KASUS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN XEROX CORPORATION

( Tugas Mata Kuliah Dasar-Dasar Managemen )

Oleh :

Beni Irawan ( 1914181001 )

Mahadma Yuso Diningrat ( 1954181005 )
Muhammad Rizki ( 1914181035 )

JURUSAN ILMU TANAH

FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS LAMPUNG
2019
LATAR BELAKANG
Xerox adalah perusahaan yang melayani pemrosesan dokumen secara global
dan pasar jasa keuangan. Yang telah mengembangkan, memproduksi,dan memasarkan
mesin fotocopi dan penduplikat, produk-produk faksimili, pemindai (Scanner),
workstations, perangkat lunak komputer, pasokan, dan perangkat pendukung lainnya di
lebih dari 130 negara. Dan adanya operasi-operasi jasa keuangan mereka yang
mencakup asuransi, pendanaan peralatan, investasi, dan bank investasi.
Xerox merupakan salah satu kisah bisnis yang terkenal di dunia. Dari tahun
1946 sampai tahun 1973, pertumbuhan penjualan per tahun 25 persen, sedangkan
pertumbuhan pendapatannya melebihi 35 persen. Adanya catatan yang mengagumkan
ini dikarenakan peranan Xerox yang dominan di dataran bisnis fotokopi kertas. Pada
tahun 1959 perusahaan memperkenalkan mesin fotokopi revolusioner 914. Generasi
peralatan ini, sangat memotivasikan adanya ledakan bisnis usaha fotocopi dari 20 juta
kopi hingga 1957 sampai dengan 9,5 miliar kopi pada tahun 1965. Pada tahun 1990
bisnis kopi dunia melebihi 900 miliar kopi.
Pada tahun 1970 dimulai adanya hak paten keaslian untukmesin fotocopi, yang
ternyata mengundang masuknya para pesaing luar negeri. Pada dekade berikutnya,
perusahaan Amerika (Ibm dan Kodak) dan perusahaan Jepang (Minolta, Canon, dan
lainnya) telah masuk ke industri fotocopi besar dan kecil. Tampilan satu ini,
memberikan adanya ulasan keuangan perusahaan Xerox untuk tiga dekade terakhir.
Kearns menyerahkan kepemimpinan Xerox ke Paul Allaire pada tahun 1991, setelah
berhasil memutar haluan perusahaan pada tahun 1980. Strateginya mengubah budaya
perusahaan dan memberikan kekuatan yang kompetitif untuk merebut kembali pangsa
pasar serta membuat perbaikan dalam sistem operasi perusahaan. Laporan tahunan 1990
menunjukkan sebagian akan keberhasilan dari mereka.
Pemrosesan Dokumen mencatat hasil-hasil sebagai berikut:
1) Adanya tingkat kepuasan konsumen yang meningkat di setiap pasar
dimanaperusahaan berada.

2) Pendapatan naik sebesar 9 persen hingga tercatat sebesar $13,6 miliar.

3) Keuntungan naik sebesar 23 persen hingga tercatat sebesar $599 juta.

4) Tingkat pengembalian atas aktiva meningkat melebihi 2 angka hingga tercatat

sebesar 14,6 persen.

5) Diperboleh kas sebesar $1,1 miliar

Strategi kualitas Xerox “Leadership through Quality” :

1) Prinsip dasar strategi kualitas ini adalah memenuhi permintaan konsumen.

2) Definisi kualitas untuk memenuhi permintaan konsumen.

3) progam yang dimulai dari visi pemimpin.

4) Kualitas merupakan kunci yang strategis yang digunakan untuk meningkatkan

daya kompetitif dan efektivitas organisasi.

5) Adanya kualitas untuk proses jangka panjang yang membutuhkan perbaikan

secara terus menerus dan kesabaran manejemen.

6) Adanya tiga komponen utam LTQ :

1. Keterlibatan karyawan (Employee Incolvement), proses penyelesaian

masalah yang menggunakan wewenang setiap pihak sebagi alat untuk
memahami sebab dan akibat dari masalah tersebut.

2. Tolak Ukur Kompetitif (Competitive Benchmarking), menetapkan standar

untuk membandingkan kinerja internal.
 3. Proses peningkatan kualitas (Quality Improvement Process), untuk
meninjau ulang dan meningkatkan seluruh proses secar terus menerus
dengan cara memenuhi permintaan konsumen.

7) Leadership through Quality adalah proses bisnis yang terpadu.

Tolak Ukur Kompetitif :

1. Proses yang berkelanjutan dari pengukuran produk, jasa, dan pratik bisnis Xerox
terhadap pesaing.
2. Tujuannya adalah superioritas di seluruh bidang-kualitas, keandalan produk dan
biaya.
3. Tolak ukur sebagai pengalaman belajar dimana praktik terbaikyang telah diamati
serta diukur untuk menciptakan target/prestasi dimasa yang akan datang.
4. Bagian dari program kepemimpinan kualitas yang membutuhkan keterlibatan
karyawan di setiap rencana usaha dan strategi unit operasi.
5. Membutuhkan informasi yang kompetitif, praktik, dan kinerja serta fungsi
komunikasi di semua tingkatan bisnis.
6. organisasi
Pada 9 divisi bisnis, yang telah di dukung oleh 3 divisi operasi konsumen geografis.
Ke-12 unit ini dioperasikan tiga rumpun operasi. Fokus utama dari manajemen Xerox
adalah pada letak tingkat manajemen bisnis, yang telah memperlihatkan hubungan
keterikatan “efektif” antara pasar dan teknologi. Divisi ini mempunyai tanggungjawab
untuk memuaskan konsumen.

