OLEH
1316116
DISUSUN OLEH:
NAMA : Nabila Ratna Ayu
NIM : 1316116
PROGRAM STUDI : Sistem Informasi Industri Otomotif
ii
iii
iv
v
LEMBAR BIMBINGAN PENYUSUNAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN I
Nama : Nabila Ratna Ayu
NIM : 1316116
Judul Laporan KL 1 : Proses Layanan Service pada Bagian General Repair
di Dealer Tunas Toyota Radin Inten
Pembimbing : Lucky Heriyanto, S.T., M.T.I
10 Oktober 2019 Revisi BAB I, Revisi BAB II, Revisi BAB III
14 Oktober 2019 Revisi BAB I, Revisi BAB II, Revisi BAB III
27 Oktober 2019 Revisi BAB I, Revisi BAB II, Revisi BAB III
Mengetahui,
Ketua Program Studi Dosen Pembimbing
Sistem Informasi Industri Otomotif
vi
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirahim
Puji syukur kepada Allah Subhanahu wa Ta'ala, atas rahmat dan karunia-Nya
yang diberikan kepada Penulis agar dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan
Praktik Kerja Lapangan 1 dengan judul “Proses Layanan Service pada General
Repair di Dealer Tunas Toyota Radin Inten”. Penyusunan Laporan Praktik Kerja
Lapangan 1 ini merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja
Lapangan, dan merupakan salah satu syarat penyelesaian Program Sarjana
Terapan di Politeknik STMI Jakarta.
Penulis menyadari bahwa Laporan Praktik Kerja Lapangan 1 ini masih
jauh dari kesempurnaan baik dilihat dari segi isi maupun penyajiannya, walaupun
penulis telah berupaya melakukannya sebaik mungkin. Untuk itu, Penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun kepada semua pihak
guna perbaikan dimasa yang akan datang. Penulis mengucapkan banyak terima
kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan mendukung selama penulis
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan 1 sampai dengan tersusunnya laporan ini.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat berupa kesehatan dan rezeki
kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulis laporan ini.
2. Orang Tua dan Kakak ku yang selalu mendoakan dan memberikan dukungan
kepada Penulis.
3. Bapak Dr. Mustofa, S.T., M.T. selaku Direktur Politeknik STMI Jakarta.
4. Ibu Noveriza Yuliasari, Ssi, MT. selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi Industri Otomotif Politeknik STMI Jakarta.
5. Bapak Lucky Heriyanto, S.T., M.T.I. selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan arahan dan masukan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja
Lapangan 1 ini.
vii
6. Seluruh dosen yang ada di Politeknik STMI Jakarta yang telah memberikan
ilmunya selama perkuliahan guna menambah ilmu dan pengalaman yang
sangat bermanfaat.
7. Bapak Ferrul Rochman selaku pembimbing yang telah membantu
mengarahkan dan membimbing selama Kerja Lapangan di PT Toyota Astra
Motor
8. Service Advisor, PIC Booking, Partman dan seluruh pegawai di PT Tunas
Toyota Raden Inten yang telah membantu memberikan arahan serta informasi
dalam pengumpulan data.
9. Rekan-rekan Sistem Informasi Industri Otomotif SA03 2016 yang telah
menjadi penghibur saya setiap harinya dan memberikan saran serta bantuan
dalam menyusun Laporan Praktik Kerja Lapangan 1 ini.
10. Serta semua pihak baik langsung maupun tidak langsung yang sudah
memberikan kritik, saran, bantuan dan semangat dalam membuat Laporan
Praktik Kerja Lapangan 1 ini yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu.
Demikianlah yang dapat Penulis sampaikan, semoga Allah SWT membalas
kebaikan dan ketulusan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan
Laporan Praktik Kerja Lapangan 1 ini. Penulis berharap agar Laporan ini dapat
memberikan manfaat serta pengetahuan bagi pembacanya. Terima kasih.
viii
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ................................................................................................. i
ix
1.9.2 Fasilitas Karyawan .............................................................. 13
LAMPIRAN ................................................................................................. 31
x
DAFTAR GAMBAR
xi
DAFTAR TABEL
xii
DAFTAR LAMPIRAN
xiii
BAB I
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
1
2
Company Layout :
5
Inten
a. ADM Bengkel
ADM pada bengkel PT Tunas Toyota Radin Inten berperan sebagai divisi
yang mengawasi seluruh proses administrasi bengkel.
b. Kasir Bengkel
Kasir berfungsi sebagai penanggung jawab terhadap penerimaan dan
pengeluaran kas yang dilakukan dan memberikan kuitansi ke pelanggan.
c. Billing
Billing memiliki tugas di mana harus menjalankan seluruh proses
administrasi yang ada pada bengkel.
d. Technical Leader
Technical Leader memiliki tugas untuk mengkoordinir, mengarahkan,
melaksanakan dan mengawasi seluruh operational bengkel sesuai dengan
tujuan dan kebijakan bengkel PT Tunas Toyota Radin Inten.
