PEMERINTAH KOTA TOMOHON

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan : -
3. Unit Organisasi:
Eselon I :
Eselon I I : Kepala Dinas Kesehatan Daerah Kota Tomohon
Eselon III : Sekretaris Dinas Kesehatan Daerah
Eselon IV : Kasubag Umum, Perencanaan, Kepegawaian dan Hukum
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

KEPALA DINAS
KESEHATAN DAERAH

KELOMPOK JABATAN SEKRETARIS DINAS

FUNGSIONAL KESEHATAN

SUB BAGIAN UMUM, SUB BAGIAN KEUANGAN,

PERENCANAAN, ASET DAN PELAPORAN
KEPEGAWAIAN DAN HUKUM

PENGELOLA DISIPLIN PENGADMINISTRASI ANALIS RENCANA PENGADMINISTRASI

PEGAWAI KEPEGAWAIAN PROGRAM DAN PERENCANAAN DAN
KEGIATAN PROGRAM

ANALIS HUKUM PENGADMINISTRASI PRANATA KEARSIPAN Analis Akuntabilitas

UMUM Kinerja Aparatur

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan Kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi.
6. Uraian Tugas
a. Menerima surat, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Tahapan :
1) Menerima surat masuk
2) Mempelajari surat yang diterima
3) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya
4) Mencatat, mengagendakan surat
b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur danketentuan
yang berlaku
Tahapan :
1
 1) Mempelajari surat masuk
2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar
sesuai isi surat
3) Menyampaikan surat kepada Kepala Dinas

c. Mengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai

dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pendistribusian
Tahapan :
1) Mengelompokan surat ataudokumen menurut jenis dansifatnya
2) Mendistribusikan surat sesuai disposisi kepada bagian yang dituju dengan
membuat tanda terima

d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

berlaku agar tertib administrasi
Tahapan :
1) Mendokumentasikan surat yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
2) Menyiapkan map folder, otner,boks arsip dan rak arsip
3) Menyimpan arsip

e. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis

maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan
berjalan lancar
Tahapan :
1) Menerima tugas yang diberikan
2) Melaksanakan tugas yang diterima
3) Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran

1. Surat Masuk
surat masuk dan surat keluar

2. Surat Masuk Pemberian lembar pengantar pada surat

Surat Masuk dan disposisi Pengelompokkan Surat atau dokumen

3. Pimpinan menurut jenis dan sifatnya

4. Surat Pendokumentasian Surat

Perintah Pimpinan/surat
5. Pelaksanaan tugas kedinasan lain
perintah/surat tugas

8. Perangkat/Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

Menerima, mencatat dan menyortir surat

1. Surat Masuk
masuk dan surat keluar
2. Surat Masuk memberi lembar pengantar pada surat
Surat Masuk dan disposisi Mengelompokkan surat atau dokumen
3.
Pimpinan menurut jenis dan sifatnya
4. Surat Mendokumentasian Surat
5. Perintah Pimpinan/surat Melaksanaan tugas kedinasan lain
2
 perintah/surat tugas

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Surat Masuk Dokumen

2. Surat Masuk Dokumen

3. Surat Masuk dan disposisi Pimpinan Dokumen

4. Surat Dokumen

Perintah Pimpinan/surat perintah/surat

5. Dokumen
tugas

10. Tanggung Jawab:

- Kebenaran data
- Keakuratan data
- Keharmonisan hubungan kerjasama
- Kebenaran laporan hasil kerja yang diberikan

11. Wewenang:
- Memberi informasi kepada pegawai yang berkaitan dengan isi surat yang telah
diagendakan
- Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan
- Menjaga keutuhan hasil

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

- Meminta arahan
1. Sekretaris Dinas Dinas Kesehatan Daerah dan bimbingan
Kesehatan Kota Tomohon - Konsultasi laporan
pelaksanaan tugas
Kepala Sub Bagian
2. Umum, Perencanaan, Dinas Kesehatan Daerah Koordinasi dan
Kepegawaian dan Kota Tomohon arahan
Hukum
Pejabat Fungsional
3. Umum di Sub Bagian
Dinas Kesehatan Daerah
Umum, Perencanaan, Koordinasi
Kota Tomohon
Kepegawaian dan
Hukum

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

3
 No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Sempit

5. Letak Di lantai dua

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. -

2.

