MATA KULIAH INTERNAL AUDIT

Dosen : Syafdinal.,S.E.,M.M. Ak
Kelas : B2 (Sabtu, jam 7.00 – 9.30)
________________________________________________________________________
Pertemuan ke 12:
Pelaporan dan tindak lanjut

Capaian Pembelajaran:
Setelah menempuh matakuliah ini mahasiswa semester 6 (enam) akan mampu memahami
dengan baik: Fungsi internal Audit:

1. Position, Source Management the Internal Audit Function in the Organization

2. Coordination with Outside Auditors
3. Reporting to The Board

KemampuanAkhir:
Setelah menyelesaikan bahan kajian ini mahasiswa akan mampu:
1. Membuktikan peran Audit Internal dalam melakukan kegiatan audit
2. Mengidentifikasi dan mengembangkan Resource Management
3. Mengembangkan Policies and Procedures
4. Mengembangkan Coordination with Outside Auditors

Laporan internal auditor merupakan saran pertanggungjawaban internal auditor atas

penugasan pemeriksaan oleh pimpinan. Melalui laporan ini internal auditor akan
mengungkapkan dan menguraikan kelemahan yang terjadi dan keberhasilan yang telah
dicapai.

Internal auditor dalam melakukan pemeriksaan senantiasa diikuti dengan pembuatan laporan,
yang mana hal ini adakah merupakan hasil akhir dari pekerjaannya. Laporan harus disusun,
sehingga pimpinan perusahaan dapat mengerti permasalahannya dan segera mengambil
keputusan mengenai tindakan seperlunya. Laporan ini sedapat mungkin ringkas, jelas dan
lengkap. Fakta yang dilaporkan harus menggambarkan seluruh kegiatan perusahaan yang
diperiksa. Maksudnya laporan harus objektif dan dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-
bukti pendukung yang kuat. Laporan ini sebaiknya dibuat tepat pada waktunya, karena
laporan yang terlambat akan kurang atau tidak bermanfaat.

Laporan internal auditor pada dasarnya adalah merupakan laporan intern perusahaan. Bantuk
laporan ini dapat berbeda-beda dari perusahaan ke perusahaan lainnya, karena bentuk yang
standar tidak ada ditetapkan, berbeda dengan laporan yang dibuat akuntan publik. Namun
laporan pemeriksaan intern harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Cermat
2. Jelas
3. Ringkas
4. Tepat waktu.
Ad. 1. Cermat

Laporan secara keseluruhan haruslah berdasarkan fakta. Setiap pernyataan, angka dan
referensi harus didasarkan atas bukti-bukti yang kuat. Pemeriksa harus berusaha dengan
segala upaya agar laporannya dapat dipercaya atau diandalkan. Keandalan haruslah menjadi
ciri dari laporan permeriksa. Laporan haruslah ditulis dan didokumentasikan agar dapat
dipercaya serta menyakinkan. Apapun yang dikemukakan di dalam laporan harus cukup bukti
pendukungnya.

Ad. 2. Jelas

Tujuan laporan pemeriksaan adalah agar diambil tindakan yang perlu. Oleh karen itu laporan
harus efektif. Dan agar efektif, laporan haruslah jelas. Kejelasan menyangkut banyak hal,
tetapi pada pokoknya hal ini harus disadari pemeriksa ketika ia menulis atau menyampaikan
laporannya. Pemeriksa harus memperhatikan dan menghindarkan hal-hal yang menyebabkan
laporan menjadi tidak jelas. Adapun sebab-sebab ketidakjelasan suatu laporan ialah karena:

1. Pemeriksa tidak memahami pokok masalah yang dilaporkannya.

2. Laporan ditulis dengan gaya bahasa yang membosankan atau ditulis secara bertele-tele.
3. Struktur laporan jelek, gagasan-gagasan yang disajikan dengan urutan yang baik akan
lebih mudah dipahami. Kalimat-kalimat dan paragrap-paragrap yang kacau dapat
 menyebabkan temuan yang penting menjadi tidak terlihat. Ide-ide atau gagasan-gagasan
yang sangat diperlukan oleh manajemen mungkin menjadi tidak terkomunikasikan.
4. Banyak menggunakan istilah-istilah teknis dan istilah khusus yang kurang lazim.
5. Temuan-temuan dilaporkan tanpa diuraikan latar belakangnya.
Memberikan informasi mengenai latar belakang adalah penting untuk dapat memahami
suatu proses atau keadaan atau untuk memahami berapa pentingnya sesuatu hal. Apabila
pemeriksa merekomendasikan suatu prosedur yang baru, pertama-tama ia harus
menjelaskan mengenai prosedur yang sekarang berlaku, apa kekurangan-kekurangannya,
akibat-akibat apa yang mungkin timbul jika prosedur tersebut digunakan. Dengan
demikian manajemen akan lebih terbuka dan lebih mudah diyakinkan akan perlunya
melaksanakan usul-usul pemeriksa.

