SISTEM DAN PROSES OPERASIONAL

a. Pengertian Sistem dan Proses Operasional Rumah Sakit

Menurut Herjanto (2008), sistem operasional adalah suatu kegiatan yang
berhubungan dengan pembuatan barang dan jasa melalui proses transformasi dari input
berupa sumber daya tertentu. Proses transformasi mengandung makna berupa tindakan
yang mengubah input menjadi output (Stevenson, 2012).
Tabel 1. Sistem Operasi di Rumah Sakit (Stevenson, 2012)
No Input Proses Output
1 Dokter dan perawat Pemeriksaan
2 Rumah sakit Operasi (surgery)
3 Suplai medis Terapi Pasien sehat
4 Peralatan Pengobatan
5 Laboratorium Pemantuan

Kegiatan operasional Rumah Sakit, tidak lepas dari Standar Prosedur

Operasional (SPO) yang menjadi standar pengaturan atau manajerial suatu Rumah Sakit
dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat serta memiliki peran yang
strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Menurut
Budihardjo (2014), Standar Prosedur Operasional (SPO) merupakan suatu perangkat
yang mengatur tahapan suatu proses kerja. Prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap,
rutin dan tidak berubah-ubah sehingga dibakukan menjadi dokumen tertulis. Dalam
berbagai instansi seperti rumah sakit, penerapan SPO bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi kerja. Pekerjaan yang diselesaikan dengan waktu lebih cepat akan berdampak
pada peningkatan volume pekerjaan dalam satuan waktu dan biaya operasional yang
lebih efisien. Adanya SPO juga bertujuan untuk mempertahankan kualitas mutu
pelayanan.
b. Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit
Berdasarkan undang-undang no 44 tahun 2009 pasal 52 ayat 1 menyatakan
bahwa setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan semua kegiatan
penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi rumah sakit atau SIRS.
Berdasarkan Permenkes No. 82 tahun 2013, pembentukan sistem informasi manajemen
rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penyelenggaraan rumah sakit di Indonesia. Aplikasi SIRS diatur secara menyeluruh
pada Permenkes RI no. 1171/MENKES/PER/VI/2011. Sistem informasi rumah sakit ini
dapat digunakan oleh rumah sakit setelah melakukan registrasi pada Kementerian
Kesehatan secara online pada situs resmi Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan.
Registrasi bertujuan sebagai pencatatan dasar rumah sakit pada Kementerian Kesehatan.
Pencatatan data dimulai ketika pasien melakukan pendaftaran. Data identitas
lengkap pasien di input petugas pendaftaran ke sistem yang terintegrasi dengan SIRS
yaitu Electronic Health Record (EHR). Data medis dan data lainnya kemudian diinput
secara bertahap dan terintegrasi oleh petugas di pelayanan lain dengan akses ke EHR.
Data yang terkumpul di EHR diolah secara terintegrasi, sesuai dengan data yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional rumah sakit. Hasil pengolahan data tersebut
kemudian dijadikan bahan untuk pelaporan.
Pelaporan di RSA UGM terbagi dalam 2 jenis, yaitu pelaporan internal dan
eksternal. Pelaporan internal dilakukan setiap bulan dan memuat tentang rekam medis
