Analisis Studi Kasus 4

Sistem Informasi Manajemen

Disusun Oleh :
Kelompok 13
Arvinia Choirun Nisa (F0219022)

Wahyu Seno Aji (F0219142)

PROGRAM STUDI S1-MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2021
 Infrastruktur TI Outsourcing di Schaeffer (A): Keputusan Outsourcing

I. Latar belakang

Didirikan oleh Frederick W. Schaeffer pada tahun 1877, Schaeffer

Corporation awalnya memproduksi mesin pertanian kecil, seperti churn, pemisah
krim, pemipil jagung, pengupas apel, dan sejenisnya. Hari ini Schaeffer Corporation
menjual produk yang sangat berbeda dalam tiga divisi yang sangat berbeda, bernama
divisi Colbert, divisi Kinzer, dan divisi Reitzel (diucapkan "rightsell"). Setiap divisi
relatif otonom, dengan tanggung jawab untuk pengembangan produk dan pemasaran
lini produknya sendiri. Dua divisi memiliki pabrik dan fasilitas distribusi sendiri;
Divisi ketiga sekarang bergerak di bidang jasa keuangan, memberikan pinjaman
agribisnis, pinjaman perumahan dan peralatan, dll.
Divisi Colbert dan Kinzer memiliki lini produk yang menguntungkan, tetapi
relatif stabil. Namun, divisi Reitzel berada dalam pasar industri yang lebih dinamis
dengan peluang besar untuk pertumbuhan baik dalam penjualan maupun profitabilitas.
Divisi lainnya hanya beroperasi di Amerika Utara, tetapi Reitzel beroperasi di 10
negara Eropa serta Amerika Selatan. Dalam beberapa tahun terakhir, Reitzel telah
menyumbang sekitar dua pertiga dari total penjualan dolar Schaeffer dan sekitar 80
persen dari total keuntungannya.
Secara historis, dewan direksi Schaeffer telah puas memiliki perusahaan yang
menguntungkan dan berjalan dengan baik, tetapi pertumbuhannya lambat. Namun,
anggota dewan baru baru-baru ini menargetkan divisi Reitzel sebagai mesin
pertumbuhan perusahaan, dan pada akhir tahun 2001 menetapkan tujuan ambisius
bagi Reitzel untuk menghasilkan pertumbuhan tahunan 10 persen dalam pendapatan
perusahaan Schaeffer dan pertumbuhan 15 persen dalam keuntungan perusahaan
Schaeffer atas masing-masing lima tahun ke depan. Manajemen Reitzel berharap
dapat mencapai tujuan ini dengan melakukan ekspansi ke wilayah geografis baru di
luar Amerika Serikat dan dengan perluasan lini produknya, termasuk mengakuisisi
perusahaan lain.
Di masa lalu, setiap divisi bisnis memiliki sumber daya teknologi informasi
sendiri-termasuk pusat data, operasi jaringan dan pengembangan sistem, help desk
dan staf dukungan desktop. Namun, empat tahun lalu korporasi menerapkan
pendekatan “layanan bersama” yang mencakup TI, dan sebagian besar sumber daya
 TI di tiga divisi dipusatkan ke dalam unit layanan bersama ini untuk seluruh
korporasi. Sebelum konsolidasi ini, setiap divisi juga memiliki sistem aplikasi unik
untuk semua sistemnya. Namun, segera setelah konsolidasi, grup TI perusahaan
membeli sistem ERP yang akan menggantikan sistem keuangan, sumber daya
manusia, produksi, dan distribusi di ketiga divisi. Divisi Colbert dan Kinzer memiliki
portofolio aplikasi khusus perusahaan yang relatif kecil yang sekarang terintegrasi
dengan baik dengan sistem ERP mereka dan mudah dipelihara. Divisi Reitzel, di sisi
lain, memiliki infrastruktur aplikasi yang jauh lebih kompleks, terutama karena
akuisisi mereka baru-baru ini.

II. Masalah yang Terjadi

Pada awal 2002, tak lama setelah dewan Schaeffer mengumumkan tujuan
pertumbuhan ambisius untuk divisi Reitzel, Pedro A. Moreno, Wakil Presiden Reitzel
Sumber Daya Manusia, mengusulkan agar Schaeffer mempertimbangkan outsourcing
beberapa sumber daya IT-nya. Moreno berargumen: Teknologi informasi bukanlah
salah satu kompetensi inti Schaeffer, dan saya yakin kita dapat menghemat uang
dengan melakukan outsourcing. Alasan lain yang harus kita lakukan adalah agar kita
dapat mencapai tujuan pertumbuhan yang ambisius, kita harus meningkatkan layanan
teknologi informasi. Memperluas ke negara tambahan dan mengakuisisi perusahaan
baru akan membutuhkan upaya dukungan teknologi informasi yang luar biasa.

Schaeffer Corporation adalah perusahaan yang relatif konservatif dan proposal

Moreno untuk melakukan outsourcing teknologi informasi disambut dengan
skeptisisme dari banyak arah. Namun, Alan Harding, wakil presiden perusahaan TI,
berpendapat bahwa proposal Moreno memiliki manfaat yang cukup dan harus
dipertimbangkan dengan cermat.

