PENGANTAR SISTEM ENTERPRISE UNTUK MANAJEMEN

Setelah membaca bab ini Anda harus dapat:

 Memahami evolusi sistem informasi dan peran historisnya dalam memimpin organisasi
untuk integrasi sistem dan Enterprise Resource Planning (ERP).

 Pelajari tentang sistem ERP dan evolusi, komponen, dan arsitekturnya, memahami
manfaat dan kelemahan dari penerapan sistem ERP dan bagaimana mereka dapat
membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan produktivitas pekerja.

 Dapatkan ikhtisar tentang proses implementasi (mis., Siklus hidup ERP, proses bisnis
rekayasa ulang, manajemen proyek, dan manajemen perubahan). Memahami peran orang,
vendor, konsultan, dan organisasi dalam membuat proses implementasi ERP berhasil

 Memahami tantangan etika, global, dan keamanan saat menerapkan sistem ERP, dan
melihat vendor ERP dan tren industri.

OPENING CASE

Hershey Foods, Inc., menyelesaikan upgrade ke mereka Instalasi perangkat lunak perusahaan
SAP / R3 sesuai jadwal pada September 2002, dan mereka melakukannya di bawah proyeksi
anggaran. Ini dianggap besar Prestasi bagi perusahaan yang telah berpengalaman $ 150 juta dolar
dalam penjualan yang hilang karena masalah terkait dengan sistem ERP baru hanya beberapa
tahun sebelumnya pada tahun 1999. CIO Hershey, George Davis, bertanya-tanya mengapa
semuanya berjalan begitu lancar dengan upgrade dibandingkan dengan instalasi asli. Apakah ini
masalah teknologi? Atau apakah itu sebuah umat dan masalah perubahan organisasi? Hershey's
memulai perjalanan ERP dengan Proyek Enterprise 21 di akhir tahun 1 996 ketika manajemen
menyetujui proyek dalam upaya untuk memperbaiki Masalah Y2K dan, pada saat yang sama,
meningkatkan Lingkungan TI Hershey menuju sistem abad ke-21. Sistem ini seharusnya menjadi
sistem terintegrasi yang menggunakan client-server arsitektur dan paket aplikasi SAP / R3. Ini
adalah perombakan total dari sistem perusahaan warisan yang ada yang melibatkan penggantian
arus Sistem Informasi (SI) dengan paket perangkat lunak solusi dengan tujuan berikut:

• Menetapkan pasokan tunggal di seluruh perusahaan strategi rantai di semua divisi.

• Rampingkan seluruh proses bisnis dengan merekayasa ulang semua area fungsional di seluruh
perusahaan.

• Gunakan efisiensi rantai pasokan baru untuk membantu meningkatkan margin kotor.

• Mempertahankan pertumbuhan penjualan minimal 3 hingga 4 persen per tahun.

• Hemat $ 75-80 juta pada akhir tahun 2002 melalui restrukturisasi perusahaan dan penutupan
situs distribusi lama.
• Ganti perangkat lunak lawas yang ada karena Masalah terkait tanggal Y2K.

• Ganti mainframe lama dengan arsitektur client-server perusahaan.

Rencana awal implementasi adalah untuk 4 tahun dengan anggaran $ 112 juta. Meskipun Visi
manajemen Hershey sangat bagus, mereka kekurangan orang-orang yang diperlukan di tingkat
manajemen puncak untuk membuat keputusan yang tepat tentang rencana implementasi. Hershey
tidak punya eksekutif TI tingkat tinggi sebelum mempekerjakan George Davis sekitar awal 2000.
Mereka memiliki manajer tingkat rendah yang membuat keputusan yang selaras ke bidang
fungsional bisnis mereka tanpa seorang pun di bagian atas mengintegrasikan keputusan-
keputusan ini untuk menciptakan sistem yang akan bekerja untuk seluruh bisnis. Mereka punya
banyak komite dengan sedikit atau tanpa pengawasan. Implementasi awal penuh dengan
beberapa masalah dari awal. Pertama, Hershey mencoba menerapkan terlalu banyak perubahan
juga cepat. Proyek Enterprise 21 berjalan dengan sempurna membuang sistem legacy mainframe
yang lebih lama digunakan di Hershey dan menggantinya dengan tiga aplikasi perangkat lunak
baru sekaligus waktu:

• Rangkaian aplikasi perusahaan SAP / R3

• Sistem Manugistik (perencanaan & transparansi permintaan)

• Sistem Siebel (CRM dan alat penjualan)

Kompleksitas mengintegrasikan SAP dengan Perangkat lunak Manugistics dan perangkat lunak
Seibel begitu luar biasa bahkan dengan bantuan yang berpengalaman perusahaan konsultan
bahwa integTation ini dibatalkan. Selain itu, karena keterlambatan proyek dan Y2K, maka
Departemen TI Hershey memutuskan untuk pergi dengan langsung strategi cut over
(implementasi Big-Bang) bukannya pendekatan bertahap selama puncaknya musim penjualan
tepat sebelum Halloween.

Entri data dalam sistem ERP baru adalah masalah lain. SAP adalah perangkat lunak yang sangat
kaku di syarat bagaimana, kapan, dan di mana data harus dimasukkan ke dalam sistem untuk
pelacakan inventaris dan pengelolaan. Pegawai Hershey tidak dilatih untuk entri data yang kaku
karena mereka Sistem legacy fleksibel dalam hal bagaimana data disimpan. Ini menciptakan
krisis besar ketika sistem baru digunakan selama musim Halloween. Pesanan pelanggan
terlewatkan meskipun persediaan cukup pada jam dan. Penanganan masalah sistem
menyebabkan banyak sakit kepala bagi pekerja. Kapasitas ekstra dalam ruang gudang tidak
dicatat ke dalam Sistem SAP, yang menyebabkan kegagalan komunikasi antara logistik dan IT.

Akhirnya, kurangnya dukungan manajemen puncak dan keterlibatan juga berperan dalam Proyek
Enterprise 21 dll. Selain kurang aCIa di tingkat pengambilan keputusan teratas, Hershey's
manajemen mengambil pendekatan lepas tangan dengan tidak terlibat dalam proses pengambilan
keputusan. Misalnya, beberapa manajer merekomendasikan untuk menambah konsultan utama
untuk proyek ini, IBM Global Services, dengan yang lain perusahaan konsultan yang lebih
berpengalaman SAP-Manugistics. Manajemen puncak menjauh dari membuat keputusan apa pun
di bidang ini. Secara umum, Manajemen Hershey tidak mengerti jumlah upaya yang diperlukan
untuk kedua teknis dan masalah perubahan organisasi untuk proyek ini. Apa pendapat Anda
tentang strategi ERP Hershey? Pelajaran apa yang bisa dipetik dari Hershey pengalaman?

PRATINJAU

Strategi Hershey menunjukkan kompleksitas penerapan sistem ERP dalam organisasi. Pada hari-
hari awal implementasi ERP kebanyakan manajemen tidak mengerti besarnya masalah yang
harus dipertimbangkan organisasi sebelum, selama, dan sesudahnya menerapkan sistem E RP.
Meskipun mereka paket perangkat lunak, sistem ERP sangat berbeda dari perangkat lunak paket
konvensional seperti Microsoft Office dan lainnya. Implementasi ERP melampaui masalah teknis
infrastruktur dan ketidakcocokan sistem dengan manajemen dan masalah orang tentang
perubahan dan perubahan proses manajemen yang akan dibahas di seluruh buku ini.

Kegagalan awal ini pada tahun 1999 membuka mata manajemen Hershey terhadap masalah dan
masalah dengan penerapan perangkat lunak ERP. Manajemen tetap terlibat dengan proyek dari
awal hingga akhir selama fase peningkatan tahun 2002 dan menyewa CIO untuk mengawasi
proyek. Berikut ini adalah beberapa pelajaran penting yang dipetik dari ERP Hershey
pelaksanaan:

• Pergi perlahan dan tetap pada rencana implementasi awal

• Menggunakan strategi bertahap bisa menjadi pilihan lambat tapi tidak aman.

• Luangkan waktu dan sumber daya yang tepat untuk menguji sistem baru secara menyeluruh.

• Menjaga segala sesuatunya sederhana dengan membatasi jumlah aplikasi perangkat lunak.

• Grup fungsional harus mengkomunikasikan persyaratan data spesifik mereka kepada tim
implementasi. Luangkan waktu ekstra untuk memastikan bahwa semua persyaratan data dari
semua grup dipetakan dengan benar sebelum melanjutkan implementasi.

• Definisi proses bisnis dasar yang harus ditangani oleh orang dalam adalah sering kali ditinggal
oleh orang luar (mis., konsultan).

• Pengawasan penting, terutama dengan proyek sebesar ini.

• Komite pengarah harus menyertakan manajemen puncak seperti CEO dan CIO.

Pembaruan sukses SAP / R3 milik Hershey, setelah bencana awal, jelas menunjukkan hal itu
perusahaan belajar dari kesalahannya dan telah bergerak maju. Hershey juga bertemu tujuan
bisnis dan TI setelah implementasi penuh ERP telah terjadi. Perusahaan lain dapat menggunakan
kasing Hershey untuk keuntungan mereka saat mereka memulai ERP mereka sendiri perjalanan.
Tidak ada jalan pintas dalam hal penerapan sistem perusahaan mirip dalam ruang lingkup dengan
Hershey's. Pelajaran paling penting yang mungkin dipelajari Hershey telah melanjutkan proyek
secara perlahan sehingga tidak ada yang tertinggal selama implementasi.

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Sebelum mempelajari rincian sistem ERP, kami akan segera meninjau evolusi sistem informasi
dalam organisasi.

Sistem Informasi adalah komponen penting dari setiap organisasi yang sukses saat ini. Mereka
menyediakan otomatisasi komputer tingkat tinggi untuk mendukung fungsi bisnis tersebut seperti
akuntansi, keuangan, pemasaran, layanan pelanggan, manajemen sumber daya manusia, dan
operasi. Mereka juga memainkan peran utama dalam kegiatan primer dan sekunder rantai nilai
organisasi.

Seperti yang sering terjadi, banyak orang bingung Sistem Informasi (IS) dengan Informasi
Teknologi (IT). Agar jelas, sistem informasi meliputi perangkat keras, perangkat lunak, data,
proses, dan orang-orang, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1 - 1. Teknologi Informasi
hanya mencakup komponen perangkat keras dan perangkat lunak. Peran SI adalah memproses
data menjadi informasi menggunakan teknologi informasi, proses bisnis, dan sumber daya
manusia. Demikian informasi Teknologi adalah komponen Sistem Informasi.