dan mutu. Beberapa pelaporan yang dilakukan secara internal antara lain:
 Jumlah kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap, IGD, rawat intensif, penunjang,
HD, rehabilitasi medis, laboratoriun, dan radiologi.
 Kelengkapan resume rekam medis
 Performance Indicator tiap bangsal rawat inap
 Kelengkapan rekam medis, yang diisi oleh perawat, dokter, apoteker, dan gabungan
(dalam persen)
 Ketepatan pengembalian berkas rekam medis ruang rawat inap bedah dan non-
bedah yaitu 1x24 jam setelah pelayanan selesai (dalam persen)
 Laporan pendaftaran online (aplikasi playstore)
 Laporan statistik RS (BOR, LOS, TOI, BTO, GDR, NDR)
Data-data tersebut kemudian diolah lalu dicetak dan ditandatangani. Selanjutnya
data tersebut di-scan dan diunggah ke sistem InEMS (Internal Electronic Mailing
System) untuk kemudian dikirimkan ke pihak rumah sakit yang terkait, seperti komite
mutu, komite medis, kepala instalasi, kepala bidang, direksi, dan penanggung jawab
instalasi.
Pelaporan mutu pelayanan maupun administrasi setiap instalasi di RSA UGM
dilakukan oleh kepala tiap instalasi dengan mengirimkan laporan hasil penilaian dengan
indikator mutu bulan tersebut ke komite mutu via InEMS. Data-data laporan tiap
 instalasi tersebut digabung dan dicetak. Laporan mutu dipaparkan ke direksi saat
evaluasi pada rapat struktural setiap tiga bulan sekali.
Pelaporan eksternal yang dilakukan RSA UGM, mencakup:
 Data Sumber Daya Manusia (SDM), sarana prasarana (IPSRS), pengadaan
keuangan yang dilaporkan kepada UGM
 Data pencapaian rumah sakit disampaikan yang dilaporkan kepada rektor UGM
 Data sepuluh besar penyakit, angka infeksi, dan bakteri per-ruangan, kejadian
nyaris cedera, dan pengolahan limbah dilaporkan ke dinas kesehatan
 Kegiatan pelayanan Rumah Sakit, morbiditas dan mortalitas, sepuluh besar
penyakit dan jumlah kunjungan pasien dilaporkan ke Kementerian Kesehatan.
Pelaporan eksternal ke SIRS memiliki 2 sifat, updated, terbarukan setiap saat,
dan periodik, dilaporkan setiap bulan atau setiap tahun.
Formulir pelaporan SIRS, terbagi dalam 5 rekapitulasi laporan, antara lain:
 RL 1 memuat data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu jika terdapat
perubahan pada data dasar rumah sakit, data ini bersifat terbarukan setiap saat
(tahunan).
 RL 2 memuat data ketenagaan yang dilaporkan setiap tahun dan bersifat periodik
(tahunan).
 RL 3 memuat data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan setiap tahun,
pelaporan ini bersifat periodic (tahunan).
 RL 4 berisikan data morbiditas dan mortalitas pasien yang dilaporkan setiap
tahun dan bersifat periodic (tahunan).
 RL 5 merupakan data bulanan yang memuat data kunjungan dan data 10 besar
penyakit/STPRS rawat jalan dan rawat inap (bulanan).
 Laporan KDRS (Kewaspadaan Dini Rumah Sakit), dilaporkan 1x24jam sejak
diagnosis ditegakkan.
Pelaporan RSA UGM ke SIRS dilakukan oleh bagian rekam medis. Tim IT
bertugas menyediakan template pelaporan, selanjutnya tim rekam medis mengolah
data yang telah tercatat serta mengirimkan data tersebut ke Kementrian Kesehatan
sebagai laporan RSA UGM.

