Summary Chapter 1 An Introduction to Integrated Enterprise Information Systems

What are Integrated Enterprise Information Systems?

 Perusahaan: Sebuah bisnis, usaha yang tekun, terutama yang diarahkan untuk
menghasilkan uang.
 Sistem Informasi: Satu set saluran yang saling berhubungan untuk
mengkomunikasikan pengetahuan tentang peristiwa atau situasi tertentu.
 Terintegrasi: Bergabung bersama, bersatu, dibuat menjadi keseluruhan dengan
membawa semua bagian bersama-sama.
Aren’t all enterprise systems integrated? TIDAK! Kenapa tidak?
Ketika perusahaan tumbuh, mereka biasanya terbagi berdasarkan area fungsional dimana
setiap area fungsional biasanya memiliki sistem sendiri bahkan dalam area fungsional,
perusahaan sering mengembangkan sistem yang berbeda untuk kebutuhan informasi yang
berbeda. Jika ada sistem tidak memiliki fungsi, sistem tambahan dibangun untuk memenuhi
kebutuhan baru.
Common Integration Attempts
Setiap perusahaan memiliki area fungsional yang memiliki sistemnya sendiri dan minta
mereka untuk menyerahkan hasil akhir dalam format standar yang dapat digabungkan dengan
hasil dari area lain, dan integrasikan jenis sistem yang serupa.
Breaking Down Stovepipes by Re-engineering Business Processes
1. Reengineering Kerja: Jangan otomatis, melenyapkan.
2. Reengineering Sistem Akuntansi
Business Process Reengineering adalah analisis dan desain ulang dari workflow di dalam
dan antar perusahaan
(+)Memotong biaya dan meningkatkan fungsionalitas (menghilangkan tahapan kerja yang
tidak penting, penggunaan IT dalam sistem kerja).
(+)Mengidentifikasi waste / masalah / inefisiensi (BPR membantu menunjukan proses, item,
dan orang yang tidak efisien).
(-)Menurunkan moral pekerja (ada beberapa pekerja yang mungkin menentang BPR atau
kelebihan tanggung jawab karena tugas dan standar yang baru)
(-)Membutuhkan investasi (BPR membutuhkan investasi yang terkadang tidak murah, seperti
untuk penerapan software baru dan training).
Case Study 1 “Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate”
 Meskipun satu dekade atau lebih restrukturisasi dan perampingan, banyak perusahaan
AS masih belum siap untuk beroperasi pada 1990-an. Dalam waktu teknologi berubah
dengan cepat dan siklus hidup produk yang semakin pendek, pengembangan produk sering
berlangsung pada kecepatan glasial. Reengineering tidak dapat direncanakan dengan teliti
dan dicapai dalam langkah-langkah kecil dan hati-hati. Ini adalah proposisi semua atau tidak
sama sekali dengan hasil yang tidak pasti.
Namun, sebagian besar perusahaan tidak memiliki pilihan selain mengumpulkan
keberanian untuk melakukannya. Bagi banyak orang, reengineering adalah satu-satunya
harapan untuk melepaskan diri dari proses kuno yang mengancam untuk menyeret mereka ke
bawah. Untungnya, para manajer bukannya tanpa bantuan. Bisnis yang cukup telah berhasil
merekayasa ulang proses mereka untuk memberikan beberapa aturan praktis bagi orang lain.

What Ford and MBL Did

Pesaing Jepang dan usaha wirausaha muda membuktikan setiap hari bahwa tingkat kinerja
proses yang jauh lebih baik adalah mungkin. Mereka mengembangkan produk dua kali lebih
cepat, memanfaatkan aset delapan kali lebih produktif, merespons pelanggan sepuluh kali
lebih cepat. Beberapa perusahaan besar dan mapan juga menunjukkan apa yang bisa
dilakukan. Bisnis seperti Ford Motor Company dan Mutual Benefit Life Insurance telah
merekayasa ulang proses mereka dan mencapai kepemimpinan kompetitif sebagai hasilnya.
The Essence of Reengineering
Inti dari reengineering adalah gagasan pemikiran diskontinyu — mengakui dan
melepaskan diri dari aturan usang dan asumsi mendasar yang mendasari operasi. Kecuali kita
mengubah aturan ini, kita hanya mengatur ulang kursi dek di Titanic. Kami tidak dapat
mencapai terobosan dalam kinerja dengan memotong lemak atau mengotomatisasi proses
yang ada.

