Job Sheet 1

Freeway Ford

Anda seorang wiraniaga Automobile Software Inc., suatu perusahaan

nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh

dealer mobil. Suatu hari selagi anda berbicara dengan James Kahler manajer

perusahaan Freeway Ford anda mengetahui bahwa perusahaannya memiliki

masalah dengan persediaanya. Catatan manual yang mereka buat tidak

mencerminkan secara akurat status persediaan-jumlah dan jenis mobil dan truk di

pelataran. Saat pengiriman baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk

memperbaharui catatan persediaan. Seorang wiraniaga mungkin mendapatkan

pembeli yang menginginkan suatu mobil tertentu dan mungkin mobil tersebut

baru diterima dan ada di pelataran, tetapi wiraniaga ini tidak dapat

mengetahuinya. Sebuah penjualan gagal karena informasi yang buruk. Masalah

lain timbul jika dua wiraniaga menjual mobil yang sama kepada dua pembeli. Hal

ini terjadi karena catatan persediaan tidak segera diperbaharui setelah suatu

penjualan.

Anda tahu bahwa paket prangkat lunak anda yang disebut SMART (sales

management for automobile retail trade) dapat memecahkan permasalahan ini.

Dengan SMART suatu dealer dapat memperbaharui catatan komputernya begitu

suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu

mencerminkan secara tepat apa yang terdapat di pelataran. Biaya perangkat lunak

dan perangkat keras oleh sebuah dealer mobil baru.

Job Sheet MIS 1

 Langkah anda selanjutnya adalah mendekati Direktur Freeway Ford yang

baru Phill Rain dan melancarkan penjualan. Saat anda menelepon Phill untuk

menjelaskan produk anda, Ia memotong anda dan berkata : “ Dengar, saya masih

baru dalam jabatan ini. Saya baru mendapatkan MBA saya, dengan studi utama

teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat

membantu kami dalam istilah-istilah sistem, saya pikir dapat mengerti. Sekarang

jelaskanlah .”

Tugas

Jelaskan dalam istilah-istilah sistem bagaimana SMART dapat menguntungkan

Freeway Ford.

Job Sheet MIS 2

Job Sheet 2

Polybac Equipment Service Company di Mexico

Polybac Equipment Service Company (PESCO) adalah perusahaan

manufaktur sistem pengolahan air limbah industri yang berbasis di Philadelphia.

Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik di seluruh dunia, termasuk Mexico City.

Emilio Chavez adalah direktur utama dari PESCO Mexico, dan baru-baru ini telah

memutuskan untuk menerapkan SPIR. PESCO Mexico memiliki operasi

komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana

informasi strategis. Chavez mengirimkan E-mail (surat elektronik) kepada

anggota komite eksekutif lain, memberitahukan mereka mengenai maksudnya,

dan menanyakan pendapat mereka. Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga

anggota : Benito Flores, wakil direktur manufaktur dan penjualan : Juan Alvares,

wakil direktur keuangan; dan Betty Wilson, wakil direktur sistem informasi.

Direktur Chaves membaca jawaban-jawaban E-mail tersebut :

Dari : Benito

Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam

pertemuan komite eksekutif terakhir. Saya ingin bagian menufaktur dan penjualan

mengambangkan rencana strategis kami sendiri, terlepas dari semua bagian

organisasi yang lain termasuk bagian jasa informasi. Kami memiliki sejumlah

besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami, dan kami harus

memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimana peralatan tersebut, dan

peralatan tambahannya, akan digunakan dimasa depan. Biarkan Betty dan Juan

Job Sheet MIS 3

berbuat yang sama mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai

keinginan mereka.

Dari : Juan

Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya. Saya pikir

semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan satu

rencana strategis. Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama

dalam banyak aktivitas lain. Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu

pendekatan SPIR bersama tidak akan berhasil.

Dari : Betty

Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk

seluruh Polybac Mexico. Juan dan Benito telah memiliki banyak tangggung jawab

dalam area mereka sendiri sehingga mereka tidak perlu diminta untuk

mencurahkan waktu mereka yang berharga bagi permasalahan jasa informasi.

Berikan jasa informasi seluruh tanggung jawab perencanaan strategis.

Setelah Chavez membaca ketiga jawaban itu, ia bersandar pada kursinya

dan berkata : “Pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan sangat

menarik.”

Job Sheet MIS 4

Tugas

Anggaplah Anda seorang konsultan, dan direktur Chavez telah meminta Anda

untuk memberi saran padannya mengenai pendekatan SPIR. Buatlah sebuah

memo kepadanya yang mencakup :

 Daftar keuntungan dan kerugian dari masing- masing tiga pendekatan itu.

 Suatu saran mengenai pendekatan yang anda yakin harus diterapkan.

Ikhtisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.

Job Sheet MIS 5

Job Sheet 3

Athens Computer Sales and Service

Anda adalah manajer penjualan dari Athens Computer Sales and Service,

distributor terbesar perangkat keras dan perangkat lunak komputer di Yunani.

Perusahaan anda mewakili semua pemasok perangkat keras dan perangkat lunak

terkemuka di dunia.

Suatu hari anda berada di kantor, mengerjakan rencana penjualan untuk

tahun depan yang akan mengarahkan para tenaga penjualan. Teman anda, yang

mengajar di suatu Universitas lokal, baru saja mengirimkan fax salinan penelitian

Vlahos-Ferrat mengenai penggunaan komputer oleh para manajer perusahaan

Yunani. Anda sedang memikirkan bagaimana memasukkan informasi tersebut

kedalam rencana anda.

Sebelum anda menerima laporan penelitian tersebut, anda dan atasan anda,

si pemilik, telah memutusakan untuk memfokuskan usaha penjualan pada

koordinasi. Jika para wiraniaga dapat menunjukkan pada para manajer di MNC

Yunani bagaimana perangkat keras dan perangkat lunak anda akan membantu

mereka mengkoordinasikan lebih baik sumber daya global mereka, pesanan akan

berdatangan.

Anda tahu dari penelitian pemasaran bahwa sebagian besar MNC memiliki

struktur organisasi yang didasarkan pada divisi fungsional sedunia, dan mengikuti

strategi transnasional. Perusahaan-perusahaan membuat sub-rakitan pada pabrik-

pabrik yang tepatnya terpusat dan mengirimkan sub-rakitan tersebut ke anak-anak

perusahaan, yang akan merakitnya menjadi barang jadi.

Job Sheet MIS 6

 Anda bermaksud mengarahkan rencana penjualan anda pada sasaran pasar

yang khusus ini. Anda ingin mengarahkan usaha penjualan tepat pada titik yang

paling tepat. Anda percaya ini lebih efektif daripada mencoba menjual segala

sesuatu pada semua orang.

Tugas

Buatlah dua rencana-satu untuk perusahaan induk MNC dan satu untuk anak-anak

perusahaannya. Untuk tiap rencana, tentukan hal-hal berikut :

 Tingkat manajemen tertentu yang harus dihubungi oleh wiraniaga agar

kesempatan penjualan yang maksimum tercapai

 Area fungsional tertentu (selain IS) yang harus dihubungi wiraniaga

 Jenis perangkat keras (sarankan hanya satu) yang harus digunakan oleh

manajer pada tingkatan yang dipilih dan area fungsional yang dipilih

tersebut

 Jenis-jenis perangkat lunak (anda dapat menyarankan lebih dari satu) yang

akan memungkinkan manajer mengkoordinasikan sumber daya yang

menjadi tanggung jawabnya.

Untuk tiap spesifikasi anda, beri penjelasan singkat (satu hingga tiga

kalimat) mengapa pilihan itu dibuat, beri judul “Rencana Penjualan untuk

Perusahaan Induk” untuk daftar yang satu, dan “Rencana Penjualan untuk Anak-

anak Perusahaan” untuk daftar lain. Buatlah rencana anda singkat dan mudah;

para wiraniaga tidak suka banyak membaca. Pada tiap daftar, sertakan hanya

empat pokok yang telah ditentukan diatas.

Job Sheet MIS 7

Job Sheet 4

Polybac Equipment Service Company di Australia

Polybac Equipment Service Company (PESCO) adalah perusahaan yang

berbasis di Philadelphia pembuat system pengolahan limbah cair industri. Anak

perusahaannya di Australia bermarkas di Melbourne, dan CIO-nya, Gegg Allen,

ingin mengelompokkan para pemakai IS di seluruh kantor perusahaan menurut

persepsi kualitas mereka. Gregg yakin bahwa ia mengetahui siapa para pelanggan,

tetapi ia tidak mengatahui pandangan mereka menganai IS.