c. Proses Pelayanan (Alur Pelayanan Pasien)

Proses pelayanan pasien di Rumah Sakit Akademik UGM dimulai dari proses
pendaftaran pasien. Terdapat dua tempat yang telah disediakan untuk proses
pendaftaran pasien, yaitu loket pendaftaran pasien rawat jalan yang terletak di Loby
lantai 2 dan loket pendaftaran Instalasi Gawat Darurat (IGD). Pendaftaran pasien dapat
dilakukan pada hari Senin -Sabtu. Pelayanan pendaftaran untuk hari Senin-Kamis
dibuka pukul 07.00 – 12.00 WIB sedangkan hari Jumat dan Sabtu dilayani pukul 07.00
– 11.00 WIB. Apabila pasien datang melebihi jam pelayanan pendaftaran maka pasien
tersebut akan masuk ke pendaftaran pasien IGD. Pasien BPJS dengan kondisi darurat
yang datang melebihi jam pelayanan pendaftaran akan langsung dilayani di pendaftaran
pasien IGD, namun untuk pasien BPJS yang datang bukan dalam keadaan gawat darurat
akan dilayani pada hari berikutnya sesuai dengan jam pelayanan pendaftaran pasien.
Rumah Sakit Akademik memberikan waktu besuk pasien hanya satu kali dalam sehari
pada hari Senin-Sabtu yaitu pukul 16.00 – 18.00 WIB, sedangkan pada hari minggu
terdapat dua periode yaitu siang hari pukul 11.00 – 12.30 WIB dan sore hari pada pukul
16.00 – 18.00 WIB.
Rumah Sakit Akademik UGM memiliki tiga loket pendaftaran, loket pertama
yaitu loket A yang diperuntukan untuk pendaftaran pasien dengan Jaminan Kesehatan
Nasional khusus poli spesialis rawat jalan (kecuali poli jantung, poli orthopedi dan poli
bedah mulut), pendaftaran pasien cek laboratorium, rontgen, USG, dll. Loket kedua
yaitu loket B yang diperuntukan untuk pasien umum atau pasien dengan Jaminan
Kesehatan Swasta, pendaftaran pasien CT scan, pendaftaran pasien perjanjian yang
dikhususkan untuk perjanjian dengan poli jantung, poli orthopedi, dan poli bedah
mulut.. Loket ketiga adalah loket C yang diperuntukan untuk pasien fast track, pasien
yang hendak mendaftar di IGD, hemodialisa, dan fisioterapi.

Gambar 1. Mesin Antrian

 Pasien yang baru datang akan memasuki pintu masuk Rumah Sakit Akademik
UGM lantai 2 dan akan langsung memasuki ruang pendaftaran. Pertama pasien diminta
untuk mengambil nomor antrian sesuai loket yang akan dituju. Terdapat dua perutas
screening pasien RSA UGM yang akan membantu proses awal pendaftaran pasien.
Setelah pasien mendapatkan nomor antrian, pasien diarahkan menuju ruang tunggu
yang telah disediakan. Ruang tunggu loket A terletak di sebelah kiri pintu masuk,
sedangkat ruang tunggu loket B dan C terletak di sebelah depan kanan pintu masuk.