,
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Tkt I, II/c
b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII di bidang manajemen
perkantoran/administrasi perkantoran/tata
perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan
tugas jabatan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :-
2) Teknis :-
d. Pengalaman kerja :-
e. Pengetahuan kerja :-
f. Keterampilan kerja : -
g. Bakat Kerja :-
1) G: Kemampuan belajar secara umum
2) V: Kemampuan memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara
tepat dan efektif
3) Q: Bakat Ketelitian
4) F: Kecekatan jari : Kemampuan menggerakan jari-jemari dengan mudah
dan perlu keterampilan
5) M: Kecekatan Tangan : Kemampuan menggerakan tangan dengan
mudah
dan penuh keterampilan

h. Temperamen Kerja :

4
 1) P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan
orang lain.
2) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang.
3) T : Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan situasi yang
menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas,
toleransi atau standar-standar tertentu

i. Minat Kerja :
1. 1.b = Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
komunikasi data
2. 3.a = Pilihan melakukan rutin, konkrit dan teratur

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berdiri
3) Berjalan
4) Berbicara
5) Melihat
6) Mendengar
7) Bekerja dengan jari

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
2) Umur :-
3) Tinggi badan :-
4) Berat badan :-
5) Postur badan :-
6) Penampilan :-

l. Fungsi Pekerja :
1) D.0 = Memadukan data
2) D.1 = Mengkoordinasikan data
3) D.2 = Menganalisis data
4) D.3 = Menyusun data
5) D.4 = Menghitung data
6) D.5 = Menyalin data
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan
Waktu Jumlah
Satuan Waktu Volume /
Penyele Pegawai
No. Uraian Tugas Hasil Kerja Beban
saian yang
Kerja Efektif Kerja
(menit) dibutuhkan

Menerima surat, mencatat, dan

menyortir surat masuk dan
1. surat keluar sesuai dengan Dokume
prosedur dan ketentuan yang n
berlaku 15 72000 2000 0.416

Memberi lembar pengantar

pada surat, sesuai dengan Dokume
2.
prosedur danketentuan yang n
berlaku 15 72000 2000 0.416

3. Mengelompokan surat atau Dokume 15 72000 2000 0.416

dokumen menurut jenis dan n
sifatnya sesuai dengan
5
 prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar memudahkan
pendistribusian

Mendokumentasikan surat
sesuai dengan prosedur dan Dokume
4.
ketentuan yang berlaku agar n
tertib administrasi 5 72000 2000 0.138

Melaksanakan tugas lain yang

diperintahkan oleh pimpinan
baik tertulis maupun lisan Dokume
5.
sesuai dengan ketentuan yang n
berlaku agar kegiatan
kedinasan berjalan lancar 30 72000 50 0.020

Jumlah Pegawai yang di butuhkan 1.406

17. Butir Informasi Lain : -

Tomohon, Agustus 2019

Kasubag Umum, Perencanaan, Yang membuat,

Kepegawaian dan Hukum

RULLI T. TUMANDUK, SKM, M.Kes

NIP. 19880308 201102 1 001

PATRECIA MONTOLALU, S.Si
NIP. 19870110 201001 2 003

6
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Unit Kerja : Dinas Kesehatan

Ikhtisar Jabatan : Melakukan Kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan

pendokumentasian dokumen administrasi.

Waktu Jumlah
Satuan Waktu Volume /
Penyele Pegawai
No. Uraian Tugas Hasil Kerja Beban
saian yang
Kerja Efektif Kerja
(menit) dibutuhkan

Menerima surat, mencatat, dan

menyortir surat masuk dan
1. surat keluar sesuai dengan Dokume
prosedur dan ketentuan yang n
berlaku 15 72000 2000 0.416

Memberi lembar pengantar

pada surat, sesuai dengan Dokume
2.
prosedur danketentuan yang n
berlaku 15 72000 2000 0.416

Mengelompokan surat atau

dokumen menurut jenis dan
sifatnya sesuai dengan Dokume
3.
prosedur dan ketentuan yang n
berlaku agar memudahkan
pendistribusian 15 72000 2000 0.416

Mendokumentasikan surat
sesuai dengan prosedur dan Dokume
4.
ketentuan yang berlaku agar n
tertib administrasi 5 72000 2000 0.138

Melaksanakan tugas lain yang

diperintahkan oleh pimpinan
baik tertulis maupun lisan Dokume
5.
sesuai dengan ketentuan yang n
berlaku agar kegiatan
kedinasan berjalan lancar 30 72000 50 0.020

Jumlah Pegawai yang di butuhkan 1.406

Tomohon, Agustus 2019

Kasubag Umum, Perencanaan, Yang membuat,

Kepegawaian dan Hukum

RULLI T. TUMANDUK, SKM, M.Kes

NIP. 19880308 201102 1 001

PATRECIA MONTOLALU, S.Si

NIP. 19870110 201001 2 003