RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI “IT HELPDESK” BERBASIS

WEBSITE PADA PT. PELINDO MARINE SERVICE

PROPOSAL TUGAS AKHIR

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh:

TEGAR RAMDHANI HERYN SYAPUTRA

15410100133

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS DINAMIKA SURABAYA
2019
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI “IT HELPDESK” BERBASIS
WEBSITE PADA PT. PELINDO MARINE SERVICE

PROPOSAL

Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Oleh:

Nama : Tegar Ramdhani Heryn Syaputra

NIM : 15410100133

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

Surabaya, 05 November 2019

Disetujui:

Pembimbing

I. Dr. M.J. Dewiyani Sunarto

NIDN 0725076301

II. Nunuk Wahyuningtyas, M.Kom., OCJA

NIDN 0723037707

Ketua Program Studi S1 Sistem Informasi

Dr. Anjik Sukmaaji, S.Kom., M.Eng.

NIDN 0731057301

ii
A. Judul

Rancang Bangun Sistem Informasi “IT Helpdesk” Berbasis Website pada

PT. Pelindo Marine Service.

B. Latar Belakang Masalah

PT Pelindo Marine Service (PT PMS) adalah salah satu anak perusahaan PT

Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang merupakan salah satu Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) terbesar di bidang penyelenggaraan jasa kepelabuhanan. PT PMS

sebagai entitas perusahaan memiliki fungsi usaha mandiri yang bergerak di bidang

angkutan diperairan, perkapalan dan industri kemaritiman lainnya. PT PMS

memiliki suatu divisi yaitu, Aplikasi dan Pelayanan Teknologi Informasi (APTI)

yang merupakan bagian dari departemen Information Technology (IT) untuk

membantu perusahaan dalam mengelola perangkat Teknologi Informasi Komputer

(TIK) yang digunakan PT PMS. Divisi APTI bertugas dalam salah satu pengelolaan

berupa permintaan pembuatan aplikasi, penanganan kerusakan, dan pemeliharaan

perangkat TIK pada setiap bagian di PT PMS.

Suatu permasalahan atau kerusakan yang terjadi pada perangkat TIK dapat

mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan seperti pelayanan

terhadap customer maupun proses bisnis. Setiap permasalahan atau kerusakan yang

terjadi harus ditangani dengan cepat dan tepat. Pemilihan prioritas penanganan juga

harus dilakukan sesuai prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh PT PMS.

Aturan tersebut meliputi aturan mengenai faktor yang harus diperhatikan dalam

menentukan prioritas permasalahan dan tujuan untuk meratakan beban kerja staff

Divisi APTI.

1
 Adanya bermacam-macam aduan dan permintaan dari karyawan

mengakibatkan staff Divisi APTI kesulitan dalam menentukan skala prioritas

permasalahan secara tepat. Hal ini dikarenakan kondisi saat ini pada Divisi APTI

melakukan pengelolaan informasi aduan secara paperless dan data pengaduan tidak

tercatat. Aktivitas layanan pengerjaan terhadap aduan tidak dapat terawasi dengan

baik. Pihak manager tidak dapat mengetahui informasi aktivitas aduan dan

pengerjaan. Dari beberapa akibat pengelolaan yang tidak tercatat, Divisi ini tidak

dapat melakukan evaluasi terhadap hasil pelayanan dan perangkat TIK yang

dimiliki.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem IT

HEPLDESK yang dapat memberikan solusi pada Divisi APTI dalam melakukan

penanganan terhadap permasalahan TIK. Sistem yang akan dibangun diharapkan

dapat membantu memudahkan Divisi APTI dalam mengelola perangkat TIK yang

ada pada setiap bagian di PT PMS dan data aduan serta pengerjaan dapat terekam

dan terawasi dengan baik.

Tabel 1 Tabel Permasalahan

No Masalah Dampak

Sering lupa terhadap informasi

1 Informasi aduan paperless
aduan

Sulit menentukan prioritas Permasalahan tidak dapat

2
masalah yang diadukan dikelola dengan baik

2
 Data bisa hilang dan tidak

3 Data aduan tidak tercatat dapat mengetahui progres

permasalahan

Aktivitas layanan tidak Hasil layanan tidak dapat ter-

4
dapat terawasi evaluasi

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang ada maka dibutuhkan sebuah sistem

informasi “IT helpdesk” berbasis website pada PT. Pelindo Marine Service.