Gambar 2. Alur Pasien Datang di Rumah Sakit Akademik UGM

Rumah Sakit Akademik UGM telah bekerja sama dengan beberapa perusahaan
asuransi baik asuransi yang dikelola pemerintah maupun asuransi swasta. Jenis asuransi
yang telah bekerja sama dengan RSA UGM adalah BPJS kesehatan/ JKN, BPJS
ketenagakerjaan, GMC Health Center (UGM), Jamkesda Kab. Bantul, Jamkesda Kota
Yogyakarta, Jamkesda DIY, BNI Life Insurance, Manulife, PT. Indomarco Prismatama
(Iindomaret), PT. Astra International Daihatsu, PT. Toyota Nasmoco Mlati, dan
Asuransi Reliance Indonesia.
 Pasien-pasien yang menggunakan asuransi kesehatan tersebut harus membawa
kelengkapan berkas untuk kepentingan pendaftaran. Berikut ini merupakan berkas-berkas
yang harus dilengkapi oleh pasien dengan asuransi kesehatan:
1. Pasien JKN/ BPJS
a. Kartu JKN asli dan fotokopi 1 lembar
b. Fotokopi KTP
c. Surat rujukan dari PPK-1
d. Surat Kontrol/ Jadwal Terapi/ SKD (untuk terapi lanjutan)
e. Surat Rujukan dari rumah sakit lain dan SEP yang sudah disahkan petugas BPJS
(bila rujukan dari RS lain)
f. Surat keterangan beda nama, apabila ada perbedaan nama antara kartu JKN KTP
(khusus untuk peserta PBI/ Jamkesmas)
2. Pasien GMC Health Center
a. Fotokopi kartu mahasiswa
b. Surat rujukan
3. Pasien Jamkesda Kota Yogyakarta (berkas rangkap-2)
a. Kartu Jamkesda (untuk pemegang kartu Jamkesda/ KMS) asli dan fotokopi 1
lembar
b. Fotokopi KTP
c. Fotokopi Kartu Keluarga/ C-1
d. Surat rujukan dari puskesmas
e. Surat kontrol/ Jadwal Terapi/ SKD (untuk terapi lanjutan)
4. Pasien Jamkesos (berkas rangkap-2)
a. Kartu jamkessos DIY asli dan fotokopi 1 lembar
b. Fotokopi KTP
c. Surat Keabsahan peserta/ SEP
d. Fotokopi kartu keluarga/ C-1
e. Surat rujukan dari puskesmas
f. Surat Kontrol/ Jadwal Terapi/ SKD (untuk terapi lanjutan)
5. Pasien BPJS Ketenagakerjaan
a. Kartu kepesertaan dan fotokopi 1 lembar
b. KTP Asli dan fotokopi 1 lembar
c. Mengisi form pelaporan kecelakaan kerja/penyakit akibat kerja Tahap 1 (Form
3A)
 d. Surat pernyataan dari perusahaan
6. Pasien Astra International, Daihatsu, dan Toyota Nasmoco Mlati
a. Fotokopi ID Card
b. Fotokopi KTP
7. Penjaminan dengan Jasa Raharja
a. Laporan Polisi/ LP
b. Fotokopi KTP (kartu Pelajar dan Kartu Keluarga untuk yang belum berKTP)
8. Pelayanan rawat jalan BNI life
a. Perserta wajib membawa kartu peserta BNI Life (show card/ swipe card)
b. Petugas wajib memverifikasi identitas dan manfaat asuransi peserta
c. Peserta menerima layanan RS sesuai manfaat
d. Rumah sakit mengirimkan dokumen klaim kepada BNI Life untuk Proses klaim
9. Pasien PT Indomarco/ Indomaret
a. Fotokopi bukti berobat
b. Fotokopi KTP
Pasien rawat jalan dan pasien rawat jalan emergency (IGD) yang menggunakan
Jaminan kesehatan JKN/ BPJS/ Jamkesda harus melengkapi berkas sebagai berikut:
1. Pasien Rawat Jalan ke Poli Spesialis
a. Kartu JKN/ Jamkes dan fotokopi 1 lembar
b. Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga – Khusus Jasmkesmas/ Jamkes
c. Surat Rujukan dari PPK-1
d. Surat Keterangan Diagnosa/ Surat Keterangan Kontrol untuk terapi lanjutan
e. Untuk pasien PBI/ Jamkesmas, bila ada perbedaan nama antara kartu dan
identitas diri, maka dilampiri Surat Keterangan Perbedaan Nama dari Kelurahan
f. Untuk pasien rujuan dari RS lain dilampiri Surat Rujukan atau pengantar dan
SEP yang telah disahkan petugas BPJS di RS perujuk
2. Pasien Rawat Jalan Emergency
a. Kartu JKN/ Jamkes dan fotokopi 1 lembar
b. Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga - Khusus Jamkesmas/ Jamkes
c. Kasus emergency tidak perlu surat rujukan, Dokter IGD membuat surat
keterangan emergency sesuai kriteria emergency BPJS
d. Untuk pasien PBI/ Jamkesmas, bila terdapat perbedaan nama antara kartu dan
identitas diri, maka dilampiri Surat Keterangan Perbedaan Nama dari Kelurahan
 e. Untuk pasien JKN rujukan dari RS lain dilampiri dengan Surat Rujukan atau
pengantar dan Surat Eligibilitas Peserta (SEP) yang telah disahkan petugas BPJS
di RS perujuk.

