Manajemen Mutu

Program Peningkatan Mutu Pendistribusian SOP Secara Efektif Dan Efisien

Dengan Mempercepat Waktu Distribusi SOP Pada PT. XYZ

(Studi Kasus menggunakan Metode Fishbone Diagram Ishikawa)

Dr. Lusiana Idawati, S.T., M.M., M.T.

Disusun oleh :

MINDO LEETARI NAINGGOLAN

NIM : 01629190005

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK SIPIL

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS PELITA HARAPAN

2019
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur, penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus, atas berkat dan
anugerah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah Manajemen Mutu
dengan judul “Program Peningkatan Mutu Pendistribusian SOP Secara Efektif Dan Efisien
Dengan Mempercepat Waktu Distribusi SOP Pada PT. XYZ”.

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata
kuliah Manajemen Mutu Terpadu dan mampu merencanakan program peningkatan mutu pada
suatu area tertentu di projek atau perusahaan konstruksi berdasarkan konsep manajemen mutu
dari “Guru” mutu dan dengan menggunakan teknik dan instrumen TQM yang telah dipelajari.

Harapan penulis semoga makalah mengenai Pengendalian Mutu Terpadu (TQM) ini
dapat menambah manfaat pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca. Karena keterbatasan
pengetahuan maupun pengalaman penulis, penulis yakin masih banyak kekurangan dalam
makalah ini. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun
dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
.

Jakarta, 11 Oktober 2019

Penulis
 DAFTAR ISI

BAB I............................................................................................................................................... 2
PENDAHULUAN........................................................................................................................... 2
1.1 Latar Belakang Permasalahan....................................................................................................2
1.2 Rumusan Masalah......................................................................................................................3
1.3 Tujuan Penelitian....................................................................................................................... 3
BAB II..............................................................................................................................................4
TEORI MANAJEMEN MUTU.......................................................................................................4
2.1 Konsep dan Pengertian Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)........................................ 4
2.2 Manfaat Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)................................................................4
2.3 Gambaran Besar Implementasi Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)............................5
BAB III............................................................................................................................................ 6
RANCANGAN PROGRAM........................................................................................................... 6
3. 1 Penentuan Tema dan Analisa Situasi........................................................................................6
3.2 Penentuan Target Utama............................................................................................................6
3.3 Menganalisa Penyebab Menggunakan Fishbone Diagram........................................................ 6
3.4 Rencana Perbaikan.....................................................................................................................7
3.5 Melakukan Implementasi Perbaikan dan Evaluasi.................................................................... 7
3.6 Menetapkan Standarisasi & Rencana Pencegahan.................................................................... 7
BAB IV............................................................................................................................................ 8
PENUTUP........................................................................................................................................8
Kesimpulan dan Saran..................................................................................................................... 8
Lampiran.......................................................................................................................................... 9
Daftar Pustaka................................................................................................................................13

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Standar Operasional Prosedur (SOP), merupakan hal mutlak yang diperlukan
perusahaan, agar dalam menjalankan operasional sesuai dengan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Hampir semua lembaga yang ada di Indonesia atau bahkan di dunia
mempunyai standar operasional prosedur (SOP).
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah prosedur kerja yang tertulis. Standar
Operasional Prosedur (SOP) dibuat utamanya dari PF Diagram yang ditulis secara detail
dan dilengkapi dengan spesifikasi tiap-tiap aktvitas. SOP juga sebuah panduan yang
dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua
karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.
Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan
langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut
dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Dan menurut
Sailendra (2015), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang
digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan
dengan lancar.
Tidak hanya di pemerintahan, pendidikan dan lain sebagainya, perusahaan
kontraktor juga memerlukan SOP disetiap departemen yang ada diperusahaan. Salah
satunya adalah PT. XYZ, seluruh kegiatan operasional perusahaan di setiap bidang
memerlukan suatu sistem atau standar.
Tanpa adanya SOP, maka antara manajemen dan karyawan tidak dapat
menjalankan tugasnya dengan baik, tidak dapat menentukan hak dan kewajiban masing-
masing pihak. Disamping itu ditingkat Manajemen tidak bisa menilai kinerja karyawanya
dengan profesional karena tanpa adanya alat ukur atau wewenang yang jelas. SOP akan
membantu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dan untuk memastikan setiap departemen di PT. XYZ telah menerima SOP yang
di butuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, maka pendistribusian