3. Sales Supervisor
Sales supervisor memiliki tanggung jawab kepada Kepala Cabang. Sales
Supervisor memiliki posisi berada di atas para sales dengan tugas
mengawasi penjualan yang dilakukan oleh para sales. Selain itu, Sales
Supervisor memiliki beberapa tugas pokok lainnya, yaitu:
a. Membantu Kepala Cabang dalam mengurus masalah penjualan yang
dilakukan oleh sales
b. Memonitor penjualan yang dilakukan oleh sales.
c. Mengkoordinir tim penjualan (sales).
d. Menganalisis pasar.
e. Membuat strategi pemasaran dan mensosialisasikan kepada tim penjualan.
f. Memberikan laporan penjualan.
g. Memonitor aktivitas tim sales.
h. Memonitor penjualan dan proses pembayaran pelanggan dari tim sales.
i. Memberikan arahan dan motivasi para sales.
4. Kepala Bengkel
Dalam PT Tunas Toyota Radin Inten memiliki Kepala Bengkel dengan tujuan
mampu mengelola bengkel dengan SDM yang ada digunakan dengan
9
d. Control Room
Seseorang yang ditugaskan sebagai control room memiliki tugas sebagai
orang yang memberikan dam mengatur tugas Technician pada bengkel PT
Tunas Toyota Radin Inten.
e. TMS
TMS atau biasa disebut dengan Toyota Maintenance Service memiliki
tanggung jawab untuk melakukan kunjungan service ke rumah pelanggan
atau ke tempat kerja pelanggan.
f. Foreman
Foreman merupakan seseorang yang mengawasi dan memeriksa hasil
kerja Technician serta memberikan arahan dan nasihat kepada Technician
apabila mengalami kesulitan.
g. Technician Group
Technician Group memiliki tugas untuk memperbaiki atau melakukan
service terhadap kendaraan pelanggan serta memberikan laporan apabila
service telah usai. Pada PT Tunas Toyota Radin Inten Techinician dibagi
menjadi tiga yaitu, Technician 1, Technician 2 dan Technician 3
dibedakan berdasarkan pekerjaannya.
h. Partman
Partman merupakan bagian yang memiliki tugas untuk memberikan spare
part yang dibutuhkan, mencatat spare part yang masuk dan keluar dan
melaporkan Work Order (WO) kepada bagian administrasi.
i. Toolsman
Toolsman tugas yaitu, memberikan bahan yang dibutuhkan, mencatat
bahan yang masuk dan keluar, dan melaporkan kepada bagian
administrasi.
j. Kaizen Koordinator
Kaizen koordinator merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penegakkan dan penerapan prinsip kaizen pada PT Tunas Toyota Radin
Inten.
11
5. CRC
CRC merupakan singkatan dari Customer Relations Coordinator. CRC
memiliki tugas untuk membantu Kepala Cabang dan menangani berbagai
keluhan dari para pelanggan. Selain itu, CRC memiliki tugas pokok sebagai
berikut :
a. Memastikan validnya sebuah database pelanggan dan mensosialisasikan
program Showroom dan Bengkel.
b. Menangani berbagai keluhan dari para pelanggan baik yang menyangkut
bagian penjualan maupun bengkel.
c. Memantau Showroom secara berkala baik dari segi penempatan
kendaraan, kerapihan dan kebersihan.
d. Mengkoordinasi kerja para Office Boy di Dealer.
e. Membuat berbagai laporan untuk diserahkan pada Toyota Astra Motor
(TAM)
f. Membantu Kepala Cabang untuk keperluan-keperluan rapat baik di
dalam maupun luar kantor.