6. Uraian yang panjang lebar mengenai hal yang bersifat teknis.

Ad. 3. Ringkas

Ringkas berarti membuang hal-hal yang tidak berguna atau yang berlebih-lebihan. Ringkas
bukan berarti pendek, sebab mungkin suatu pokok persoalan memerlukan uraian yang
luas. Akan tetapi ringkas berarti menghilangkan apa yang tidak relevan dan tidak material,
seperti gagasan-gagasan, temuan-temuan, kalimat-kalimat dan sebagainya, yang tidak
menunjang tema pokok laporan.

Ad.4. Tepat waktu

Laporan resmi dibuat tidak untuk dijadikan suatu dokumen sejarah, tetapi untuk meminta
dilakukan suatu tindakan. Laporan dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen
akan informasi yang mutakhir. Tujuan tersebut tidak akan tercapai apabila laporan tidak tepat
waktunya.

Mengenai unsur-unsur dari suatu laporan pemeriksaan disebutkan bahwa:

Bagimanapun bentuk laporan, laporan tersebut harus memuat satu atau lebih unsur-unsur
berikut ini: suatu intisari, suatu pendahuluan atau pengantar, suatu ruang lingkup, suatu
pendapat dan temuan-temuan. Pernyataan-pernyataan mengenai temuan-temuan itu sendiri
harus memuat unsur-unsur tertentu. Unsur-unsur untuk temuan positif: wewenang, tujuan,
kondisi. Untuk temuan-temuan negatif suatu intisari, kriteria, fakta, pengaruh/akibat yang
ditimbulkan, sebab-musabab dan rekomendasi. Grafik-grafik dapat merupakan bumbu suatu
laporan dan menambah ilustrasi-ilustrasi yang diperlukan.

Menjelaskan dan mengembangkan Reporting To The Board and Senior Management

Versi Rob Reider :
 Tujuan laporan adalah (1) memberikan manfaat dan informasi yang tepat pada masalah
operasional yang signifikan dan tidak efisien; (2) memberikan saran pengembangan dalam
pengelolaan operasi.
 Fungsi laporan adalah (1) menyampaikan hasil pemeriksaan operasional; (2) mendorong
dan meyakinkan perlunya suatu tindakan (lanjut).
 Laporan reviu/audit, memuat hal-hal yang telah dicapai auditor; (1) temuan-temuan
audit/reviu; (2) peningkatan defisiensi; (3) tindakan operator/auditee yang telah
dilaksanakan untuk memperbaiki keadaan.

Versi Ratliff, manfaat laporan :

1. Bagi Auditor adalah melaporkan ringkasan hasil kerja audit; (1) mendorong tindakan
untuk memperkuat pengendalian; (2) sebagai sarana pengajaran dan pelatihan staf auditor;
(3) menilai kinerja auditor; (4) referensi kegiatan audit selanjutnya.
2. Bagi Manajemen Operasi adalah merupakan dorongan terhadap perbaikan yang
diperlukan; (1) sebagai dukungan terhadap permasalahan yang membutuhkan perhatian
manajemen yang lebih tinggi; (2) sebagai indikator terhadap kinerja operasional yang
kurang diperhatikan manajer; (3) membantu mengevaluasi kinerja operasional.

Bagi Top Manajemen untuk menyediakan informasi rinci tentang operasi dan pengendalian;
(1) menyediakan informasi obyektif; (2) informasi tentang kegiatan audit tentang
kemungkinan adanya permasalahan penting dan beresiko tinggi; (3) menjelaskan tentang
kedisiplinan kegiatan operasional.
Bagi pihak lain/bagi eksternal auditor dapat membantu mengevaluasi lebih luas ,
mengarahkan permasalahan yang lebih khusus dan menghindari duplikasi kerja , memberikan
evaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan.
Teknik penulisan laporan yang efektif (versi Ratliff)
1. Kumpulkan informasi penting sebelum menulis.
2. Gunakan gaya percakapan untuk memperoleh umpan balik.
3. Gunakan paragraf dan kalimat yang singkat dan sederhana(15-20 kata per kalimat, 12
baris per paragraf).
4. Menggunakan kalimat aktif.
5. Gunakan kata-kata yang mudah dipahami.
6. Gunakan judul yang mengenai sasaran(topical dan diskriptif).
7. Gunakan penegasan (cetak miring, bolt, dan sebagainya).
8. Gunakan grafik dan catatan kaki untuk mempermudah pemahaman.