Anda adalah manajer dari analisis sistem. Suatu hari Gregg mengatakan

bahwa ia ingin mengelompokkan pelanggan menjadi tiga kelompok. Pelanggan

kelompok A akan memandang kualitas IS sebagai sempurna, kelompok B sebagai

dapat diterima, dan kelompok C sebagai tidak dapat diterima. Dengan informasi

ini, Gregg dapat mula-mula mengarahkan usaha IS pada para pemakai yang

sangat memerlukan pertolongan pelanggan kelompok C.

Anda berdua berembuk mengenai hal ini dalam beberapa menit dan setuju

bahwa perlu kuesioner melalui pos. Kuesioner itu tidak boleh lebih dari dua

halaman depan dan belakang. Anda ingat pernah melihat artikel David Garvin di

Harvard Business Review yang mendaftarkan delapan dimensi kualitas produk,

dan anda menyarankan agar kuesioner yang akan dibuat memasukkan dimensi

tersebut.

Saat anda menyarankan agar kuesioner itu menggunakan skala, anda dapat

melihat dari ekspersi kosong Gregg bahwa anda perlu memberi penjelasan. Anda

Job Sheet MIS 8

menggunakan dimensi pertama, Kinerja, sebagai contoh, dan menggambarkan

suatu skala pada kertas dan menunjukkannya pada Gregg, bentuknya seperti ini :

Saya pikir KINERJA sistem saya :

Sangat Baik Baik Cukup Buruk Sangat Buruk

Anda menjelaskan bahwa pemakai akan menandai salah satu dari lima titik

pada skala dan tiap titik skala memiliki nilai. Anda memasukkan sejumlah nilai

dan menunjukkan Gregg skala revisi.

Sangat Baik Baik Cukup Buruk Sangat Buruk

5 4 3 2 1

Anda menjelaskan bahwa dengan memiliki skala untuk tiap dimensi produk,

semua nilai dapat dihitung dan para pemakai dapat dikelompokkan. Anda

menyatakan bahwa untuk tiap skala, indikator “kualitas terbaik” harus memiliki

nilai 5, dan “ kualitas rendah” bernilai 1

Gregg menyukai saran ini dan menyuruh anda untuk melaksanakannya,

namun ia pertama-tama ingin mengetahui apa yang menjadi garis pemisah antara

ketiga kelompok. Anda menjelaskan bahwa karena ada delapan dimensi, nilai

maksimum adalah 40. Anda menyarakan untuk kategori “sempurna” nilai 36 ke

atas. Anda menjelaskan bahwa ini seperti memberi nilai A pada ujian – nilai 90

atau lebih. 36 merupakan 90 persen dari 40. Gregg segera mengerti dan

menyarankan bahwa batas nilai terendah untuk kelompok “dapat diterima” adalah

28 anda setuju dan pergi ke ruang kerja anda untuk membuat formulir kuesioner

Job Sheet MIS 9

Tugas

Buatlah formulir itu. Sertakan kepala formulir seperti pada gambar 4.16. jangan

menyebutkan tentang sistem peringkat. Namun, anda harus menyertakan bobot

nilai untuk tiap titik skala. Buatalah tiga lembar kosong dan isi dengan data fiksi

yang menggambarkan pemakai pada masing- masing dari tiga kelompok pemakai.

Job Sheet MIS 10

Job Sheet 5

Bargain City

Karir anda sedang menanjak lebih cepat dari yang anda perkirakan. Anda

berpikir bahwa kesarjanaan SIM anda memungkinkan anda bekerja sebagai

programmer bagi Bargain City. Bargain City adalah suatu jaringan pengecer yang

mengikuti model Wal-Mart. Tetapi, pengunduran diri tiga analisis system

mengubah semuanya. Para analis keluar untuk membentuk perusahaan konsultan

mereka sendiri.

Karena Boss anda, Alisa Ernst tahu bahwa anda menonjol dalam analisis

system di kuliah, maka ia memutuskan untuk menjadikan anda analis system. Ia

segera memberi anda penugasan yang pertama. Alias mengatur agar anda

mengunjungi suatu toko untuk mengenal kegiatan di tingkat toko. Ia

mengharapkan anda mempersiapkan suatu laporan tertulis yang dapat menjadi

dasar proyek system di masa yang akan datang.

Anda tiba di toko West Alameda pukul 9 pagi, dan terkejut karena banyak

orang yang sedang berbelanja. Tempat parkir penuh, dan anda harus menunggu 10

menit untuk mendapatkan tempat parkir. Di dalam kondisinya tidak lebih baik.

Toko tersebut besar, dengan lima belas tempat kasir, tapi hanya empat yang buka.

Pada tiap tempat kasir, salah satunya adalah jalur ekpres, terdapat antrian pembeli

yang panjang. Untuk anda tidak membeli apa pun. Karena anda hanya

mengadakan penelitian system, anda dapat segera keluar.

Anda mengamati kegiatan itu sebentar kemudian pergi ke gudang. Saat itu

tiga orang petugas gudang sedang membuka kotak-kotak. Anda mendengar salah

Job Sheet MIS 11

satu seorang berkata, “Sudah kau temukan?” Karena ingin tahu, anda

memperkenalkan diri dan menanyakan apa yang sedang mereka cari. Salah

seorang petugas itu memberitahu anda bahwa toko ini memiliki kekhususan alat-

alat memasak, tetapi kehabisan cairan penyala arang. Truk yang seharusnya

membawa persediaan rusak di Tuba City. Habisnya cairan penyala merupakan

salah satu penyebab antrian yang panjang; petugas kasir harus memberikan kupon

yang menandakan pembeli telah memesan barang tersebut. Anda dapat mengerti

mengapa para petugas gudang sangat kesulitan; gudangnya benar-benar

berantakan. Karton-karton ditumpuk dimana-mana, tanpa suatu aturan tertentu.

Anda menanyakan letak komputer toko tersebut, dan diantarkan ke suatu

ruang kecil di pojok. Anda berpikir disinilah otomatisasi sedang bekerja.

Setelah melihat operasi di belakang, anda kembali ke depan untuk

memeriksa kantor. Disana juga terdapat antrian panjang orang-orang yang

menunggu untuk menguangkan cek dan mengembalikan pembelian. Sebagian

besar pengembalian tampaknya barang pecah belah yang ternyata pecah saat

pelanggan membuka kantong belanja mereka dirumah. Petugas pengantong

tampaknya tidak mempak dengan baik.

Saat anda akhirnya mencapai kepala antrian, anda terkejut melihat bahwa

kasirnya sebenarnya adalah manajer toko. Ia meminta anda untuk kembali saat ia

memiliki waktu. Ia menjelaskan bahwa ia terpaksa “memberhentikan banyak

orang” untuk tetap dalam anggaran yang ditetapkan kantor pusat. Dari cara ia

memberikan penjelasan anda dapat melihat bahwa ia tidak senang dengan seluruh

situasi tersebut. Anda memutuskan untuk tidak tetap tinggal. Anda pamit dan

Job Sheet MIS 12

kembali ke kantor anda untuk menulis laporan selagi semuanya masih teringat

jelas.

Tugas

Siapkan memo untuk Alisa. Dialah manajer dari para analis system. Pertama-

tama, daftarkan masalah system fisik toko West Alameda. Untuk tiap masalah,

identifikasikan tindakan perbaikan yang mungkin. Kemudian lakukan hal yang

sama untuk sistem konseptual. Buatlah dan gunakan terminologi sistem dari bab

ini. Alisa juga mendapat pelajaran SIM di kuliah.

Job Sheet MIS 13

Job Sheet 6

Far East Imports

Far East Imports adalah suatu rangkaian 140 toko eceran dengan penjualan

tahunan $250 juta. Berkantor pusat di Oakland, California, rangkaian ini

mengkhususkan diri dalam barang-barang impor berharga murah seperti karpet,

kursi, pecah belah dan pakaian.

Bob Crump, direktur utama, gemar menelaah laporan komputer sebelum

mengunjungi took-toko. Ia menghabiskan banyak waktunya dengan bepergian,

berbicara dengan pegawai toko. Kunjungan-kunjungan itu membangun semangat

kerja perusahaan dengan menunjukkan bahwa direktur utama sangat

memperhatikan para pekerjanya, dan kunjungan itu juga memungkinkan Bob

mengetahui apa yang sedang terjadi.

Far East memiliki satu komputer besar di kantor pusatnya, ditambah

komputer-komputer berukuran sedang di gudang-gudangnya di San Francisco,

Denver dan Trenton, New Jersey. Juga terdapat banyak komputer mikro tersebar

di seluruh perusahaan.