1.8 Budaya Kerja Perusahaan
Setiap perusahaan pasti memiliki budaya kerjanya masing – masing yang
harus diterapkan kepada seluruh karyawan yang ada didalamnya. Toyota memiliki
satu budaya kerja yang sama yaitu Kaizen. Secara umum definisi kaizen
merupakan sebuah prinsip kerja dimana usaha perbaikan atau penyempurnaan
secara kecil-kecilan serta berkesinambungan dengan melibatkan semua jajaran
dalam level organisasi, agar selalu lebih baik dari kondisi sekarang. Dalam
perusahaan Toyota prinsip kaizen memiliki metode sebagai berikut:
1. Menemukan Potensi Perbaikan
Melatih mengenali, melihat berbagai tipe pemborosan, menemukan
pemborosan utama, masalah, dan area perbaikan.
2. Menganalisis Metode yang Digunakan Saat Ini.
Melakukan analisis sederhana metode kerja secara analitis, kuantitatif maupun
spesifik.
12
d. Ruang Tunggu
Guna memberikan kenyamanan kepada pelanggan maka Tunas Toyota
membuat ruang tunggu sebagai tempat pelanggan menunggu proses
mobil service.
e. Kids Corner
Kids Corner merupakan sebuah ruang dimana berguna sebagai tempat
bermain anak-anak.
f. Service Area
Service area pada PT Tunas Toyota Radin Inten memiliki 10 slot untuk
10 kendaraan dalam sekali pengerjaan.
1.9.2 Fasilitas Karyawan
Dalam menunjang kegiatan seluruh karyawan, Tunas Toyota
menyediakan fasilitas-fasilitas seperti toilet, tempat ibadah, pantry, ruang
istirahat, asrama Technician. Dalam menunjang potensi dan
mempertahankan giat kerja karyawannya, PT Tunas Toyota Radin Inten
maka memiliki Fasilitas yang disediakan untuk setiap karyawannya. Berikut
adalah fasilitas yang disediakan PT Tunas Toyota Radin Inten:
a. Seragam Kerja
Dalam hal ini tidak semua memiliki ketentuan seragam kerja hanya pada
bagian Service Advisor, Customer Service dan Technician yang memiliki
seragam kerja.
b. Employee Rewarding
Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan apresiasi kepada karyawan
yang telah bekerja dengan optimal guna meningkatkan kinerja serta
menjadi pemicu semangat para karyawan.
c. Employee Gathering
Kegiatan ini dilakukan untuk mempererat kekompakan dan liburan
bersama seluruh karyawan.
14
b. Service
Pada PT Tunas Toyota Radin Inten melayani jasa service dimana terdapat dua
kategori service yaitu, General Repair dan After Sales. General Repair
dilakukan bagi seluruh pelanggan yang memiliki mobil Toyota apabila ingin
melakukan service berkala.
c. Suku Cadang
Dalam bengkel PT Tunas Toyota Radin Inten memiliki pelayanan untuk
membeli part atau tools yang dibutuhkan tanpa harus melakukan proses
service di PT Tunas Toyota Radin Inten.
d. Body & Paint
PT Tunas Toyota Radin Inten melayani jasa perbaikan pada bagian body
mobil seperti pengecatan ulang pada mobil, mengembalikan bentuk asli pada
mobil yang penyok.
1.12 Sertifkasi dan Penghargaan Perusahaan
Sertifikasi
Express
1
Maintenance
2015
16
Penghargaan
National
Kaizen&
2 Innovation
Marathon 2015
Nominee of The
3. Best Kaizen
DKI I Area 2017
17
CS Award
4. Service Area
2012
18
19
BOOKING
Membuat
penjadwalan
Proses WO
Booking dan chip
Gambar II. 1 Alur Proses Booking pada PT Tunas Toyota Radin Inten
Sumber : PT Tunas Toyota Radin Inten (2019)
Setiap pelanggan yang baru datang di PT Tunas Toyota Radin Inten akan
disambut dengan Greeter. Pada PT Tunas Toyota Radin Inten Greeter biasanya
dilakukan oleh Security. Greeter memiliki kewajiban untuk membimbing
pelanggan menuju Service Advisor (SA) untuk menunggu panggilan. Service
Advisor (SA) merupakan seseorang yang memberikan pelayanan kepada
21
pelanggan secara langsung. Seorang Service Advisor (SA) harus mampu mengerti
setiap keluhan pelanggan.
