TUGAS SISTEM

PENGENDALIAN
MANAJEMEN
KASUS 1-3: Xerox Corporation

Nama Kelompok :
Angelica (5)
Anisya Rosalina (6)
Clara Alverina (11)
Yohanes de Deo Sepha (45)

PPA BCA BATCH XLIII

A. LATAR BELAKANG

Xerox, perusahaan dokumen, adalah perusahaan multinasional yang melayani

pemrosesan dokumen secara global dan pasar jasa keuangan. Mereka
mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan mesin foto kopi dan penduplikat,
produk-produk faksimili, pemindai (scanner), workstation, perangakat lunak
computer, pasokan dan perangakat pendukung lainnya di lebih dari 130 negara.
Operasi-operasi jasa keuangan mereka mencakup asuransi, pendanaan peralatan,
investasi, dan bank investasi. Kasus ini memfokuskan pada aktivitas pemrosesan
dokumen di perusahaan.
Pada awal berdirinya perusahaan ini bernama M.H Kuhn Company yang
pertama dibentuk pada tahun 1903. Tiga tahun berselang perusahaan tersebut
mengganti namanya menjadi Haloid Comapy yang diresmikan pada tangal 18 April
1906 di Rochester, New York. Bisnis utama perusahaan ini adalah produksi kertas
foto. Tidak lama setelah itu, perusahaan ini menawarkan saham pertamanya pada
bulan September di tahun yang sama untuk pengambil alihan Rectigraph Company. 
Pada tahun 1942 saat Chaster Carlon mulai menemukan teknik
electrophotography yang kemudian disebut xero-graphy, yakni sebuah teknologi
revolusioner dalam dunia dokumentasi gambar. Perusahaan ini secara resmi
mengumumkan merek dagang Xerox pada tanggal 22 Oktober 1948. Pada tahun 1956
The Haloid Company dan The Rank Organisation Plc (U.K.) melakukan kerjasama
dengan membentuk Rank Xerox yang memproduksi khusus untuk pasaran Eropa dan
beberapa negara di Asia dan Afrika. Pada tanggal 16 April 1958 dibentuk Haloid
Xerox Inc, yakni sebuah perusahaan yang lebih terfokus pada pembuatan xerografi
secara komersial. 
Xerox merupakan salah satu kisah bisnis yang terkenal di dunia. Dari tahun
1946 sampai tahun 1973, pertumbuhan penjualan pertahun melebihi 25 persen,
sedangkan pertumbuhan pendapatannya melebihi 35 persen.  Pada tahun 1959
perusahaan memperkenalkan mesin fotokopi revolusioner 914. Generasi peralatan
ini ,memotivasikan ledakan bisnis usaha fotokopi dari 20 juta kopi hingga pada tahun
1957 sampai dengan 9,5 miliar kopi pada tahun1965. Pada tahun 1990 bisnis kopi
didunia melebihi 900 miliar kopi. Hak paten keaslian untuk mesin fotokopi dimulai
muncul pada tahun 1970, yang ternyata mengundang para pesaing yang potensial.
Selama periode pertumbuhan yang cepat ini, Xerox membangun jaringan bisnis
dunianya.
Joe Wilson yang merupakan pemimpin legendaris dan pencipta nama Xerox,
memutuskan untuk meningkatkan pertumbuhan secepat mungkin. Perusahaan tersebut
mencari mitra luar negeri yang menawarkan pintu masuk yang cepat  ke pasar luar
negeri. Pertumbuhan yang melesat, tekhnologi yang menunjang dan metode penjualan
kontrak sewa guna usaha (leasing) menggantikan penjualan peralatan mensyaratkan
masyarakat lokal untuk mengenal budaya dan pasar. Pada tahun 1956 Xerox
melakukan perjanjian join venture 50/50 dengan Rank Organization PLC, membentuk
Rank Xerox Limited. Hal ini memberikan Xerox akses ke pasar Eropa, Afrika dan
Timur Tengah. Pada tahun 1962, Xerox menjalin kemitraan dengan fuji Photo Film
Company di Jepang untuk membentuk fuji Xerox dan memberikan Xerox akses ke
Jepang dan Asia. Pada saat yang bersamaan, perjanjian terpisah juga di buat dengan
negara-negara Amerika Tengah dan Amerika Selatan. Struktur kepemilikan mereka
bervariasi antara negara dan mitra lokal tersebut. David Kearns menjadi ketua Xerox
pada tahun 1982, dan dia benar-benar menyadari kehilangan yang signifikan dari
pangsa pasar mereka. Kompetisi tersebut benar-benar sangat hebat, karena mereka
sendiri kuat secara finansial, menguasai teknologi, dan menikmati hubungan yang
baik dengan konsumennya. Xerox mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan
yang disebut "Kepemimpinan melalui Kualitas" (Leadeship Through Quality).
Rencana ini dibangun sebagai dasar awal yang menandai usaha kompetitif dan
keterlibatan karyawan. Manajer-manajer senior mulai memperbaiki proses
manajemen yang tidak praktis. Proses pelaporan dan perencanaan diperusahaan itu
sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak rincian yang belum tentu
dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer. Bahkan lebih buruk lagi, format
pelaporan tidak konsisten antardivisi. Xerox memperbaiki sistem informasi
manajemennya dan menstandarisasikan format pelaporannya untuk mengatasi
masalah-masalah yang ada. Pada awal tahun 70-an, Xerox lebih memperhatikan
undang-undang anti penggabungan industry (antitrust suit) dibandingkan dengan
masuknya ke pasar kompetisi dari dalam dan luar negeri. Barulah pada akhir dekade
tersebut mereka menyadari masalah kompetitif yang serius. Pertumbuhan, pendapatan
dan keunggukan neraca Xerox sungguh mengesankan, menarik minat banyak investor
yang puas dengan kinerja keuangannya. Namun manajer-manajer operasional Xerox,
mulai merasakan tekanan kompetitif. Antara tahun 1970 dan 1980, pangsa pasar
 Xerox, seperti yang di hitung dari pendapatan - pendapatan perusahaan fotokopi
Amerika Serikat, turun dari 95 persen ke 45 persen. Perusahaan – perusahaan Jepang
menyerang mesin fotokopi kelas rendah dan menengah, sementara pesaing-pesaing
domestik ikut menyerang pasar kelas tinggi. Dan yang semakin membuat frustasi
manajemen Xerox, perusahaan – perusahaan Jepang menjual peralatan mereka pada
tingkat manufaktur Xerox. Kearns menyerahkan kepemimpinan Xerox ke Paul Allaire
pada tahun 1991, setelah berhasil memutar haluan perusahaan pada tahun 1980.
Strateginya mengubah budaya perusahaan dan memberikan kekuatan yang kompetitif
untuk merebut kembali pangsa pasar serta membuat perbaikan dalam sistem operasi
perusahaan. Laporan tahunan 1990 menunjukkan sebagian akan keberhasilan dari
mereka.