Sistem Informasi seperti sistem lainnya (mis., Kelompok yang saling terkait atau komponen yang
berinteraksi dibentuk untuk mencapai tujuan bersama). Contoh sistem bisa ditemukan di bidang-
bidang seperti sains, sosiologi, dan teknologi, antara lain. Contoh yang baik adalah alam semesta
kita karena ini adalah sistem fisik yang terdiri dari bintang-bintang dan planet-planet yang
semuanya bekerja menuju tujuan bersama yang belum ditentukan.

Lain akan menjadi organisasi bisnis karena itu adalah sistem sosial ekonomi orang, prosedur,
bangunan, dan sumber daya lainnya untuk memenuhi tujuan organisasi. Selain itu, sistem apa
pun terdiri dari subsistem. Contoh dari subsistem adalah sistem manufaktur yang ditunjukkan
pada Gambar 1 -2, yang mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Secara umum, tujuan dari
sistem informasi adalah untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna. Untuk mencapai
hal ini, sistem informasi umumnya menggunakan model input tiga fase, proses, dan keluaran.
Fase input menangkap data dan menerjemahkannya ke dalam format yang dapat dimenangkan
komputer yang dapat disimpan oleh komputer. Data ini kemudian diteruskan ke fase proses, di
mana diproses sesuai dengan aturan dan prosedur yang didefinisikan dalam perangkat lunak.

Akhirnya, data yang diproses dikirim ke fase output, di mana itu diterjemahkan kembali ke
format yang ditampilkan pada layar, dicetak 011 jam printer, atau disimpan pada perangkat
penyimpanan untuk penggunaan nanti.
Kombinasi dari lima komponen sistem informasi (mis., Perangkat keras, perangkat lunak, data,
proses, dan orang-orang) digunakan selama masing-masing fase. Misalnya, selama fase input dan
output komponen orang digunakan secara jelas, sedangkan teknologi informasi dan aturan proses
bisnis sebagian besar digunakan melalui fase proses. Perlu dicatat bahwa komponen proses
sebagian besar disembunyikan karena ini dilakukan hampir seluruhnya melalui perangkat lunak
ISI dan komponen perangkat keras.

PERAN DALAM USAHA

Organisasi bisnis juga menjadi lebih kompleks. Hal ini disebabkan karena peningkatan lapisan
hierarki manajemen dan peningkatan level koordinasi lintas departemen. Setiap peran staf dan
lapisan manajemen memiliki kebutuhan dan informasi yang berbeda Persyaratan. Dengan
demikian, tidak ada sistem informasi tunggal yang dapat mendukung semua kebutuhan bisnis.
Gambar 1-3 menunjukkan tingkat manajemen yang khas dan kebutuhan informasi yang sesuai.
Manajemen umumnya dikategorikan ke dalam tiga tingkatan: strategis, manajemen menengah
atau menengah, dan operasional. Pada tingkat strategis, fungsi sangat tidak terstruktur dan
sumber daya tidak terdefinisi, sedangkan fungsinya sangat terstruktur dan sumber daya sudah
ditentukan sebelumnya di tingkat operasional. Level manajemen menengah ada di antara
keduanya tergantung pada hierarki dan ukuran organisasi.

Bentuk piramida pada Gambar 1 -3 menggambarkan kebutuhan informasi di setiap tingkat

pengelolaan. Persyaratan kuantitatif jauh lebih sedikit pada tingkat strategis daripada mereka
berada di tingkat operasional; Namun, kualitas informasi yang dibutuhkan di atas memerlukan
pemrosesan dan presentasi yang canggih. Piramida harus menilai dan menampilkan kinerja
seluruh organisasi. Misalnya, CEO perusahaan mungkin perlu sebuah laporan yang dengan cepat
menyatakan bagaimana kinerja suatu produk di pasar-vis-vis produk-produk perusahaan lain
selama periode waktu tertentu dan secara geografis berbeda daerah. Laporan semacam itu tidak
berguna bagi manajer operasi, yang lebih tertarik dalam laporan penjualan terperinci dari semua
produk yang menjadi tanggung jawabnya di bulan lalu. Piramida karenanya menyarankan bahwa
manajer di tingkat yang lebih tinggi memerlukan yang lebih kecil kuantitas informasi, tetapi itu
adalah kualitas informasi yang sangat tinggi. Di sisi lain Sebaliknya, manajer tingkat operasional
memerlukan informasi yang lebih terperinci dan tidak membutuhkan analisis atau agregasi
tingkat tinggi seperti halnya mitra strategis mereka. Hari ini sistem informasi dirancang untuk
melayani beragam persyaratan organisasi ini.

INFORMASI SILOS DAN INTEGRASI SISTEM

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, ketika organisasi menjadi lebih besar dan lebih kompleks,
mereka cenderung untuk memecah fungsi menjadi unit-unit yang lebih kecil dengan menugaskan
sekelompok staf untuk mengambil spesialisasi dalam hal ini kegiatan. Ini memungkinkan
organisasi untuk mengelola kompleksitas serta beberapa staf untuk mengkhususkan diri dalam
kegiatan tersebut untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Peran sistem informasi telah
dan akan selalu menjadi salah satu pendukung kegiatan bisnis dan meningkatkan pekerja,
efisiensi. Namun seiring waktu, seiring perubahan dan ekspansi bisnis, sistem perlu diubah untuk
mengimbangi. Hasilnya kadang-kadang beragam sistem informasi dan konfigurasi arsitektur
komputer, yang menciptakan gado-gado sistem independen yang tidak terintegrasi. Sistem ini
pada akhirnya menciptakan kemacetan dan mengganggu produktivitas.

Dalam lingkungan yang kompetitif secara global dewasa ini, sebuah organisasi akan merasa
sangat sulit untuk mengoperasikan dan bertahan dengan sistem informasi silo. Organisasi harus
gesit dan fleksibel, dan akan membutuhkan hal yang sama dari sistem informasinya. Sistem ini
perlu memiliki data, aplikasi, dan sumber daya terintegrasi dari seluruh organisasi. Terintegrasi
sistem informasi diperlukan saat ini untuk fokus pada pelanggan, untuk memproses efisiensi, dan
untuk membantu membangun tim yang menyatukan karyawan dari berbagai bidang fungsional.

Bisnis kompetitif saat ini adalah lintas fungsional, dinamis, dan global. Sejak awal 1990-an,
sebagian besar organisasi telah mencoba untuk menghilangkan hambatan fungsional yang ada
dekade. Proses rekayasa ulang para guru dan lainnya telah meyakinkan manajemen
kompartementalisasi itu tidak efisien dan tidak efektif di dunia yang saling terhubung saat ini.
Untuk bersaing secara efektif di pasar saat ini, organisasi harus berfokus pada pelanggan dan
efisien. Ini menuntut integrasi lintas fungsional antara akuntansi, pemasaran, dan departemen
organisasi lainnya. Hal ini menyebabkan pembentukan Unit Bisnis (BU) dalam organisasi yang
mengintegrasikan orang dari berbagai unit fungsional untuk bekerja bersama pada berbagai
proyek dalam suatu organisasi. Unit Bisnis adalah suborganisasi dinamis yang dibuat dan
dihilangkan tergantung kebutuhan. BU bisa ada untuk beberapa orang berminggu-minggu atau
beberapa tahun, yang membuatnya mustahil secara fisik untuk menemukan personel dalam
sebuah ruang geografis yang berdekatan. Ini menuntut agar sistem informasi menjadi fleksibel
dan cairan melintasi batas-batas departemen. Selain itu, diperlukan bahwa sistem dapat diakses
di mana saja dan kapan saja. Persyaratan bisnis ini pada akhirnya menciptakan kebutuhan sistem
perusahaan untuk mendukung kebutuhan multifungsi organisasi.

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA ENTERPRISE (ERP)

APA ITU ERP?

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) adalah generasi pertama dari sistem
perusahaan yang tujuannya adalah untuk mengintegrasikan data lintas dan menjadi komprehensif
dalam mendukung semua fungsi utama organisasi. Dalam buku ini, sistem perusahaan disebut
sebagai Sistem ERP terutama karena istilah ERP lebih populer dan dipahami secara umum dalam
industri IT. RP E, yang ditunjukkan pada Gambar 1-4, pada dasarnya adalah sistem informasi
terintegrasi yang mendukung fungsi perusahaan seperti persyaratan akuntansi, keuangan,
pemasaran, dan produksi organisasi. Ini memungkinkan aliran data waktu nyata antara aplikasi
fungsional.
Sistem ERP adalah aplikasi perangkat lunak yang komprehensif yang mendukung fungsi
organisasi yang kritis. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-4, mereka mengintegrasikan
berbagai fungsional aspek organisasi serta sistem dalam organisasi dengan mereka mitra dan
pemasoknya. Selanjutnya, sistem ini adalah "web diaktifkan," yang berarti itu mereka bekerja
menggunakan klien web yang membuatnya dapat diakses oleh semua karyawan, klien, mitra, dan
vendor organisasi kapan saja dan di mana saja, sehingga mempromosikan Efektivitas BU.

Tujuan ERP adalah membuat arus informasi menjadi dinamis dan cepat meningkatkan kegunaan
dan nilai informasi. Selain itu, sistem ERP bertindak sebagai repositori sentral yang
menghilangkan redundansi data dan menambah fleksibilitas. Beberapa alasan perusahaan
memilih untuk menerapkan sistem ERP adalah kebutuhan untuk "meningkatkan pasokan
efisiensi rantai, meningkatkan akses pelanggan ke produk dan layanan, mengurangi operasi
biaya, merespons lebih cepat ke pasar yang berubah, dan mengekstrak intelijen bisnis dari data.

Tujuan lain dari ERP adalah untuk mengintegrasikan departemen dan fungsi di seluruh
organisasi ke dalam infrastruktur tunggal yang melayani kebutuhan masing-masing departemen.
Ini adalah tugas yang sulit, jika bukan tidak mungkin, mengingat karyawan dalam pengadaan
departemen akan memiliki kebutuhan yang sangat berbeda daripada karyawan di departemen
akuntansi. Setiap departemen secara historis memiliki sistem komputernya sendiri yang
dioptimalkan untuk cara-cara tertentu di mana departemen melakukan tugasnya. Sistem ERP,
bagaimanapun, menggabungkan mereka semua bersama-sama menjadi satu, lingkungan
perangkat lunak terintegrasi yang bekerja pada satu database, sehingga memungkinkan berbagai
departemen untuk berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain lebih mudah. Untuk
mencapai tingkat integrasi yang tinggi ini, bagaimanapun, departemen terkadang dapat
memberikan beberapa fungsionalitas untuk manfaat keseluruhan dari integrasi. Gagasan utama di
balik integrasi data adalah bahwa data bersih dapat dimasukkan satu kali ke dalam sistem dan
kemudian digunakan kembali di semua aplikasi.