2. Kuitansi
Menurut hasil pengamatan, kuitansi digunakan sebagai alat bukti pembayaran
ke pelanggan pada PT Tunas Toyota Radin Inten. Kuitansi dibuat pada bagian
kasir dimana kuitansi tersebut terdiri dari 2 rangkap. Rangkap pertama
ditujukan untuk pelanggan sebagai alat bukti pembayaran sedangkan rangkap
kedua ditujukan untuk kasir sebagai arsip PT Tunas Toyota Radin Inten.
Kedatangan
Pelanggan Job Start
Washing mencuci
kendaraan & meletakkan
Technician 1: mengambil WO di lobby
Pre-delivery
Pelanggan ke kursi
preparations
tunggu
Job Finish
Teknisi 1: mengembalikan WO
SA melakukan
konfirmasi kepada
pelanggan
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang diperoleh pada praktik kerja lapangan di PT Tunas
Toyota Radin Inten selama tiga bulan. Praktik kerja lapangan dilakukan untuk
mengamati alur proses layanan service yang terdapat pada PT Tunas Toyota
Radin Inten. Setelah melakukan pengamatan maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
1. PT Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
distributor kendaraan mobil Toyota.
2. PT Tunas Toyota Radin Inten merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
di bidang jasa. Dengan memiliki beberapa pelayanan jasa seperti, penjualan,
Service, Body & Paint, dan Suku Cadang.
3. PT Tunas Toyota Radin Inten memiliki bagian General Repair yang
merupakan sebuah jenis perawatan atau perbaikan kendaraan. General
Repair dimulai dari proses Administrasi Service Pelanggan.
4. Pada General Repair terdapat aktivitas Booking. Booking dilakukan untuk
mengatur jadwal service supaya pelanggan tidak perlu melakukan antre.
Booking dilakukan dengan cara pelanggan datang ke PT Tunas Toyota
Radin Inten dan melakukan reservasi.
5. Terdapat kurangnya ketepatan waktu pada proses layanan service General
Repair. Sehingga sering terjadi penumpukan antrean mobil.
3.2 Saran
Saran dan masukan untuk menanggapi permasalahan pada Layanan Service
PT Tunas Toyota Radin Inten adalah sebagai berikut:
1. Membuat sistem Booking pada PT Tunas Toyota Radin Inten untuk
menangani pelanggan yang ingin melakukan service agar pengerjaan lebih
efektif dan efisien dalam hal waktu dan pekerjaan staff Booking.
28
29
DAFTAR PUSTAKA
Admin Toyota Astra. (2016). Corporate Information. Dipetik July 17, 2019, dari
www.toyota.astra.co.id
Admin Toyota-ID. (2016, January 01). Profil Singkat Dealer Tunas Toyota (PT.
Tunas Raiden). Dipetik July 17, 2019, dari www.toyota-id.com
Admin Tunas Group. (2017). Company. Dipetik July 17, 2019, dari
www.tunasgroup.com
PT Toyota Astra Motor . (2019). Logo. Jakarta: PT Toyota Astra Motor.
PT Tunas Toyota Radin Inten. (2019). Alur Proses Booking. Jakarta: PT Tunas
Toyota Radin Inten.
PT Tunas Toyota Radin Inten. (2019). Layout Perusahaan. Jakarta: PT Tunas
Toyota Radin Inten.
PT Tunas Toyota Radin Inten. (2019). Struktur Organisasi Dealer. Jakarta: PT
Tunas Toyota Radin Inten.
PT Tunas Toyota Radin Inten. (2019). Jam Operasional. Jakarta: PT Tunas
Toyota Radin Inten.
PT Tunas Toyota Radin Inten. (2019). Proses Service. Jakarta: PT Tunas Toyota
Radin Inten.
Rustan, S. (2013). Mendesain LOGO. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
31
LAMPIRAN
L-1
JADWAL WAWANCARA
Narasumber Lokasi
Tanggal Jam Pewawancara Topik Wawancara
(jabatan) Wawancara
Ernie (PIC
15/07/2019 17.00 Nabila Ratna Ayu Ruang Office Proses Booking
Booking)
Abdul Hamid
Proses Layanan
19/07/2019 17.00 Nabila Ratna Ayu (Service Ruang Office
Service
Advisor)
Proses
31/07/2019 17.30 Nabila Ratna Ayu Hafidz (Billing) Ruang Office
Pembayaran
JADWAL OBSERVASI
Lampiran 7 Kuitansi
(Sumber: PT Tunas Toyota Radin Inten)
L-8