Pemrosesan Dokumen mencatat hasil-hasil sebagai berikut:

1. Adanya tingkat kepuasan konsumen yang meningkat di setiap pasar dimana

perusahaan berada.
2.  Pendapatan naik sebesar 9 persen hingga tercatat sebesar $13,6 miliar.
3.  Keuntungan naik sebesar 23 persen hingga tercatat sebesar $599 juta
4. Tingkat pengembalian atas aktiva meningkat melebihi 2 angka hingga tercatat
sebesar 14,6 persen.
5. Memiliki kas sebesar $1,1 miliar.

B. IDENTIFIKASI MASALAH

Dalam kasus ini, beberapa point yang akan dibahas, yaitu tentang:

1. Bagaimana sistem pengendalian manajemen di Xerox? Apa elemen kunci yang

membantu sistem tersebut dapat bekerja?
2. Apakah kecendrungan terakhir di Xerox yang berpengaruh  terhadap proses
pengendalian manajemen?
3. Seberapa pentingkah budaya organisasi dan kepribadian individual dalam
proses pengendalian di Xerox?
C. ANALISIS MASALAH

1) Ringkasan sistem pengendalian manajemen pada Xerox

Corporation :Mekanis penerapan SPM dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem pengendalia manajemen memerlukan mekanisme penerapan

sebagaimana gambar di atas :

A. Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan dan divisi

yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan. Pada Xerox secara
struktur organisasi terdiri dari :
a) Divisi bisnis (9 bisnis) bertanggung jawab atas keseluruhan
manajemen wilayah-wilayah bisnis produk Xerox di dunia, yaitu
pengembangan manufaktur produk dan mengelola bisnis.
b) Divisi operasi-operasi konsumen (3 divisi), menyediakan penjualan,
jasa dan pelayanan administrasi konsumen.
c) Kelompok Corporate strategy service, memberikan dukungan tertulis
dalam kontrak kepada divisi-divisi bisnis. Divisi bisnis Xerox masuk
dalam kelompok ini jika pada fasilitas pengembangan/manufaktur
menghasilkan setidaknya 90% dari output untuk kelompok bisnis
tertentu
 d) Joint venture dengan Rank dan Fuji Film Jepang, yang masing-
masing memiliki manufaktur dan divisi bisnis yang terpisah dengan
Xerox
B. Manajemen Sumber Daya Manusia
Melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan
seerta mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan
untuk melakukan strategi organisasi.
C. Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-
norma yang secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan
karyawan. Pada Xerox, LTQ ditetapkan sebagai budaya dalam perusahaan
yang merupakan arahan bagi manajer maupun karyawan dalam bekerja
D. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer
yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang digunakan.
Mulai tahun 1946 hingga 1973 pertubuhan penjualan pertahun melebihi
25% sedang pertambahan pendapatannya melebihi 35%, sebagaimana
ulasan keuangan Xerox. Walaupun Xerox memiliki tujuan finansial yang
ditunjukan dengan kemajuan penjualan dan pendapatan , Xerox juga
mempunyai tujuan non finansial yang kinerjanya dapat diukur, yaitu :
a) Jumlah penginstalan mesin per jenis mesin
b) Jumlah konsumen per wilayah
c) Rata-rata pengiriman tepat waktu
d) Tingkat waktu respon untuk jasa
e) Tingkat kepuasan konsumen
f) Motivasi karyawan

Untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih setelah

mendapatkan persaingan yang hebat tahun 1980, manajemen perusahaan
perlu mengendalikan informasi (bisnis) terutama yang bersifat non
potensial yang dapat dijadikan dasar yang kuat bagi pertimbangan strategi
baru atau untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalan persaingan.
Dalam sejarah Xerox menggunakan strategi patok duga sebagaimana yang
telah dilakukan Jepang terhadap Xerox. Xerox membeli mesin copy
Jepang dan menganalisa melalui “rekayasa balik”. Xerox memahami
 bagaimana melakukan peningkatan besar dalam keandalan dan biaya
mesin copy dari Jepang.
Pengendalian menejemen merupakan proses dimana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan
strategi organisasi organisasi. Dari gambaran sistem pengendalian
menejemen Xerox tersebut terdapat unsur-unsur kunci atau aspek yang
membuat sistem pengendalian menejemen Xerox bekerja dengan baik
yaitu :
a) Keselarasan tujuan (goal congruance) kenyataan akan kehilangan
pangsa pasar yang signifikan yang menghasurkan Xerox
memformulasikan kembali strategi dengan tujuan perusahaan agar
merebut kembali pangsa pasar yang telah hilang. Setiap anggota
organisasi dalam Xerox secara pribadi memiliki tujuan trersebut yang
diwujudkan dalam setiap operasi bisnis Xerox. Dengan begitu terdapat
keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan
b) Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi.
c) Adanya ukuran kinerja finansial dan non finansial
d) Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi
yang telah ditetapkan sebelumnya.

2) Kecenderungan terakhir yang lebih berpengaruh terhadap proses pengendalian

manajemen. Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa
pasar yang hilang dengan mengembangkan budaya melalui LTQ. Strategi
kualitas Xerox “Leadership through Quality” yaitu :