Bob menerima sekitar 15 laporan berkala dari komputer sebagian

mingguan dan sebagian bulanan. Ia memiliki lemari file di belakang mejanya, dan

sekretarisnya menyimpan versi paling baru dari tiap laporan di dalam lemari itu

sehingga Bob mudah menjangkaunya.

Bob telah berusaha mendapatkan suatu laporan baru yang dipersipkan,

tetapi tidak berhasil memperoleh bantuan dari departemen SIM. Departemen SIM

sangat sibuk menerapkan system persediaan yang baru dan tidak menerima

Job Sheet MIS 14

pekerjaan baru selama 8 bulan terakhir. Akibatnya, terjadi antrian pekerjaan yang

belum terselesaikan, seperti Bob punya. Bob tahu bahwa ia dapat memberikan

tekanan dan memperoleh laporannya, tetapi ia ingin sistem persediaannya

diterapkan sesuai jadwal. Ia memutuskan untuk bersabar.

Ia memanggil laporan baru tersebut laporan “domba-domba”. Laporan itu

akan mendaftarkan jenis-jenis barang yang tidak laku. Diperlengkapi dengan

informasi seperti itu sebelum bepergian, Bob dapat menanyakan pegawai toko

mengapa jenis-jenis barang tertentu tidak laku. ”Orang yang tahu mengapa

barang-barang itu tidak laku, pastilah pegawai toko,” alasan Bob

Mungkin bagian tersulit dari operasi Far East adalah sumber pasokan.

Sebagian besar barang diimpor dari timur dan sering perlu waktu berbulan-bulan

untuk memperoleh pesanan. Waktu tunggu yang lama ini mengharuskan Far East

memesan jauh dari sebelum tanggal kebutuhan. Situasi ini membuat keputusan

pemesan sangat penting. Jika bagian pembelian tidak memesan terlalu banyak

jenis barang yang salah, Far East dipenuhi oleh “domba-domba”.

Bob sangat puas dengan operasi perusahannya. Penjualan berjalan sesuai

rencana jangka panjang, dan program pelatihan manajemen di dalam

perusahaannya menunjukkan hasil yang baik. Tiap eksekutif harus menghabiskan

tiga hari dalam toko setiap tahun untuk menjaga keeratan dengan operasi seperti

yang Bob dapatkan dari kunjungannya.

Suatu hari istri Bob datang kekantornya untuk makan siang. Ia merupakan

pembeli untuk bagian pakaian etnik yang baru-baru ini dibuka. Saat makan siang,

pembicaraan mengarah ke pekerjaannya. Ia memberitahu Bob bahwa sekaranglah

Job Sheet MIS 15

waktunya untuk membuat pesanan untuk pengiriman tahun depan, dan ia sangat

khawatir. Ia tidak yakin model apa dan berapa jumlah yang harus dipesan. “jika

saja yang memiliki informasi yang baik.”jelasnya. “Dengan pengalaman yang

sangat sedikit dalam pekerjaan ini, saya tidak tahu apa yang laku dan apa yang

tidak.” Bob mencoba menghiburnya dengan memberitahunya bahwa Ia juga

berada dalam situasi yang sama, tetapi segala sesuatu akan lebih baik.

Pertanyaan :

1. Apakah Far East memiliki masalah dalam hal tujuan atau standarnya ?

jelaskan.

2. Bagaimana halnya dengan output ? jelaskan

3. Bagaimana halnya dengan manajemen ? jelaskan

4. Bagaimana halnya dengan pengolah informasi ? jelaskan

5. Apakah masalah dasarnya ? apakah gejala dari masalah itu ?

6. Sebutkan tiga kemungkinan solusi.

7. Solusi yang mana yang anda sarankan ? Jelaskan alasannya secara ringkas.

Job Sheet MIS 16

Job Sheet 7

Micro Scan Corporation

Pada umur 35, Herb Thomas telah meraup keuntungan melalui

perdagangan yang cerdik di bursa saham. Dengan jurusan keuangan saat kuliah, ia

mengembangkan suatu “sistem” untuk mengetahui kapan saat membeli dan

menjual. Rekan sekamarnya di asrama, Bill Simpson, jurusan teknik elektro,

menuliskan suatu program komputer untuk melaksanakan analisis logika yang

telah diciptakan Herb. Herb menggunakan program itu untuk mempercepat

keputusan investasinya.

Segala sesuatunya berjalan begitu lancar bagi Herb setelah kuliah sehingga

hidup tidak lagi menjadi tantangan. Suatu Sabtu pagi, saat minum kopi di suatu

restoran, Bill Simpson masuk. Telah bertahun-tahun sejak mereka terakhir kali

bertemu, dan masing-masing menceritakan karirnya. Bill menjelaskan bahwa ia

telah membuat suatu alat elektronik yang dapat membaca data dari gulungan

microfilm menjadi bentuk komputer. Ia menjelaskan bahwa alat tersebut sangat

cocok bagi perusahaan untuk mengubah penyimpanan microfilm mereka menjadi

bentuk compactdisk. Semakin banyak Bill menjelaskan penemuannya, Herb

menjadi semakin tertarik. Ketika mereka meninggalkan restoran, mereka setuju

untuk membentuk suatu perusahaan untuk membuat alat pembaca tersebut. Herb

akan menanamkan uang, dan Bill akan menyediakan produk.

Tiga tahun pertama operasi melampaui harapan pemiliknya, walau mereka

tidak menetapkan suatu sasaran tertentu. Pesanan besar datang dari suatu

perusahaan asuransi besar dan berbagai pesanan terus datang.

Job Sheet MIS 17

 Alat pembaca tersebut tampaknya sangat cocok untuk penyimpanan

dokumentasi yang dihadapi banyak Perusahaan Asuransi.

Pada saat ini, Bill menyarankan agar perusahaan meningkatkan operasi

komputernya. Ia mencoba meyakinkan Herb bahwa micro-scan sudah terlampau

besar bagi sistem komputer mininya. Dengan 500 pegawai dan penjualan berkisar

$ 25.000.000.- , Bill melihat kebutuhan untuk memasang mainframe yang

dihubungkan dengan jaringan komputer mikro. Namun Herb sangat percaya pada

outsourcing yaitu membiarkan suatu organisasi luar seperti EDS atau computer

sciences coorporation melakukan pemrosesan dengan bayaran bulanan. “Dengan

cara itu, mereka yang memiliki semua masalah”, katanya. Herb meyakinkan Bill

bahwa outsourcing adalah cara yang seharusnya dan mereka meutuskan untuk

memulai dengan aplikasi akuntansi dasar/persediaan, gaji, penagihan, dan piutang.

Singkatnya, setelah pengaturan outsourcing dimulai penjualan perusahaan

mualai turun. Pasar perusahaan Asuransi telah jenuh, dan tak ada yang mau

membeli. Herb dan Bill mencoba masuk ke Industri Perbankan, tetapi para bankir

tidak tertarik dengan pembaca microfilm. Dicoba pula untuk memasuki eceran

pelayanan kesehatan dan Pemerintahan, namun gagal. Dalam setahun, seper-tiga

angkatan kerjanya diberhentikan, dan Herb & Bill terpaksa menjual banyak saham

mereka untuk mencegah kebangkrutan. Saham itu dibeli oleh Pacific Investors,

yang menjadi pemegang saham mayoritas.

Hal yang pertama dilakukan Pacific adalah mengganti Herb dari jabatan

direktur utama dengan salah seorang eksekutif mereka, Lisa Tanaka. Herb

Job Sheet MIS 18

dijadikan Wakil Direktur Utama, dan Bill tetap menjabat sebagai Kepala

Ilmuwan.

Pada hari pertama Lisa memanggil Herb dan Bill ke ruang kerjanya dan

menjelaskan bawa Ia ingin membuat penilaian kembali yang menyeluruh atas

perusahaan, produknya, pasarnya dan masa depannya. Suatu awal yang baru

diperlukan, dan Pacific mengharapkannya untuk memajukan micro-scan. Setelah

mendengarkan dengan seksama, Bill bertanya “ Dan bagaimana rencana anda

untuk memecahkan masalah kami ?” Lisa menjawab, “Dengan pendekatan sistem,

tentu saja”.

Pertanyaan :

1. Apa yang akan pertama-tama dipelajari Lisa saat Ia menerapkan

pendekatan sistem ? Apakah ada masalah disana ?

2. Bagaimana dari sistem micro-scan yang tidak berjalan ? jelaskan

alasannya.

3. Gejala apa yang dapat Herb dan Bill digunakan untuk mengarahkan

mereka pada masalah ?

4. Menurut anda bagaimana Lisa akan memecahkan masalah itu ?

Job Sheet MIS 19

Job Sheet 8

Interstate Hydraulic Manufacturing Co.