2
 Standar Operasional Prosedur (SOP) juga memegang peranan yang sangat penting.
Karena pendistribusian SOP yang tepat dapat menghindari kesalahan/kecelakaan dalam
melakukan proses kerja dan memberikan kejelasan lingkup pekerjaan, sehingga kualitas
hasil produksi yang diperoleh dapat memenuhi standar mutu serta kepuasan pelanggan
yang ujung tombaknya adalah mempertahankan citra perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Standar Operasional Prosedur (SOP) berdampak langsung pada pelaksanaan
pekerjaan di setiap unit kerja. Dan pendistribusian SOP ke seluruh unit kerja
perusahaan (proyek maupun departemen) yang di lakukan secara manual dapat
mengakibatkan pendistribusian berjalan lama dan mempunyai nilai finansial cukup besar.
Berdasarkan uraian tersebut, focus permasalahan yang akan diungkapkan dalam makalah
ini adalah berkenaan dengan “Bagaimana mendistribusikan SOP secara efektif dan
efisien dengan mempercepat waktu distribusi SOP ?”.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penulisan makalah ini adalah agar pembaca dapat lebih memahami bahwa
pendistribusian SOP yang efektif dan efisien dapat meningkatkan mutu perusahaan.

3
 BAB II

TEORI MANAJEMEN MUTU

2.1 Konsep dan Pengertian Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)

Fishbone Diagrams (Diagram Tulang Ikan) merupakan konsep analisis sebab

akibat yang dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa untuk mendeskripsikan suatu
permasalahan dan penyebabnya dalam sebuah kerangka tulang ikan. Fishbone Diagrams
juga dikenal dengan istilah diagram Ishikawa, yang diadopsi dari nama seorang ahli
pengendali statistik dari Jepang, yang menemukan dan mengembangkan diagram ini pada
tahun 1960-an. Diagram ini pertama kali digunakan oleh Dr. Kaoru Ishikawa untuk
manajemen kualitas di perusahaan Kawasaki, yang selanjutnya diakui sebagai salah satu
pioner pembangunan dari proses manajemen modern.

Illie G. Dan Ciocoiu C.N (2010) mengutip dari Basic Tools for Process
Improvement (2009) bahwa diagram Fishbone (Ishikawa) pada dasarnya menggambarkan
sebuah model sugestif dari hubungan antara sebuah kejadian (dampak) dan berbagai
penyebab kejadiannya. Beberapa kegunaan Diagram fishbone antara lain mengenali akar
penyebab masalah atau sebab mendasar dari akibat, masalah, atau kondisi tertentu,
memilah dan menguraikan pengaruh timbal balik antara berbagai faktor yang
mempengaruhi akibat atau proses tertentu dan menganalisa masalah yang ada sehingga
tindakan yang tepat dapat diambil.

2.2 Manfaat Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)

Beberapa manfaat dari membangun diagram tulang ikan adalah membantu

menentukan akar penyebab masalah atau karakteristik kualitas menggunakan pendekatan
terstruktur, mendorong partisipasi kelompok dan memanfaatkan pengetahuan kelompok
proses, serta mengidentifikasi area dimana data harus dikumpulkan untuk studi lebih
lanjut (Balanced Scorecard Institute, 2009).

Dalam hal ini, dengan adanya diagram tulang ikan ini, PT. XYZ mampu
mengidentifikasi akar penyebab masalah pendistribusian SOP, membangkitkan ide-ide

4
 untuk solusi masalah pendistribusian SOP dan membantu PT. XYZ dalam penyelidikan
atau pencarian fakta lebih lanjut.

2.3 Gambaran Besar Implementasi Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams)

PT. XYZ terlebih dahulu menentukan target mutu yang akan di capai dalam hal
pendistribusian SOP, kemudian mengindentifikasi penyebab masalah pendistribusian SOP,
melakukan rencana perbaikan - blueprint, melalukan implementasi perbaikan, mengevaluasi
hasil program peningkatan mutu, membuat standarisasi & rencana pencegahan dan yang terakhir
PT. XYZ menentukan rencana berikutnya untuk program peningkatan mutu ini.

5
 BAB III

RANCANGAN PROGRAM

3. 1 Penentuan Tema dan Analisa Situasi

Distribusi standar operasional prosedur (SOP) dalam suatu perusahaan memegang
peranan sangat penting. Namun masalah utama yang terjadi di PT. XYZ adalah distribusi
SOP ke seluruh unit kerja (baik proyek maupun departement) berjalan lama. Mengapa
menjadi masalah? Karena SOP berdampak langsung pada pelaksanaan pekerjaan di setiap
unit kerja dan memiliki nilai finansial cukup besar. Penyebab pendistribusian berjalan
lama karena dilakukan secara manual, sehingga biaya pengadaan material untuk
distribusi SOP tinggi, pendistribusian berjalan lambat, tidak ramah lingkungan dan dapat
menghambat pekerjaan lain. Dan itu di buktikan dengan permintaan kebutuhan material,
menghabiskan sebesar Rp. 22.000.000 lebih (tidak termasuk manhour) dan kebutuhan
waktu untuk distribusi, memerlukan rata-rata 28,5 hari (Gambar 1) dan suasana kerja
(kantor) tidak kondusif karena banyak salinan dokumen SOP (berantakan).

