PEDOMAN MANUAL MUTU PUSKESMAS PEKAUMAN

I.
Pendahuluan
Pedoman Manajemen Mutu ini menjelaskan secara garis besar sistem
manajemen mutu Puskesmas Pekauman. Semua ketentuan maupun persyaratan
serta kebijakan yang tertuang dalam Pedoman Manajemen ini merupakan acuan
untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas Pekauman. Sistem manajemen
mutu ini mulai berlaku tanggal Mei 2016
.
Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk
menjadikan
gambaran secara umum sistem manajemen mutu
dalam mencapai
komitmen mutu,
sasaran mutu, serta kepuasan pelanggan sehingga tujuan
Puskesmas Pekauman
secara keseluruhan dalam aspek mutu tercapai.
A.
Latar belakang:
1.
Profil Puskesmas Pekauman
a.
Gambaran umum Puskesmas Pekauman
Puskesmas Pekauman didirikan pada tahun 1974 dengan luas tanah
2,4 Ha. Puskesmas Pekauman terletak di Jalan K.S Tubun No.1 kelurahan
Pekauman kecamatan Banjarmasin Selatan dengan nomor telepon
(0511)3272105.
Kondisi geografis wilayah kerja Puskesmas Pekauman yang terletak
pada ketinggian 0,16 m di bawah permukaan laut, berada di daerah berpaya-
paya serta relatif datar yang dipengaruhi oleh pasang surut air laut. Iklim
yang berpengaruh terhadap Puskesmas Pekauman adalah iklim tropis.
Jarak terjauh dari Puskesmas Pekauman adalah 7 Km. Wilayah kerja
dapat dijangkau dengan menggunakan kendaraan roda 2 atau roda 4,
disamping itu terdapat wilayah yang hanya dapat dijangkau dengan alat
transportasi air (kelotok) yaitu wilayah kelurahan Mantuil dan Basirih
Selatan terutama di Puskesmas Pembantu Kuin Kecil, Pos Kesehatan Desa
Handil Bamban dan Pos Kesehatan Desa Tanjung Pandan.
Wilayah kerja Puskesmas Pekauman berbatasan dengan :

Sebelah Utara
: Berbatasan dengan Kecamatan Banjarmasin
Barat.

Sebelah Timur
: Berbatasan dengan Kelurahan Kelayan Dalam.

Sebelah Selatan
:
Berbatasan dengan Kabupaten Banjar.

Sebelah Barat
:
Berbatasan dengan Kabupaten Barito Kuala.
Gambar 1.1. Peta wilayah kerja Puskesmas Pekauman
1.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
2.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014, tentang
Puskesmas;
3.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 tahun 2015, tentang
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama;
4.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1457/MENKES/SK/X/2003 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang
Kesehatan di Kabupaten/Kota;
Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: standar akreditasi
puskesmas dan persyaratan ISO 9001:2008.
E.
Istilah dan definisi:
a.
Pelanggan adalah setiap pihak yang menuntut kita untuk memenuhi suatu standar
mutu tertentu
b.
Kepuasan pelanggan
c.
Pasien
d.
Koreksi
e.
Tindakan korektif
f.
Tindakan preventif
g.
Pedoman mutu
h.
Dokumen
i.
Rekaman
j.
Efektivitas
k.
Efisiensi
l.
Proses
m.
Sasaran mutu
n.
Perencanaan mutu
o.
Kebijakan mutu
p.
Sarana
q.
Prasarana......dsb (sesuai kebutuhan)
II.
Sistem Manajemen Mutu
dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan
B.
Persyaratan umum:
Puskesma
s
Pekauman
menetapkan, mendokumentasikan, memelihara system
manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas (Bab III, VI, dan IX)
dan standar ISO 9001:2008. Sistem ini disusun untuk memastikan telah
diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan
pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun
pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses
dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan
sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang
berdasar kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun,
pelaksanaan pelayanana, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil
yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang
berkesinambungan.
C.
Pengendalian dokumen:
1.
Secara umum dokumen-dokumen dalam system manajemen mutu yang disusun
meliputi:
Dokumen level 1 : Kebijakan, dokumen level 2: pedoman/manual, dokumen level
3: standar prosedur operasional, dan dokumen level 4: rekaman-rekaman sebagai
catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb:

