KEBIJAKAN KEPENGURUSAN

KSPA UNJ TAHUN 2019

I. Kebijakan Ketua
1. Pengurus wajib menginformasikan kehadiran dirinya disetiap agenda rapat pengurus
minimal H-3 kepada kepala bidang (kabid) masing-masing
2. Surat keterangan aktif organisasi hanya dikeluarkan untuk anggota KSPA UNJ yang pernah
mengikuti minimal satu kepanitiaan dan atau mengajar minimal 4 kali dalam satu bulan
terakhir

II. Kebijakan Sekretaris

1. Setiap pengurus wajib memberitahukan kepada sekretaris apabila ada surat masuk dari
UKM atau instasi lain.
2. Setiap pengurus wajib menuliskan nama dan tanggal penerimaan surat tersebut di belakang
surat
3. Setiap surat masuk diletakan di kotak surat masuk
4. Nomor surat dikeluarkan oleh sekretaris
5. Surat mandat dikeluarkan minimal 1 bulan sebelum kegiatan
6. Pelaksanaan kegiatan KSPA UNJ harus dikomunikasikan kepada sekretaris
7. Surat yang ingin di tanda tangani oleh pak Her, di taruh di “KOTAK SURAT”
8. Setiap hari Rabu dan Sabtu surat yang ada di “KOTAK SURAT” akan di berikan ke pak
Her maksimal pada jam 15.00 WIB
9. Perubahan tanggal kegiatan dapat dilakukan pada saat rapa ttriwulan, kecuali dalam
keadaan terdesak

III. Kebijakan Bendahara

1. Sponsorship
a) Setiap bidang wajib membantu bendahara dalam kegiatan Sponsorship dengan
menyebar dan memfollow up minimal 4 proposal. Apabila bidang lain tidak membantu
dalam menyebar proposal akan dikenakan sanksi yaitu mengajak 4 orang anggota
KSPA UNJ untuk membeli batik pengajar/Batik Pengurus.
b) Hasil dari persentase dibagi untuk pembuat, penyebar , orang yang memfollow up
proposal sponsorship mendapatkan bagian sebagai berikut :
 0 – 1.000.000 = 20 %
 1.000.000 – 5.000.000 = 15 %
 5.000.000 – 20.000.000 = 10 %
 20.000.000 – 50.000.000 = 8 %
 > 50.000.000 =5%
 c) Tindak lanjut proposal program yang goal diberikan kepada bidang yang sesuai dengan
Jobdesk. Contoh: perpusling: Sapras, beasiswa: Pendidikan.
d) Penyebar proposal mendapat uang transport Rp. 20.000;

2. Kewirausahaan
a) Setiap pembelian pulsa paling lambat dibayarkan 2 hari setelah pembelian pulsa, jika
melebihi batas waktu maka dikenakan denda Rp 500,- perhari kecuali ada kesepakatan
lain antara penjual dan pembeli (ex:sakit). (Pulsa)

b) Loker didahulukan untuk anggota KSPA UNJ yang masih aktif menjadi mahasiswa
UNJ dan Dewan Pendamping.

c) Dewan pendamping tidak dikenakan biaya sewa loker.

d) Pembayaran loker harus tepat waktu dengan harga Rp 30.000,-/semester

e) Bagi Batik Pengajar boleh dicicil maksimal 3 kali cicilan dengan uang muka Rp
50.000,-

f) Setiap ada konsumen yang ingin membeli di Warjur, pengurus yang berada di sekret
diharapkan untuk bisa bantu melayani (ex.menyeduh pop mie)

g) Setiap bidang harus menunjuk perwakilannya untuk menemani bendahara berbelanja

stok warjur, apabila bidang yang bersangkuta tidak menemani bendahara maka akan
mendapatkan sanksi yaitu harus membeli makanan atau minuman di warjur minimal
Rp20.000,00.

3. Donasi
a) Semua pengurus wajib mencantumkan link donasi yang digalang oleh bendahara pada
bio Media Sosial yang dimiliki.
b) Pengurus wajib membantu berjalanya kegiatan penggalangan donasi.

4. Kepanitiaan
a) Setiap kegiatan internal kspa unj yang memiliki struktur kepanitian harus ada sie danus
(Kegiatan yang membutuhkan oprec kepanitiaan)

NB : kebijakan di atas tidak bersifat tetap, akan berubah sewaktu-waktu sesuai dengan
kebutuhan kepengurusan 2019
IV. Kebijakan Bidang Pendidikan
1. Pengurus KSPA UNJ minimal mengajar dua kali dalam sebulan di TKK KSPA UNJ
2. Piagam penghargaan diberikan kepada pengajar yang telah mengajar minimal 30 kali dalam
satu tahun ajaran. (simpatisan & pengajar )
3. Sertifikat pengajar diberikan kepada pengajar yang telah mendapatkan piagam
penghargaan, mengikuti LMMKA dan mengikuti microteaching
4. Perwakilan BPH KSPA UNJ menemani pekat melakukan kunjungan ke lokasi TKK KSPA
5. Mengikutsertakan pengurus KSPA UNJ perwakilan tiap bidang satu orang untuk terlibat
dalam pembuatan kurikulum

