TUGAS MATA KULIAH AUDIT INTERNAL

BAB 28

BERHADAPAN DENGAN ORANG LAIN

Kelompok 3 :

 Bryan Pradinda 023001808038

 Aditya Hartono 023001808039
 Tiwi Primasari 023001808028
 Nurita Aprilianing Tyas 023001808008

1
 BERHADAPAN DENGAN ORANG LAIN

Sikap Menghadapi Auditor Internal

Studi awal yang dilakukan atas hubungan antra auditor internal dengan mereka yang diaudit
menunjukkan bahwa pihak auditee, yang menjadi objek dari kegiatan audit, di kebanyakan
kasus, tidak menunjukkan sikap yang ramah kepada pihak auditor. Tidak hanya itu, jawaban-
jawaban yang diberikan untuk setiap pertanyaan mengenai efektivitas, kontribusi, dan
penyelesaian masalah yang diakibatkan oleh kegiatan auditor internal memberikan hasil yang
mengecewakan. Di sisi lain manajemen dan dewan komisaris menyadari kebutuhan mereka
ats bantuan dari auditor internal untuk mengelola dan mengarahkan organisasi.

Sikap ini telah berubah secara material sebagai akibat adanya perubshan dalam sikap auditor
internal itu sendiri terhadap pekerjaan mereka. Kebanyakan staf audit melihat fungsi mereka
sebagai sebuah pendekatan kerja sama dengan sasara untuk memberikan kontribusi pada
organisasi yang diaudit. Hasilnya adalah meningkatnya jumlah manajer-manajer operasional
yang meminta bantuan dari staf auditor internaluntuk meningkatkan operasi mereka baik dari
segi efisiensi maupun efektifitas.

Alasan dan Penyebab Rendahnya Penghargaan Yang Diberikan

Konflik antara Staf dengan Karyawan Lain

Kontrol

Mints menyatakan bahwa penyebab dari rasa permusuhan adalah:

1. Rasa takut terhadap kritik yang disbabkan oleh temuan audit yang merugikan;
2. Rasa takut terhadap perubahan yang terjadi dalam kebiasaan sehari-hari
karena adanya rekomendasi audit;
3. Tindakan penghukuman dari atasan yang dipicu oleh pelaporan adanya
penyimpangan-penyimpangan;
4. Praktik-praktik
5.
Menangani Kekuasaan, Perubahaan, dan Konflik

Kekuasaan

Kemampuan auditor internal untuk berhadapan dengan orang lain akan bergantung pada jenis
kekuasaan seperti apa yang mereka gunakan. Tujuh sumber kekuasaan menurut H.R Taylor
adalah sebagai berikut.

1. Karena Posisi. Kekuasaan dating dari posisi itu sendiri. Auditor internal
memilikinya ketika mereka minikamti status organisasi yang memadai dan memiliki
wewenang untuk melaporkan temuan dan menyampaikan opini yang independen.
2. Keahlian. Kekuasaan bergantung pada keahlian, pengetahuan, latar belakang,
pendidikan, kebijaksanaan, dan informasi.
3. Karismatik. Kekuasaan didasarkan pada kepribadian, pesona, dan aura
percaya diri.
4. Pengaruh. Kekuasaan dating dari kemampuan untuk memberika bantuan dan
imbalan. Objektivitas yang diminta dari seorang auditor internal menghalangi
penerapan secara lengkap dari bentuk kekuasaan ini.
5. Ancaman. Kekuasaan dating dari kemampuan untuk tidak memberikan
bantuan – kemampuan untuk memerintah, mengancam, dan dapat secara nyata
memaksakan perilaku yang dikehendaki.
6. Pemberian Tekanan. Pemilik dari kekuasaan seperti ini dapat memberikan
sanksi dan menjatuhkan hukuman. Pemberian tekanan juga dapat dengan meminjam
kekuasaan dari pihak lain untuk memperkuat basis kekuasaan pemilik tadi.
7. Kekuatan Langsung. Ini adalah kekuasaan terakhir dan tertinggi. Kekuasaan
ini biasanya terdapat pada mereka-mereka yang memiliki sebuah tingkatan posisi di
atas lainnya.

Keahlian yang dibutuhkan untuk memegang kekuasaan audit internal adalah: teknis,
interpersonal, dan konseptual. Bagi auditor internal, kemampuan teknis terletak pada
kemampuan mengenai dasar-dasar kontrol dan administrasi yang baik, serta kapasitas untuk
menganalisis aktivitas-aktivitas yang paling rumit dan mengambil kesimpulan yang logis
daripadanya. Keahlian interpersonal bergantung pada kemampuan menghadapi orang lain.
Sedangkan keahlian konseptual berasal dari kemampuan untuk menghubungkan aktivitas
yang sedang diaudit dengan sasaran dan tujuan dari setiap individu, organisasi, dan entitas
secara keseluruhan.