3.2 Penentuan Target Utama

Setelah menganalisa situasi masalah utama yang terjadi, PT. XYZ menentukan
target dari 2 (dua) yaitu sisi kuantitatif dan kualiatitatif. Dari sisi kuantitatif, target
utamanya adalah mempercepat waktu distribusi SOP menjadi 2 hari, mengurangi waktu
distribusi, penggunaan kertas dan mengurangi biaya distribusi (Gambar 2). Dan dari sisi
kualitatif terdiri dari aspek Q (Quality) memaksimalkan kualitas hasil kerja staff, aspek C
(Cost) mengurangi biaya distribusi SOP, aspek D (Delivery) membuat proses distribusi
SOP lebih efisien, aspek S (Safety) mengurangi penggunaan kertas, ramah lingkungan,
dan aspek M (Moral) membuat suasana kerja lebih.

3.3 Menganalisa Penyebab Menggunakan Fishbone Diagram

Setelah PT. XYZ menentukan masalah yang terjadi yaitu “Distribusi SOP Lama”,
selanjutnya PT. XYZ menganalisa faktor-faktor penyebab masalah utama dengan
menggunakan metode Fishbone Diagram yang terdiri dari 4 M yaitu : Machine/Tools

6
 (Mesin/Alat), Method (Metode), Man (Manusia), Material (Material atau bahan produksi),
dapat dilihat pada Gambar 3.

3.4 Rencana Perbaikan

Setelah menentukan penyebab utama dari setiap faktor, PT. XYZ melakukan
rencana perbaikan dan mencari solusi yang paling potensial dari setiap penyebab utama
yang sudah di identifikasi terlebih dahulu dengan cara “Solution Selection Matrix” dan
memilih score yang paling tertinggi dari solusi yang paling berpotensial dari dalah satu
penyebab utama. Dari hasil yang di dapat, faktor method (metode) yang memperoleh
nilai paling tinggi, dengan total nilai 7,6 dengan solusi potensial yaitu “Merubah metode
distribusi menjadi via Web”. Dengan kata lain solusi yang tepat untuk pendistribusian
SOP secara efektif dan efisien adalah “Membuat Web”. (Gambar 4).

3.5 Melakukan Implementasi Perbaikan dan Evaluasi

Di bentuklah satu proyek kecil berkolaborasi dengan IT untuk membuat Web

menggunakan Intranet PT. XYZ sehingga bisa di akses oleh seluruh karyawan PT. XYZ,
kemudian mengimplementasikan Web tersebut dan cara penggunaannya ke seluruh
karyawan dan mengevaluasi hasil setelah implementasi tersebut di lakukan, sesuai
gambar yang terlampir (Gambar 5).

3.6 Menetapkan Standarisasi & Rencana Pencegahan

Untuk menjaga setiap SOP yang masuk ke dalam Web sesuai dengan standar,
maka PT. XYZ menetapkan standar dengan membuat IK Pengelolaan Web SOP yang
merupakan turunan dari SOP Management System. Dan membuat rencana pencegahan
supaya SOP yang ada di Web tidak sembarangan beredar dengan cara mengunci Web
SOP hanya bisa di lihat, namun tidak bisa di print tanpa ada persetujuan dari Admin yang
mengelola Web tersebut.

7
 BAB IV
PENUTUP

Kesimpulan

Pendistribusian SOP melalui Web mungkin bisa di kategorikan sebagai Inovasi bagi PT. XYZ.
Karena melalui Web, pendistribusian SOP bisa di lakukan secara efektif dan efisien baik dari
segi waktu maupun dari segi biaya. Dan juga bisa mengurangi penggunaan kertas yang
berlebihan (paper less), mengurangi penggunaan tinta dari mesin fotocopy yang merupakan B3
(Bahan Beracun dan Berbahaya).

Saran

Namun perlu diperhatikan juga bahwa pendistribusian SOP melalui Web mungkin juga memiliki
kekurangan, seperti :

1. Ada kemungkinan hasil scan yang dimunculkan di Web kurang jelas

2. Harus di perhatikan juga mengenai Intranet, apakah bisa dipastikan bahwa setiap unit kerja
(dalam hal ini proyek di daerah) bisa mengakses Web SOP tersebut?

Jika 2 (dua) hal di atas bisa di pastikan untuk tindakan rencana selanjutnya, maka bisa di
pastikan pendistribusian SOP benar-benar dilakukan secara efektif dan efisien.

8
LAMPIRAN

Gambar 1
Kebutuhan Material

Kebutuhan Waktu

Gambar 2

9
Gambar 3

Gambar 4

10
Tampilan Web

Gambar 5

11
12
 DAFTAR PUSTAKA

Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Trans Idea Publising:
Jogjakarta.

Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

http://ikma11.weebly.com/uploads/1/2/0/7/12071055/4._fishbone_diagrams_makalah.pdf

13