DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN ............................................ 3
A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat ................................................3
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar ............................................................7
C. Pola Kegiatan Administrasi ..........................................................................7
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat ......................................................8
E. Sistem Pengurusan Surat .............................................................................8
MODUL 2 MENANGANI SURAT........................................................................ 9
A. Menangani Surat Masuk ..............................................................................9
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda .......................................9
2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali.....................................11
B. Menangani Surat Keluar ............................................................................16
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda ......................................17
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali......................................20
MODUL 3 MEMPROSES SURAT...................................................................... 22
A. Kategori Surat Penting ...............................................................................22
B. Penanganan Surat Penting.........................................................................23
C. Pemilihan Jasa Pengiriman ........................................................................26
MODUL 4 MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL ......................................... 26
A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail) .........................................................26
B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail) .................................26
C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail ...................................27
D. Etika Mengirim Email .................................................................................28

1
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 30

2
 MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN
A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat
1. Pengertian surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat
dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai
alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu
alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim
maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian
menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna
kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam
bahasa administrasi di sebut tata persatuan.
2. Fungsi Surat.
a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )
b. sebagai bahan pembukti;
c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Menurut Sifatnya
1) Surat pribadi (prive)
Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan
pribadi.
a) Macam-macam surat pribadi:
- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan,
surat untuk orang tua, kakak, dsb
- Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran
pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk
sekolah, dsb
b) Ciri-ciri surat pribadi
- Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh
menggunakan bahasa sehari-hari
- Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
- Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood
atau keperluan si pembuat
- Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi
lainnya

3
 c) Manfaat menulis surat pribadi
- Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
- Mempererat tali persaudaraan
- Sarana latihan menulis efektif
2) Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang
isinya untuk kepentingan niaga.
a) Macam-macam surat niaga
- Surat permintaan penawaran
- Surat penawaran
- Surat pesanan
- Surat pengiriman barang
- Surat pengakuan penerimaan pembayaran
- Surat pengaduan
- Surat keberatan
- Surat permintaan penangguhan pembayaran
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat promosi penjualan
- Surat telegram dan penegasannya
3) Surat dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya
menyangkut soal kedinasan.
a) Macam-macam surat dinas
- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat
pemberhentian
- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan
dinas, surat teguran
b) Ketentuan penyusunan surat dinas
- Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik
dan benar.
- Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada
padanannya dalam bahasa Indonesia.
- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
- Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
- Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk
yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
- Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan
kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak
diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
4
 - Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu
SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP”
asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.
- Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
- Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
- Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya.
b. Menurut jangkauannya.
1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di
lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam
instansi yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada
instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari
pejabat lainnya ).
c. Menurut prosedur pengurusannya.
1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.
d. Menurut urgensi pengirimannya.
1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/
disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan
paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;
3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu
pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian
pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas
waktu 5 hari.
e. Menurut keamanan isinya.
1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat
keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh
pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara
tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan
Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau
menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya
dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat
kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat

5
 dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak
diinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak
termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat
tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
f. Menurut jumlah penerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat
atau organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa
orang/pejabat/instansi;
3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok
masyarakat.
g. Menurut tujuannya.
1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang
perlu diketahui oleh orang banyak.
2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang
(misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada
seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang (
misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada
bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang
seharusnya tidak boleh dilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk
melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat
surat
5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan )
kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan
segera menghadap atau menemui sipengirim surat.
6) Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim
terlebih dahulu ( sebelumnya ).
7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan.
Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.
8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang
satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk
meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi
milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
10) Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh
bawahan kepada atasan.

6
 h. Menurut wujudnya.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Surat pengantar
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1
surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani
dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang
bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur
Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga
C. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:
1. Pola sentralisasi
Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada
unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani
administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani
surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan
atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini
2. Pola desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit
yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di
lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih
efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
7
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu
kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok
berkas yang ditanganinya
5. Alat tulis
Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
7. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan perusahaan
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi
digunakan pada pola sentralisasi
10. Lembar disposisi
Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut.
Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi
E. Sistem Pengurusan Surat
Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI
Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem
Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru
tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang
dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN
(Lembaga Administrasi Negara

8
 MODUL 2
MENANGANI SURAT

A. Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut
agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang
akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya
masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung
jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan
9
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah
dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku
agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya
dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk
suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh
petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali
menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
b. meneliti ketepatan alamat
c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan
sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat
itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah
tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha
atau bagian administrasi.
b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel
agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas
memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar

10
 disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan
atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat
tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga
setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat
tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima
harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a. Pengertian kartu kendali

11
 Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama
kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk
pencatatn surat
b. Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara
lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna
kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
c. Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
d. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
 Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam
surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat
biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan
dalam penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
 Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
e. Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan surat

12
 Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi
bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu
unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan
pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja
memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri
sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.
Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit
kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang
telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
 Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat
pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat
salah alamat, dan surat rahasia.
 Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
 Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui
pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori,
yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan
pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan
instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali
rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar
surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas
pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara
tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan
kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah
(atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan
kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan
kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah
terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa
dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan
13
 lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip
dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali
surat masuk
- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal: Diisi hal surat
- Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
- Lampiran: Lampiran surat
- Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat: Diisi tanggal surat
- No surat: Diisi nomor surat
- Pengolah: Diisi unit pengolah
- Paraf: Diisi paraf pengolah surat
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya:
Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat
diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak
kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan
setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya
sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap
melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat
14
 herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada
pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1
clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut
dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang
ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana,
jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian
disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun
nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu
kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan
oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2
dari tata usaha unit pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang
masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar
disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata
usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar
disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha
unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit
pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa
surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

f. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

15
 Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur
kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali.
Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat
menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan
dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar
pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat
dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat
dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa,
penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah
saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya
pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru
dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah
bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
g. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang
boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya
pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan.
Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih
bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah
surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2,
lembar pengantar
B. Menangani Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada
pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
16
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat,
maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
a. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin
tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara
tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini
karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah
tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer
yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai
ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun
demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan
membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan
komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat
dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,
dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya,
sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan
administrasi persuratan;
b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu
sesuai dengan kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk
surat rahasia.
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
 Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris.
 Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk
membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep

17
 ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam
membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas
dalam pertanggungjawabannya.
b. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep
tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki
atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
c. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau
didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari
agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada
materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.
d. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan
digunakan.
e. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau
dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun
hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti,
karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus
memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan
konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil
pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang
berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi
cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap
dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas
dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari
tanda tangan tersebut.
18
h. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan
dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang
telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
d. Perangko secukupnya.
j. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan
dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar.
Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:
a. jenis surat;
b. informasi yang tercantum dalam surat;
c. tujuan/alamat surat;
d. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada
orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima
bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi
Ekstern.
2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke
petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk
meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika
hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup
dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui
kotak surat.
3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4
"Mengelola dan Mengirim E-Mail").
19
 k. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan
atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek,
sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat
yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
b. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran,
maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani
kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin
fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat
yang dituju.
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali
1. Prosedur penanganan surat keluar penting
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan
dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat
keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya
tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.
Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.
a. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang
berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu
kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit
pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit
kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah
diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu
kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1
dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit
pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya
disimpan di unit pengolah.
b. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari
unit pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat.
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu kontrol.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan
kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
20
 5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan
kepada alamat instansi.
c. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima
kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak
kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.
d. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari
unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai
pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit
pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan
kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
e. Pengiriman surat
Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya
menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan
mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di
suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat
harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas.
Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan
menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk
mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat
mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari
langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.
No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
1. Sistem pola lama Sistem pola baru
2. Pencatatan menggunakan buku Pencatatan menggunakan
agenda kartu kendali
3. Penyampaian surat Penyampaian surat
menggunakan buku ekspedisi menggunakan kartu kendali
4. Pencatatan hanya dilakukan Pencatatan dapat dilakukan
satu orang karena hanya beberapa orang dalam waktu
menggunakan satu buku yang bersamaan
2. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat
masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.
a. Unit pengolah
21
 Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar
pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1
dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.
Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap
stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa
(lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat
sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.
b. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat
biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada
tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat
sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang
dituju melalui ekspeditor.
3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat
keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang
yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan
disimpan.
b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2)
diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada
ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada
penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

MODUL 3
MEMPROSES SURAT
A. Kategori Surat Penting
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi,
surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa,
surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas
mengenai surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:
22
 1. Memerlukan penanganan segera.
2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.
3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.
5. Memerlukan tindak lanjut.
Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat
tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika Anda menerima beberapa
surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut
berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah
prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-
surat.