III. Tindakan yang Telah Dilakukan Pemilik Masalah

Gugus tugas perusahaan, termasuk Moreno, dibentuk untuk menyelidiki secara

menyeluruh apakah Schaeffer Corporation harus melakukan outsourcing IT-nya atau
tidak. Karena sangat sedikit mengetahui tentang bagaimana melakukan pendekatan
outsourcing, gugus tugas tersebut melibatkan Gartner Consulting Group untuk
membantu mengeksplorasi masalah ini.
 Gartner memberi Schaeffer Corporation lusinan template untuk diisi dan staf
TI menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk mengumpulkan data tentang diri.
Schaeffer Corporation tidak mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing
sumber daya pengembangani. Schaeffer Corporation menghabiskan waktu sekitar satu
tahun mengumpulkan data tentang jaringan data area lokal dan luas, pusat data, help
desk, dan komunikasi suara. Kemudian menghabiskan beberapa bulan menyiapkan
Request for Proposal (RFP) 200 halaman untuk diberikan kepada vendor outsourcing
potensial. RFP menjelaskan infrastruktur dan layanan TI Schaeffer Corporation,
menunjukkan dengan tepat apa yang ingin kami outsourcing, dan meminta tawaran
yang menjelaskan bagaimana layanan ini akan disediakan dan berapa biayanya.
Karena lingkup internasional Reitzel, Gartner memberi tahu kami bahwa
hanya ada sedikit perusahaan yang berbasis di AS yang dapat memenuhi kebutuhan
kami, dan kami memutuskan untuk fokus pada ABC Corporation dan DEF
Corporation. Ketika tawaran telah dievaluasi, ABC Corporation adalah penawar
terendah. Kabar baiknya, orang-orang di gugus tugas merasa sangat nyaman dengan
gagasan memiliki ABC sebagai mitra bisnis mereka. Kabar buruknya adalah bahwa
tawaran itu diproyeksikan menelan biaya $ 220 juta selama tujuh tahun, yang berarti
sekitar $ 20 juta lebih banyak daripada biaya yang diproyeksikan Schaeffer untuk
terus menyediakan layanan TI ini di rumah. Tidak mungkin manajemen Schaeffer
Corporation akan melakukan itu. Alasan tawaran jauh lebih tinggi adalah karena
ketika Schaeffermengembangkan spesifikasi dalam RFP, dan telah meminta sejumlah
perbaikan atas apa yang saat ini Schaeffer lakukan. Schaeffer telah meminta Cadillac
ketika Schaeffer hanya mampu membeli Buick Schaeffer saat ini. Perwakilan ABC
memahami hal ini dan setuju untuk bekerja dengan kami untuk menurunkan biaya
total menjadi sesuatu yang Schaeffer mampu.
Gugus tugas merekomendasikan kepada manajemen puncak Schaeffer bahwa
Schaeffer melakukan outsourcing semua operasi IT-nya, tetapi tetap mengembangkan
sistem di dalam perusahaan. Laporan gugus tugas tersebut mencakup deskripsi proses
yang telah diikuti untuk mendapatkan tawaran dan menegosiasikan kontrak yang
diusulkan dengan ABC Corporation.
Ketika laporan gugus tugas diedarkan, ada cukup reaksi di seluruh Schaeffer
Corporation, dengan beberapa manajer menyuarakan dukungan yang antusias dan
yang lainnya sama-sama sangat menentang. Vivian D.Johnson, wakil presiden TI
untuk divisi Kinzer, mengungkapkan kekhawatiran Meskipun memiliki reputasi yang
 baik dan kami merasa nyaman dengan orang-orangnya, apa yang terjadi tiga tahun
kemudian ketika orang-orang ini beralih ke padang rumput yang lebih hijau di dalam
ABC? Carol J. Hanna, wakil presiden keuangan divisi Colbert, mengungkapkan
kekhawatiran bahwa proposal untuk melakukan outsourcing sangat mahal dan
berisiko. Meskipun tampaknya tidak lebih mahal daripada organisasi Teknologi
Informasi internal kami, tidak ada keraguan dalam benak saya bahwa kami akan
membayar jauh lebih banyak. Charles T. Gibbs, wakil presiden TI untuk divisi
Reitzel, dengan antusias mendukung rekomendasi untuk melakukan outsourcing:
Schaeffer harus gesit dan berani dalam berekspansi ke pasar baru dan mengakuisisi
perusahaan luar. Dengan sumber daya orang-orang berbakat dan terampil yang sangat
banyak, serta pengalaman mengelola perubahan, ABC Corporation adalah mitra
bisnis yang ideal untuk memungkinkan strategi baru. Harding menanggapi beberapa
kekhawatiran seperti mencoba melibatkan orang-orang TI dengan ABC sehingga
mereka dapat belajar tentang apa artinya bekerja untuk ABC.

IV. Alternatif Solusi yang Bisa Diajukan

Perusahaan Schaeffer dapat melakukan outsourching TI dengan
memperhatikan hubungan antara perusahaan Schaeffer dengan perusahaan ABC
sehingga kekhawatiran Vivian D.Johnson tidak terjadi. Selain itu perusahaan
Schaeffer juga dapat mempertimbangkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan
dengan kemampuan perusahaan saat ini serta melihat apakah besarnya biaya ini
memiliki manfaat yang sebanding, sehingga kekhawatiran Carol J. Hanna dapat
teratasi.
Apabila perusahaan memutuskan untuk tidak melakukan outsourching, maka
keuntungan atau sebagian pendapatan perusahaan dapat dialokasikan untuk
pengembangan sistem dan karyawan yang ada.

V. Kesimpulan
Dalam membuat keputusan outsourching, perusahaan harus
mempertimbangkan banyak hal, terutama orang-orang yang terkait langsung dengan
keberjalanan suatu operasi sistem. Perusahaan juga harus mempertimbangkan
besarnya biaya dan kemampuan serta kekurangan yang dimiliki perusahaan saat ini.
Adanya riset mendalam dan mengumpulkan pendapat para ahli sebelumnya sangat
diperlukan.