Setiap bisnis penuh dengan aturan implisit yang tersisa dari dekade sebelumnya.
"Pelanggan tidak memperbaiki peralatan mereka sendiri." "Gudang lokal diperlukan untuk
layanan yang baik." "Keputusan pemasaran dibuat di kantor pusat." Aturan desain kerja ini
didasarkan pada asumsi tentang teknologi, orang, dan tujuan organisasi yang tidak lagi
memegang.
Why Did We Design Inefficient Processes? In a way, we didn’t. Many of our procedures
were not designed at all; they just happened. The company founder one day recognized
that he didn’t have time to handle a chore, so he delegated it to Smith.
Minta mereka yang menggunakan output dari proses melakukan proses. Dalam upaya
untuk memanfaatkan keunggulan spesialisasi dan skala, banyak organisasi membentuk
departemen khusus untuk menangani proses khusus. Setiap departemen hanya melakukan
satu jenis pekerjaan dan merupakan "pelanggan" dari proses kelompok lain. Akuntansi tidak
hanya akuntansi. Jika perlu pensil baru, ia pergi ke departemen pembelian, kelompok yang
secara khusus dilengkapi dengan informasi dan keahlian untuk melakukan peran itu.
Sekarang data dan keahlian berbasis komputer lebih siap tersedia, departemen, unit, dan
individu dapat berbuat lebih banyak untuk diri mereka sendiri. Peluang ada untuk merekayasa
ulang proses sehingga individu yang membutuhkan hasil dari sebuah proses dapat
melakukannya sendiri.

Think Big
Reengineering memicu banyak perubahan, tidak hanya dari proses bisnis itu sendiri.
Desain pekerjaan, struktur organisasi, sistem manajemen — apa pun yang terkait dengan
proses — harus direformasi secara terpadu. Dengan kata lain, reengineering adalah upaya
luar biasa yang mengamanatkan perubahan di banyak bidang organisasi.
Ketika Ford merekayasa ulang hutangnya, menerima pegawai di dermaga harus
belajar menggunakan terminal komputer untuk memeriksa pengiriman, dan mereka harus
membuat keputusan tentang apakah akan menerima barang. Perubahan di Mutual Benefit
Life juga tersebar luas. Skema peringkat pekerjaan perusahaan tidak dapat mengakomodasi
posisi manajer kasus, yang memiliki banyak tanggung jawab tetapi tidak ada laporan
langsung. MBL harus menyusun skema pekerjaan-peringkat baru dan kebijakan kompensasi.
Luasnya perubahan ini menunjukkan satu faktor yang diperlukan untuk reengineering
agar berhasil: kepemimpinan eksekutif dengan visi nyata. Tidak seorang pun di dalam sebuah
organisasi menginginkan reengineering. Ini membingungkan dan mengganggu dan
mempengaruhi semua orang yang sudah terbiasa. Hanya jika manajer tingkat atas mendukung
upaya tersebut dan bertahan lebih lama dari perusahaan yang sinis, orang akan melakukan
rekayasa ulang secara serius.
Case Study 2 “Putting the Enterprise into the Enterprise System”
Sistem perusahaan tampak seperti mimpi yang menjadi kenyataan. Paket-paket
perangkat lunak komersial ini menjanjikan integrasi tanpa batas dari semua informasi yang
mengalir melalui perusahaan: informasi keuangan dan akuntansi, informasi sumber daya
manusia, informasi rantai pasokan, informasi pelanggan. Bagi para manajer yang telah
berjuang, dengan biaya besar dan dengan frustrasi besar, dengan sistem informasi yang tidak
kompatibel dan praktik operasi yang tidak konsisten, janji solusi off-the-shelf untuk masalah
integrasi bisnis sangat menarik.
Sistem perusahaan memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan data yang
digunakan di seluruh organisasi. Daftar ini menunjukkan beberapa dari banyak fungsi yang
didukung oleh paket R / 3 SAP.
Keuangan: Piutang dan hutang piutang, akuntansi aset, manajemen kas dan peramalan,
akuntansi biaya-elemen dan biaya pusat, sistem informasi eksekutif, konsolidasi keuangan,
jurnal umum, akuntansi biaya produk, analisis profitabilitas, akuntansi laba pusat, dan biaya
standar dan periode terkait.
Sumber daya manusia: Akuntansi waktu sumber daya manusia, daftar gaji perencanaan
personil, dan biaya perjalanan.
Operasi dan Logistik: Manajemen persediaan, perencanaan kebutuhan material, manajemen
bahan, pemeliharaan tanaman, rencana produksi, manajemen proyek, membeli, manajemen
mutu, manajemen perutean, pengiriman, dan evaluasi vendor.
Penjualan dan pemasaran: manajemen pesanan, penetapan harga, manajemen penjualan,
dan perencanaan penjualan.