Singkatnya, sistem ERP adalah sistem informasi mission-critical di zaman sekarang organisasi
bisnis. Mereka mengganti bermacam-macam sistem yang biasanya ada di organisasi tersebut
(mis., sistem pemrosesan transaksi, sistem perencanaan bahan, dan sistem informasi
manajemen). Selain itu, mereka memecahkan masalah kritis mengintegrasikan informasi dari
berbagai sumber di dalam dan di luar lingkungan organisasi dan membuatnya tersedia, secara
real-time, untuk semua karyawan dan mitra organisasi. Kami akan membahas sistem ERP lebih
lanjut dan implikasinya terhadap organisasi keduanya sebelum dan sesudah implementasi mereka
nanti dalam buku ini.

EVOLUSI ERP

Seperti disebutkan sebelumnya, selama tahun 1960-an dan 1970-an kebanyakan organisasi
merancang sistem silo untuk departemen mereka. Ketika departemen produksi tumbuh lebih
besar, dengan manajemen persediaan dan penjadwalan produksi yang lebih kompleks, mereka
merancang, mengembangkan, dan menerapkan sistem produksi terpusat untuk mengotomatisasi
manajemen persediaan mereka dan jadwal produksi. Sistem ini dirancang pada platform legacy
mainframe menggunakan bahasa pemrograman seperti COBOL, ALGOL, dan FORTRAN.
Efisiensi yang dihasilkan dengan sistem ini membuat ekspansi mereka ke area manufaktur untuk
membantu manajer pabrik dalam perencanaan dan pengendalian produksi. Ini melahirkan sistem
perencanaan kebutuhan material (MRP) pada pertengahan 1970-an yang terutama melibatkan
perencanaan persyaratan produk atau suku cadang sesuai dengan jadwal produksi utama.

Mengikuti rute ini sistem perangkat lunak baru yang disebut perencanaan sumber daya
manufaktur (MRP II) diperkenalkan pada 1980-an dengan penekanan pada optimalisasi
manufaktur proses dengan menyinkronkan bahan dengan persyaratan produksi. Termasuk MRP
II area-area seperti lantai toko dan peta distribusi, manajemen proyek, keuangan, penjadwalan
pekerjaan-toko, manajemen waktu, dan teknik. Sistem ERP pertama kali muncul di awal 1990-an
untuk memberikan solusi terintegrasi pada peningkatan kompleksitas bisnis dan mendukung
perusahaan untuk mempertahankan kesesuaian mereka dalam dinamika yang muncul lingkungan
bisnis global. Dibangun di atas dasar teknologi MRP dan MRP II, sistem ERP mengintegrasikan
proses bisnis di seluruh primer dan sekunder kegiatan rantai nilai organisasi, termasuk
manufaktur, distribusi, akuntansi, keuangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen
proyek, manajemen persediaan, layanan dan pemeliharaan, dan transportasi. Pencapaian utama
sistem ERP adalah untuk menyediakan aksesibilitas, visibilitas, dan konsistensi di semua fungsi
enterprise.3 Sistem ERP II saat ini telah berkembang menjadi integrasi antar organisasi sistem
untuk menyediakan dukungan back-end untuk fungsi bisnis elektronik seperti bisnis ke bisnis
(B2B) dan pertukaran data elektronik (EDI). Dari perspektif platform teknologi, karena itu, ERP
telah berevolusi dari mainframe dan warisan terpusat aplikasi untuk arsitektur client-server yang
lebih fleksibel dan berjenjang menggunakan platform Web. Tabel 1-1 merangkum evolusi ERP
dari 1960-an hingga 2000-an.

PERAN ERP DALAM BISNIS

Peran penting ERP dalam bisnis, di samping integrasi aplikasi fungsional dan informasi
organisasi, adalah untuk lebih memposisikan organisasi untuk mengubah bisnisnya proses.
Sebagaimana didefinisikan, proses bisnis adalah serangkaian tugas atau kegiatan yang
dikelompokkan mencapai fungsi atau tujuan bisnis. Misalnya, pemrosesan pesanan dapat
mencakup hal tersebut tugas seperti mengambil pesanan, memeriksa inventaris, dan menyiapkan
faktur. Sebagian besar organisasi memiliki serangkaian kebijakan dan prosedur untuk memandu
proses bisnis mereka. Perangkat lunak ERP memiliki ratusan proses bisnis yang dibangun ke
dalam logika sistem. Proses ini mungkin atau mungkin tidak setuju dengan proses bisnis
organisasi saat ini. Suatu organisasi memiliki dua pilihan saat menerapkan ERP: ubah proses
bisnis agar sesuai dengan perangkat lunak fungsi atau modifikasi perangkat lunak ERP.
Konsekuensi memilih salah satu opsi memiliki dampak jangka panjang pada organisasi dalam
hal garis bawahnya dan kinerja karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.
Vendor menegaskan bahwa mereka telah melekatkan "praktik terbaik atau praktik unggulan" dari
proses bisnis dalam perangkat lunak mereka. Karena itu mungkin bagi organisasi untuk
memaksimalkan manfaatnya dengan mengambil keuntungan dari praktik terbaik ini hanya ketika
organisasi jangan membuat modifikasi besar pada perangkat lunak ERP mereka selama
implementasi. Di kenyataannya, ada konsekuensi negatif lain bagi suatu organisasi ketika
memodifikasi Sistem ERP untuk mencocokkan proses yang ada. Sebagai contoh, setiap
peningkatan di masa depan ke sistem setelah dimodifikasi menjadi rumit dan mahal. Ini karena
fakta bahwa logika sistem yang dimodifikasi perlu diperbarui secara terpisah pada setiap versi
perangkat lunak yang baru. Jadi, setiap kali organisasi harus meningkatkan sistem ERP, staf TI
harus meningkatkan aplikasi dan meningkatkan modifikasi. Modifikasi harus direkayasa ulang
ke dalam sistem ketika mereka tidak kompatibel dengan versi baru.

Di sisi lain, jika organisasi memutuskan untuk menerapkan sistem ERP "apa adanya" (a.k.a.
implementasi vanilla), gangguan akan terjadi dengan berfungsinya organisasi. Karyawan, mitra
bisnis, dan klien harus dilatih ulang di Internet proses bisnis baru (selain sistem ERP). Ini akan
menghasilkan resistensi dari pengguna, menambah biaya pelatihan untuk implementasi. TI1US,
manajemen harus memperhatikan dengan seksama konsekuensi organisasi dari memodifikasi
atau tidak.

Tabel

Waktu Sistem Platform Deskripsi

1960 manajemen dan Warisan mainframe Dengan fokus pada efisiensi,
pengendalian menggunakan perangkat sistem ini dirancang untuk
persediaan lunak generasi ketiga mengelola dan melacak
(mis., Cobol, Fortran) inventaris bahan baku dan
membimbing pengawas
pabrik pada pesanan
pembelian, peringatan, target,
menyediakan teknik dan opsi
pengisian, rekonsiliasi
inventaris, dan laporan
inventaris
1970 Perencanaan Warisan mainframe Dengan fokus pada penjualan
Kebutuhan Bahan menggunakan perangkat dan pemasaran, sistem ini
(MRP) lunak generasi ketiga dirancang untuk proses
(mis., Cobol, Fortran) penjadwalan jobshop. MRP
menghasilkan jadwal untuk
perencanaan produksi,
kontrol operasi, dan.
manajemen persediaan
1980 Perencanaan Warisan mainframe Dengan fokus pada strategi
 Kebutuhan menggunakan perangkat manufaktur dan kontrol
Manufaktur (MRP II) lunak basis data generasi kualitas, sistem ini dirancang
keempat dan aplikasi untuk membantu manajer
manufaktur produksi dalam merancang
proses rantai pasokan
produksi - mulai dari
perencanaan produk,
pembelian suku cadang,
kontrol inventaris, dan
manajemen biaya overhead
hingga distribusi produk.
1990 Perencanaan Sumber Mainframe atau client- Dengan fokus pada integrasi
Daya Perusahaan server menggunakan aplikasi dan layanan
(ERP) perangkat lunak basis data pelanggan, sistem ini
generasi keempat dan dirancang untuk
aplikasi paket perangkat meningkatkan kinerja proses
lunak untuk mendukung bisnis internal di seluruh
sebagian besar fungsi rantai nilai organisasi.
organisasi Mereka mengintegrasikan
kedua kegiatan bisnis utama
seperti perencanaan produk,
pembelian, kontrol logistik,
distribusi, pemenuhan, dan
penjualan; selain itu, mereka
mengintegrasikan kegiatan
sekunder atau mendukung
seperti pemasaran, keuangan,
akuntansi, dan sumber daya
manusia.
2000 Extended ERP atau Client-server Dengan fokus pada
ERP II menggunakan platform kelincahan dan lingkungan
Web, open source dan global customercentric,
terintegrasi dengan sistem ini memperluas ERP
aplikasi generasi kelima generasi pertama ke dalam
seperti SCM, CRM, SFA. sistem antar organisasi yang
Juga tersedia di siap untuk operasi e-bisnis.
lingkungan Perangkat Mereka menyediakan di
Lunak sebagai Layanan mana saja kapan saja akses
(SaaS) ke sumber daya organisasi
dan mitra mereka; selain itu,
mereka berintegrasi dengan
 modul bisnis eksternal yang
lebih baru seperti manajemen
rantai pasokan, manajemen
hubungan pelanggan, otomasi
tenaga penjualan (SFA),
perencanaan dan penjadwalan
lanjutan (APS), dll.

memodifikasi perangkat lunak ERP agar sesuai dengan proses bisnis organisasi mereka.11 Tidak,
tidak keputusan yang mudah. Keputusan yang salah dapat menjatuhkan seluruh organisasi,
sedangkan keputusan yang tepat dapat menuai manfaat besar. Kami nantinya akan membahas
beberapa contoh penerapan ERP (mis., Hershey Foods, Microsoft, dan Cisco Systems) yang akan
menyoroti konsekuensi dari keputusan manajemen awal pada organisasi mereka. Baik
pemahaman tentang teknologi ERP dan proses implementasi dapat secara signifikan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis organisasi.

KOMPONEN SISTEM ERP

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1 -5, sistem ERP, seperti yang dimiliki sistem informasi
komponen serupa seperti perangkat keras, perangkat lunak, basis data, informasi, proses, dan
orang-orang. Komponen-komponen ini bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi yang
ditingkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses bisnis mereka.

Sistem ERP tergantung pada perangkat keras (mis., Server dan periferal), perangkat lunak (mis.,
sistem operasi dan basis data), informasi (mis., data organisasi dari internal dan sumber daya
eksternal), proses (mis., proses bisnis, prosedur, dan kebijakan), dan orang-orang (mis.,
pengguna akhir dan staf TI) untuk melakukan fase input, proses, dan output dari suatu sistem.
Tujuan dasar ERP, seperti sistem informasi lainnya, adalah untuk melayani organisasi dengan
mengubah data menjadi informasi yang berguna untuk semua pemangku kepentingan organisasi.