Manajemen Perubahan

Auditor harus siap mengelola dampak dari perubahan-perubahan yang diakibatkan oleh
rekomendasi-rekomendasi atau hal-hal yang telah diantisipasi oleh klien. Berikut beberapa
penyebab kekhawatiran klien disertai untuk keberhasilan tindakan dari staf audit:

1. Ketakukan terhadap hal-hal yang tidak diketahui dapat dinetralisis melalui

penjelasan sampai tingkat yang memungkinkan dari dampak perubahan pada operasi
yang sedang berjalan dan dengan jelas menguraikan potensi keuntungan dan risiko
dari perubahan.
2. Konflik dengan operasi yang sedang berjalan dapat dijelaskan dengan
menguraikan hasil-hasil positif yang ditimbulkan oleh perubahan dan pujian yang
akan diberikan kepada manajemen klien.
3. Masalah-masalah ego dapat diselesaikan dengan membawa manajemen klien
ke dalam proses pengambilan keputusan sehingga perubahan tersebut kenyataannya
merupakan produk dari manajemen saat ini.
4. Masalah-masalah birokratis termasuk perlunya penyesuaian ulang scara
vertikal dan horizontal dapat diperkecil melalui kerja sama dengan seluruh pihak yang
terlibat untuk menguraiak perubahan-perubahan terintegrasi yang dibutuhkan dan
melalui kerja sama dengan seluruh unit-unit vertikal dan horizontal yang terlibat.
5. Jika perubahan terswbut tidak menguntungkan secara biaya dan menghasilkan
operasi yang kurang efisien, jelaskan hasil-hasil positif dari keuntungna yang
melebihi kerugian yang terjadi.

Konflik

Konflik terjadi di seluru organisasi dan menunjukkan dirinya dalam berbagai tingkatan.
Konflik disebabkan oleh prebedaan yang terjadi di antara orang atau organisasi relatif
terhadap:

1. Metode-metode pelakasanaan aktivitas;

2. Masalah daerah kekuasaan;
 3. Komitmen dari sumber daya;
4. Ideology dan etika.

Menyelesaikan Konflik

Dalam penyelesaian konflik perlu dua aktivitas penting, yaitu memahami konflik tersebut dan
menegosiasikan penyelesaiaannya.

Memahami konflik mencakup tiga pertanyaan, yaitu:

1. Apakah konflik tersebut nyata? Apakah hasil dari kesalahpahaman atau

komunikasi yang buruk?
2. Apakah yang menjadi konflik?
3. Apakah penyebab konflik?

Menegosiasikan sebuah penyelesaian dapat ditingkatkan dengan berkonsentrasi pada enam

aktivitas, antara lain:

1. Berkonsentrasi pada masalah-masalah manusia;

2. Memisahkan para individu yang terlibat dari konteks konflik;
3. Mempertimbangkan sudut pandang lawan dalam konflik;
4. Melibatkan pihak lawan dalam proses pengambilan keputusan;
5. Membahas emosi secara terbuka;
6. Komunikasi.

Harus terdapat tingkat fleksibilitas dari kedua belah pihak untuk mengembangkan pilihan-
pilihan alternatif dan mengatasi rintangan-rintangan, seperi berikut:

1. Pertimbangan yang premature;

2. Terpaku hanya pada satu jawaban;
3. Anggapan akan adanya solusi tetap;

yang dapat diatasi apabila kedua belah pihak saling:

1. Betukar pikiran mengenai pilihan-pilihan lain;

2. Memisahkan proses kreasi dari proses pengambilan keputusan;
3. Mempertimbangkan semua pilihan;
4. Mencoba meraih keutungan bersama.

Penggunaan Kebutuhan-Kebutuhan Motivasional

Kebutuhan berupa keamanan baik secara fisik maupun ekonomi dan kebutuhan untuk
mendapatkan pengakuan dapat merangsang klien untuk:

1. Memberitahukan adanya masalah-masalah yang dicurigai kepada auditor;

2. Bekerja sama dengan auditor dalam melaksanakan audit;
3. Mengimplementasikan rekomendasi auditor.

Pengakuan dari manajemen dan rekan kerja klien dapat memberikan dampak yang
menguntungkan pada kondisi ekonomi klien dan dapat menghasilkan penghargaan karena
menunjukkan adanya pengetahuan tentang segi-segi manjemen yang baik dan memiliki
pertimbangan dari sisi manejemn dalam menerima perubahan sesuai kepetingan kelnacaran
operasional.

Dampak dari Peranan dan Tekanan

Kebutuhan dan Pentingnya Sebuah Hubungan yang Baik

Dampak dari Hubungan Auditor/Klien

Saran-saran untuk Memperbaiki Hubungan

Umpan Balik dari Klien

Sikap yang Konsultatif

Konflik di antara Permintaann yang Berkaitan dengan Kucurangan

Mewmpertimbangkan Dampak Audit

Pandangan Manajemen

Audit Investigati

Menghadapi Lawan Yang Tidak Bersahabat

Mendengerkan
Penggunaan Pertanyaan-Pertanyaan Wawancara secara Efektif

Dalam melakukan wawancara auditor internal dapat melakukan hal-hal sebagai berikut