d. Rekam Medis dan Prosesnya

Menurut UU No. 29 Tahun 2004, Pasal 46 ayat 1 tentang praktik kedokteran,
rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Berdasarkan UU Praktik Kedokteran, berkas rekam medis adalah milik
dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis dan
lampiran dokumen menjadi milik pasien. Dokter wajib menyimpan riwayat penyakit
pasien dalam rekam medis, rumah sakit wajib menyimpan rekam medis, rahasia
kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk kepentingan pasien berupa: 1.) memenuhi
permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), 2.) permintaan pasien sendiri atau
berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Rekam Medis sangat erat kaitannya dengan aspek administrasi, aspek medis,
aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek pendidikan serta aspek
dokumentasi dan statistik kesehatan. Aspek administrasi yang dimaksud adalah isi
rekam medis yang menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan medis.
Mengandung aspek hukum yang dimaksud yakni rekam medis berisi jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka, usaha menegakan hukum dan pengembangan
hukum baru yang lebih baik serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakan
keadilan. Aspek keuangan yang dimaksud yakni isi rekam medis menyangkut masalah
kegiatan pelayanan kesehatan, tanpa adanya pendokumentasian rekam medis, maka
pembayaran terhadap pelayanan kesehatan seorang pasien tidak dapat dipertanggung
jawabkan, selain itu pendokumentasian juga dipakai sebagai sumber perencanaan
keuangan rumah sakit untuk masa yang akan datang. Adapun mengandung aspek
riset/penelitian apabila berisi bahan/data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai
objek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Memiliki aspek edukasi apabila
rekam medis berisi masalah data/bahan/informasi tentang perkembangan kronologis
dari pelayanan kesehatan yang diberikan pada seorang pasien. Isi dari bukti pelayanan
tersebut dapat dipergunakan sebagai referensi/bahan pengajaran dibidang profesi.
 Aspek dokumentasi yang dimaksud dalam rekam medis menyangkut data yang tertulis
baik dalam bentuk tulisan, foto atau dengan media lain, tetapi secara teknis dapat
diartikan dan dapat dijadikan sebagai sumber informasi Rekam medis memiliki aspek
komunikasi yang merupakan sarana komunikasi antara dokter yang merawat dengan
semua petugas yang berkaitan dalam kegiatan penanganan pasien tersebut. Adapun
rekam Medis yang dapat dipertanggung jawabkan adalah rekam medis yang:

 Akurat dalam artian dapat memberikan informasi yang benar, tersusun dengan baik, dan
tepat waktu (up to date).
 Mudah didapat, didapat dengan waktu yang relatif singkat.
 Lengkap, Pengisian harus dilaksanakan secara lengkap, jelas dan dapat dipertanggung
jawabkan.
 Dapat dibaca dengan jelas, setiap lembaran Rekam Medis harus diisi dengan jelas serta
mudah dibaca oleh orang lain.