Interstate Hydraulic Manufacturing Co. adalah suatu perusahaan

manufactur mapan milik keluarga yang memproduksi alat-alat hidrolik yang

digunakan pada suspensi mobil dan forklift truck. Dari pabriknya Muncie.

Indiana, produk dikirimkan ke palanggan di seluruh dunia. Semua pengolahan

data dilakukan oleh sebuah komputer mini, yang menangani gaji, penagihan,

piutang, persediaan, dan akuntansi biaya. Para pekerja mencatatkan waktu kerja

mereka dengan menggunakan jam absensi, dan mereka melaporkan kemajuan

pekerjaan dengan mengisi suatu paket formulir yang menyertai tiap job lot. Data

dari kartu absensi dan paket formulir diketik kedalam komputer oleh operator

entry data pada divisi manufaktur dengan menggunakan terminal.

Ben Lamber bertanggung jawab atas pelayanan pelanggan, menangani

keluhan, melakukan peninjauan pabrik, serta menyediakan informasi bagi manajer

pabrik mengenai kinerja produk. Suatu hari, Lambert sedang duduk di kursinya,

menangani tumpukan surat menyurat yang telah ia kumpulkan. Ia mengambil alat

perekam dan mendiktekan surat berikut ini :

Ibu Ellie Nostrom

Direktur Pembelian

Mc Cullin Enterprise

Terima kasih banyak untuk pengertian anda saat minggu lalu anda

menelepon menanyakan pesanan anda. Seperti telah saya jelaskan, kami memiliki

banyak pekerjaan yang sedang berlangsung, dan lebih banyak lagi yang

Job Sheet MIS 20

mengantri. Mustahil untuk menemukan lokasi suatu pekerjaan tanpa

menghabiskan banyak waktu memeriksa catatan-catatan kami. Saya yakin anda

dapat mengerti.

Saya kemudian mengetahui bahwa pesanan anda tertunda karena

kekurangan bahan baku. Kami telah mengalami kesulitan mendapatkan nylon

bushing yang menempelkan lengan penggerak pada rumahnya. Kami hanya

memiliki satu pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas kami yang tinggi,

dan kami baru saja mengetahui bahwa pabrik mereka telah mengalami

pemogokan selama hampir setengah tahun.

Kami akhirnya menemukan pemasok lain di kalifornia dan memesan dari

mereka. Tetapi ketika bushing itu tiba, laporan penerimaannya salah disimpan,

dan kami tidak mengetahui bahwa barang tersebut telah ada disini. Laporan

penerimaan, yang biasanya dikirim ke bagian akuntansi kami, salah dikirim ke

bagian pembelian.

Setelah anda menelepon, saya berbicara pada penyedia penerimaan, dan ia

ingat mengenai pengiriman tersebut. Kami akhirnya menemukannya dalam

persediaan dan mengeluarkan perintah produksi. Pekerjaan itu sekarang sedang

berlangsung dan seharusnya selesai akhir minggu depan atau awal minggu

selanjutnya.

Sekali lagi, terima kasih untuk mengingatkann pesanan anda. Pelanggan

kami merupakan harta kami yang paling berharga, dan kami menghargai bisnis

anda. Kami berjanji akan senantiasa tanggap pada kebutuhan anda dan

Job Sheet MIS 21

memberikan tingkat pelayanan yang sama tingginya dengan yang telah menjadi

ciri kami. Harap jangan ragu untuk menghubungi saya kapan pun.

Hormat saya,

Ben Lambert, Manajer

Departemen Pelayanan Pelanggan

Pertanyaan

1. Subsistem mana dari sistem distribusi yang berkaitan dengan masalah Ibu

Nostrom ?

2. Jelaskan bagaimana perelatan komputer dapat digunakan untuk mencegah

masalah ini terulang lagi. Identifikasikan unit-unit perangkat kerasnya dan

jelaskan sedikit bagaimana cara penggunannya.

3. Apakah masalah mendasar di Interstate, seperti tercermin pada salah

penangannan pesanan Ibu Nostrom ?

4. Apakah masalah tersebut akan terselesaikan dengan peralatan yang

disebutkan dalam jawaban anda di nomor 2 ? Jelaskan jawaban anda.

Job Sheet MIS 22

Job Sheet 9

Racine Paper Products

“Nona Vance ? Saya Blanca San Miguel. Saya dari jasa informasi, dan

kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang menerima laporan untuk

melihat apakah laporan-laporan tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami

anda mendapat laporan penjualan produk bulanan. Benarkah demikian ?”

Susan Vance manajer penjualan Racine Paper Product, mulai

membereskan kertas-kertas kerja di atas mejanya. “Saya rasa laporan itu ada

disini. Saya biasanya tidak menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah

menerimanya kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Manajer yang

disini sebelum saya yang memesannya dan laporan itu terus datang. Saya telah

bermaksud untuk menghubungi kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak

pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh, ini dia. “Nona Vance menarik keluar

laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas.

“Bolehkah saya duduk ?” tanya Blanca.”Tampaknya laporan itu dapat

diperbaiki. Mengapa anda tidak melihatnya dan beritahukan pada saya apa yang

salah ?”

Susan berkata. “Hm, pertama, laporan ini untuk bulan Oktober, dan

stempel sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya tanggal 12

November. Mengapa begitu lama untuk sampai kepada saya ? Pada saat saya

menerimanya, itu sudah menjadi sejarah.”

“Mungkin karena laporan itu begitu panjang, “Jawab Blanca.”Kami

memiliki banyak laporan seperti itu, dan perlu waktu lama untuk mencetak semua

Job Sheet MIS 23

halaman tersebut. Ditambah waktu yang diperlukan untuk mengirimkannya

melalui pos perusahaan, Anda mendapatkannya sangat terlambat. Kami

seharusnya dapat mengeluarkannya lebih cepat. Semua data ada di dalam

komputer pada akhir bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi ?”

“Sebenarnya, ya. Adakah cara untuk meringkasnya ? pasti itu akan

membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya kira kita memiliki banyak produk

yang telah mati kita tidak pernah menjualnya lagi selama bertahun-tahun dan

mungkin tidak akan menjualnya lagi dimasa depan. Lebih baik menyingkirkan

produk-produk itu. Saya tahu jika saya menghabiskan beberapa hari mempelajari

laporan ini, saya dapat menemukan jenis-jenis produk yang tidak menguntungkan,

tetapi terlalu membuang waktu saya yang berharga.”

“Oh saya yakin kami dapat memberikan anda suatu laporan yang

membantu anda membuat keputusan tanpa menghabiskan seluruh waktu anda,”

jawab Blanca. Apa yang menentukan bahwa suatu produk tidak laku ? Dapatkah

anda memberikan beberapa panduan ?

“Jika produk itu tidak terjual selama enam bulan, saya ingin

mengetahuinya. Dapatkah anda memberitahukannya ?

Blanca menarik selembar kertas dari mapnya. Ini adalah penjelasan

kamus dari catatan yang kami gunakan untuk mencetak laporan. Disana tidak

terdapat tanggal penjualan terakhir, tetapi saya yakin kami dapat

menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-catatan yang tidak

berubah selama enam bulan atau periode apa pun.”

Job Sheet MIS 24

 Saat itu sekretaris Susan masuk kedalam ruangan dan berkata, “Nona

Vance, mereka telah menunggu anda diruang konferensi. Perlukan saya

beritahukan mereka bahwa anda akan sedikit terlambat ?”

“Jangan, saya segera kesana. Nona San Miguel, saya berterima kasih anda

menyediakan waktu untuk membahasa laporan ini dengan saya. Jika anda dapat

melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya akan

menggunakan laporan ini lebih sering.”

“Satu pertanyaan terakhir,” Blanca bertanya ketika Susan beranjak ke

pintu. ”Apakah anda pernah menggunakan komputer ?”

“Oh tidak,” jawab Susan.” Saya bukan programmer.”

Pertanyaan

1. Apakah kelihatannya Susan memerlukan suatu laporan khusus atau

laporan periodik ? Jelaskan jawaban Anda ?

2. Apa yang dapat dilakukan untuk memperpendek keterlambatan laporan

yang sampai pada Susan ?

3. Apakah anda akan menyarankan urutan menaik atau menurun ? Apa yang

akan menjadi Field pengendalinya ?

4. Dengan meyakinkan Susan bahwa Field tanggal dapat ditambahkan,

apakah Blanca telah bertindak benar ? Jelaskan alasannya.

5. Misalkan perusahaan memutuskan untuk menyediakan pelatihan di dalam

perusahaan bagi para manajer mengenai penggunaan query language. Alas

an apa yang dapat Blanca berikan agar Susan mengikutinya ?