A. Prinsip dasar strategi kualitas ini adalah memenuhi permintaan konsumen.

B. Definisi kualitas untuk memenuhi permintaan konsumen.
C. Program yang dimulai dengan visi dari pimpinan. Manajemen senior yang
mengarahkan program tersebut. Adanya keterlibatan karyawan merupakan
kunci yang mutlak. Pembagian informasi tersebut sebagai kunci penentu
implementasi LTQ.
D. Kualitas merupakan kunci yang strategis yang digunakan untuk
meningkatkan daya kompetitif dan efektivitas organisasi.
E. Adanya kualitas untuk proses jangka panjang yang membutuhkan
perbaikan secara terus menerus dan kesabaran manejemen.
F. Adanya tiga komponen utama LTQ :
a) Keterlibatan karyawan (Employee Incolvement), proses penyelesaian
masalah yang menggunakan wewenang setiap pihak sebagi alat untuk
memahami sebab dan akibat dari masalah tersebut.
b) Tolak Ukur Kompetitif (Competitive Benchmarking), menetapkan
standar untuk membandingkan kinerja internal.
c) Proses peningkatan kualitas (Quality Improvement Process), untuk
meninjau ulang dan meningkatkan seluruh proses secar terus menerus
dengan cara memenuhi permintaan konsumen.
LTQ tersebut berhasil diterapkan oleh Xerox dan dapat dilihat dari laporan
tahunan yang telah menunjukan sebagian keberhasilan tersebut. Selain itu,
Xerox telah berhasil dengan sistem pengendalian manajemen yang dijalankan,
ternyata kecenderungan terakhir yang berpengaruh terhadap perusahaan
pengendalian manajemen adalah :
A. Peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan
adanya jalinan kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi, dan
keuangan
B. Mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam
laporan, tanpa mengurangi nilai informasi. Operasi-operasi individu
dilakukan dengan tetap menghasilkan data yang dibutuhkan walaupun
terdapat penurunan atas persyaratan dan intensitas pelaporan perusahaan
dan standarisasi terhadap format laporan. Dan hal ini memberikan
pengurangan yang signifikan terhada[ jumlah orang yang tidak terlibat
langsung dalam proses manajemen.
C. Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang
dapat dijalankan oleh para manajer atau pengendali unit.
Selain itu, terdapat juga tolak ukur kompetitif sebagai control terhadap
perusahaan yaitu :
A. Proses yang berkelanjutan dari pengukuran produk, jasa, dan pratik bisnis
Xerox terhadap pesaing.
 B. Tujuannya adalah superioritas di seluruh bidang-kualitas, keandalan
produk dan biaya.
C. Tolak ukur sebagai pengalaman belajar dimana praktik terbaikyang telah
diamati serta diukur untuk menciptakan target/prestasi dimasa yang akan
datang.
D. Bagian dari program kepemimpinan kualitas yang membutuhkan
keterlibatan karyawan di setiap rencana usaha dan strategi unit operasi.
E. Membutuhkan informasi yang kompetitif, praktik, dan kinerja serta fungsi
komunikasi di semua tingkatan bisnis.

3) Budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di

Xerox corporation terlihat dalam beberapa hal :
A. Leadership Through Quality (LTQ) sebagai prinsip dasar strategi kualitas
yang berorientasi dengan konsumen yang menjadi panduan bagi
organisasi maupun individual dalam bekerja. LTQ ini telah berhasil
diimplementasikan secara individu sehingga secara keseluruhan dalam
organisasi telah menjadi suatu budaya perusahaan. Pada LTQ terdapat tiga
kompponen utama, yaitu keterlibatan karyawan, tolak ukur kompetitif,
dan proses peningkatan kualitas. Hal ini diimplementasikan dalam target-
target yang akan diraih dan selanjutnya dilakukan pengukuran
keberhasilannya. Budaya organisasi dapat benar-benar terwujud pada
Xerox karena LTQ telah dapat dilaksanakan secara konsisten oleh setiap
individu.
B. Budaya informal dalam sistem laporan yang dikembangkan dalam
komunikasi yang jujur, terbuka, dan informatif. Hal ini melibatkan semua
pengendali unit operasional, sehingga benar-benar dapat diketahui apa
saja masalah- masalah operasional dan keuangan. Pelaporan informan ini
memberikan pengaruh yang besar dalam budaya perusahaan dan
memberikan manfaat bagi Xerox secara keseliuruhan, diantaranya adalah :
a) Timbulnya sikap saling percaya
b) Penambahan pengetahuan dan praktek-praktek bisnis
c) Adanya koordinasi dan pemecahan masalah
Dari kedua hal tersebut dapat disimpulkan bahwa semakin intensif karyawan
terlibat dalam proses pengendalian manajemen, semakin membawa pengaruh
baik dalam perusahaan selama kepribadian individula tertanam dalam budaya
LTQ. Dengan demikian terlihat betapa pentingnya budaya organisasi dan
kepribadian individual dalam proses pengendalian.