B. Penanganan Surat Penting

1. Penerimaan Surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama,
maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum
mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan
menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh
pimpinan.
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat bisnis
a. Surat bisnis
Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang berhubungan
dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk mempermudah penyortiran
lebih lanjut, surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.
1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang,
pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
2) Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat
kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela.
Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang (*) di belakang
alamat. Apabila alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada
sampul kiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan
disampaikan kepada pimpinan.

b. Surat-surat pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu
mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang diterima cukup
banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus
harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga,
seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan,
jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan
23
 untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada
pimpinan.
c. Surat-surat iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka
ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas
perlu selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan
termasuk surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam
bentuk terbuka.
2. Pembukaan Surat
Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut
satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat
dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya
lembar surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya.
Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai
surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya dengan
menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya
petugas mencatat pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah
alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim
untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat
bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal, cantumkanlah tanggal
yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu.
Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu,
petugas memberi cap stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian
yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang
diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
3. Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dipisahkan
menurut penerimanya, yaitu:
a. surat untuk pimpinan;
b. surat untuk bagian yang lain di kantor;
c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;
d. surat-surat lainnya.
Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
1) Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang
tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
2) Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian
lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada
pihak yang bersangkutan.
3) Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya hilang,
masukkanlah surat itu dalam golongan surat-surat yang memerlukan
24
 perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang
bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
4) Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada,
hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang
diharapkan.
Berikut adalah bentuk catatan tersebut.
Nama Pengirim Tanggal Surat Macam Barang Tanggal Pengiriman

5) Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat,
laporanlaporan juga hal-hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal
yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk
mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.
4. Pembagian Surat
a. Surat-surat untuk pimpinan
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat
sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika
ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba
di kantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurut
kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan yang kurang
penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan
dinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar.
Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut.
1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika
suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk
menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera memberikan
keterangan yang diperlukan pimpinan.
2) Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau kirimkanlah
surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu hal
yang sangat penting dan mendesak.
3) Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya
salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
4) Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkanlah mana
yang perlu ditelaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.
b. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor
Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian
surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang dipergunakan di kantor
tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memudahkan
pengawasan.
c. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris

25
 Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor, jika ada
surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk
mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang hertujuan
memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.

C. Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses
prosedur pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu,
dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman
surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan
atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.
1. Kurir instansi perusahaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail (situs) perusahaan
4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)

MODUL 4
MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL
A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)
Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui
internet.

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak selalu dalam
bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi

26
 (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu
komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain
sebagai berikut.
1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.
3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat
menerima balasan
4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi
sehingga lebih menarik.
5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.
1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.
2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.
4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.

C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

1. Membuat Email
Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :
 Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat account” untuk mendaftar.
 Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir
tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan.
 Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik continue untuk
melanjutkan proses.
 Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Biasanya untuk
pertama kalinya, kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai
ucapan selamat.

2. Login Email
Langkah-langkah :
 Masuk ke situs www.yahoo.com
 Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user id dan
paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
 Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke jendela awal
ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL”
 Untuk melakukan cek email klik email masuk.
3. Kirim Email
27
 Langkah-langkah kirim email :
a. Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada gambar di bawah ini
b. Isilah kolom di bawah ini
- Kepada isi dengan alamat email dituju
- Cc  merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya jika diperlukan
- Juduluntuk judul pesan yang akan dikirim
- Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik “lampirkan
file”. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk
komputer anda.
c. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti
yang tertera pada gambar di atas

D. Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti
halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-
mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail
dikirimkan dan diterima begitu banyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim
kembali seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan
panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah
hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:

1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar
program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara
otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam
jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya
menjawab bagian-bagian yang relevan saja.
2. Perlakukan E-Mail secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak
sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-
list: E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

28
3. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang
menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu,
terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan
huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk
memberi tekanan pada maksud Anda.
4. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya.
Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama
"Forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke
orang lain.
5. Jangan Gunakan CC
JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu,
semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-
mail orang lain. Umumnya, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di
depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap
orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
6. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format
HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode
HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya
gunakan plain text.
7. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga
pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang
lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good". Wah, ini sangat
menyebalkan.

29
 DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan
MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan
Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

30