Komponen utama untuk implementasi ERP adalah perangkat keras, perangkat lunak, basis data,
proses, dan orang-orang. Komponen-komponen ini harus bekerja bersama dengan lancar agar
implementasi dapat berhasil. Tim implementasi harus hati-hati mengevaluasi setiap komponen
dalam kaitannya dengan yang lain saat mengembangkan rencana implementasi. Perangkat keras,
perangkat lunak, dan data memainkan peran penting dalam implementasi sistem ERP. Kegagalan
sering disebabkan oleh kurangnya perhatian pada proses bisnis dan komponen orang.
Keterlibatan orang dan integrasi proses perlu diatasi tahap paling awal dalam rencana
implementasi. Staf harus diizinkan memainkan peran kunci dalam proyek sejak awal. Seperti
yang ditunjukkan pada Gambar 1-6, masing-masing komponen harus berlapis tepat dan setiap
lapisan harus mendukung efisiensi lapisan lainnya. Pendekatan berlapis juga menyediakan
kemampuan untuk mengubah lapisan tanpa secara signifikan mempengaruhi lapisan lainnya. Ini
dapat membantu organisasi menurunkan pemeliharaan jangka panjang dari aplikasi ERP.
ARSITEKTUR ERP

Arsitektur implementasi ERP mempengaruhi biaya, pemeliharaan, dan penggunaan sistem.

Arsitektur fleksibel adalah yang terbaik karena memungkinkan untuk skalabilitas sebagai
kebutuhan organisasi berubah dan tumbuh. Arsitektur sistem adalah cetak biru dari sistem ERP
aktual dan mengubah strategi implementasi ERP tingkat tinggi menjadi arus informasi dengan
hubungan timbal balik dalam organisasi. Arsitektur ERP membantu tim implementasi
membangun sistem ERP untuk suatu organisasi. Peran sistem arsitektur mirip dengan arsitektur
rumah, yang mengambil visi pemilik rumah dengan komponen sistem yang mirip dengan kabel,
pipa ledeng, dan perabot dari sebuah rumah.

Proses merancang arsitektur sistem ERP sedikit berbeda dari yang lain Arsitektur IT. Sedangkan
arsitektur TI lainnya didorong oleh strategi organisasi dan proses bisnis, jika dibeli, arsitektur
ERP sering didorong oleh vendor ERP. Ini sering disebut sebagai arsitektur berbasis paket.
Alasan pembalikan ini adalah bahwa sebagian besar vendor ERP mengklaim memiliki praktik
terbaik dari bisnis industri mereka proses ditangkap dalam logika sistem mereka. Argumen ini
telah terbukti sangat ampuh dalam meyakinkan organisasi untuk menghabiskan jutaan dolar
untuk paket ERP. Untuk memanfaatkan investasi ini dan memaksimalkan laba atas investasi,
implementasi ERP didorong oleh persyaratan yang terkandung dalam paket. Arsitekturnya harus
Oleh karena itu dipahami setelah pemilihan perangkat lunak ERP, sedangkan arsitektur dipahami
sebelum membeli atau mengembangkan perangkat lunak dalam implementasi TI lainnya.

Paket ERP dapat memiliki hasil implementasi yang sangat berbeda dari satu organisasi ke yang
lain. Dalam arsitektur universitas besar, sistem ERP bisa sangat kompleks, dan harus dirancang
dan diuji secara menyeluruh sebelum mengimplementasikannya dalam organisasi (Gambar 1 -7).
Arsitektur mengatur panggung untuk modifikasi atau penyesuaian untuk mendukung kebijakan
dan prosedur organisasi, konversi data, pemeliharaan sistem, peningkatan, pencadangan,
keamanan, akses, dan kontrol. Banyak organisasi sering membuat kesalahan dengan
mengabaikan sistem tahap arsitektur dan melompat langsung ke implementasi ERP karena
mereka telah merencanakan implementasi "vanilla" atau "sebagaimana adanya". Ini bisa menjadi
bencana karena organisasi tidak akan dipersiapkan untuk pemeliharaan dan pemeliharaan jangka
panjang sistem.

Dua jenis arsitektur untuk sistem ERP adalah logis (lihat Gambar 1-8) dan fisik atau berjenjang
(lihat Gambar 1 -9). Arsitektur logis, ditunjukkan pada Gambar 1-8, berfokus pada mendukung
kebutuhan pengguna akhir, sedangkan arsitektur fisik berfokus pada efisiensi sistem. Arsitektur
logis menyediakan skema basis data entitas dan hubungan pada tingkat terendah, diikuti oleh
proses bisnis inti dan logika bisnis ditangani oleh sistem di tingkat kedua. Tingkat ketiga
memberikan detail pada aplikasi yang mendukung berbagai fungsi bisnis yang terintegrasi dalam
sistem ERP. Pengguna akhir tidak pernah melihat tingkat pertama dan kedua karena mereka
berinteraksi terutama dengan tingkat aplikasi antarmuka klien-pengguna yang memberikan
mereka akses ke aplikasi fungsional.
BISNIS DAN ERP

Sejak akhir 1990-an, e-Business dan ERP telah muncul sebagai teknologi pelengkap (lihat
Gambar 1 -1 0) daripada teknologi pesaing yang diprediksi sebelumnya. Ada dua alasan untuk
ini:

1. Fokus teknologi eBusiness adalah menghubungkan perusahaan dengan mitra eksternal dan
pemangku kepentingan, sedangkan fokus ERP adalah mengintegrasikan silo fungsional dari
suatu organisasi menjadi aplikasi perusahaan. Teknologi eBusiness yang dimiliki muncul sebagai
sukses selama dekade (mis., bisnis-ke-konsumen dan bisnis-ke-bisnis) umumnya berfokus pada
pertumbuhan pasar dengan menjual produk dan layanan kepada konsumen dan pasar baru. Di sisi
lain, teknologi ERP telah berhasil dalam mengintegrasikan proses bisnis di seluruh spektrum
fungsional organisasi dan dalam menyediakan gudang pusat semua data perusahaan, informasi,
dan pengetahuan, dengan demikian meningkatkan efisiensi organisasi dan produktivitas pekerja.

2. e-Business adalah teknologi yang mengganggu, sedangkan ERP adalah teknologi adaptif.
eBusiness secara praktis mengubah cara bisnis beroperasi dalam hal pembelian dan penjualan,
layanan pelanggan, dan hubungannya dengan pemasok. Ini menyebabkan banyak gangguan
dalam strategi organisasi, struktur, kekuasaan, dan sejenisnya. ERP telah muncul sebagai adaptor
dengan menggabungkan upaya pengolahan data awal dan integrasi dalam ukuran besar
perusahaan. Telah sangat sukses dalam menyelaraskan dan mengintegrasikan akuntansi,
keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi manufaktur dengan menyelaraskan proses bisnis
dengan logika pemrosesan informasi, dan dalam mentransformasikan organisasi-organisasi ini
dari struktur hierarkis murni menjadi matriks dan struktur organisasi hibrid atau fleksibel
lainnya. Jadi, meskipun eBusiness menyebabkan banyak gangguan dalam bisnis, ERP membantu
ini bisnis bertahan dengan memungkinkan mereka beradaptasi dengan cepat terhadap gangguan
ini.

Seperti yang dapat Anda lihat, kedua alasan ini menunjukkan mengapa kedua teknologi ini telah
berhasil sepenuhnya disatukan dalam organisasi selama dekade terakhir, sehingga menyangkal
klaim sebelumnya. yang satu akan menggantikan yang lain. Bahkan dalam aplikasi Intranet,
fungsinya adalah salah satunya Hanya aplikasi ERP, dan dikirimkan melalui protokol berbasis
Internet.

MANFAAT DAN BATASAN ERP

Sistem ERP memerlukan investasi besar dari suatu organisasi dalam hal biaya, waktu, dan orang-
orang. Investasi ini dapat mencapai jutaan dolar selama beberapa tahun dan melibatkan ratusan
orang dari organisasi. Tidak ada organisasi yang mau menginvestasikan sejumlah besar sumber
daya kecuali manfaatnya lebih besar daripada biayanya. Manfaat dan keterbatasan ERP dapat
dilihat dari sudut pandang sistem dan bisnis; sama, seperti proyek TI lainnya, pengembaliannya
bisa berwujud dan tidak berwujud, juga jangka pendek dan jangka panjang. Manajemen dalam
organisasi yang mengimplementasikan Sistem ERP harus memperhitungkan manfaat dan
keterbatasan sistem ini dari semua sudut pandang dan fokus pada gambaran besar untuk
membenarkan investasi besar dalam sistem ini kepada pemangku kepentingan. Komitmen yang
kuat dari manajemen sangat penting untuk keberhasilan ERP sistem. Komitmen ini tidak akan
diinternalisasi kecuali jika dilakukan analisis manfaat dan pembatasan yang menyeluruh.

Manfaat dan keterbatasan sistem dari sistem ERP adalah:

• Integrasi data dan aplikasi di seluruh area fungsional organisasi (mis., data dapat dimasukkan
satu kali dan digunakan oleh semua aplikasi di organisasi meningkatkan akurasi dan kualitas
data).

• Pemeliharaan dan dukungan sistem meningkat ketika staf TI terpusat dan dilatih untuk
mendukung kebutuhan pengguna di seluruh organisasi.

• Konsistensi antarmuka pengguna di berbagai aplikasi berarti lebih sedikit karyawan pelatihan,
produktivitas yang lebih baik, dan pergerakan pekerjaan lintas fungsi.

• Keamanan data dan aplikasi ditingkatkan karena kontrol yang lebih baik dan pemusatan
perangkat keras, perangkat lunak, dan fasilitas jaringan.

• Kompleksitas menginstal, mengkonfigurasi, dan memelihara sistem meningkat, sehingga

membutuhkan staf IT khusus, perangkat keras, jaringan, dan sumber daya perangkat lunak.

• Konsolidasi perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia TI bisa rumit dan sulit
untuk dicapai.

• Konversi dan transformasi data dari sistem lama ke sistem baru dapat dilakukan proses yang
sangat membosankan dan kompleks.

• Pelatihan ulang staf dan personel TI ke sistem ERP yang baru dapat menghasilkan resistensi
dan mengurangi produktivitas selama periode waktu tertentu.

Manfaat dan batasan bisnis dari sistem ERP adalah:

• Kelincahan organisasi dalam hal menanggapi perubahan dalam lingkungan untuk pertumbuhan
dan mempertahankan pangsa pasarnya di industri.