Fungsi Keuangan dan Pengendalian

Titik sentral untuk fungsi keuangan di Xerox adalah Dewan Eksekutif
Keuangan. Yang anggotanya terdiri dari perusahaan dan kepala pegawai keuangan dari
organisasi-organisasi operasiutama Xerox. FEC didirikan pada tahun 1980-an sebagai
tujuan manajer senior keuangan akan perbaikan lebih lanjut terhadap operasi keuangan
dan memperoleh keterlibatan yang lebih besar dari para eksekutif keuangan.
 FEC juga menyusun rangkaian untuk menjadikan operasi keuangan yang
berkelas dunia berdasarkan studi tolak ukur mereka. Manajemen eksekutif mengetahui
kelebihan dari FEC secara berkala dengan memanfaatkan mereka sebagai dewan dengar
pendapat bagi pertimbangan atas kebijakan dan strategis. Dan FEC sercara aktif, telah
memperkenalkan adanya pembangunan kepercayaan di komunitas keuangan Xerox.

Organisasi Keuangan
Sebanyak 12 orang pengendali unit bisnis dalam organisasi pemrosesan
dokumen yang melaporkan secara langsung kepada manejer umum dari unit bisnis
mereka masing-masing. Pemrosesan dokumen organisasi keuangan di Xerox merupakan
matriks yang termodifikasi, organisasi multinasional dengan pengendali unit bisnisnya
yang memikul tanggung jawab dan jelas dalam pelaporan ke-lini-an. Dalam divisi bisnis
ini, mereka mempunyai tanggung jawab dan manufaktur produk untuk mengelola bisnis
mereka ke seluruh dunia.Berikut ini adalah ikhtisar pemrosesan dokumen secara global
organisasi operasional :
1. Divisi Bisnis.
2. Operasi-operasi Konsumen Amerika
3. Rank Xerox Limited
4. Operasi-operasi Konsumen Amerika Pengembangan dan Manufaktur

Pengendalian Manajemen
Sistem pengukuran di mulai dari proses perencanaan. Masing-masing dari unit operasi
dalam sebuah Divisi Bisnis atau Divisi Operasi Konsumen yang mengembangkan
renacana tahunan dan jangka panjangnya.Pengukuran-pengukuran tersebut merupakan
kombinasi dari target operasional dan keuangan. ROA dan seperangkat statistik
operasional merupakan alat pengukur berdasarkan faktor penentu keberhasilan unit
bisnis.

Kasus Terkait Xerox Corporation

Ringkasan sistem pengendalian manajemen pada Xerox Corporation :
a. Mekanis penerapan SPM dapat digambarkan sebagai berikut :
Sistem Pengendalian Manajemen memerlukan mekanisme penerapan
sebagaimana gambar di atas :
1. Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan dan divisi
yang bertanggung
2. Manajemen Sumber Daya Manusia.
3. Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-norma
yang secara eksplisit maupun implicit membimbing tindakan karyawan.
4. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang
digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang digunakan.

b. Mulai tahun 1946 hingga 1973 pertumbuhan penjualan pertahun melebihi 25%
sedang pertambahan pendapatannya melebihi 35%, sebagaimana ulasan Keuangan
Xerox. Walaupun Xerox memiliki tujuan financial yang ditunjukan dengan
kemajuan penjualan dan pendapatan, Xerox juga mempunyai tujuan non financial
yang kinerjanya dapat diukur, yaitu:
1. jumlah penginstalan mesin per jenis mesin.
2. jumlah konsumen per wilayah.
3. rata-rata pengiriman tepat waktu.
4. tingkat waktu respon untuk jasa.
5. tingkat kepuasan konsumen.
6. motivasi karyawan.
c. Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi
anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Dari
gambaran Sistem Pengendalian Manajemen Xerox tersebut terdapat unsur-unsur
kunci atau aspek yang membuat SPM Xerox bekerja dengan baik, yaitu:
1. Keselarasan tujuan (goal congruen).
2. Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi.
3. Adanya ukuran kinerja financial dan non financial.
4. Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi yang
telah ditetapkan sebelumnya.
. Kecenderungan terakhir yang lebiih berpengaruh terhadap proses pengendalian
manajemen.Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa pasar
yang hilang dengan mengembangkan budaya melalui LTQ. Laporan tahunan telah
menunjukkan sebagian keberhasilan tersebut. Selain itu Xerox telah berhasil
dengan SPM yang dijalankan, ternyata kecenderungan terakhir yang berpengaruh
terhadap perusahaan pengendalian manajemen adalah:
a. peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan
adanya jalinan kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi dan keuangan.
b. mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam pelaporan
, tanpa mengurangi nilai informasi.
c. Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang dapat
dijalankan oleh para manajer/pengendali unit.