MAKALAH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROGRAM JATISMART
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Pengantar
Administrsi Pemerintahan
DOSEN PENGAMPU : Dr. Ufa Anita Afrillia, S.IP., M.I.Pol.

Disusun Oleh :

Putri Azila Nur Alifah 170204230009

Ana Hidayati 170204230035
Farelly Nadhif Hanifah 170204230016
Safina Nurhaliza 170204230033
Tassya Rahmawaty 170204230022
Muhammad Fariq 170204230001
Muhammad Rizal 170204230034
Gathan Ghazanfar Pathi 170204230005

Universitas Padjadjaran
Program Studi Administrasi Pemerintahan
2023/2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmatnya sehingga
penulis dapat menyusun makalah tentang “Standar Operasional Prosedur Program
JATISMART” dengan sebaik-baiknya.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata
kuliah Pengantar Administrasi Pemerintahan juga untuk menambah pemahaman
tentang “Standar Operasional Prosedur”.
Saya ucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu,
memfasilitasi, memberi masukan, dan mendukung penulisan makalah ini sehingga
selesai tepat pada waktunya. Semoga dibalas oleh Allah SWT dengan ganjaran yang
berlimpah.
Meski penulis telah menulis makalah dengan maksimal, tidak menutup
kemungkinan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, sangat diharapkan kritik dan
saran yang konstruktif dari pembaca sekalian. Akhir kata, saya berharap makalah ini
dapat menambah referensi keilmuan para pembaca.

Jatinangor, 27 Oktober 2023

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................ii
DAFTAR ISI........................................................................................................................iii
BAB I.................................................................................................................................iv
PENDAHULUAN.................................................................................................................iv
1.I. Latar Belakang.....................................................................................................................iv
1.2. Rumusan Masalah...............................................................................................................v
1.3. Tujuan.................................................................................................................................v
1.4. Manfaat..............................................................................................................................v
BAB II...............................................................................................................................vii
PEMBAHASAN..................................................................................................................vii
II.1. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)................................................................vii
II.2. Prinsip Penyusunan dan Pelaksanaan SOP AP....................................................................vii
II.3. Jenis-Jenis SOP.................................................................................................................viii
II.4. Format SOP........................................................................................................................ix
BAB III................................................................................................................................x
CONTOH STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR....................................................................x
III.1. Identitas............................................................................................................................x
BAB IV...............................................................................................................................xi
PENUTUP..........................................................................................................................xi
IV.1. Kesimpulan........................................................................................................................xi
IV.2. Saran.................................................................................................................................xi
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................xii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.I. Latar Belakang