• Berbagi informasi lintas departemen fungsional berarti karyawan dapat berkolaborasi dengan
mudah satu sama lain dan bekerja dalam tim.

• Menghubungkan dan bertukar informasi secara real-time dengan mitra rantai pasokannya dapat
meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya produk dan layanan.

• Kualitas layanan pelanggan lebih baik dan lebih cepat karena arus informasi naik dan turun ke
hierarki organisasi dan di semua unit bisnis.
IMPLEMENTASI ERP MICROSOFT

Pertumbuhan pesat Microsoft di tahun 1 990-an tercipta masalah dukungan utama untuk staf TI,
yang merasa telah kehilangan kendali atas sistem yang mereka miliki dikelola. Masalah muncul
karena sejumlah aplikasi berlebihan yang dimiliki telah dikembangkan untuk mendukung operasi
perusahaan. Pada satu titik sebanyak 90% dari 20.000 program batch yang mengambil dan
mengirimkan data antar aplikasi adalah mubazir. Gim harus berupa arsitektur tunggal SAP
meningkatkan integrasi antara Microsoft unit bisnis dan pemasok serta cllstomernya. Microsoft
menghabiskan 10 bulan dan $ 25 juta mengganti 33 sistem yang ada di 26 situs dengan SAP.
Microsoft mengklaim telah menghemat $ 18 juta setiap tahun sebagai hasilnya dan Bill Gates
(pendiri PT Microsoft) kabarnya telah menyatakan sangat puas dengan perangkat lunak SAP, 5.6
Produksi utama manfaat sistem ERP adalah:

• Pengurangan siklus perencanaan (95%).

• Pengurangan waktu pengiriman (10-40%).

• Pengurangan waktu produksi (10-50%).

• Tingkat stok lebih rendah (10-25%).

• Pengurangan pengiriman terlambat (25-50%).

• Peningkatan produktivitas (2-5%)

 Efisiensi proses bisnis ditingkatkan karena rekayasa ulang proses bisnis fungsi organisasi.

 Pelatihan ulang semua karyawan dengan sistem baru dapat memakan biaya dan waktu
mengkonsumsi.

 Perubahan peran bisnis dan batas-batas departemen dapat menciptakan pergolakan dan
resistensi terhadap sistem baru.

 Pengurangan waktu siklus dalam rantai pasokan dari pengadaan bahan baku hingga
produksi, distribusi, pergudangan, dan koleksi (lihat contoh di kotak di atas)

IMPLEMENTASI ERP

Sistem ERP terus berubah dan berkembang untuk menyediakan organisasi dengan cara baru
dalam memandang proses bisnis dan pengambilan keputusan. Organisasi juga terus berubah
untuk menyesuaikan lingkungan mereka. Keduanya membutuhkan fleksibilitas untuk beradaptasi
satu sama lain untuk menjadi sukses. Implementasi sistem umumnya sangat kompleks, memakan
waktu, dan sumber daya intensif. Karena ukurannya dan dampaknya pada organisasi sistem ERP
hanya meningkatkan kompleksitas ini; Oleh karena itu, sebelum diimplementasikan ERP, suatu
organisasi harus merencanakan dan memahami siklus hidup sistem ini. Bagian ini akan
memberikan tinjauan singkat tentang proses implementasi ERP, yang juga merupakan fokus
utama buku ini. Oleh karena itu meletakkan dasar untuk sisanya bab; konsep yang diperkenalkan
di sini akan dibahas secara lebih rinci nanti.

SIKLUS HIDUP ERP

Memahami siklus hidup sistem ERP dan dampaknya pada organisasi saat ini sangat mendasar
untuk memenuhi investasi jangka panjang dalam sistem ERP. Seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 1 - 1 1, Implementasi E R P adalah implementasi waktu. Ini membutuhkan siklus yang
berkelanjutan rilis dan dukungan produk.

Kunci keberhasilan implementasi, oleh karena itu, adalah menggunakan metodologi yang telah
terbukti, untuk mengambil langkah demi langkah, dan untuk memulai dengan pemahaman
tentang siklus hidup ERP. Ketika implementasi sistem tidak memiliki metodologi yang jelas,
tenggat waktu akan kemungkinan terlewatkan, anggaran melebihi anggaran, dan fungsionalitas
tidak akan memenuhi kebutuhan klien dan Persyaratan. Implementasi sistem ERP sangat
berisiko, dan menggunakan proyek yang didefinisikan dengan baik rencana lain dengan
metodologi yang terbukti akan membantu dalam mengelola risiko tersebut.

Harus ada kebutuhan kuat yang dikomunikasikan dengan baik untuk membuat perubahan dari
yang ada sistem informasi / aplikasi ke sistem ERP sebelum memulai pengembangan ERP atau
implementasi. Juga harus ada tujuan bisnis yang jelas dan terdefinisi dengan baik ditulis dan
dikomunikasikan kepada organisasi. (Satu set tujuan sistem ERP yang baik akan ditinjau dalam
Bab 4.) Metodologi proyek perlu didokumentasikan, ditinjau, dan dipahami sepenuhnya oleh
semua orang yang terlibat dalam proyek begitu tujuan diuraikan.

Ada banyak metodologi yang didokumentasikan dan digunakan dalam implementasi sistem.
Gambar 1 -12 menunjukkan contoh metodologi implementasi ERP. Saat memilih satu, pastikan
itu kuat dan alamat semua komponen untuk seluruh proyek. Ini termasuk memulai proyek
melalui stabilisasi sistem. Jika mitra implementasi atau konsultan terlibat, pastikan untuk
meninjau metodologinya. Mitra pelaksana mungkin memiliki yang baik keahlian dalam bidang
fungsional, tetapi kriteria mereka yang paling penting adalah basis pengetahuan tentang
bagaimana merancang dan mengimplementasikan sistem dengan sukses.

STRATEGI IMPLEMENTASI ERP

Menerapkan sistem ERP bermasalah tanpa terlebih dahulu mempertimbangkan bisnis saat ini
proses dan perubahan pada proses tersebut berdasarkan fungsionalitas sistem baru. Jika proses
bisnis tidak dianalisis dan dibandingkan dengan apa yang dapat dilakukan oleh sistem baru
sangat mungkin implementasi akan membutuhkan modifikasi sistem yang signifikan setelah
implementasi. Dalam mengembangkan kasus bisnis untuk implementasi ERP kita harus
membuat keputusan tentang jumlah modifikasi yang dibuat untuk memenuhi persyaratan bisnis.
Sebuah implementasi dengan banyak modifikasi pada paket perangkat lunak RP RP, terkadang
disebut sebagai "cokelat" implementasi, dapat meningkatkan peluang keberhasilan dengan
pengguna karena paket telah disesuaikan berdasarkan kebutuhan pengguna; Namun, modifikasi
meningkatkan investasi dalam sistem dan memperkenalkan risiko implementasi yang lebih
tinggi.

Dalam sistem yang dibeli seperti ERP, memodifikasi sistem berarti setiap modifikasi harus
ditangani setiap kali sistem ditingkatkan. Ini seperti membayar modifikasi lagi dan lagi. Sebagian
besar sistem ERP yang dibeli saat ini dimodifikasi secara minimal (atau apa adanya) untuk
melindungi investasi dalam sistem. Ini kadang-kadang disebut "vanilla" pelaksanaan. Setiap
penjual E RP meningkatkan sistem mereka secara teratur, menambahkan fungsionalitas,
memperbaiki masalah, dan umumnya menjaga produk tetap mutakhir inovasi teknologi untuk
tetap kompetitif. Siklus hidup produk ditunjukkan dalam Gambar 1 - 1 3.

PERANGKAT LUNAK DAN PEMILIHAN VENDOR

Jumlah organisasi yang menggunakan Internet telah meningkat secara dramatis sejak tahun 2007
awal 1 990-an. Internet dan browser web telah menciptakan lingkungan yang memungkinkan
sistem informasi untuk keluar dari ruang belakang dan ke puncak meja di mana-mana. Sistem
informasi telah tumbuh dalam fungsionalitas dan ketersediaan. Mereka juga telah menjadi
semakin kompleks dan sulit untuk dikembangkan. Dari 1 960-an hingga awal 1 990-an banyak
organisasi yang sangat mampu mengembangkan aplikasi sistem informasi di rumah. Waktu
pengembangan tidak panjang dan sistem yang dikembangkan pasti tidak serumit itu. Sangat
berbeda hari ini. Sebagian besar organisasi tidak memiliki keterampilan dan keinginan untuk
menghabiskan waktu dan uang untuk mengembangkan sistem ERP "in-house". Untuk banyak
alasan yang diidentifikasi sebelumnya, lebih banyak organisasi yang saat ini memilih untuk
membeli ERP di pasar.

Itu yang terbaik untuk organisasi yang tidak memiliki pengalaman dalam mengembangkan ERP
sistem untuk membeli satu; Namun, hal itu memunculkan beberapa masalah yang seharusnya
ditangani. Meskipun mungkin tampak bahwa pemilihan vendor adalah yang paling penting
Masalahnya, kunci adalah budaya organisasi. Apakah organisasi siap untuk perubahan?
Organisasi perlu lebih banyak persiapan untuk perubahan dengan sistem yang dibeli. Pengaturan
harapan, mengembangkan organisasi buy-in, dan mengomunikasikan kebutuhan untuk
perubahan itu penting. Hari-hari "lama" mengubah sistem dalam departemen "silo" hilang.
Mengubah atau memodifikasi suatu sistem perlu ditangani dalam konteks seluruh organisasi.
Selain itu, sebagian besar organisasi yang bergerak dari rumah dikembangkan sistem ke yang
dibeli menemukan mereka harus mengatasi gagasan sistem "kepribadian" (i. e., memiliki t h e
syste m, fungsinya a l i t y, dan bagaimana saya t bekerja). Di rumah Sistem tingkat lanjut cocok
dengan organisasi dan proses bisnisnya sangat erat. Dengan sistem yang dibeli, masing-masing
dikembangkan dengan "kepribadian" sendiri dan membutuhkan penggunaan tambahan untuk itu.
Untuk memanfaatkan sistem ERP yang dibeli sepenuhnya membutuhkan waktu untuk terus
mempelajari caranya sistem dapat bekerja paling baik dalam organisasi.

Sistem ERP terdiri dari aplikasi yang kompatibel dan menghubungkan dan menghubungkan
aspek dari proses bisnis organisasi dan menawarkan penawaran kepada pelanggan dan pemasok
Liers. Data mengalir dengan bebas dan terintegrasi dalam "waktu nyata". Ketika suatu organisasi
menyadari bahwa sistem warisannya menjaga agar tidak melayani pelanggan dengan benar dan
efisien dan bahwa operasi mereka membutuhkan perbaikan proses, mereka sadar mereka harus
melakukannya pertimbangkan berinvestasi dalam sistem ERP. Pemilihan sistem ERP yang
dikembangkan oleh vendor adalah tantangan karena organisasi harus menemukan kedua sistem
yang paling banyak sesuai untuk kebutuhan operasional dan vendor untuk menjadi "mitra" untuk
cukup beberapa waktu.