Job Sheet MIS 25

Job Sheet 10

North American Plywood And Gypsum

Edwin Kirby adalah CIO untuk North American Plywood and Gypsum. P

dan G, seperti biasa disebut dalam industri konstruksi, berkantor pusat di

Arlington, Virginia, dan memiliki tujuh pabrik di Amerika Serikat, Kanada dan

Eropa. Tiap pabrik membuat dan mengirimkan beragam bahan bangunan lengkap

ke para pengecer di wilayahnya. Tanggung jawab utama Kirby saat ini adalah

penerapan sistem persediaan baru yang akan menghubungkan komputer

mainframe dikantor pusat dengan komputer mini di pabrik-pabrik. Jaringan

tersebut akan meyakinkan tiap pabrik memenuhi pesanan dengan persediaan dari

pabrik-pabrik lain jika persediannya sendiri telah habis.

Proyek persediaan ini telah berjalan sekitar tiga bulan dan sedang

mendekati tahap rancangan. Rencananya sistem akan diterapkan di pabrik satu

demi satu. Tim penerapan dari kantor pusat akan berkeliling dari pabrik ke pabrik,

menyediakan bantuan bagi personil jasa informasi jika diperlukan. Penerapan di

pabrik pertama dijadwalkan satu tahun dari saat ini.

Tiap senin pagi pukul 08.00, Kirby dan sejumlah personil puncak jasa

informasi di kantor pusat mengadakan konferensi telepon dengan para manajer

jasa informasi di pabrik-pabrik. Semua manajer memiliki terminal di ruang kerja

mereka, dan satu WATS membuat komunikasi menjadi cepat dan ekonomis.

Tujuan dari konferensi telepon untuk menelaah kemajuan minggu yang lalu dan

merencanakan kegiatan minggu ini.

Job Sheet MIS 26

 “Apakah semua hadir ?” Kirby bertanya dengan suara yang cukup keras

untuk didengar tanpa gagang telepon. Empat orang lain yang duduk disekeliling

meja konferensi di ruang Kirby diam saat para peserta dari pabrik

mengidentifikasikan diri mereka, suara mereka muncul dari pengeras suara di

belakang meja Kirby.

Ketika suara terakhir berkata “Sacramento disini,” Kirby menanggapi.

“Kamu kedengarannya seperti separuh tertidur, Brenda. “Suara itu menjawab,

“Tidak. Sebenarnya kami semua tertidur. Kamu lupa bahwa disini jam lima pagi.

Setelah rapat ini saya akan sarapan yang enak. “Suara Bill Powell, di London,

muncul. “Dan saya akan pulang untuk tidur yang nyenyak.”

Kirby tidak memberi tanggapan, dan berjalan ke papan yang menampilkan

suatu bagan batang yang besar. “Hari ini mungkin agak lama. Saya ingin

menelaah bagan yang Andy (Andrew Salem, comporate manager of systems

analysis) siapkan. Bagan dini menunjukkan sisa kegiatan penerapan kita. Saya

ingin menggunakannya sebagai dasar perencanaan proyek kita. Bagan ini

menunjukkan tiap jenis kegiatan, seperti program-program pendidikan lokal dan

pengubahan database, menurut pabrik dan menurut periode waktu. Saya yakin

kalian tahu bentuknya. Kalian pernah melihat jutaan bagan batang sebelumnya

dan ini tidak berbeda.”

Kirby melanjutkan untuk menjelaskan bagan itu tetapi terus menerus

terputus oleh suara dari pengeras suara : Dapatkah kamu mengulanginya lagi ?

“Saya tidak engerti, Ed. “Oh, saya kira kami mengatakannya setelah tim tiba. “ Ini

berlangsung sekitar 20 menit. Akhirnya, dalam keputusasaan, Kirby meletakkan

Job Sheet MIS 27

pointer dan mengumumkan, “O.K, semua. Saya berhenti. Ini mustahil. Saya akan

meminta Andy membuat salinan dari bagan ini dan memposkannya demikian

mulai saat ini. Andy dapat mengirimkan kalian bagan yang telah diperbaharui tiap

minggu. Hal itu akan memperlambat perencanaan kita sekitar seminggu, tetapi

saya tidak ingin melalui hal ini lagi. Sekarang kita bahas apa yang telah kita

lakukan minggu lalu.

Konferensi telepon berlangsung 45 menit tanpa insiden lebih lanjut.

Setelah Kirby mengucapkan perpisahan yang biasa “Kita kerja keras minggu ini”

dan mematikan tombol pengeras suara, yang lain keluar dari ruangan. Kirby

menghela napas dan duduk. Matanya terfokus pada majalah diatas mejanya.

Judulnya berbunyi “OA sebagai Cara Membuat Rapat Lebih Efektif.”

Tugas

1. Peran manajerial Mintzberg manakah yang dimainkan Kirby ? Jawabannya

ada pada Gambar 15.11.

2. Misalkan Kirby membaca artikel majalah tersebut dan tertarik pad OA.

Aplikasi mana yang dapat diterapkan pada perangkat keras komputer yang ada

sekarang yang akan digunakan Kirby untuk berkomunikasi dengan anggota

tim proyeknya ? Buatlah suatu daftar dan, untuk masing-masing, sertakan

penjelasan singkat cara penggunaannya. Aplikasi tersebut tidak perlu harus

memecahkan masalah komunikasinya, aplikasi itu hanya perlu berkontribusi

pada kemampuan komunikasinya.

Job Sheet MIS 28

3. Misalkan sekarang bahwa biaya bukanlah faktor yang membatasi dan Kirby

memutuskan untuk mempertimbangkan semua aplikasi OA, tanpa memandang

apakah mereka memerlukan peralatan tambahan. Buatlah suatu daftar panduan

aplikasi OA yang Anda rasa akan memberikan dukungan terbaik, dan jelaskan

secara singkat bagaimana masing-masing akan digunakan. Anda tidak perlu

menjelaskan lagi aplikasi yang telah disebutkan dalam Tugas no. 2

Job Sheet MIS 29

Job Sheet 11

Great Lakes Boat And Marine

Karir Anda maju dengan baik tiga tahun penuh keberhasilan di divisi jasa

manajemen salah satu kantor akuntan Big Six. Kinerja anda sebagai konsultan

komputer begitu baik sehingga anda memperoleh tawaran kerja dari salah satu

klien anda Great Lakes Boat and Marine. Anda berhasil mengelola konversi dari

mainframe ke arsitektur client/server begitu baik sehingga Sue Rankin, presiden

direktur, menawari anda posisi CIO. CIO yang sebelumnya memutuskan untuk

pensiun setelah proyek client/server tersebut selesai. Sue memberitahukan anda

bahwa langkah selanjutnya adalah merekayasa ulang SIM sehingga terdiri dari

satu set system informasi fungsional yang kuat. Ia menyadari efek sinergisnya bila

semua area bekerja sama.

Pada hari pertama, anda bertemu dengan Rankin untuk mengetahui lebih

lanjut harapannya. Ia memberitahu anda bahwa ia telah membentuk komite SIM

yang terdiri dari Ric Guenther(direktur produksi), Don Lehnert (direktur

pemasaran), Cheryl Mitchell (direktur keuangan), dan anda. Rankin ingin anda

mengenal setiap anggota dan kemudian membuat janji untuk pertemuan

perencanaan pertama. Anda telah mengenal Mitchell, karena telah bekerja sama

dengannya dalam proyek client/server. Anda tahu bahwa ia sangat mengerti

komputer dan ingin mengembangkan cakupan aplikasi komputer. Anda telah

bertemu dengan Guenther dan Lehnert, tetapi anda tidak mengenal mereka dengan

baik. Saat anda meninggalkan kantor Rankin, Anda bertanya, Apakah anda akan

Job Sheet MIS 30

ikut dalam komite SIM ? Tidak, jawab Rankin “saya sangat sibuk merencanakan

cara kita masuk ke pasar New England. Saya tidak memiliki waktu. Sambil

tersenyum, ia berkata, Itulah sebabnya saya memperkerjakan kamu.

Selanjutnya anda ke ruang kerja Guenther. Anda berpendapat ia orang

yang menyenangkan-jabat tangan yang hangat, energi yang tak terbatas,

optimisme yang menular dan selera humor yang baik. Anda menghabiskan dua

jam di ruang kerjanya, mengenal dia dan areanya dan berbicara tentang komputer,

Guenther ingin segera mulai. Kami telah menunggu seseoranng seperti anda,

katanya. Kami tahu tentang SIM bagaimana SIM dapat membantu kami dalam

produksi tetapi tidak memiliki orang untuk membuatnya berjalan. Saya

menginginkan terminal pengumpulan data di tiap area kerja. Saya memerlukan

data yang baik untuk menetapkan standar produksi. Saya ingin semua manajer

produksi bukan hanya memiliki komputer sendiri tetapi juga menggunakannya

setiap hari. Saya ingin setiap manajer menyediakan waktu dari jadwal mereka

yang sibuk untuk ikut kursus komputer yang dirancang untuk memberikan mereka

ketrampilan yang diperlukan. Saya telah melihat hal-hal baik yang dapat

dilakukan SIM pada bidang manufaktur dan saya tidak sabar untuk memulainya.”