Cara pembuatan dokumen

Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan

Peninjauan ulang & revisi dokumen

Penempatan /penggunaan dokumen

Identifikasi dan ketelusuran dokumen

Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku
2.
Pengendalian rekam
implementasi
Semua
rekaman/
arsip/
catatan
mutu
dikelola dengan baik .
a)
Rekaman
adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan
yang telah dilaksanakan.
b) Tujuan pengendalian
rekaman
adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat
dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
c) R
ekaman
dipastikan teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan rapi sehingga
mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
a)
Rekaman
yang ada pada
unit
dikendalikan oleh masing-
masing
koordinator unit pelayanan/ program.
D.
Tanggung jawab manajemen:
1.
Komitmen manajemen
Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab
upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas
bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual
mutu ini
2.
Fokus pada
sasaran/pasien
:
Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada
pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan
pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis,
pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.
3.
Kebijakan mutu:
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang
berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan
penyempurnaan yang berkelanjutan
. Kebijakan mutu dituangkan dalam surat
keputusan Kepala Puskesmas yang meliputi kebijakan mutu pelayanan klinis dan
kebijakan mutu pelayanan UKM
4.
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
dan Pencapaian
Sasaran
Kinerja/
Mutu
Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal
yang meliputi indicator-indikator pelayanan klinis, indicator penyelenggaraan
upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan
harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai
sasaran kinerja yang ditetapkan
. Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan
pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi:
a.
Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP
b.
Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien
c.
Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
d.
Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
e.
Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien
f.
Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
g.
Peningkatan mutu pelayanan obat
h.
Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien
5.
Tanggung jawab, wewenang (jelaskan tangung jawab dan wewenang mulai dari
Kepala, wakil manajemen mutu/penanggung jawab mutu, penanggung jawab
UKM
, tanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan dalam peningkatan
mutu
6.
Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu
Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung
jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas:

Memastikan system manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan
dipelihara

Melaporkan kepada manajemen kinerja dari system manajemen mutu dan
kinerja pelayanan

Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan
sasaran/pasien
7.
Komunikasi internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya),
pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan
komunikasi
8.
Tinjauan Manajemen:
a.
Umum: Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun
b.
Masukan tinjauan manajemen meliputi:

Hasil audit

Umpan balik pelanggan

Kinerja proses

Pencapaian sasaran mutu

Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan

Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu

Perubahan terhadap Kebijakan mutu

Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system manajemen mutu/system
pelayanan
c.
Luaran tinjauan: Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah
peningkatan efektivitas system manajemen mutu, peningkatan pelayanan
terkait dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan,
termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan
E.
Manajemen sumber daya:
1.
Penyediaan sumber daya
Kepala puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk penyelenggaraan pelayanan di puskesmas. Penyediaan sumber daya
meliputi:
a)
Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai
sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.
b)
Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh
Koordinator Unit
dan disampaikan
kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur
2.
Manajemen sumber daya manusia
Kepala Puskemas
menjamin karyawan yang bekerja di
Puskemas
memiliki
kompetensi berdasarkan pendidikan,
pengalaman,
pelatihan,
dan ketrampilan
yang
sesuai.
Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan
persyaratan yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi.
Kepala Puskesmas
bertanggung jawab untuk:
a.
Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya
b.
Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam
bentuk, atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi
kepada karyawan.
c.
Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan
permasalahan
d.
Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil
e.
Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap
karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi
kepuasan pelanggan
f.
Meminta Kabag TU untuk m
engelola arsip karyawan yang memuat
informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja
karyawan.
3.
Infrastruktur
a.
Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran
dan persyaratan produk maupun proses dipastikan terpenuhi.
b.
Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat – alat maupun fasilitas
pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan.
c.
Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindak
lanjuti sesuai prosedur yang berlaku.
d.
K
a
Bag TU bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan
sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya.
4.
Lingkungan kerja
a.
Lingkungan tempat kerja dikendalikan
b.
Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam
keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.
c.
Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin agar lingkungan
kerjanya terkendali.
d.
Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan
kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan proses
pelayanan yang telah ditetapkan.
e.
Kepala
Puskesmas
mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan program tata graha
(5R= Ringkas – Rapih – Resik –Rawat – Rajin)
f.
Setiap
Koordinator Unit
bertanggung jawab untuk memastikan program 5 R dipahami
dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada setiap unit kerjanya.
F.
Penyelenggaraan
Upaya Kesehatan Masyarakat
dan pelayanan Klinis:
1.
Upaya Kesehatan
Masyarakat
:
a.
Perencanaan Upaya Kesehatan
Masyarakat, akses, dan pengukuran kinerja
b.
Penyelenggaraan UKM
c.
Sasaran Kinerja UKM
:
1)
Pemantauan dan pengukuran:
a)
Kepuasan pelanggan
b)
Audit internal
c)
Pemantauan dan pengukuran proses
d)
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
2)
Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
3)
Analisis data
4)
Peningkatan berkelanjutan
5)
Tindakan korektif
6)
Tindakan preventif
2.
Pelayanan klinis:
a.
Pelayanan Klinis
yang berorientasi pasien
b.
P
enunjang pelayanan klinis
c.
Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien:
1)
Penilaian indikator kinerja klinis
2)
Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
3)
Pelaporan insiden keselamatan pasien
4)
Analisis dan tindak lanjut
5)
Penerapan manajemen risiko
III.
Penutup
Demikian Pedoman Manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala
Puskesmas
untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam
rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing
sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang tela diberikan.