1. Memfokuskan perhatian pada isu-isu utama dan memotivasi dilakukannya

tindakan dengan segera;
2. Meminimalkan konflik;
a. Jangan menggunakan perilaku bertanya yang agresif, misalnya: nada
suara, sikap, pendekatan kritis, sarkasme, dan lain-lain;
b. Pertimbangan untuk kompromi;
c. Mencoba untuk menyelesaikan konflik, mencari akar penyebab:
i. Atas fakta-fakta;
ii. Melibatkan perasaan dan persepsi;
iii. Melibatkan kepribadian;
iv. Melibatkan nilai-nilai.
3. Memfasilitasi negosiasi;
a. Menggunakan pertanyaan-pertnayaan untuk memandu klien ke arah
kesimpulan yang hendak dicoba untuk dijual oleh auditor;
b. Bertindak selaku seorang agen penjualan dengan menciptakan
keyakinan dan melalui pertanyaan untuk mengarahkan klien untuk secara
independen sampai pada posisi yang dicoba untuk dijual oleh auiditor;
c. Menentukan melalui pertanyaan, alasan mengapa klien mungkin tidak
ingin untuk sampai pada kesimpulan dari auditor, kemudian mencoba merajut
alasan-alasan tersebut menjadi selembar kesimpulan yang akan memecahkan
situasi yang diyakini auditor untuk seharusnya diperbaiki.
4. Menjinakkan reaksi-reaksi emosional;
5. Membantu untuk meyakinkan pihak yang diwawancarai tentang kebaikan dari
rekomendasi yang diberikan oleh pewawancara.

Komunikasi

Dalam mendapatkan informasi, auditor internal perlu berkomunikasi. Pertemuan-pertemuan

dengan klien, baik untuk menyampaikan temuan atupun untuk memberikan hasil-hasil audit
dapat menjadi baik atau buruk tergantung persiapan yang dilakukan. Pertama kali, auditor
internal hendaknya mengetahui apa yang hendak merek abicarakan dan melakukan persiapan
yang sangat lengkap untuk subjek ini. Mereka hendaknya menyiapkan agenda, menelaahnya,
dan melakukan latihan. Penjadwalan rapat di waktu yang tepat juga sangat penting. Sebuah
rapat sudah pasti hendaknya dihindari dengan segera sebelum atau sesudah makan siang atau
cuti. Jika rapat sebelumnya dilakukan dengan ‘hangat’ maka para peserta dapat melanjutkan
semangat yang sama dari posisi terakhir.

Pesan yang ingin diberikan oleh auditor internal dapat dibagi menjadi lima kategori,
pengaturan, urutan, pendukung, penekanan, dan pemolesan.

Pengaturan Pesan

Dalam pengaturan pesan terdapat tiga dimensi:

1. Kredibilitas, dibutuhkan bagi klien untuk mau mendengarkan dan memberikan

perhatiannya. Sumber kredibilitas misalnya a) professional; b) oganisasional; c)
penampilan, tingkah laku, kepribadian, dsb.
2. Suasana;
3. Isi.

Urutan

Urutan penyajian akan mengikuti pola yang serupa digunakan dalam pengembangan sebuah
temuan:

1. Identifikasi singkat masalah;

2. Pernyataan singkat tentang prinsip-prinsip atau prosedur yang mengatur
masalah;
3. Kondisi yang terjadi;
4. Perbandingan antara komdisi dengan prinsip-prinsip atau prosedur;
5. Kesimpulan audit;
6. Rekomendasi audit.

Rekomendasi hendaknya tidak memiliki kekuatan dan efek yang sama dengan perintah.
Karena hal ini akan merebut hak preogratif manajemen.

Pendukung

Pendukung, seperti dokumentasi atau catatan diskusi dengan pihak yang memiliki keahlian,
akan mebantu mencapai penerimaan dari pesan yang disampaikan. Pendukung yang disajikan
hednaknya cukup untuk dapat meyakinkan,namun tidak terlalu berlebihan sehingga menjadi
sebuah intimidasi – kecuali situasi yang dihadapi memang mengharuskan adanya intimidasi.
Penekanan

Dalam komunikasi apapun, beberapa pesan dapat disampaikan lebih jelas jika dibandingkan
dengan cara lainnya. Jika ada hal-hal penting yang ingin disajikan dapat disajikan
menggunakan ilustrasi dalam bentuk grafik. Menaikkan dan menurunkan suara serta
mengulang-ulang pesan penting dapat membantu menekankan maksud yang hendak
disampaikan oleh auditor.

Pemoles

Pemoles dalam hal ini berkaitan dengan detail. Tata bahasa yang baik, pemilihan kata,
penampilan yang rapi, persiapan dengan cermat, dan kebiasaan mendengarkan yang baikm
serta pertanyaan-pertanyaan yang sudah dipoles seluruhnya akan menghasilkan presentasi
yang impresif.

Aspek-aspek Lain

Aspek lain yang perlu diperhatikan adalah adanya umpan balik dan penyajian presentasi.
Presentasi lisan hendaknya disampaikan secara professional, menarik, dan persuasive dengan
memperhatikan isi, susunan, dan cara penyampaikan yang meyakinkan.

Audit Partisipatif

Masalah-masalah Khusus dalam Hubungan Audit

Mitra vs Penjaga

Manajer Operasional dan Atasannya