Standar Operasional Prosedur merupakan suatu acuan dalam
melaksanakan tugas atau pekerjaan sesuai fungsi alat penilaian kinerja pada
instansi atau perusahaan. Tanpa adanya Standar Operasional Prosedur maka
perusahaan tidak akan bisa berjalan dengan lancar sesuai apa yang diinginkan,
karena dengan adanya Standar Operasional Prosedur maka perusahaan akan
mencapai visi misi yang sudah diatur dari awal dan juga dapat membantu
proses perkembangan pada perusahaan.
Menurut Sailendra (2015:11) Standar Operasional Standar merupakan
petunjuk berupa panduan yang memiliki manfaatkan untuk memastikan apakah
kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Disetiap
menjalankan roda operasional pada perusahaan dapat diperlukan berbagai
pedoman yang tetap dan sudah terstruktur, berguna dalam mencapai sebuah
tujuan yang maksimal. Pedoman ini digunakan pada perusahaan yang kecil
atau perusahaan besar.
Menurut Insani (2010:1) SOP adalah suatu dokumen yang berisikan
tentang serangkaian arahan secara tertulis yang dilaksanakan yang
berhubungan dengan proses administrasi perkantoran yang berisikan
bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan tempat penyelenggaraan orang
berperan dalam kegitan terdebut.
Standar operasional prosedur merupakan sebuah dokumen yang berisi
tentang prosedur kerja secara sistematis yang harus dilakukan dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan prosedur ini harus ditaati sehingga dapat
memperoleh hasil maksimal kerja yang efektif mungkin.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang
seharusnya ada dalam sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan
aktivitas. Standard Operating Procedure ada dan dibentuk oleh perusahaan
sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi
sumber daya perusahaan yang profesional dan handal (Setiawati 2015).
Program JATISMART merupakan program pemberian beasiswa kepada
warga daerah Jatinangor yang kurang mampu secara ekonomi namun memiliki
semangat tinggi untuk melanjutkan pendidikan. Jatinangor sendiri adalah
daerah yang memiliki beberapa kampus terkenal. Akan tetapi, warga local
Jatinangor masih sedikit yang meneruskan pendidikan di kampus yang ada di
Jatinangor. Saat ini, di Jatinangor malah lebih banyak orang perantauan yang
berkuliah.
Melalui program JATISMART ini, kami berharap akan banyak lagi
warga lokal Jatinangor yang bisa berkuliah di daerahnya tanpa terhalang
ekonomi. Program JATISMART ini membutuhkan Standar Operasional
 Prosedur (SOP) dalam penyeleksiannya. Penyeleksian dengan Standar
Operasional Prosedur yang baik dapat mengurangi terjadinya beasiswa yang
salah sasaran.
Standar Operasional Prosedur Produk ini bukanlah sekedar aturan
semata, tetapi keberadaan Standar Operasoinal Prosedur disebuah perencanaan
akan sangat membantu sekali dalam proses perkembangan program
JATISMART. Bahkan Standar Operasional Prosedur juga berpengaruh pada
kemajuan program berikutnya. Karena jika Standar Operasional Produk tidak
diterapkan dengan baik, maka dampaknya juga akan menurunkan kualitas
Sumber Daya Manusia yang mendapatkan beasiswa program JATISMART.
Atas dasar latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan
judul makalah ini adalah “Standar Operasional Prosedur (SOP) Program
JATISMART”.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)?
2. Bagaimana prinsip penyusunan dan pelaksanaan SOP JATISMART?
3. Apa saja jenis-jenis SOP?
4. Bagaimana format SOP?

1.3. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian Standar Operasional Prosedur.
2. Untuk mengetahui prinsip penyusunan dan pelaksanaan SOP
JATISMART.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis SOP.
4. Untuk mengetahui format SOP.

1.4. Manfaat
Manfaat SOP menurut PERMENPAN Nomor 35 Tahun 2012 :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara
konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi
mutu, waktu, dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus
dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang
aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan
tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural
dalam memberikan pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan
standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi
bagi kinerja pelayanan.
 BAB II
PEMBAHASAN

II.1. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana
dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur
dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan
fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. SOP administratif
adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu
peran atau jabatan. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau
jabatan.

II.2. Prinsip Penyusunan dan Pelaksanaan SOP AP

1. Prinsip Penyusunan SOP AP
a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan
harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua
aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam
pelaksanaan tugasnya;
b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses
pelaksanaan tugas;
c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras
dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat
diukur pencapaian keberhasilannya;
e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat
dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas
pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan;
f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-
prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan
pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan
kepada pengguna;
g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang
berlaku;
h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang
ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi
 aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.
2. Prinsip Pelaksanaan SOP AP
a. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu
ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh
seluruh jajaran organisasi pemerintahan;
b. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh
dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah
dan tertinggi;
c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka
terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
d. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur
melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang
distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya
dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang
akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan
pemerintahan;
f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah
distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang
memerlukan.
II.3. Jenis-Jenis SOP
Jenis
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraan
pemerintahan adalah seperti pada uraian berikut ini.
1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a. SOP Teknis
b. SOP Administratif
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a. SOP Makro
b. SOP Mikro
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis,
yaitu:
a. SOP Final
b. SOP Parsial
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a. SOP Generik
b. SOP Spesifik
II.4. Format SOP
Format umum SOP meliputi :
a. Langkah sederhana (simple steps)
b. Tahapan berurutan (hierarchical steps)
c. Grafik
d. Diagram alir (flowcharts)
 BAB III
CONTOH STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