Demikian pula anda. Anda begitu bersemangat setelah berbicara dengan

Guenther sehingga anda hampir berlari menyusuri lorong menuju ruang kerja

Lehnert. Ketika sekretarisnya mengantar anda ke-ruang kerjanya dan sapaannya

adalah “jadi apa yang anda inginkan ?” Anda menduga akan sukar. Anda

memperkenalkan diri dan menjelaskan tugas dari Rankin untuk mengembangkann

suatu system informasi untuk pemasaran, yang anda gambarkan sebagai MKIS.

Job Sheet MIS 31

Anda merasa tidak nyaman ketika Lehnert dengan tidak sabar membunyikan koin

di kantongnya saat anda berbicara. Ketika anda berhenti sejenak untuk mengambil

napas. Ia berkata. Dengan saya tidak memiliki waktu untuk terlibat dengan proyek

Sue. Kita sedang berencana untuk memperluas jaringan ke New England, dan

saya harus menemukan delapan distributor baru. Saya tidak dapat melakukannya

dengan duduk-duduk memberbicarakan komputer. Jika saya tidak dapat

menyelesaikan pekerjaan pemasaran saya, perusahaan untuk menempatkan MKIS

itu tidak akan ada. Sekarang saya harus pergi. Bagaimana kalau anda berbicara

dengan manajer administrasi pemasaran, Willie Campabell. Sebenarnya SIM akan

ada dalam area Willie. Ia akan membantu anda. Tunggu sebentar, dan saya akan

meminta sekretaris saya untuk membawa anda ke ruang kerjanya. Saya sangat

menghargai pertemuan dengan anda, dan saya ucapkan semoga sukses. Saya

yakin anda akan memberikan kita MKIS yang baik.”

Pertanyaan

1. Apakah kita menghadapi masalah ? Apakah itu ?

2. Misalkan Rankin terus mempromosikan sistem informasi yang kuat untuk

tiap area fungsional. Apa yang akan anda sarankan sebagai strategi untuk

memastikan ia mendapat apa yang diharapkannya ?

Job Sheet MIS 32

Job Sheet 12

Newtone Plastic, Inc.

12 Juni

Memo untuk : Para anggota Komite Eksekutif

Dorothy Murray, Wakil Presiden Direktur Keuangan

Fred Sheinberg, Wakil Presiden Direktur Manufaktur

Andrea Willis, Wakil Presiden Direktur Pemasaran

Charles Hinkle, Wakil Presiden Direktur Jasa Informasi

Dari James Whitworth, Presiden Direktur

Hal Agenda untuk Rapat Komite Eksekutif selanjutnya

Fred minta agar topik pertama kita pada rapat minggu depan adalah MRP II. Ia

akan memperbahatui pengetahuan kita tentang itu, dan kita dapat memustuskan

apakah akan mengikuti subyek tersebut.

16 Juni

FRED : Seperti sebagian besar dari kalian tahu, kita saat ini menggunakan apa

yang disebut system titik pemesanan kembali untuk memicu pesanan pembelian

bahan baku. Sebagaian besar industri telah menggantikan system titik pemesanan

kembali mereka dengan sesuatu yang disebut MRP II. MRP II menggunakan

jadwal produksi sebagai suatu dasar untuk pemesanan. Anda melihat pada jadwal

itu dann menentukan kapan material tertentu akan diperlukan, dan anda

memesannya sebelum waktunya. Hal ini kurang berisiko karena jika anda

Job Sheet MIS 33

menunggu hinngga titik pemesanan kembali tercapai pemasok mungkin tidak

mampu memenuhi pesanan anda.

CHARLES : Saya telah mendenngar tentang MRP. Hampir semua orang

membeli perangkat lunak siap pakai. Mungkin itu satu-satunya cara jasa informasi

dapat mendukungusaha tersebut karena kita telah mengkhususkan para

programmer kita untuk HRIS dan EIS hingga tiga tahun mendatang. Tetapi paket

MRP itu sngat mahal. Dapatkah Anda membelanjakan hingga $1 juta ?

FRED : Benar itu biaya paket mainframe, termasuk pemasangan. Saya tahu

kedengarannya banyak, tetapi jika paket itu melakukan apa yang seharusnya,

pengeluaran itu terbayar kembali

ANDREA : Kita baru saja mengotomatisasi pabrik. Saya rasa investasi kita untuk

itu belum tertutup, bukankah begitu, Dorothy ?

DOROTHY : Belum, masih ada setahun lagi untuk robotik dan 18 bulan lagi

untuk CAD/CAM.

ANDREA : lihat yang saya maksud ? proyek terakhir kita bahkan belum terbayar,

Fred, dan sekarang anda meminta lagi. Bagaimana dengan cara perusahaan yang

lain ? Bagaimana dengan pemasaran ? kita telah bertahun-tahun mencoba

mengotomatisasi pusat-pusat distribusi dan kita terus disingkirkan oleh

manufaktur. Pelanggan kita menderita karena kurangnya perhatian kita pada

system pemasaran.

FRED : Baiklah, saya yakin bahwa kita menerapkan MRP pelanggan anda akan

mendapatkan manfaatnya, saya tidak dapat menjelaskannya secara spesifik karena

sekarang saya tidak membawa materi itu bersama saya.

Job Sheet MIS 34

ANDREA : Kalau kita tidak dapat berbicara spesifik, saya sarankan kita teruskan

saja rapat kita.

JAMES : Gagasan yang baik. Kita memiliki begitu banyak hal-hal lain yang

perlu dibahas hari ini. Fred dapatlah anda mengumpulkan daftar manfaatnya bagi

pemasaran, dan kita membahasnya minggu depan ? Jika tidak ada yang keberatan

topik selanjutnya. ANDREA : ceritakan bagaimana para wiraniaga menyukai

laptop baru mereka.

Tugas

Siapkan daftarmanfaat yang dapat diperoleh pemasaan jika MRP II diterapkan.

Untuk tiap manfaat, sertakan suatu penjelasan singkat (satu atau dua kalimat)

mengenai bagaimana hal itu dicapai dengan MRP II. Petunjuk : Anda mungkin

menyusun manfaat-manfaat anda menurut unsure-unsur bauran pemasaran. Ini

adalah bahasa yang dapat dimengerti Andrea.

Job Sheet MIS 35

Job Sheet 13

Laser Yechnology, Inc.

Anda sedang duduk dalam ruang kantor anda sambil membaca The Wall

Street Journal saat telepon berbunyi. Ted menelepon, ia meminta anda untuk

datang kekantornya untuk sesuatu yang penting sekarang juga.

Ketika anda masuk, anda disambut dengan seyuman lebar. Sistem kinerja

anggaran itu bekerja dengan baik, katanya. Semua kantor memakai sistem itu, dan

saya baru saja mendapatkan laporan bulanan terbaru pagi ini. Saya siap untuk

membicarakan penerapan selanjutnya silakan duduk.

Ted mulai menjelaskan. Saya selalu ingin menjadikan kegiatan

perencanaan sumber daya kita menjadi formal. Seperti anda tahu, setiap tahun

divisi pemasaran memproyeksikan kegiatan penjualan perusahaan untuk tahun

fiskal yang akan datang. Ramalan penjualan ini digunakan oleh seluruh unit

organisasi dalam merencanakan kebutuhan sumber daya tahun tersebut. Ini ironis.

Kami menyiapkan peramalan yang dapat digunakan oleh semua orang dalam

perencanaan, tetapi kami mungkin paling buruk dalam menggunakannya sendiri.

Saya ingin anda menciptakan suatu sistem yang membantu kami untuk

menggunakan data peramalan.

Anda menjawab bahwa anda rasa itu ide yang baik, dan anda akan

mengerjakannya. Anda meminta Ted menjelaskan lebih lanjut apa yang

diinginkannya.

Kunci semuanya adalah personil. Kami harus memiliki kombinasi personil

tertentu dan menyeimbangkannya untuk memenuhi tujuan penjualan kami.

Job Sheet MIS 36

Semua biaya yang dianggarkan gaji, perjalanan, jamuan, dan sebagainya

didasarkan pada jumlah personil yang kami miliki.

Bagaimana dengan biaya sewa ?” Anda menyela.