The Allure of Enterprise Systems

Untuk memahami daya tarik sistem perusahaan, serta potensi bahaya mereka, Anda harus
terlebih dahulu memahami masalah yang mereka rancang untuk dipecahkan: fragmentasi
informasi dalam organisasi bisnis besar. Setiap perusahaan besar mengumpulkan,
menghasilkan, dan menyimpan sejumlah besar data. Di sebagian besar perusahaan, data tidak
disimpan dalam satu repositori. Sebaliknya, informasi tersebar di lusinan atau bahkan ratusan
sistem komputer terpisah, masing-masing ditempatkan dalam fungsi individu, unit bisnis,
wilayah, pabrik, atau kantor.
Configuring an Enterprise System, mengkonfigurasi sistem perusahaan sebagian besar
adalah masalah membuat kompromi, menyeimbangkan cara Anda ingin bekerja dengan cara
sistem memungkinkan Anda bekerja.
Modul - Sebagian besar sistem perusahaan bersifat modular, memungkinkan perusahaan
untuk menerapkan sistem untuk beberapa fungsi tetapi tidak untuk yang lain. Beberapa
modul, seperti untuk keuangan dan akuntansi, diadopsi oleh hampir semua perusahaan yang
menginstal ES, sedangkan yang lain, seperti satu untuk manajemen sumber daya manusia,
diadopsi oleh hanya beberapa perusahaan.

Tabel konfigurasi. Tabel konfigurasi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan aspek

tertentu dari sistem dengan cara yang dipilihnya untuk melakukan bisnis. Sebuah organisasi
dapat memilih, misalnya, jenis akuntansi persediaan — FIFO atau LIFO — yang akan
digunakan atau apakah ingin mengenali pendapatan produk berdasarkan unit geografis, lini
produk, atau saluran distribusi.

The Impact on an Organization, sistem perusahaan memiliki dampak langsung, dan sering
paradoks, pada organisasi dan budaya perusahaan. Di satu sisi, dengan menyediakan akses
universal, waktu nyata ke data operasi dan keuangan, sistem ini memungkinkan perusahaan
untuk merampingkan struktur manajemen mereka, menciptakan organisasi yang lebih datar,
lebih fleksibel, dan lebih demokratis.

The Role of Management

Setiap perusahaan yang memasang ES berjuang dengan biaya dan kerumitannya. Tetapi
perusahaan-perusahaan yang memiliki masalah terbesar, jenis masalah yang dapat
menyebabkan bencana langsung, adalah mereka yang memasang ES tanpa memikirkan
implikasi bisnisnya secara penuh.