Sebelum memilih vendor, organisasi harus hati-hati mengevaluasi saat ini dan kebutuhan masa
depan dalam sistem manajemen perusahaan. Penilaian kebutuhan ini bisa dimulai dengan sangat
hanya dengan melihat ukuran organisasi dalam hal jumlah karyawan yang akan mengakses
aplikasi ERP. Penilaian TI harus melihat industri itu organisasi menjadi milik dan area fungsional
yang akan didukung oleh aplikasi ERP. Selain itu harus meninjau perangkat keras, jaringan, dan
infrastruktur perangkat lunak, dan akhirnya sumber daya (mis., uang dan orang-orang yang
berkomitmen) tersedia untuk mengimplementasikan suatu tion. Kriteria yang dikembangkan dari
penilaian kebutuhan ini dapat membantu organisasi mempersempit vendor ke beberapa pilihan
(mis., t atau dua). Vendor ini harus diundang untuk mengajukan penawaran mereka untuk proyek
tersebut. Selama fase ini vendor harus diminta untuk menginstal aplikasi mereka (kotak pasir) di
IT perusahaan infrastruktur dan membuatnya tersedia bagi pengguna potensial untuk pengujian.

Sebagai tambahan, vendor perlu dievaluasi sebagai berikut:

• fungsi bisnis atau modul yang didukung oleh perangkat lunak mereka

• fitur dan kemampuan integrasi perangkat lunak

• kelayakan finansial dari vendor serta lamanya waktu mereka dalam bisnis

• kebijakan lisensi dan peningkatan

• layanan pelanggan dan dukungan help desk

• total biaya kepemilikan

• Persyaratan infrastruktur TI

• integrasi perangkat lunak pihak ketiga

• dukungan dan integrasi sistem warisan

• layanan konsultasi dan pelatihan

• tujuan dan rencana masa depan untuk jangka pendek dan panjang

Kriteria ini harus membantu mempersempit pemilihan vendor ERP yang terbaik cocok untuk
organisasi. Diskusi pembelian dan kontrak kemudian harus dimulai dengan vendor itu.

OPERASI DAN PASCA IMPLEMENTASI

Going live ("Go-live") adalah salah satu poin paling kritis dalam kesuksesan sebuah proyek.
Banyak waktu dan sumber daya telah dihabiskan untuk sampai ke titik ini. Dalam menilai proyek
ERP kesiapan untuk Go-live sangat penting untuk memfokuskan upaya tim untuk memastikan
tugas itu dan kegiatan selesai sebelum ditayangkan. Ini memungkinkan manajemen proyek untuk
mengatasinya masalah luar biasa yang dapat membahayakan tanggal Go-live. Ini melibatkan
kesiapan proses yang perlu memasukkan sebanyak mungkin anggota tim dan pengguna serta
manajer yang tepat mungkin karena ini membantu organisasi secara keseluruhan memahami
bahwa implementasinya sudah dekat dan perubahan akan terjadi. Selama proyek sepertinya
sistem tidak akan pernah diterapkan. Proses kesiapan yang efektif memungkinkan tim dan
organisasi tahu bahwa siaran langsung sudah dekat.

Banyak implementasi ERP telah berubah menjadi upaya bencana selama atau setelah panggung
Go-live. Misalnya, karpet FoxMeyer D benar-benar runtuh selama stabilisasi tahap, setelah
implementasi SAP, pada akhir 1 990-an dan mengajukan gugatan $ 500 juta terhadap SAP / R3.
Sebagian besar keberhasilan implementasi, untuk selanjutnya, adalah dalam stabilisasi dan
proses dukungan pascaproduksi. Stabilisasi adalah waktu dari Go live hingga sekitar 90 hari
setelah, atau sampai jumlah masalah dan masalah telah berkurang. Sebuah respons yang efektif
terhadap masalah stabilisasi akan menentukan seberapa baik sistem diterima oleh pengguna akhir
dan manajemen. Lima bidang stabilisasi penting:

1. Pelatihan untuk pengguna akhir

2. Dukungan reaktif (mis., Help desk untuk pemecahan masalah)

3. Dukungan audit untuk memastikan kualitas data tidak terganggu oleh sistem baru

4. Perbaikan data untuk menyelesaikan migrasi data dan kesalahan yang diungkapkan oleh audit

5. Fitur dan fungsi baru untuk mendukung kebutuhan organisasi yang terus berkembang

Pemantauan yang terus-menerus dan berkesinambungan terhadap isu-isu implementasi akan

memberikan yang sesuai waktu untuk pindah ke fase dukungan pascaproduksi. Fase ini juga
membahas tumpukan masalah yang berkembang, mengevaluasi proses bisnis baru, dan
menyediakan lebih banyak pelatihan yang diperbarui, yang semuanya merupakan bagian dari
implementasi yang berkelanjutan

ORANG DAN ORGANISASI

MANAJEMEN PROYEK

Agar sistem ERP dapat dilaksanakan dengan sukses, manajemen proyek harus menyediakan
kepemimpinan yang kuat, rencana implementasi yang jelas dan dipahami, dan pemantauan ketat
terhadap anggaran. Manajemen proyek adalah lem yang menyatukan proyek. Manajemen proyek
juga harus mengikuti proses yang mengarah pada pengambilan keputusan yang sehat dan
menciptakan tingkat kepercayaan dan akuntabilitas yang tinggi dengan semua yang terlibat
dalam implementasi.

Gambar 1 - 1 4 menggambarkan keseimbangan mendasar dari manajemen proyek. Perubahan

apa pun untuk satu sisi segitiga akan memerlukan perubahan ke satu sisi atau lebih.

Peran manajer proyek adalah salah satu pekerjaan paling menarik namun berisiko dalam
implementasi. Seorang manajer proyek yang sukses harus digerakkan oleh proses dan memahami
nilai metodologi implementasi. Peran manajer proyek adalah yang paling tunggal peran penting
dalam implementasi sistem ERP. Untuk menjadi sukses, seseorang harus siap untuk bekerja
berjam-jam di lingkungan yang sangat sibuk. Komponen utama manajemen proyek adalah
memahami dan mengkomunikasikan Siklus hidup manajemen aplikasi sistem ERP. Sistem,
apakah dibeli atau "homegrown," memiliki siklus yang ditunjukkan (lihat Gambar 1 - 1 5). Salah
satu fondasi dalam sebuah implementasi adalah komunikasi dari fase siklus hidup proyek yang
berbeda untuk senior manajemen dan staf. Semua keputusan yang dibuat selama fase
implementasi akan dimiliki efek (mis., biaya dan staf) pada fase manajemen aplikasi. Fase
manajemen aplikasi siklus hidup produk sejauh ini merupakan fase yang lebih mahal.

PERAN KONSULTAN

Banyak organisasi yang cukup canggih dalam menerapkan sistem, sedangkan yang lain hanya
melakukannya sekali atau dua kali setiap 10 hingga 15 tahun. Seperti yang dinyatakan
sebelumnya, implementasi sistem ERP berisiko tinggi. Sangat penting untuk menilai dan
memahami kapasitas organisasi untuk menerapkan sistem yang sedemikian kompleks. Biaya
kegagalan sangat besar, dan jumlah kegagalannya terlalu tinggi. Pengembangan rencana
implementasi yang kredibel, perkiraan anggaran, dan tenggat waktu sangat penting untuk
keberhasilan proyek.

Sebelum mencoba menerapkan sistem ERP utama, organisasi harus menilai kemampuan mereka
untuk menjadi sukses. Ada model yang ada untuk membantu organisasi memahami dan menilai
kemampuan itu: Model Kematangan Kemampuan. Model ini memiliki lima tingkat kemampuan
organisasi, dengan tingkat satu menjadi yang paling tidak mampu dan tingkat lima yang paling
mampu. Jika kriteria penilaian organisasi berada di ujung bawah model, organisasi harus melihat
dengan serius mempekerjakan perusahaan konsultan sebagai mitra implementasi untuk
membantu dan mungkin memimpin organisasi melalui implementasi.

Seperti yang dinyatakan, itu sering terjadi untuk organisasi tanpa banyak pengalaman
implementasi ERP untuk menggunakan mitra implementasi. Penggunaan konsultan dapat
meningkatkan biaya proyek, tetapi dalam banyak kasus tidak. Dalam kasus di mana organisasi
memiliki pengalaman, kebutuhan untuk konsultasi hanya harus dipertimbangkan untuk
mengatasi kesenjangan dalam keterampilan.

MANAJEMEN PERUBAHAN

Untuk implementasi sistem utama, peran manajemen perubahan sangat penting karena
mempersiapkan organisasi untuk perubahan bagaimana bisnisnya dilakukan. Dalam menerapkan
sistem baru apa pun, mengomunikasikan, menyiapkan, dan menetapkan harapan sama
pentingnya dengan melatih dan mendukung implementasi. Komunikasi ekspektasi yang efektif
akan mengurangi risiko dan memastikan bahwa sistem diterima setelah diterapkan. Manajemen
perubahan secara historis selalu dianggap penting, tetapi jarang didanai atau dikelola dengan
tepat. Sekarang ini sedang berubah dan ada kesadaran yang meningkat bahwa keberhasilan suatu
proyek adalah hasil dari proses manajemen perubahan yang terencana dan menyeluruh.
Penelitian telah menunjukkan bahwa banyak proyek gagal karena kurangnya komunikasi antara
staf teknis dan pelanggan, dan faktor yang satu ini sering disebut sebagai komponen yang
diabaikan dalam implementasi. Sangat penting untuk mengembangkan, memahami, dan
mengomunikasikan laba atas investasi, proses bisnis, dan kebutuhan akan perubahan. Jarang
terjadi kegagalan implementasi sistem ERP yang didasarkan pada perangkat keras atau lunak
yang tidak berfungsi dengan baik.