Instalasi rekam medis di RSA UGM merupakan salah satu bagian dari direktorat
pelayanan medik dan keperawatan. Ruang instalasi rekam medis berada di lantai satu
gedung utama dengan tenaga rekam medis berjumlah 20 orang, yang terdiri dari 1 kepala
instalasi, 7 staf pendaftaran rekam medis, 8 staf pengolahan data dan 4 staf D3 RM
orientasi. Sejak tahun 2012, instalasi rawat jalan di RSA UGM sudah tidak
menggunakan rekam medis dalam bentuk manual dan telah menggunakan pencatatan
rekam medis elektronik melalui sistem Electonic Health Record (EHR). EHR atau
disebut juga dengan Rekam Medis Elektronik merupakan kegiatan
mengkomputerisasikan isi rekam kesehatan dan proses yang berhubungan dengannya
dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). SIRS merupakan
suatu sistem informasi yang terintegrasi untuk menangani semua urusan manajemen
rumah sakit. SIRS di RSA UGM dikembangkan pertama kali pada tahun 2010 dan
terdiri dari beberapa modul diantaranya modul Electronic Health Record (EHR),
akuntansi, inventory, farmasi dan lain sebagainya. Di RSA UGM, SIRS dapat diakses
oleh pegawai rumah sakit sesuai dengan jenis pekerjaannya dengan melakukan login
menggunakan username dan password yang berbeda untuk setiap orang. Dengan
demikian, tidak setiap pegawai memiliki akses bebas terhadap seluruh data dalam SIRS.
 Gambar 3. Tampilan Halaman Depan SIRS
Kelebihan pemakaian SIRS diantaranya; paperless sehingga tidak memakan
tempat menyimpan rekam medis dalam bentuk lembaran kertas, efisiensi dan efektifitas
meningkat karena tidak perlu mengantarkan rekam medis ke semua instalasi dan
mengurangi waktu tunggu pasien sedangkan Kekurangan dari penggunaan SIRS antara
lain; maintenance yang mahal terkait server yang harus rutin diganti tiga tahun sekali,
masih terdapat kekurangan opsi yang diinginkan seperti pelampiran gambar maupun
odontogram, dan pelaporan ke instalasi yang lebih tinggi seperti dinas kesehatan yang
selalu mengalami perubahan format setiap tahun sehingga menyebabkan fitur tertentu
belum tersedia.
Alur pengelolaan rekam medis berbasis SIRS dimulai saat pasien datang ke
rawat jalan kemudian mengisi form pendaftaran yang memuat data identitas. Form
pendaftaran yang telah diisi kemudian di-input oleh petugas ke SIRS untuk
mendapatkan nomor rekam medis. Kemudian pasien yang telah mendapat nomor antrian
diminta untuk menunggu giliran di poli yang akan dituju. Untuk pasien baru, dokter atau
perawat langsung meng-input hasil pemeriksaan dihalaman baru SIRS. Sementara
pasien lama (yang sudah memiliki nomor rekam medis di RSA UGM sebelumnya),
dokter atau perawat dapat melihat halaman riwayat penyakit pasien dan
menambahkannya.
Sistem SIRS sudah sepenuhnya diterapkan di instalasi rawat jalan. Rekam Medis
Elektronik (EHR) akan dikirim dari bagian pendaftaran ke poli dokter yang dituju
kemudian Dokter akan langsung melakukan input data pasien dalam EHR saat
melakukan anamnesis dan setelah melakukan tindakan termasuk koding ICD 9 CM dan
ICD 10. Jika dokter mengalami kesulitan dalam input data maka akan dibantu oleh
asisten pribadinya untuk input data ke EHR.
 Gambar 4. Rekam Medis di RSA UGM
Penentuan diagnosis penyakit yang diderita pasien menggunakan sistem
koding ICD 10, Sementara untuk jenis tindakan perawatan, koding dilakukan dengan
merujuk pada sistem ICD 9 CM. Hasil anamnesis, pemeriksaan obyektif, diagnosis,
rencana perawatan, dan tindakan yang telah di-input kemudian akan dikunci oleh
petugas rekam medis dan tidak dapat diubah lagi. Hal ini terkait dengan keamanan data
dan pelaporan ke eksternal oleh RSA UGM. Data rekam medis disimpan dalam hardisk
eksternal khusus secara terpusat dan dilakukan back up secara berkala.
Penggunaan rekam medis manual atau kertas masih diterapkan di instalasi rawat
inap sedangkan IGD di RSA UGM menggunakan kombinasi antara rekam medis
konvensional dan elektronik. Hal ini dikarenakan kompleksnya data pemeriksaan pasien
rawat inap dan IGD sehingga menjadi alasan utama penerapan peraturan tersebut. SIRS
yang ada saat ini belum dapat melampirkan gambar, Sedangkan di IGD, penggunaan
gambar untuk mendeskripsikan luka pasien gawat darurat masih dibutuhkan, sehingga
penggunaan rekam medis konvensional masih dilakukan. Rekam medis konvensional
tersebut nantinya akan di input ke SIRS setelah selesai dilakukannya tindakan. Proses
input ke SIRS dilakukan dokter dan perawat setelah pasien tertangani.
Berkas rekam medis rawat inap dan IGD dikembalikan ke instalasi rekam medis
1x24 jam setelah selesai pelayanan. Berkas rekam medis rawat inap dan IGD di-
assembling kemudian dikoding lalu tabulasi (indeks pasien, penyakit dll) kemudian
dilakukan filling atau penyimpanan rekam medis. Rekam medis fisik di RSA UGM
disimpan secara tersentralisasi, yaitu semua rekam medis dari semua satelit
dikembalikan dan disimpan di instalasi rekam medis. Pengurutan nomor rekam medis
fisik menggunakan sistem terminal digit filling, yaitu pengurutan berdasarkan 2 digit
nomor terakhir.
 Gambar 5. Lift Rekam Medis sebagai Sarana Pendistribusian

Gambar 6. Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Gambar 7. Sistem Keamanan (Finger Print) Rekam Medis