D. Batasan Masalah

Batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem ini ditujukan untuk Divisi APTI dalam memberikan IT helpdesk

pada PT PMS.

2. Sistem ini tidak membahas mengenai biaya-biaya perbaikan atau kerusakan

yang terjadi.

3. Pada penelitian ini proses pembuatan sistem menggunakan framework Code

Igniter (CI) dan database Oracle.

4. Sistem ini hanya bisa diakses oleh pengguna internal perusahaan.

5. Sistem yang dibangun berbasis Web.

3
E. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi “IT

HELPDESK” yang dapat membantu divisi APTI dalam mengelola perangkat TIK

yang ada pada setiap bagian di PT PMS.

F. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dengan adanya sistem ini, yaitu:

1. Bagi PT PMS :

a. Membantu staff Divisi APTI dalam memilih prioritas aduan.

b. Membantu staff Divisi APTI dalam memantau penanganan aduan.

c. Membantu user memantau perkembangan penanganan permasalahan yang

diajukan.

d. Membantu manajer melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja

staff Divisi APTI.

2. Bagi peneliti :

a. Dapat menambah wawasan dan pengalaman dalam dunia pekerjaan.

b. Dapat menambah ilmu yang telah dipelajari dari penelitian ini.

G. Landasan Teori

G.1. Helpdesk

Menurut Pranoto, Hakim, & Utomo (2015), helpdesk merupakan sebuah

bagian atau sistem aplikasi yang terdapat pada perusahaan yang berguna untuk

mengelola dan menangani permasalahan, pertanyaan dan keluhan dengan

menyediakan informasi dan solusi bagi yang memerlukan.

4
 Menurut Sipayung, Aditya, & Fiarni (2017), helpdesk adalah bagian TI yang

pertama kali dihubungi user saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang

berhubungan dengan TI. Helpdesk merupakan center point sebuah organisasi yang

membantu menangani kebutuhan pelanggan atau user terkait dengan pertanyaan,

pelayanan, dukungan teknis, atau keluhan terhadap produk dan jasa tertentu dengan

memanfaatkan sistem penomoran (request ticket) untuk memudahkan penelusuran

terhadap tindakan penyelesaian yang dikoordinasi oleh suatu tim.

Dengan kata lain helpdesk merupakan suatu layanan bantuan untuk

pengguna sistem dan teknologi informasi pada suatu perusahaan tertentu. Tujuan

helpdesk yaitu: (1) Dapat memberikan solusi atas permasalahan yang ada pada TI,

(2) Dapat mengatur dan mengawasi setiap permasalahan yang yang diadukan, (3)

Dapat mengetahui permasalahan TI dan solusi yang digunakan untuk

menyelesaikan masalah.

G.2. Website

Menurut Hidayat (2010), website merupakan kumpulan halaman yang

menampilkan informasi teks, gambar, animasi, suara dan atau gabungan dari

semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu

rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan

jaringan-jaringan halaman.

Menurut Hidayat (2010), website dapat dibagi berdasarkan sifat dan

fungsinya. Jenis web berdasarkan sifatnya dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Website statis, merupakan website yang konten/isinya tetap atau jarang

diubah.

5
 2. Website dinamis, merupakan website yang menyediakan konten atau isi

yang dapat diubah.

Sedangkan jenis web berdasarkan fungsinya terbagi atas:

1. Personal website, yang berisi informasi pribadi seseorang.

2. Commercial website, yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat

bisnis.

3. Government website, yang dimiliki oleh instansi pemerintahan,

pendidikan yang bertujuan memberikan layanan kepada pengguna.

4. Non-profit Organization website, yang dimiliki oleh organisasi yang

bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

Menurut Riyadi, Retnandi, & Deddy (2012), website dapat diartikan sebagai

kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar, data

animasi, suara, dan video, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang

membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dan terhubung dalam satu

jaringan (hyperlink).

Dengan kata lain website merupakan suatu situs yang terhubung jaringan

internet dan dapat diakses kapanpun oleh semua orang di dunia ini untuk

mengetahui berbagai informasi.

G.3. Sistem

Menurut Ariawan (2010) Sistem adalah kumpulan/grup dari

bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non fisik yang saling berhubungan

satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan

tertentu.