Ted menjawab, “dalam jangka pendek, itu merupakan biaya tetap

sejumlah tertentu tiap bulan dan inilah yang sedang kami urus.”

Anda mendesak Ted untuk mendapatkan petunjuk yang dapat anda

gunakan dalam merancang sistem. Sebenarnya bagaimana hubungan antara

personil dan tujuan penjualan anda ? anda bertanya.

“Satu tim penjualan seorang wiraniaga dan dua analis sistem dapat

menjual satu sistem page printer per bulan. Dan setelah mereka menjualnya,

mereka dapat memasangnya. Kami dapat menggunakan angka $225.000 bagi

pendapatan dari satu penjualan. Jadi, satu tim penjualan harus mampu menjual 12

sistem setahun dengan harga $225.000, atau sekitar $2.400.000 dalam pendapatan

tahunan.

“$2,7 juta”, sahut anda.

Ted berkata “jika kita ingin menjual sebesar $27 juta, kita membutuhkan

10 tim yang bekerja sepanjang tahun. Saya perkirakan biaya wiraniaga sekitar

$2.000 gaji perbulan, dan sistem analis sekitar $2.250. untuk menentukan

kebutuhan personil, kita mulai dengan ramalan penjualan, yaitu jumlah sistem

setiap bulannya. Jumlah itu memberitahukan berapa banyak tim penjualan yang

dibutuhkan. Lalu kita menggunakan pendekatan biaya per orang untuk

menghasilkan semua pos-pos anggaran.”

Job Sheet MIS 37

 “Seperti apa ramalan penjualan kita untuk tahun fiskal mendatang ?” Anda

bertanya. “Sekarang April, dan tahun fiskal dimulai bulan November. Ini

memberikan kita 7 bulan untuk bersiap.”

Ted menyodorkan ramalan untuk tahun fiskal 1996-97, yaitu berisi :

Bulan Jumlah Sistem

November 8
Desember 9
Januari 10
Februari 10
Maret 12
April 13
Mei 15
Juni 17
Juli 19
Agustus 21
September 21
Oktober 22

Jika kita akan menjual 8 unit ada November, maka kita harus memiliki 8

tim penjualan, betul ?” anda bertanya.

Betul, “Jawab Ted. Tetapi kita tidak dapat memperkerjakan mereka pada 1

November dan mengharapkan mereka untuk langsung menjual. Saya

memperkirakan bahwa satu tim harus ada di lapangan 6 bulan sebelum kita

mendapatkan suatu pesanan.”

“Jadi, kita harus memiliki delapan tim di lapangan pada bulan Mei jika

kita ingin memenuhi target November. Artinya kita sebaiknya memulai

penerimaan, karena sekarang kita harus punya enam tim.

Betul, Sahut Ted.

“Coba saya lihat apakah saya sudah mengerti, kata anda. Kita mengambil

angka dari sistem ramalan dan mengkonversikannya ke dalam jumlah kepala.

Lalu kita menghitung gajinya”

Job Sheet MIS 38

 Ted menyela, tepat. Lalu kita menggunakan sejumlah dolar per orang

untuk menentukan biaya selebihnya.

“Tahukan anda apa sajakah itu? Anda bertanya

“Tidak terlalu. Saya pikir sebaiknya kamu mencari tahu berapa,” kata Ted.

“mengapa kamu tidak melakukannya dan kemudian kembali kepada saya.”

Anda mencari berkas-berkas biaya lama dan faktur-faktur serta

mengembangkan biaya bulanan rata-rata per orang.

Telepon $ 82,25
Perjalanan 1563,70
Jamuan 84,65
Perlengkapan 38,10

Sepanjang bulan pertama seorang pegawai, sekitar $1910 dibelanjakan

untuk perabot, meja, kursi, tempat sampah dan lemari file. Semua biaya ini

bervariasi langsung dengan jumlah pegawai. Biaya sewa tidak bervariasi. Biaya

ini tetap pada tingkat $8.450 per bulan untuk semua lokasi kantor dalam divisi.

Pos anggaran final, lain-lain, mencakup semua yang tidak termasuk perkiraan

lain, seperti pendidikan dan tunjangan-tunjangan. Selama tahun lalu, kategori lain-

lain sekitar $450 per orang per bulan.

Anda memberikan angka-angka tersebut pada Ted. “kelihatannya bagus.

Kami telah bekerja dengan baik. Untuk biaya-biaya ini yang bervariasi dengan

jumlah kepala, kita bulatkan saja $50 untuk telepon, $600 untuk perjalanan, $60

untuk jamuan, $40 untuk perlengkapan dan $450 untuk lain-lain. Kita tentukan

$8.500 per bulan untuk sewa dan biaya satu kali $925 untuk perabot. Sekitar ini,

bukan ?”

Job Sheet MIS 39

 “Apakah kami yakin mengenai $60 untuk biaya jamuan ? Mereka telah

membelanjakan $84…”

Ted menyela, “Terlalu banyak. Saya akan mengurangi $60 cukup baik”

Anda bertanya, “Bagaimana dengan gaji?”

“Untuk wiraniaga kita gunakan $4.125, dan untuk analis katakanlah

$3.400. mungkin agak tinggi, tetapi saya ingin menyediakan sedikit ruang untuk

kenaikan. Sekarang, sudah cukup ?”

Anda melihat catatan anda dan menjawab, “Saya pikir saya perlu ramalan

sistem proyeksi sumber daya untuk TF 98/99. hal ini disebabkan karena kita harus

memperkerjakan tenaga penjual dan analis selama enam bulan terakhir TF 98/99

untuk memenuhi ramalan penjualan tahun depan.”

“Kamu betul.” Ted menyimpulkan. “Saya kebetulan mempunyai angka-

angkanya. Ini dia.”

November 1997 22 sistem

Desember 1997 23 sistem
Januari 1998 23 sistem
Februari 1998 24 sistem
Maret 1998 24 sistem
April 1998 25 sistem

Ted bertanya, agak tak sabar, “Sekarang apakah kamu sudah memiliki

semua yang kamu perlukan ?”

Anda menjawab bahwa anda yakin, dan sebagai pemeriksaan terkait, anda

mengikhtisarkan tugas anda. “Saya akan menyiapkan proyeksi biaya-biaya divisi

penjualan untuk 18 bulan yang akan datang. Enam bulan pertama, Mei sampai

Oktober 1998, akan mempersiapkan kita untuk memenuhi ramalan penjualan TF

96/97. Dua belas bulan terakhir November 1998 sampai Oktober 1999,

Job Sheet MIS 40

merupakan proyeksi anggaran yang kamu butuhkan. Kamu ingin seluruh delapan

belas bulan, atau hanya dua belas bulan terakhir saja?”

“Berikan seluruh delapan belas bulan. Saya ingin dapat melihat apa yang

harus kita lakukan selama enam bulan berikut untuk memenuhi tujuan tahun

depan. Tetapi, saya ingin tahu total dari periode enam dan periode dua belas

bulan. Saya ingin dapat melihat angka-angka tersebut secara terpisah menurut

tahun fiskal. Ada pertanyaan lagi?”

“Hanya satu,” sahut anda. “Bagaimana formatnya ? kamu menginginkan

laporan seperti apa ?”

“Terserah kamu. Yakin saja dan berikan saya kolom total dari seluruh

bulan, dan saya ongin baris total bagi setiap pos anggaran baik untuk enam bulan

pertama maupun dua belas bulan. Beritahu saya jika kamu telah mendapatkan

sesuatu.”

Tugas

Gunakan spreadsheet elektronik untuk menyiapkan proyeksi sumber daya itu.

Lengkapi format tabel tersebut dengan grafik yang anda yakin

mengkomunikasikan dengan baik pokok-pokok utama.

Job Sheet MIS 41

Job Sheet 14

Kelfer Morris Beecham

Kelfer Morris Beecham (KMB), suatu perusahaan investasi berkantor

pusat di kota New York, bersaing dengan perusahaan investasi lain seperti Dean

Witter Reynolds dan Merrill Lynch KMB memiliki lebih dari 20.000 pegawai di

seluruh dunia, dengan sekitar 12.000 orang di kantor pusat. Sumber daya manusia

adalah salah satu area fungsional utama, tetapi memiliki staf tersedikit 155 orang.

Salah satu seksi di dalam SDM adalah unit sistem manajemen sumber daya

manusia (HRMS).