Penyusutan rekam medis di RSA UGM hanya berlaku untuk rekam medis fisik
yang inaktif lebih >5 tahun sejak kunjungan terakhir pasien. Sementara pemusnahan
rekam medis akan dilakukan setelah 5 tahun berkas rekam medis fisik tersebut
disusutkan. Setiap rekam medis yang akan dimusnahkan diresume terlebih dulu dan
disimpan selama minimal 25 tahun. Sampai saat ini belum ada rekam medis fisik yang
disusutkan ataupun dimusnahkan, meskipun pemisahan tempat penyimpanan rekam
medis inaktif dan aktif telah dilakukan. Hal tersebut dikarenakan ruang penyimpanan di
instalasi rekam medis masih cukup luas dan baru menampung sekitar 20.000 rekam
medis fisik dari total pasien yang sampai saat ini berjumlah sekitar 100.000. Rekam
 medis elektronik pada SIRS hanya berupa file yang tidak memiliki wujud fisik, sehingga
tidak memakan ruang dan hanya menghabiskan kapasitas penyimpanan data.

e. Sistem Rujukan
Sesuai PERMENKES RI no. 71 tahun 2013 sistem rujukan adalah suatu sistem
penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang mengatur pelimpahan tugas dan tanggung
jawab pelayanan kesehatan secara timbal balik terhadap suatu kasus penyakit atau
masalah kesehatan, baik secara internal maupun eksternal dan vertikal maupun
horizontal. Rujukan internal di RSA UGM dilakukan ketika pasien dirujuk ke instalasi
pelayanan lain yang masih berada di RSA UGM, untuk sistem rujukannya sendiri telah
berbasis digital, dan data pasien dapat dipindahkan otomatis ke instalasi pelayanan
rujukan yang dibutuhkan. Sedangkan sistem rujukan medis eksternal dibagi menjadi 2,
yaitu:
1. Rujukan Horizontal
Pelayanan rujukan horizontal dilakukan antar pelayanan kesehatan dalam satu
tingkatan apabila perujuk tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan
kebutuhan pasien karena keterbatasan fasilitas, peralatan dan/ atau ketenagaan yang
sifatnya sementara atau menetap.
2. Rujukan Vertikal
Pelayanan rujukan vertikal dilakukan antar pelayanan kesehatan yang berbeda
tingkatan, dapat dilakukan dari tingkat pelayanan yang lebih rendah ke tingkat
pelayanan yang lebih tinggi atau sebaliknya.
Rujukan vertikal dari tingkatan pelayanan yang lebih rendah ke tingkatan
pelayanan yang lebih tinggi dilakukan apabila:
a. Pasien membutuhkan pelayanan kesehatan spesialistik atau subspesialistik.
b. Perujuk tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan
pasien karena keterbatasan fasilitas, peralatan dan/ atau ketenagaan.
Sedangkan rujukan vertikal dari tingkatan pelayanan yang lebih tinggi ke
tingkatan pelayanan yang lebih rendah dilakukan apabila:
a. Permasalahan kesehatan pasien dapat ditangani oleh tingkatan pelayanan kesehatan
yang lebih rendah sesuai dengan kompetensi dan kewenangannya.
b. Kompetensi dan kewenangan pelayanan tingkat pertama atau kedua lebih baik dalam
menangani pasien tersebut.
c. Pasien membutuhkan pelayanan lanjutan yang dapat ditangani oleh tingkatan
pelayanan kesehatan yang lebih rendah dan untuk alasan kemudahan, efisiensi dan
pelayanan jangka panjang.
d. Perujuk tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan
pasien karena keterbatasan sarana, prasarana, peralatan dan/atau ketenagaan,
contohnya seperti RSA UGM merujuk pasiennya ke RS dengan tingkatan tipe A,
yaitu RSUP Sardjito. Kepengurusan surat rujukan secara vertikal, RSA UGM masih
melakukan penulisan surat rujukan secara manual karena sistem informasi rumah
sakit belum melakukan pengembangan mengenai pembuatan surat rujukan secara
digital.