Jenis laporan(Rob Reider)

 Laporan dapat formal, informal, lisan, tertulis dan interim
 Laporan lesan , keuntungannya (1) dapat langsung dilaksanakan dan diadakan koreksi
secepatnya; (2) dapat langsung berhadapan dan mendiskusikan temuan; (3) dapat
langsung memperoleh informasi tambahan; (4) dapat langsung mengkoreksi temuan
yang ada.
 Laporan tertulis , keuntungannya (1) sebagai dokumen indikator kinerja pemeriksa; (2)
merupakan dokumen dasar untuk pemeriksaan berikutnya; (3) dapat menunjukkan
kualitas laporan auditor; (4) dapat disusun lebih rinci untuk memudahkan pengertian
staf dan manajemen.
 Laporan interim, dapat formal atau informal, lisan maupun tertulis, tergantung
situasinya. Format temuan dapat lengkap dengan 5 (lima) atribut mau pun format
bebas. Laporan interim dibuat karena temuan dianggap kritis dan perlu rekomendasi
segera; audit belum selesai tetapi waktu audit telah habis, permintaan pimpinan untuk
mengawasi kegiatan tertentu.
 Sebelum laporan final disusun, perlu diadakan rapat penutupan dengan auditee secara
komprehensip (closing conference/exit briefing)

Dua jenis laporan versi Gil Courtemanche (buku The New Internal Auditing):
 MAKRO STRUKTUR: Struktur laporan PEMERIKSAAN dengan 5 (lima) prinsip
dasar (pengelompokan, perangkaian, kemudahan, kemenarikan dan fleksibilitas) dalam
tiga komponen laporan, yaitu : Pengantar, Batang Tubuh dan Kesimpulan

1. Pengelompokan temuan dapat disusun sesuai unit operasional organisasi (misalnya

divisi produk A, divisi produk B) maupun berdasar fungsi yang diaudit (misalnya
bidang pengadaan, bidang sumberdaya manusia,bidang produksi, dan lain-lain)

2. Perangkaian temuan, dapat disusun sesuai urutan/alur siklus perusahaan ( misalnya

pertama-tama temuan bidang pengadaan, temuan bidang produksi, temuan bidang
persediaan barang jadi, temuan bidang penjualan, temuan bidang piutang, dan
sebagainya), agar memudahkan kaitan kasus temuan suatu bidang dengan akibat pada
(temuan) proses berikutnya. Sebagai contoh, temuan pembelian bahan baku yang salah
pd bidang pengadaan, akan menimbulkan temuan reject produk pada bidang produksi,
dan temuan retur penjualan diatas standar (inefisien) pada bidang penjualan.

3. Prinsip kemudahan, dapat dilakukan dengan menyusun daftar isi dan outline laporan
secara runtut, judul temuan/ istilah yang jelas dan akurat serta adanya ringkasan
temuan

4. Prinsip kemenarikan, didasarkan atas banyaknya isi, uraian dan bahasa laporan,
terkait kasus temuan pemeriksaan.

5. Prinsip fleksibilitas, mengisyaratkan bahwa temuan tidak harus disusun dengan

struktur yang kaku, tetapi disesuaikan dengan kemudahan penangkapan isi dari
pembaca laporan.

 MIKRO STRUKTUR: merupakan struktur dari laporan TEMUAN yang umumnya

meliputi uraian mengenai: Tujuan, Temuan , Kesimpulan dan Rekomendasi.

Temuannya, merupakan hasil evaluasi pembandingan antara kriteria dan fakta/aktual.