REKAYASA ULANG PROSES BISNIS

Sementara frase proses bisnis rekayasa ulang terlalu sering digunakan, sering terjadi bahwa
proses bisnis saat ini perlu diubah untuk menggunakan fungsionalitas sistem ERP sepenuhnya.
Yang terbaik adalah menjelaskan kepada klien dan pengguna bahwa proses perlu diubah,
disesuaikan, atau diadaptasi ketika sistem ERP diimplementasikan. Proses bisnis adalah
sekelompok kegiatan atau tugas yang dikoordinasikan untuk mencapai tujuan bisnis. Proses
bisnis dapat memesan persediaan atau mendesain produk baru untuk pasar. Sebagian besar
organisasi telah menetapkan kebijakan atau prosedur untuk proses bisnis. Misalnya, untuk
membeli perlengkapan kantor, asisten administrasi harus mengumpulkan permintaan pesanan
dari anggota departemen, mengkonsolidasikannya ke dalam satu pesanan, menemukan harga dari
manual vendor, mengisi formulir pemesanan pembelian, mendapatkan persetujuan ager, dan
segera . Proses bisnis untuk meminta persediaan tidak dapat bekerja dengan cara yang sama
setelah sistem ERP diinstal. Cara pengambilan keputusan tentang pemesanan persediaan juga
dapat berubah setelah pemasangan sistem; Oleh karena itu, suatu organisasi harus
mempersiapkan karyawannya, staf TI, pemasok, manajer, dan pihak lain yang terkena dampak
untuk kedatangan sistem baru.

MANAJEMEN GLOBAL, ETIKA DAN KEAMANAN

Antara tahun 1997 hingga 2007, industri TI telah mengalami globalisasi masif layanannya.
Outsourcing dan offshoring telah menjadi tema umum di semua industri dalam hal
pengembangan, pemeliharaan, dan dukungan TI. Sementara perusahaan besar telah melakukan
outsourcing selama beberapa tahun, perusahaan kecil dan menengah baru-baru ini mengandalkan
mitra outsourcing untuk sebagian besar dukungan TI mereka. Globalisasi telah memengaruhi
sistem ERP dalam banyak hal. Pertama, sebagian besar vendor ERP bersifat global. SAP, Oracle,
Microsoft, dan lainnya memiliki kantor pendukung dan tim pengembangan yang tersebar di
seluruh dunia. Kedua, konsultan implementasi ERP besar memiliki kantor dan staf global untuk
membantu klien dalam proyek implementasi ERP di seluruh dunia, dan beberapa konsultan
muncul dari negara-negara seperti India. Akhirnya, penyewaan perangkat lunak atau Software as
a Service (SaaS) adalah model yang muncul untuk outsourcing bagi banyak perusahaan yang
tidak ingin menginvestasikan sejumlah besar uang untuk implementasi ERP internal.

Etika dan keamanan adalah bidang lain yang telah menarik banyak perhatian. Telah ada
peningkatan luas dalam kejahatan kerah putih perusahaan seperti praktik-praktik akuntansi dan
pemasaran yang tidak bermoral, pelanggaran privasi, berbagi data tanpa izin, surat spam, virus,
pengintaian, phishing, dan pencurian identitas. Semua praktik tidak etis ini secara tidak langsung
berdampak pada sistem ERP karena sentralitasnya dalam organisasi dan integrasi langsung
dengan database. Manajemen kepatuhan karena peraturan seperti Undang-Undang Sarbanes-
Oxley (SOX) dan Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPPA)
adalah area pendukung perangkat lunak yang berkembang pesat, dan beberapa vendor ERP telah
mulai menyediakan modul perangkat lunak atau alat untuk mendukung manajemen kepatuhan.

Seiring dengan modul tambahan, organisasi menerapkan layanan keamanan untuk mengelola
akses dan kontrol dalam sistem ERP, dan mereka mengembangkan program kesadaran di seluruh
organisasi mereka untuk membantu staf dan manajemen memahami keseriusan pelanggaran
keamanan dalam ERP, Namun, keamanan sayangnya tetap menjadi renungan. Integrasi yang
mulus dari perangkat lunak ERP hanya meningkatkan risiko kedua peretas yang menerobos
keamanan perimeter dan orang dalam yang menyalahgunakan hak sistem untuk
menyalahgunakan aset melalui tindakan penipuan. Dunia ERP membutuhkan cara berpikir baru
tentang keamanan, yaitu tentang transaksi bisnis yang menimbulkan kerugian finansial dari
penipuan, penyalahgunaan, dan kesalahan berbasis sistem, dan bukan hanya bit dan byte dari lalu
lintas jaringan.

ERP VENDOR
VENDOR KUNCI
Persaingan di antara vendor ERP telah menjadi sengit, dan merger dan akuisisi telah menjadi tren
terbaru. Vendor ERP utama (mis., SAP, PeopleSoft, Oracle, Microsoft, dan saya kira)
kemungkinan akan mempertahankan 46 persen dari $ 26,7 yang diantisipasi miliar pasar aplikasi
ERP, yang diperkirakan mencapai $ 36 miliar pada tahun 2008. Banyak ion organisasi yang
berbelanja untuk suatu sistem akan memilih vendor yang pemimpinnya Industri, sedangkan yang
lain membutuhkan waktu untuk memeriksa produk dari vendor sebelum membuat keputusan.
Vendor ERP saat ini lebih rendah, bersama dengan singkat deskripsi. Industri ERP terus berubah
dan berevolusi karena semakin banyak semakin banyak bisnis yang mulai menggunakan solusi
paket untuk mendukung perusahaan mereka fungsi.

SAP

Didirikan pada tahun 1972, SAP adalah pemimpin yang diakui di antara vendor ERP, mengklaim
pangsa pasar terbesar saat ini. Solusinya adalah untuk semua jenis industri dan untuk setiap pasar
utama. SAP bermarkas di Walldorf, Jerman, dengan 12 juta pengguna, 88.700 instalasi, dan lebih
dari 1500 mitra. Ini mempekerjakan lebih dari 32.000 orang di lebih dari 50 negara. Produk-
produknya termasuk mySAP Business Suite, SAP NetWeaver, dan solusi untuk perusahaan kecil
dan menengah (mis., SAP Business One dan SAP All-in-One). (www.sap.com)

ORACLE/PEOPLESOFT

Teknologi Oracle dapat ditemukan di hampir setiap industri di seluruh dunia dan di dunia kantor
98 dari perusahaan Fortune 100. Oracle adalah perusahaan perangkat lunak pertama yang
mengembangkan dan menggunakan 100 persen perangkat lunak perusahaan yang mendukung
Internet di keseluruhannya lini produk, yang meliputi basis data, aplikasi bisnis, dan
pengembangan aplikasi dan alat pendukung keputusan. Oracle memberikan solusi dibagi dengan
kategori industri dan menjanjikan dukungan jangka panjang untuk cllstomer PeopleSoft, yang
diakuisisi di 2004. Mereka memiliki 40.000 profesional, yang bekerja di lebih dari 100 negara di
Asia dunia. Tiga prinsip bisnis mereka adalah: Sederhanakan, Standarisasi, dan Otomatiskan.
Peramal berkantor pusat di Redwood Shores, California. (www.oracle.com)

INFOR

Infor adalah penyedia perangkat lunak perusahaan terbesar ketiga di dunia, dengan sekitar $ 2,1
miliar dalam pendapatan. Ini memberikan solusi perusahaan terintegrasi dalam rantai pasokan,
hubungan pelanggan dan manajemen pemasok, tenaga kerja, manajemen aset, siklus hidup
produk, kinerja operasional dan bisnis, dan banyak lagi. Berkantor pusat di Alpharetta, Georgia,
Infor adalah perusahaan perangkat lunak terbesar kesepuluh di dunia dengan 8,100+ karyawan,
70.000 pelanggan, dan kantor di 100 negara di seluruh dunia. (www.infoLcom / infor /)
MICROSOFT DYNAMICS

Sebelumnya Microsoft Business Solutions atau Great Plains, Microsoft Dynamics adalah solusi
manajemen bisnis komprehensif yang dibangun pada platform Microsoft. MD mengintegrasikan
keuangan, e-commerce, rantai pasokan, manufaktur, akuntansi proyek, layanan lapangan,
hubungan pelanggan, dan sumber daya manusia. Manfaat utama MD adalah bahwa pengguna di
seluruh organisasi Anda dapat menggunakan keterampilan dan produk yang sudah mereka
ketahui (mis., Peramban web, produk Sistem Microsoft Office, dan Microsoft SQL Server) untuk
mengakses dan mengkomunikasikan informasi yang dikelola dalam sistem. Selain itu, MD
mudah digunakan dan dikonfigurasikan. (www.microsoft.com/dynamics/)

LAWSON

Didirikan pada tahun 1975, Lawson menyediakan solusi perangkat lunak yang disesuaikan
dengan industri yang mencakup manajemen kinerja perusahaan, distribusi, tambahan keuangan,
sumber daya manusia, pengadaan, operasi ritel, dan optimalisasi proses layanan. Lawson
bermarkas di St. Paul, Minnesota, dan memiliki kantor dan afiliasi yang melayani Amerika Utara
dan Selatan, Eropa, Asia, Afrika, dan Australia. (www. lawson.com)

SSA GLOBAL

SSA Global mengakuisisi Baan pada tahun 2004 dan menggandakan ukuran perusahaan secara
global. Mereka mengaku untuk menawarkan solusi yang mencapai tujuan spesifik dalam jangka
waktu yang lebih pendek dan lebih banyak efisien dengan waktu. SSA G lobal berkantor pusat di
Chicago, I linois, dengan kantor di mana-mana Dunia. (www.ssagt.com)

EPICOR

Epicor berfokus pada solusi perangkat lunak perusahaan untuk perusahaan kelas menengah di
sekitarnya dunia. Perusahaan mengklaim memiliki solusi untuk berbagai kebutuhan, baik
pelanggan sedang mencari solusi perangkat lunak perusahaan end-to-end lengkap atau aplikasi
tertentu. Saya memberikan solusi untuk sejumlah industri tertentu, termasuk nirlaba, distribusi,
pembuatan, dan keramahtamahan. Epicor bermarkas di Irvine, California. (www. epicor.com)
Pasar ERP telah matang ke titik di mana persaingan yang semakin tinggi telah membawa
penjualan menurun. Akibatnya, vendor ERP berkomitmen untuk menggabungkan fungsi baru
(mis., arsitektur berbasis layanan CRM dan web) untuk memberikan nilai lebih kepada
pelanggan mereka.