III.1. Identitas

NO KEGIATAN PELAKSANAAN MUTU BAKU KETERANGAN

Kabid Kasubid Analis Camat Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Agenda 15 Dispo
kasubid untuk kerja menit sisi
mempersiapk
an konsep
seleksi yang
akan
dilakukan
2. Kasubid Disposisi 15 Dispo
Memerintahk menit sisi
an analis
untuk
mengumpulk
an bahan
konsep dan
dianalisis
3. Mengumpulk Disposisi 1 hari Bahan SOP
an dan lapora Pengumpulan
menyerahkan n, Bahan
bahan konsep Dispo
yang sudah di sisi
analisis
kepada
Kasubid.
4. Kasubid Berkas 1 hari Lapor
membuat an
laporan dan hasil
konsep dari dari
bahan yang analis
diberikan
analis dan
menyerahkan
nya kepada
kabid
5. Kabid tidak ya Berkas 30 Lapor
K memeriksa menit an
laporan dan hasil
konsep seleksi
apakah sesuai
dengan
prosedur dan
lainnya
apabila setuju
akan
dilanjutkan ke
camat apabila
tidak akan
dikembalikan
kepada
tidak
kasubid.
6. Diajukan Konsep 1 jam Draft
kepada camat laporan lapora
jika setuju n,
akan Dispo
Ditandatanga sisi
ni sekaligus
sebagai ya
peresmian
bahwa
program akan
mulai
dilakukan,
jika tidak
akan
dikembalikan
kepada kabid
dan
diperbaiki
7. Laporan yang Laporan 10 Dispo
telah disetujui menit sisi
diserahkan
kepada Kabid
untuk
didokumentas
ikan
8. Kasubid Laporan 15 Lapor SOP
menerima an, Pendokumentasi
 laporan yang menit Bukti an Dokumen
telah disetujui Doku
diteruskan menta
kepada analis si
untuk
didokumentas
ikan.
9. Pendokument Laporan 5 Lapor SOP
asian oleh menit an, Pendokumentasi
analis Bukti an Dokumen
Doku
menta
si
 BAB IV
PENUTUP
IV.1. Kesimpulan

Dari pemaparan materi pada makalah ini dapat disimpulkan bahwa, Standar
Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya guna menjelaskan perincian atau standar
yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan
dalam suatu instansi atau perusahaan. Pada pelaksanaan kegiatan Jatismart ini
terdapat beberapa Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan. Kami
merekomendasikan prosedur operasional yang dibuat berdasarkan analisis yang
dilakukan untuk memastikan bahwa setiap tahap, mulai dari pendaftaran hingga
seleksi, dilakukan dengan konsistensi dan integritas. Diharapkan bahwa standar
seleksi yang telah dijelaskan secara rinci dalam prosedur operasional standar (SOP)
ini akan memungkinkan penilaian yang adil. Dalam setiap langkah proses, kami juga
menekankan pentingnya keterbukaan dan transparansi. Dengan menerapkan prosedur
operasi standar (SOP) ini, institusi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi
manajemen beasiswa, menarik calon penerima yang berkualitas, dan menegaskan
komitmennya terhadap pendidikan dan pengembangan sumber daya manusia.

IV.2. Saran

Setelah penyusunan prosedur operasi standar (SOP) untuk beasiswa, beberapa

rekomendasi yang dapat disarankan adalah:

1. Pelatihan petugas : Petugas administrasi dan penyeleksi dilatih secara teratur.

Hal ini memastikan pemahaman yang mendalam terhadap prosedur operasi
standar (SOP) dan pengetahuan yang diperbarui.
2. Pemantauan dan Evaluasi Berkala: Menjadwalkan evaluasi rutin untuk
implementasi SOP, dengan fokus pada area yang perlu diperbaiki.
 DAFTAR PUSTAKA

Afrilia, U. A. (n.d.). Pengantar Administrasi Pemerintahan. Retrieved from

Pelaksanaan dan Prosedur.