V. Kebijakan Bidang PSDM

1. Kegiatan sesi curhat untuk per bidang dilaksanakan 2 minggu sekali. Untuk perlokasi TK
1 bulan Sekali. Untuk Individu fleksibel
2. Data keaktifan dilihat dari : Kegiatan besar, Kegiatan bidang, Rapat, Absen datang ke sekret
3. Diwajibkan membayar iuran sebanyak Rp 3000 per minggu
4. Pengurus magang diharuskan mengikuti kegiatan pembekalan organisasi
5. Anggota yang ingin menjadi pengajar inti wajib mengikuti rangkaian LMMKA mulai dari
pelatihan hingga monitoring
6. Bagi peserta yang tidak bisa mengikuti pelatihan kepengajaran pada hari sabtu tanggal 15
April 2017, akan diadakan pelatihan tutor

VI. Kebijakan Bidang Sarpras

1. Kebijakan Piket Sekret
a. Peserta piket adalah pengurus KSPA UNJ
b. Sekret harus dalam keadaan bersih saat pulang
c. Melakukan pembersihan ruangan dan perapihan barang
d. Jika berhalangan, wajib menghubungi PJ piket sekret, dan harus mencari penggantinya.
Jika tidak menemukan pengganti dan lupa menghubungi PJ maka sanksinya adalah
mendata buku/ elektronik/ATK KSPA/TK.
e. Setiap bulan akan ada reward bagi yang rajin piket.
f. Setelah piket wajib absensi hadir piket (walaupun bukan tugas harian)
g. Bagi pengurus yang beraktivitas di sekret lebih dari pukul 19.00 WIB WAJIB
MENJAGA KEBERSIHAN DAN KERAPIHAN SEKRET.
h. Pengecekan kegiatan PIKET dilakukan oleh anggota SARPRAS

2. Kebijakan Kerja Bakti

a) Koordinasi kerja bakti dilakukan H-7 pelaksanaan kerja bakti
b) Peserta kerja bakti adalah pengurus KSPA UNJ
 c) Jika berhalangan hadir, wajib izin menghubungi PJ dan sanksinya
adalah mendata buku/elektronik/ATK KSPA/TK.

Nb : n = total sdm dibidang (termasuk kepala bidang), pembulatan keatas

3. Kebijakan Memakai Printer

a) Pastikan printer terpasang dan posisi tempat kertas terjepit rapat dengan baik. *I
b) Pakailah kertas bekas untuk percobaan ngeprint
c) Sebelum diprint perhatikan dulu, format, linespace, font, dan sebagainya agar
tidak buang-buang kertas.
d) Print untuk kepentingan pribadi dipungut biaya.
 Diluar Anggota KSPA UNJ
 Full warna kertas A4 + teks = Rp. 1.500,00
 Warna ½ sampai 1/6 kertas A4 + teks = Rp. 1.000,00
 Warna buat logo + teks = Rp. 500,00
 Teks = Rp. 500,00
 Diskon (logo + teks)
 Print 10-19 lembar = 10%
 Print 20-49 lembar = 15%
 Print ≥ 50 lembar = 20%
 Diskon (warna)
 Print 10-29 lembar = 10%
 Print ≥ 30 lembar = 15%
 Anggota KSPA UNJ
 KEPERLUAN TK/PENGURUS/kepanitiaan KSPA UNJ = GRATISSSSSSS
 1 lembar text = Rp. 500,00
 3 lembar text = Rp. 1.000,00
 1 lembar berwarna = Rp. 1.000,00
 2 lembar berwarna = Rp. 1.500,00
 Kertas sendiri warna hitam putih = Rp. 100,00
 Kertas sendiri berwarna = Rp. 300,00
 Kertas bekas warna text pudar = Rp. 50,00

e). Apabila menctak berwana secara berurutan lebih dari 20 lembar maka printer wajib
didiamkan terlebih dahulu selama 1 menit.
Nb : *I = perhatian gambar di bawah ini
4. Kebijakan Peletakan Barang
a) Barang pribadi anggota KSPA :
 Tas atau bawaan pribadi lainnya diletakan diatas loker
 Diharapkan meletakan barang pribadi dengan rapih
 Hati-hati meletakan alat-alat yang mudah tumpah dan basah di sekretariatan.
 Hati-hati dalam meletakan barang berharga (HP, dompet, charger, leptop, dll)
 Cek kembali barang pribadi agar tidak tercampur dengan barang-barang KSPA
b) Barang KSPA :
 Harap rapihkan kembali barang setelah dipakai ke tempat awal barang tersebut
diletakan
 Untuk pemakaian barang KSPA untuk kebutuhan rapat dan sebagainya harap lapor
dulu kepada anggota SARPRAS
 Setiap anggota KSPA wajib menjaga kondisi peralatan dan barang-barang di
secretariat KSPA