SOFTWARE PERKEMBANGAN DAN TREN

Pada pertengahan 1990-an, selama booming Internet dan dot-com, banyak pakar TI meramalkan
malapetaka sistem ERP karena organisasi virtual, atau e-Bisnis, akan menghilangkan kebutuhan
akan ERP. Fokus ERP selalu pada manajemen rantai pasokan, dan organisasi beralih ke Internet
dan teknologi berbasis web untuk menyelesaikan tugas ini. Namun, setelah terburu-buru awal
untuk perangkat lunak rantai pasokan berbasis Web, dengan vendor seperti Siebel, i2, Ariba, dan
Commerce One, penyedia solusi titik terbaik yang mendukung SCM untuk eBusiness, aplikasi
baru ini kehilangan kemilau. karena kurangnya kelengkapan aplikasi. Ketika perusahaan
eBusiness mulai tumbuh lebih besar dengan kebutuhan canggih di bidang SDM, akuntansi, dan
pergudangan, vendor non-ERP tidak dapat mendukung persyaratan mereka. Pada saat yang sama,
vendor ERP mulai memperluas fungsionalitasnya ke Internet dan eBusiness. Sebagai contoh,
SAP memperkenalkan mySAP.com dan PeopleS seringkali memperkenalkan klien dengan tiga
tingkat web untuk mengakses semua modul mereka melalui Internet. Selain itu, ada beberapa
integrator perangkat lunak pihak ketiga seperti Extricity dan Neon yang menghubungkan Internet
ke aplikasi ERP. Karena penurunan penjualan, vendor ERP memperluas fungsi mereka untuk
menambah nilai dan untuk mendukung kebutuhan organisasi baru dari manajemen kepatuhan,
dukungan pelanggan, rantai pasokan global, dan platform teknologi yang muncul seperti
perangkat lunak sumber terbuka dan Arsitektur Berorientasi Layanan (SOA) . Sumber terbuka
membahas masalah utama dalam hal ini. Vendor ERP sering mengajukan aplikasi yang dikemas
ke perusahaan kecil yang dapat mereka jalankan sebagaimana adanya, membutuhkan sedikit atau
tidak ada investasi TI. Ini adalah kesempatan yang logis dalam lingkungan dengan sumber daya
teknologi yang langka, tetapi sebagian besar perusahaan kecil ingin atau perlu menyesuaikan
aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis mereka, seperti halnya perusahaan besar.

Tren lain di antara vendor besar adalah perluasan pasar perangkat lunak mereka untuk usaha
kecil dan menengah. Kejenuhan permintaan dalam bisnis besar dan sifat menguntungkan dari
pasar bisnis kecil dan menengah telah menyebabkan vendor seperti SAP dan Oracle memasuki
pasar bisnis kecil, yang pada awalnya menjadi target Microsoft dan Epicor. Sebagai contoh,
Oracle Corp dan mitra pengembangannya NetLedger Inc. menyediakan suite perangkat lunak
yang di-host untuk usaha kecil dan menengah. NetSuite NetLedger memberikan tampilan portal
ke dalam rangkaian aplikasi yang ditujukan untuk perusahaan kecil. SAP juga meluncurkan
solusi CRM on-demand untuk pelanggan bisnis kecil.

Ke depan, implementasi SOA akan terus tumbuh sebagai faktor dalam keputusan pembelian ERP
karena vendor menggunakan pemasaran kreatif di sekitar strategi produk versus membeli apa
yang saat ini tersedia. Vendor melakukan penawaran dengan pesan bawah sadar: "Jika Anda
ingin tetap mengikuti arus menuju SOA, Anda harus berada di platform kami." Pergeseran lain
adalah menuju model pendapatan berulang dan variabel - dengan biaya pemeliharaan yang
mendorong pertumbuhan industri - perusahaan seperti Oracle menghasilkan sekitar 50 persen
dari pendapatan mereka dari pemeliharaan. Akhirnya, perubahan pendapatan utama lainnya
adalah ke arah perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) atau aplikasi yang di-host langganan.
Meskipun strategi ini menyebabkan penyesuaian sulit bagi vendor besar, mereka menyesuaikan
model penetapan harga mereka sehingga mereka bisa mendapatkan pendapatan lisensi tambahan
melalui tingkat penggunaan yang lebih tinggi.

IMPLIKASI UNTUK MANAJEMEN

Manajer yang menerapkan sistem ERP di perusahaan mereka harus mengingat hal-hal berikut:
Implementasi sistem ERP adalah aktivitas organisasi yang kompleks. Kesalahan akan terjadi
pada implementasi sistem ERP, dan ini biasanya tidak terjadi pada teknologi. Penting untuk
mengevaluasi dan belajar dari keberhasilan dan kegagalan. Seperti dijelaskan dalam contoh
dalam bab ini, perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan kadang-kadang sangat kecil.
Mengelola risiko adalah tentang menjaga fokus proyek dan komunikasi yang jelas di seluruh
organisasi. Misalnya, ComAir memiliki masalah besar dengan merger mereka dengan maskapai
Delta karena mereka tidak meningkatkan pelanggan lama dan sistem keuangan mereka.
Penggantian sistem lama dengan sistem ERP yang baru berisiko sangat tinggi, tetapi ketika
Comair mengetahui kemudian bahwa biaya untuk tidak mengganti sistem yang menua bisa lebih
besar. pelajaran yang bisa dipetik di sini adalah bahwa mengelola upaya berisiko sangat penting
bagi pertumbuhan dan kesuksesan bisnis. Sistem TI sangat penting untuk bisnis sehari-hari
perusahaan. sudah jelas memahami masalah yang mereka hadapi, keputusan mereka untuk
bermigrasi ke sistem baru akan menyelamatkan layanan pelanggan perusahaan dan masalah
keuangan. Dalam kasus UMass Amherst, tidak sepenuhnya menguji sistem di bawah beban berat
menciptakan banyak kebingungan di kampus.

Implementasi sistem ERP membutuhkan pengawasan manajemen proyek yang kuat. Proyek
implementasi ERP harus terus dievaluasi untuk status proyek, efektivitas, dan risiko bagi
organisasi. Implementasi ERP besar sering membutuhkan penilaian eksternal yang dilakukan
setiap triwulan untuk membantu mengidentifikasi dan mengatasi bidang risiko proyek dan
meminimalkan kegagalan. Gaya dan struktur manajemen yang lebih tua tidak seefektif dalam
organisasi saat ini. Gaya manajemen saat ini harus kolaboratif, kreatif, dan fleksibel. Manajer
harus terampil dalam mengembangkan model bisnis yang dapat sepenuhnya memanfaatkan
kemampuan ERP. Manajer yang berhasil perlu memiliki keterampilan baik dalam fasilitasi dan
komunikasi dan dalam mengelola perubahan organisasi.

Sistem ERP memberikan fungsionalitas yang ditingkatkan dan ditambahkan untuk suatu
organisasi. Sistem ERP menciptakan keuntungan dengan memotong biaya secara strategis,
meningkatkan margin laba, dan menumbuhkan perusahaan. Proses dan data bisnis terintegrasi
juga menyediakan pelaporan strategis yang lebih baik untuk perencanaan dan pengambilan
keputusan. Pemanfaatan Web menciptakan akses ke audiens dan pelanggan baru. Manajemen
harus mengembangkan dan mengomunikasikan visi bisnis strategis jangka panjang untuk
menentukan bagaimana sistem ERP akan mengubah atau meningkatkan bisnis. Akan sulit, jika
bukan tidak mungkin, untuk membawa perubahan ke suatu organisasi tanpa melihat organisasi
secara holistik.
Sistem ERP diatur untuk berkembang biak secara global. Akan globalisasi perdagangan dan
Internet membawa dunia lebih dekat, memahami bagaimana sistem ini bekerja dan dampaknya
pada organisasi diperlukan. Setiap bagian dari organisasi akan terlibat atau dipengaruhi oleh
sistem ERP, baik staf teknis, analis fungsional, atau pengguna akhir. Organisasi kecil hingga
menengah menyadari perlunya satu sistem terintegrasi untuk beradaptasi dengan perubahan
lingkungan dan kebutuhan di seluruh dunia. Proliferasi implementasi sistem ERP berlanjut dan
akan berlanjut dengan langkah cepat. Sistem generasi baru hanya akan memanfaatkan apa yang
telah dicapai. Organisasi yang berhasil menerapkan sistem ERP tidak akan mundur ke sistem
yang tidak terintegrasi.

RINGKASAN

 Bab ini memberikan gambaran umum tentang sistem informasi, sistem ERP, dan sejarah
bagaimana mereka memulai, dari mana mereka berasal, dan mengapa mereka ada.
Komponen-komponen sistem ERP dan kompleksitas yang terlibat dalam penerapan dan
dukungan sistem juga dibahas. Sedangkan risiko untuk menerapkan ERP lebih besar,
imbalannya sangat tinggi untuk organisasi.

 Integrasi data membantu organisasi untuk lebih memenuhi tuntutan dunia bisnis yang cepat
dan dinamis. Seperti dibahas dalam contoh, keberhasilan atau kegagalan bergantung pada
perangkat lunak dan implementasinya, organisasi, dan perencanaan. Manajemen harus
terlibat dan mendukung implementasi ERP, sedangkan manajemen proyek dan manajemen
perubahan adalah kunci keberhasilan implementasi.

 Sistem informasi telah berubah karena teknologi informasi telah berubah. Model sistem telah
berpindah dari sentralisasi ke desentralisasi, dan akhirnya ke keadaan saat ini. Sebagai model
telah berubah, demikian juga kebutuhan organisasi. Ketersediaan sistem ERP menyediakan
data terintegrasi dan proses bisnis, sehingga menciptakan peluang bagi organisasi untuk
berkembang dan berubah seiring perubahan bisnis mereka.

 Komponen ERP terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, informasi, proses, dan orang-
orang untuk melakukan fase dasar dari suatu sistem informasi: input, proses, dan output.

 Arsitektur sistem ERP adalah cetak biru dari sistem ERP yang sebenarnya. Ada dua jenis
arsitektur: fisik dan logis. Arsitektur logis berfungsi untuk membantu dalam
mengimplementasikan visi organisasi dan proses bisnis. Arsitektur fisik menyoroti
bagaimana data, logika aplikasi, dan presentasi diintegrasikan dan diinstal di lingkungan TI.

 Manfaat dan keterbatasan sistem ERP dibahas dalam Tabel 1-2.

 Manfaat dan batasan bisnis sistem ERP dibahas pada Tabel 1-3.

 Ada beberapa vendor ERP yang bersaing untuk bisnis organisasi saat ini. Vendor saat ini
termasuk SAP, Oracle / PeopleSoft, Infor, SSA Global, Microsoft Dynamics, dan Epicor.

 Sebelum membeli sistem ERP yang dikembangkan oleh vendor, organisasi harus
mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan dan visinya di masa depan. Pemilihan
sistem harus didasarkan pada kebutuhan ini dan seberapa baik vendor memenuhi kebutuhan
tersebut sekarang atau di masa depan.

 Ada banyak kisah sukses implementasi sistem ERP, tetapi yang mencapai berita sering kali
adalah yang gagal. Sangat penting untuk belajar dari keduanya. Keberhasilan atau kegagalan
kadang-kadang didasarkan pada sesuatu yang sangat kecil.

 Agar berhasil dalam mengimplementasikan sistem ERP, organisasi dan manajemennya harus
memahami proses implementasi dengan jelas. Kunci untuk ini adalah penerapan siklus hidup
dan metodologi ERP selama implementasi. Sebuah metodologi menghasilkan proses untuk
sampai pada keputusan yang matang