6
 Menurut Hermawan, Hidayat, & Utomo (2016), sistem adalah kumpulan

elemen-elemen yang saling bekerja sama dan berinteraksi untuk memproses

masukan kemudian saling berhubungan untuk mencapai suatu sasaran tertentu.

G.4. Informasi

Menurut Hermawan, Hidayat, & Utomo (2016), informasi adalah data yang

telah diproses menjadi bentuk yang bernilai bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam setiap pengambilan keputusan.

G.5. Sistem Informasi

Menurut Riyadi, Retnandi, & Deddy (2012), sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan yang diperlukan.

Menurut Hermawan, Hidayat, & Utomo (2016), sistem informasi adalah

sebuah sistem yang terdiri dari berbagai komponen yang saling bersatu untuk

mencapai suatu tujuan yakni menyediakan sebuah informasi bagi yang

membutuhkan.

Menurut Firman, Wowor, & Najoan (2016), sistem informasi merupakan

kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak

(software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

7
G.6. System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Dennis, Wixom, & Roth (2012) System Development Life Cycle

(SDLC) ialah proses untuk memahami bagaimana sebuah sistem informasi dapat

mendukung kebutuhan bisnis dengan merancang suatu sistem, membangun sistem

tersebut, dan menyampaikannya kepada pengguna.

Planning

Implementation Analysis

Design

Gambar 1 Tahapan Dasar SDLC

SDLC memiliki empat fase dasar, yaitu planning, analysis, design, dan

implemention yang dimana tiap fase tersebut terdiri dari serangkaian langkah yang

menggunakan cara tertentu dalam menghasilkan tujuan yang ingin dicapai. Berikut

penjelasan dari tiap fase:

a. Identifikasi (Planning)

Fase planning, merupakan proses dasar dalam memahami mengapa sistem

informasi harus dibangun dan menentukan bagaimana proyek akan

dibangun.

8
 b. Analisa (Analysis)

Fase analysis, merupakan jawaban dari pertanyaan siapa yang akan

menggunakan sistem, apa yang akan dilakukan oleh sistem, dan dimana

serta kapan sistem tersebut akan digunakan. Pada fase ini perlu

menginvestigasi sistem yang telah ada sebelumnya, mengidentifikasi

peluang untuk perbaikan dan mengembangkan konsep yang baru untuk

sistem yang akan dibuat.

c. Desain (Design)

Fase design, ialah fase untuk menentukan bagaiman sistem akan beroperasi,

dalam hal ini antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak

(software), infrastruktur jaringan (user interface), form dan laporan (basis

data dan file yang dibutuhkan aplikasi).

d. Implementasi (Implementation)

Fase implementation, ialah fase akhir dari SDLC yaitu pada saat sistem

selesai dibuat. Implementasi pada fase ini paling banyak mengambil

perhatian karena dalam keseluruhan sistem, tahap implementasi, adalah

tahap yang paling banyak memakan waktu serta biaya karena mencoba

keseluruhan sistem.

G.7. Framework

Menurut Destiningrum & Adrian (2017), framework adalah kumpulan

intruksi-intruksi yang dikumpulkan dalam class dan function-function dengan

fungsi masing-masing untuk memudahkan developer dalam memanggilnya tanpa

harus menuliskan syntax program yang sama berulang-ulang serta dapat

menghemat waktu.

9
 Menurut Afuan (2010), framework merupakan suatu struktur pustaka-

pustaka, kelas-kelas dan infrastruktur run-time yang dapat digunakan oleh

programmer untuk mengembangkan aplikasi web secara cepat. Tujuan penggunaan

framework adalah untuk mempermudah pengembang web mengembangkan

aplikasi web secara cepat tanpa kehilangan fleksibilitas.

G.8. Codeigniter

Menurut Destiningrum & Adrian (2017), codeigniter merupakan sebuah

framework php yang bersifat open source dan menggunakan metode MVC (Model,

View, Controller) untuk memudahkan developer atau programmer dalam

membangun sebuah aplikasi berbasis web tanpa harus membuatnya dari awal.

Menurut Afuan (2010), codeIgniter merupakan sebuah framework yang

dibuat dengan menggunakan bahasa PHP, yang dapat digunakan untuk

pengembangan web secara cepat.