5. Kebijakan Peraturan Peminjaman

a) Langkah-langkah peminjaman barang :
 Bila ada yang pinjam, segera panggil anggota SARPRAS
 Bila anggota SARPRAS tidak ditempat, tanyakan kepada peminjam :
 Nama BARANG YANG AKAN DIPINJAM :
 WAKTU :
 TUJUAN :
 Cek ketersediaan barang yang mau dipinjam pada lembar “FORM
PEMINJAMAN” yang terletak di map hijau dalam bindex SARPRAS dan cek ke
3 bulan planing kegiatan kspa. Apakah bentrok atau tidak.
 Bila tidak terdapat keterangan ada peminjam pada waktu dan jam yang sama, maka
barang boleh dipinjamkan (ISI DI FORM), dengan syarat :
 Memberikan jaminan KTM bagi barang yang akan dipakai di gedung G
 Surat peminjaman dan jaminan KTM bagi pemakaian barang diluar gedung G.
Tanpa surat, peminjaman tidak bisa diproses
 Mintalah peminjam mengisi form bukti peminjaman barang rangkap 2 potong form
bukti peminjaman pada garis putus-putus, lalu serahkan satu form pada peminjam
 Jangan lupa mengisi di lembar “FORM PEMINJAMAN”

6. Kebijakan Dalam Peminjaman Barang

a) Peminjam menyertakan kartu identitas (KTM/KTP)
b) Barang elektronik KSPA tidak boleh dipinjam untuk kegiatan diluar kampus UNJ
c) peminjaman yang dilakukan oleh pengurus/pengajar untuk keperluan KSPA wajib
melapor ke anggota SARPRAS H-3 sebelum pemakaian
 d) bagi alumni yang ingin meminjam barang KSPA, harap mengisi “barang yang dipakai”
dilaporkan dan meminta izin kepada anggota SARPRAS

7. Kebijakan Pengembalian Barang

a) harap periksa kondisi barang yang dikembalikan
b) isi kolom “kondisi sesudah” pada buku peminjaman
c) beri ceklis di lembar “FORM PEMINJAMAN”
d) apabila barang yang dikembalikan rusak maka biaya perbaikan ditanggung oleh
peminjam
Nb: peminjam non intansi bisa tidak menyertakan surat, boleh tidak meyertakan surat,
tetapi tetap mengikuti peraturan yang berlaku

VII. Kebijakan Bidang Humas

1. Utamakan anggota Humas yang mengangkat telfon dan juga menerima surat atau pun
tamu, jika terdapat anggota Humas di sekret.

2. Jarkoman diberitahu kepada anggota Humas maksimal H-2 sebelum acara. Kecuali ada
acara dadakan. Misal, pelatihan diundur karena kampus banjir.

3. Jika memberitahu jarkoman lewat dari jam 21.00 maka jarkoman akan di share keesokan
harinya.

4. Dilarang keras membuat akun atas nama KSPA UNJ tanpa izin dari Humas KSPA UNJ.

5. HPD kegiatan yang akan live report (foto) di media social menggunakan akun KSPA
UNJ (minta tolong anggota Humas untuk login).

6. HPD kegiatan wajib membuat press release sebelum, sedang, dan sesudah kegiatan acara
dan diserahkan ke Humas untuk di share.

7. HPD kegiatan yang akan live report (foto) di media social menggunakan akun KSPA
UNJ (minta tolong anggota Humas untuk login).

8. HPD kegiatan wajib membuat press release sebelum, sedang, dan sesudah kegiatan acara
dan diserahkan ke Humas untuk di share.

9. Kebijakan upload

 Desain sosial media harus dikirimkan terlebih dahulu ke humas

 Panitia kegiatan tidak berhak mendapatkan password kecuali pada saat hari-h kegiatan
  Panitia kegiatan hanya berhak membagikan instastory dan live

10. Hal-hal yang tidak boleh dibagikan ke media sosial:

 Agenda yang bersifat sangat internal (briefing, rapat akbar, rapat internal, rapat
pengurus, rapat koor, evaluasi acara, evaluasi kinerja)

11. Hal-hal yang tidak boleh dibagikan ke media sosial:

 Agenda yang bersifat sangat internal (briefing, rapat akbar, rapat internal, rapat
pengurus, rapat koor, evaluasi acara, evaluasi kinerja)

12. Saat ada rapat atau kumpul internal bidang humas jika ada anggota humas yang telat tanpa
alasan yang jelas akan mendapatkan sanksi membawa makanan untuk seluruh anggota
humas.

13. Desain apapun yang menyangkut KSPA UNJ wajib menggunakan logo KSPA UNJ dan
logo UNJ yang posisinya adalah di pojok kanan atas (logo KSPA UNJ) dan di pojok kiri
atas (logo UNJ). Serta cantumkan 6 sosmed KSPA UNJ pada bagian bawah desain
(facebook, twitter, path, IG, web, dan youtube)

14. Kebijakan penerimaan surat:

 Cek penulisan surat

 Apabila salah, kembalikan surat

 Kebijakan telepon

 Telepon hanya dilakukan jam 7.00-20.00 WIB setiap harinya

 Melakukan SOP telepon