1. Temuan-temuan mikro struktur merupakan bagian dari batang tubuh laporan makro
struktur
 2. Pada temuan mikro struktur, bila disusun masing-masing, tidak nampak kaitan temuan
suatu bidang (yang menjadi penyebab) dengan temuan bidang pada proses berikutnya
(sebagai akibat). Misalnya, temuan kegagalan bidang pengadaan bahan baku dan
perkakas, dapat menjadi temuan kegagalan/rijek dalam bidang produksi

3. Dalam praktek, laporan mikro struktur dibuat tersendiri pada laporan interim atau
laporan pemeriksaan kasus-kasus khusus

 Sifat laporan yang baik

1. Signifikan (dilihat dari kepentingannya, besarnya nilai biaya, assets, pendapatan dan
L/R, pengembangan 3E dan seterusnya)

2. Tepat guna dan waktu (dapat segera ditindak lanjuti dan bermanfaat)

3. Akurat dan bukti cukup (tidak mengandung kesalahan, logis, didukung dokumen/fakta
yang memadai jumlahnya)

4. Meyakinkan (kesimpulan dan saran terkait data yang disajikan)

5. Obyektif dan perspektif (menyeluruh, adil/seimbang, tidak menyesatkan dan

komprehensif)

6. Jelas dan sederhana (efektif, mudah dimengerti dan disimpulkan)

7. Ringkas

8. Bersifat membangun (membangkitkan semangat perbaikan)

9. Terstruktur dan positif (tidak menggunakan kata yang negatif, misalnya: lemah, salah
lalai, tidak efisien,dan sebagainya)

Checklist laporan audit

 Adalah suatu alat untuk meneliti kelengkapan isi dan format laporan .
 Checklist isi laporan, meneliti kelengkapan bab-bab yang diperlukan, overview laporan,
kesimpulan/opini, headings yang mengarahkan, komentar penting awal laporan, komentar
sejenis yang digabung, penghilangan pengulangan informasi, wording yang sesuai, dan
sebagainya.

 Checklist format laporan, meneliti pejabat yang dilapori, judul laporan, periode audit,
tanda tangan auditor, cover, isi dan halaman laporan, pembukaan, distribusi laporan,nama
auditor, dan sebagainya.

Tindak lanjut pemeriksaan

 Standar tindak lanjut: didasarkan SPPIA 2002 seksi 2500 (monitoring dan penyusunan
prosedur tindak lanjut); dan SPPIA 1992, standar khusus 440 (tindakan koreksi dari
temuan), SPKN 2007 standar 03, 05 dan 07

 Peran tindak lanjut: melibatkan auditee, auditor dan manajemen eksekutif

(direksi/bupati/gubernur/presiden) sesuai perannya.

 Tahapan dasar tindak lanjut: meliputi (1) memperhatikan respons tertulis auditee; (2)
diskusi dengan auditee, mengenai respons yang diakibatkan interpretasi saran yang
kurang jelas; (3) menguji hubungan tindakan korektif dengan kondisi yang berlaku serta
dokumen tindakan koreksi; (4) menilai kembali risiko lingkungan pengendalian setelah
tindakan koreksi; (5) melaporkan tindak lanjut temuan

Tracking sheet(dokumen tindak lanjut)

 Untuk memonitor tindak lanjut, auditor dapat menggunakan dokumen tracking sheet,
yang umumnya berbentuk matrik dengan kolom-kolom (1) penangungjawab (2)
tanggal laporan pertama (3) temuan audit dan saran (4) tindakan manjemen (5) action
planned (6) periode.

 Dalam praktek, tracking sheet dilaporkan setiap triwulan dan memuat satu kolom
tambahan : status temuan (temuan selesai ditindaklanjuti, temuan dalam proses
penyelesaian, dan tidak ada tindak lanjut) Sebagai contoh, lihat halaman 464, Ratliff.
  Tugas mahasiswa: membuat tracking sheet dari jawaban atribut rekomendasi laporan
temuan (latihan soal kuliah XI)

Audit Evaluation

 Evaluasi kegiatan audit berguna untuk meningkatkan nilai pekerjaan audit, membantu
menjaga keefektifan pengendalian kualitas dan menilai agar pekerjaan tetap
berkembang

 Salah satu media evaluasi audit adalah lembar tinjauan kritis audit, yang dapat
digunakan untuk mengevaluasi langkah-langkah dan perbaikan kinerja yang
diperlukan melalui pertemuan-pertemuan/rapat auditor

Bahan Bacaan

 Management Audit = Operational Audit = Performance Audit = Functional Audit

(Prof. Sumardjo/Buku Pengelolaan Pemeriksaan)
 The use of term “management audit” is matter of semantics and we have used the
term “operational audit” in this book. (Andrew D Chambers, Internal Auditing,
Theory and Practice, 1981)