G.9. Oracle

Menurut Purwoko (2018), oracle adalah database relasional yang terdiri

dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS (Relational

Data Base Management System) yang multi-platform. Basis data Oracle ini pertama

kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan

konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun

1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation

sampai sekarang. Server Oracle berisi Oracle Instance dan Oracle Database,

dimana Oracle Instance berisi struktur memori yang disebut dengan system global

10
area (SGA) dan background process yang dipergunakan oleh server Oracle untuk

mengatur database.

G.10. PHP

Menurut Firman , Wowor, & Najoan (2016), PHP adalah salah satu bahasa

pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk

pengembangan web dan dapat ditanamkan pada sebuah skripsi HTML. Bahasa PHP

dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperti C, Java,

dan Perl serta mudah untuk dipelajari.

PHP merupakan bahasa scripting server – side, dimana pemrosesan datanya

dilakukan pada sisi server. Sederhananya, serverlah yang akan menerjemahkan

skrip program, baru kemudian hasilnya akan dikirim kepada client yang melakukan

permintaan.

G.11. Metode Delbeq

Menurut Intisari (2011), Metode ini memprioritaskan masalah yang

dilakukan dengan memberikan bobot (yang merupakan nilai maksimum dan

berkisar 0-100) dengan kriteria :

1. Besar masalah yaitu % atau jumlah atau kelompok yang ada kemungkinan

terkena masalah serta keterlibatan masyarakat dan instansi terkait.

2. Kegawatan masalah yaitu tingginya angka morbiditas dan moralitas

kecenderungamya dari waktu ke waktu.

3. Jumlah dana yang diperlukan untuk mengatasi masalah baik dari segi

instansi yang bertanggung jawab terhadap penyelesaian masalah atau dari

masyarakat yang terkena masalah.

11
 4. Kemudahan yaitu tersedianya tenaga, sarana, waktu, metode dan teknologi

penyelesaian masalah seperti tersedianya kebijakan, petunjuk pelaksanaan,

petunjuk teknis, dan sebagainya.

Langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut :

1. Tentukan dahulu bobot masing-masing kriteria.

2. Menentukan skala atau skor dari variabel yang akan ditentukan nilai

prioritasnya.

3. Isi setiap kolom dengan hasil antara bobot dengan skor masing-masing

masalah. Besarnya skor tidak boleh melebihi bobot yang telah disepakati.

Bila ada perbedaan pendapat dalam menentukan besarnya bobot dan skor

yang dipilih rata-ratanya. Kemudian, jumlahkan nilai masing-masing kolom

tersebut sehingga menjadi mebuah nilai prioritas.

12
 H. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah metode SDLC model waterfall.

Metode ini dipilih karena memiliki kelebihan antara lain :

• Pembuatan
aplikasi
• Identifikasi Design • Output Testing
masalah berupa
• Analisis • Merancang aplikasi • Uji coba
kebutuhan sistem jadi aplikasi
• Rancangan Implementat • Perbaikan
Requirement IPO aplikasi
ion

a. Model pengembangan paling umum digunakan.

b. Model ini dapat digunakan bagi system software yang mempunyai skala

besar dan bersifat generic.

c. Pengerjaan sistem memiliki jadwal yang tersusun dengan baik sehingga

dapat dilakukan pengawasan.

d. Tahapan pengembangan sistem dilakukan secara sistematis dan terstruktur.

1. Tahapan Analisa Kebutuhan (Requirement)

Tahapan analisis kebutuhan merupakan tahapan untuk menggali informasi

dan permasalahan dari pengguna untuk menjadi kebutuhan dari pengguna. Pada

tahapan berikut ini dilakukan analisis untuk memperoleh kebutuhan apa saja yang

diperlukan oleh Divisi APTI pada PT PMS untuk diterapkan pada aplikasi.

Kebutuhan pengguna dimaksudkan untuk menggambarkan fungsi dan fitur sistem

dari perspektif pengguna agar sistem sesuai dengan keinginan pengguna. Dalam

13
tahapan analisis kebutuhan ini dilakukan wawancara dengan perwakilan dari staff

Divisi APTI dan studi literatur. Dengan tahapan ini permasalahan yang

teridentifikasi dianalisis untuk menghasilkan kebutuhan pengguna yang berupa

kebutuhan fungsional dan non-fungsional.