Anda adalah analis sistem senior di divisi jasa informasi dari suatu

pedagang besar mainan di New York dan telah mendaftar untuk jabatan manajer

pengembangan sistem HRMS di KMB. Jika anda mendapatkan pekerjaan itu, ini

merupakan peningkatan dalam hal gaji dan status profesional, tetapi jabatan

tersebut memiliki beberapa kendala. Anda ragu bila ditempatkan di area pemakai

daripada di bagian jasa informasi. Walau begitu, anda senang mengetahui bahwa

anda salah satu dari tiga kandidat yang telah dipilih untuk wawancara. KMB akan

memilih dari tiga calon ini. Wawancara akan dilakukan dengan direktur HRMS,

Todd Spurlock. Sebagai manajer pengembangan sistem, anda akan menjadi salah

satu dari tiga manajer yang melapor ke Todd.

Tibalah saat wawancara, dan anda baru saja duduk di depan meja kerja

Todd.

Job Sheet MIS 42

TODD : Saya senang anda dapat menemui saya. Saya yakin anda ingin tahu lebih

banyak tentang posisi manajer sistem. Ijinkan saya mulai dengan menjelaskan

operasi kami, dan anda dapat bertanya. Silakan interupsi kapan saja.

Lima tahun lalu, unit HRMS hanya memiliki enam pegawai sangat kecil

dibandingkan sekitar 1.000 orang di unit SI. SI telah banyak membantu HR, tetapi

kami merasa bahwa mereka tidak pernah benar-benar menganggap kami sebagai

prioritas utama. Seolah-olah mereka hanya melakukan apa yang diminta dan tidak

lebih. Saya mengatakan ini bukannya tidak menghargai SI

ANDA : Saya mengerti. Di unit SI selama sepuluh tahun membuat saya mengerti

maksud anda. SI sering memiliki jumlah sumber daya yang besar tetapi harus

dibagi sangat luas. Bagi pelanggannya, seolah-olah mereka tidak peduli.

TODD : Saya senang anda menngert. Karena dukungan yang kami anggap kurang

itu, Sue Smith, direktur SDM kami, membuat keputusan dua tahun lalu untuk

mengembangkan suatu kemampuan komputasi di dalam SDM yang dapat

mendukung seluruh kebutuhan komputasi kami. Ia mendapat persetujuan dari

komite eksekutif dan komite pengarah SIM, dan begitulah mulainya operasi

HRMS kami.

ANDA : Sungguhkan demikian ? Maksud saya, anda memiliki satu unit yang

dapat mendukung semua kebutuhan komputasi anda ?

TODD : Tidak juga, kami telah menambah staf, dan sekarang berjumlah 38 orang,

tetapi kami masih terpaksa mengandalkan SI untuk sebagian pemrosesan kami.

ANDA : Mengapa demikian ?

Job Sheet MIS 43

TODD : Alasan utamanya adalah kami tidak memiliki seluruh keahlian SI yang

kami perlukan keahlian khusus seperti pembuatan model matematika, multimedia,

internet, dan sebagainya.

ANDA : Ceritakan pada saya apa yang dilakukan 38 orang itu.

TODD : Kami memiliki 19 orang untuk memasukkan data dan melakukan fungsi

kontrol. Dua pemimpin proyek mengkoordinasikan pekerjaan empat analis sistem

dan tujuh analis Programer. Sisanya adalah manajer.

ANDA : Anda hanya memiliki 11 orang untuk melakukan pekerjaan

pengembangan. Benar ?

TODD : Benar.

ANDA : Adakah staf HRMS yang berasal dari unit SI ?

TODD : Sebagian besar. Kami tidak kesulitan untuk mengambil sumber daya

personil dari SI. Saya rasa itu menunjukkan apa yang dapat kami tawarkan.

Personil SI merasa bahwa lingkungan kerja di sini lebih baik.

ANDA : Saya percaya SDM mampu dalam hal itu. Sekarang, dimana posisi unit

HRMS dalam hierarki organisasi ? anda menyinggung komite eksekutif dan

komite pengarah SIM ? Apakah SDM terwakili dalam komite tersebut ?

TODD : Tidak secara langsung. Atasan Sue, yaitu wakil presiden direktur

administrasi ada di dua komie tersebut, ia dan Sue memiliki hubungan baik.

Seolah-olah Sue sendiri berada di komite tersebut. Ia memberitahu Sue segalanya

dan meminta masukannya.

ANDA : Itu situasi yang baik, tetapi saya telah belajar untuk tidak membuat

komitmen jangka panjang berdasarkan hubungan pribadi. Situasi dapat cepat

Job Sheet MIS 44

berubah. Anda bekerja untuk seseorang yang anda sukai dan, tiba-tiba dia pergi.

Jadi anda mengatakan pada saya bahwa HRMS dua tingkat dibawah tingkat

manajemen korporat, tempat keputusan strategis dibuat. Saya rasa KMB memiliki

rencana bisnis strategis.

TODD : Kami pasti memilikinya, dan itu mencakup SI tetapi bukan HRMS. Tiap

tahun, sebagian besar perhatian dicurahkan pada bagaimana SI dapat

berpartisipasi dalam bisnis baru dan sumber daya tambahan apa yang diperlukan.

SI mendasarkan rencana strategisnya pada rencana komporat. Tetapi perhatian

yang sama tidak diberikan pada HRMS. Saya rasa komite eksekutif menganggap

bahwa kami akan mampu mendukung apa pun yang mereka hasilkan.

ANDA : Mungkin begitu atau mereka manganggap HRMS anak bawang yang

tidak akan membuat atau menggagalkan rencana.

TODD : mungkin benar. Tetapi SI sebenarnya tidak terhubung dengan tingkat

puncak seperti juga kami. CIO kami, Kathy White, tidak berada di komite

eksekutif atau komite SIM. Ia melapor ke wakil presiden direktur eksekutif, yang

menjadi anggota kedua komite itu.

ANDA : Kelihatannya pekerjaan komputasi di KMB belum menembus hingga

tingkat puncak. Mengapa begitu ?

TODD :saya pikir manajemen puncak tidak akan pernah menekankan informasi

seperti mereka mengutamakan uang. Anda harus ingat bahwa ini adalah lembaga

keuangan dan uang dianggap sumber daya yang paling penting. Saya rasa hal itu

tidak akan segera berubah.

Job Sheet MIS 45

ANDA : Anda katakan SI memiliki rencana strategis sendiri. Bagaimana dengan

HRMS ?

TODD : Kami juga. Anda rencana lima tahun, yang sebenarnya lebih panjang

daripada rencana korporat. Tujuan kami dapat berubah tiap tahun, tetapi cukup

konstan. Kami sekarang mempunyai empat tujuan dan ada sedikit perubahan

dibanding tahun lalu.

ANDA : Apa sajakah itu ?

TODD : Pertama, kami ingin menyelesaikan migrasi dari orientasi mainframe ke

client/server. Kami ingin memiliki seluruh kemampuan pemrosesan dan sebagian

besar database di SDM. Sebenarnya ini adalah tujuan strategis SI, dan kami

sedang bekerja sama dengan meraka. Kedua, kami ingin mencapai implementasi

lengkap aplikasi Microsoft Windows di semua workstation kami. Ketiga, kami

ingin mendesentralisasi entry data ke kantor cabang, memindahkannya dari kantor

pusat. Ini tergantung pada tujuan korporat untuk mencapai Wide Are Network

Global. Terakhir, kami ingin tiap manajer SDM memiliki kemampuan mengambil

data dari database. Ini membutuhkan pendidikan dan perangkat lunak.

ANDA : Kelihatannya rencana yang baik. Apakah anda memiliki sumber daya

untuk melaksanakan semua itu ?

TODD : Sekarang belum. Tetapi itulah alasannya kami mancari profesional

informasi berpengalaman seperti anda untuk megisi jabatan manajer sistem. Saya

yakin kami akan mampu mengumpulkan staf yang kami perlukan. Sue selama ini

berhasil mendapatkan apa yang dia inginkan. Kami harap dia dapat terus

demikian.

Job Sheet MIS 46

ANDA : Saya harap anda demikian pula. Serta berterima kasih anda

mempertimbangkan saya. Saya yakin saya dapat menanganinya. Tampaknya

tantangan yang menarik.

TODD : Memang, saya setuju. Saya rasa anda memiliki apa yang kami cari.

Setelah mewawancarai semua calon, kami akan menghubungi anda. Sementara itu

jika anda memiliki pertanyaan silakan telepon.

Tugas

1. Daftarkan sisi-sisi baik pekerjaan ini dalam hal peluang karir jangka

panjang.

2. Sekarang daftarkan hal-hal dalam pekerjaan ini yang dapat menghalangi

anda mencapai potensi karir anda sepenuhnya.

3. Setelah mempertimbangkan segala hal, jika Todd menawarkan pekerjaan

ini pada anda, apakah anda akan menerimanya ? Berikan alasan paling

penting.

Job Sheet MIS 47

Job Sheet MIS 48