, tim KM perlu mengembangkan cetak biru KM berdasarkan pengetahuan yang
ditangkap. Ini akan sangat mirip dengan tahap desain logis dalam siklus hidup
pengembangan sistem konvensional. Cetak biru harus mengatasi beberapa masalah, termasuk
yang tercantum:
 Finalisasi ruang lingkup sistem KM yang diusulkan dengan realisasi keuntungan
bersih
 Menentukan komponen sistem yang diperlukan
 Mengembangkan lapisan kunci arsitektur perangkat lunak KM untuk memenuhi
persyaratan perusahaan
 Interoperabilitas dan skalabilitas sistem dengan infrastruktur TI perusahaan yang ada
5. Verifikasi dan Validasi KMS
Karena sistem KM sedang dalam pengembangan, ia melewati pengulangan verifikasi dan
validasi berulang-ulang ketika proses pembuatan prototipe cepat keluar dengan versi
menengah dari sistem pengujian. Ini adalah salah satu perbedaan utama antara konvensional
dan KMSLC, karena yang satu didorong oleh proses sementara yang lain didorong oleh hasil.
Verifikasi (fungsionalitas) vs. Validasi (integritas)
 Prosedur verifikasi: memastikan bahwa sistem memiliki fungsi yang benar
 Prosedur validasi: memastikan bahwa sistem memiliki output yang tepat
 Validasi sistem KM bukan hal yang mudah
6. Implementasi KMS
Akhirnya, seperti dalam siklus hidup sistem konvensional, akan ada waktu ketika KMS akan
diluncurkan untuk digunakan oleh pengguna.
Elemen-elemen yang terlibat dalam menerapkan Sistem KM diberikan di sini. Bagian
jaminan kualitas sangat penting untuk KMSLC. Sedangkan dalam siklus hidup sistem
konvensional, desain logis berdasarkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak akan
memastikan kualitas sistem melakukan seperti yang diharapkan. Dalam KMSLC, karena
sifatnya yang berulang dalam memverifikasi dan memvalidasi, status final KMS tidak akan
diramalkan sejak awal. Pemeriksaan terperinci dengan kerja sama para ahli untuk
memastikan sistem bekerja sebagaimana yang diharapkan tidak terhindarkan. Mengubah
sistem KM baru menjadi operasi actual termasuk konversi data atau file juga termasuk
pelatihan pengguna. Jaminan kualitas itu penting, yang meliputi memeriksa untuk:
 Kesalahan penalaran
 Ambiguitas
 Ketidaklengkapan
 Salah Representasi (salah positif atau salah negative)
7. Mengatur perubahan dan Struktur Penghargaan
Akhirnya, selama implementasi, kita pasti akan menghadapi perlawanan dari orang-orang di
organisasi yang akan menentang sistem karena takut kehilangan kendali. Cara untuk
meminimalkan penolakan terhadap perubahan:
 Ahli/Pakar
 Karyawan biasa (user)
 Pembuat masalah (Troublemakers)
Resistansi melalui proyeksi, penghindaran, atau agresi
8. Evaluasi pasca sistem
Menilai dampak sistem dalam hal efek pada:
 Orang-orang
 Prosedur
 Kinerja bisnis
Area yang menjadi perhatian:
 Kualitas pengambilan keputusan
 Sikap pengguna akhir
 Biaya pemrosesan dan pembaruan Pengetahuan
 BAB III
PENUTUP

Sebuah perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu mengelola pengetahuan-
pengetahuan yang ada dengan baik dan kemudian meningkatkan wawasan pengetahuan tersebut.
Karena dari pengetahuan tersebut bisa menjadikan suatu perusahaan lebih maju dan tentunya
akan berpengaruh terhadap keberlanjutan sebuah perusahaan. Di dalam manajemen pengetahuan
ada siklus seperti siklus kehidupan yang biasa disebut knowledge managemen cycle.
 DAFTAR PUSTAKA

https://novitasari15141009p.wordpress.com/2016/12/19/km-life-cycle/
Purbosari, Ninik dan Siswanti, Yuni . Manajemen Pengetahuan (Pendekatan Konsep dana Penerapan
Apliaksi Riset.