2. Tahapan Desain Sistem (System Design)

Tahapan Desain Sistem merupakan tahapan merancang desain sistem

berdasarkan dengan analisa kebutuhan sebelumya. Desain IPO menggambarkan

tentang apa saja masukan yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan keluaran

yang dihasilkan oleh aplikasi IT Helpdesk pada Divisi APTI di PT PMS. Diagram

IPO dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 2 Diagaram Input, Proses, dan Output

14
 Penjelasan diagram IPO pada gambar 3 adalah sebagai berikut. Data tiket

dan data kerusakan di buat untuk menentukan proses approval dan penentuan PIC

yang nantinya jadi sebuah informasi tiket. Informasi tiket akan diproses untuk

pembuatan solusi dari suatu permasalahan dan menentukan prioritas permasalahan

yang akan ditangani lebih dulu. Pada proses tersebut menghasilkan informasi

penanganan. Setelah proses penanganan selesai, pihak IT support melakukan

pembuatan berita acara penyelesaian untuk laporan dan feedback.

3. Tahapan Implementasi (Implementation)

Tahapan implemantasi merupakan tahapan yang digunakan untuk

pemgembangan sistem dan coding berdasarkan dari hasil perencanaan desain

sistem yang berupa aplikasi jadi siap pakai. Bahasa pemrograman yang digunakan

adalah PHP dengan Framework Code Igniter dan database yang digunakan adalah

oracle.

4. Tahapan Pengujian (Testing)

Setelah dilakukan pembuatan aplikasi, tahapan selanjutnya adalah

melakukan pengujian dari aplikasi yang telah dibuat. Pengujian dilakukan

menggunakan metode black-box testing. Dari hasil pengujian yang diperoleh, jika

masih terdapat ketidaksesuaian output ataupun kesalahan seperti defect maka

diperlukan perbaikan pada bagian yang masih terdapat kekurangan.

15
I. Jadwal Kerja

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Wawancara
dan Studi
Literatur

Tahap
Analisa
Kebutuhan

Tahap
Desain
Sistem

Tahap
Implementa
si

Tahap
Testing
Aplikasi

16
J. Daftar Pustaka

Afuan, A. (2010). Pemanfaatan Framework Codeigniter Dalam Pengembangan

Sistem Informasi Pendataan Laporan Kerja Praktek Mahasiswa Program
Studi Teknik Informatika Unsoed. Teknik Informatika, 39-44.
Ariawan. (2010). Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen. Gorontalo: FEKON-
UNISAN.
Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2012). System Analyst and Design Fifth
Edition. John Wiley & Sons, Inc.
Destiningrum, M., & Adrian, Q. J. (2017). Sistem Informasi Penjadwalan Dokter
Berbasis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter. Teknoinfo,
2.
Firman , A., Wowor, H. F., & Najoan, X. (2016). Sistem Informasi Perpustakaan
Online Berbasis Web. Teknik Elektro dan Komputer, 2.
Hermawan, R., Hidayat, A., & Utomo, V. G. (2016). Sistem Informasi Penjadwalan
Kegiatan Belajar Mengajar Berbasis Web (Sudi Kasus : Yayasan Ganesha
Operation Semarang). Software Engineering, 2, 1.
Hidayat, R. (2010). Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta: PT Elex
Media Komputindo Kompas, Granedia.
Intisari, A. D. (2011). Menetapkan Prioritas Masalah Sebagai Acuan Perencanaan.
Universitas Diponegoro.
Pranoto, Hakim, F. N., & Utomo, V. G. (2015, April). Perancangan Aplikasi
Helpdesk Servis Software Dan Hardware Berbasis Web. Networking and
Security, 2.
Purwoko, H. (2018). Pemanfaatan Basis Data Oracle Pada Sistem Informasi Work
Order Pada PT XYZ Di Jakarta Timur. Computer Engineering System and
Science, 2.
Riyadi, A. S., Retnandi, E., & Deddy, A. (2012). Perancangan Sistem Informasi
Berbasis Website Subsistem Guru Di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99
Rancabango. Algoritma, 09, 40.
Sipayung, E. M., Aditya, E., & Fiarni, C. (2017, Mei). Perancangan Sistem
Informasi Helpdesk Menggunakan Framework ITIL V3. JNTETI, 6, 2.

17