JAWABAN KASUS 1.

4
XEROX CORPORATION (A)

1. Ringkasan sistem pengendalian manajemen pada Xerox Corporation :

Mekanis penerapan SPM dapat digambarkan sebagai berikut :

a
Sistem Pengendalian Manajemen memerlukan mekanisme penerapan
sebagaimana gambar di atas :
a) Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan dan divisi yang
bertanggung jawab atas pengambilan keputusan. Pada Xerox secara struktur
organisasi terdiri dari :
divisi bisnis (9 divisi) bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen
wilayah-wilayah bisnis produk Xerox di dunia, yaitu pengembangan
manufaktur produk dan mengelola bisnis.
divisi operasi-operasi konsumen (3 divisi), menyediakan penjualan, jasa
dan pelayanan administrasi konsumen.
kelompok Corporate Strategy Service, memberikan dukungan tertulis
dalam kontrak kepada divisi-divisi bisnis. Divisi bisnis Xerox masuk
 dalam kelompok ini jika pada fasilitas pengembangan/manufaktur
menghasilkan setidaknya 90% dari output untuk kelompok bisnis tertentu.
Joint Venture dengan Rank dan Fuji Film Jepang, yang masing-masing
memiliki manufaktur dan divisi bisnis yang terpisah dengan Xerox.
b) Manajemen Sumber Daya Manusia.
Melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promoasi dan pemecatan karyawan serta
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk
melakukan strategi organisasi.
c) Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-norma yang
secara eksplisit maupun implicit membimbing tindakan karyawan.
Pada Xerox LTQ ditetapkan sebagai budaya dalam perusahaan yang merupakan
arahan bagi manajer maupun karyawan dalam bekerja.
d) Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang
digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang digunakan.
Mulai tahun 1946 hingga 1973 pertumbuhan penjualan pertahun melebihi 25%
sedang pertambahan pendapatannya melebihi 35%, sebagaimana ulasan Keuangan
Xerox. Walaupun Xerox memiliki tujuan financial yang ditunjukan dengan kemajuan
penjualan dan pendapatan, Xerox juga mempunyai tujuan non financial yang kinerjanya
dapat diukur, yaitu:
jumlah penginstalan mesin per jenis mesin.
jumlah konsumen per wilayah.
rata-rata pengiriman tepat waktu.
tingkat waktu respon untuk jasa.
tingkat kepuasan konsumen.
motivasi karyawan.
Untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih setelah mendapatkan
persaingan yang hebat tahun 1980, manajemen perusahaan perlu mengendalkan informasi
(bisnis) terutama yang bersifat non potensial yang dapat dijadikan dasar yang kuat bagi
pertimbangan strategi baru atau untuk menigkatkan kinerja perusahaan dalam persaingan.
Dalam sejarah Xerox menggunakan strategi patok duga sebagaimana yang telah
dilakukan Jepang terhadap produk Xerox. Xerox membeli mesin copy Jepang dan
 menganalisa melalui rekayasa balik. Xerox memahami bagaimana melakukan
peningkatan besar dalam keandalan dan biaya mesin copy dari Jepang.
Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi
anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Dari
gambaran Sistem Pengendalian Manajemen Xerox tersebut terdapat unsur-unsur kunci
atau aspek yang membuat SPM Xerox bekerja dengan baik, yaitu:
1) Keselarasan tujuan (goal congruen). Kenyataan akan kehilangan pangsa pasar
yang signifikan mengharuskan Xerpx memformulasikan kembali strategi dengan
tujuan perusahaan agar merebut kembali pangsa pasar yang telah hilang. Setiap
anggota organisasi dalam Xerox secara pribadi memiliki tujuan tersebut yang
diwujudkan dalam setiap operasi bisnis Xerox. Dengan begitu terdapat
keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan.
2) Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi.
3) Adanya ukuran kinerja financial dan non financial.
4) Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
2. Kecenderungan terakhir yang lebiih berpengaruh terhadap proses pengendalian
manajemen.
Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa pasar yang hilang
dengan mengembangkan budaya melalui LTQ. Laporan tahunan telah menunjukkan
sebagian keberhasilan tersebut. Selain itu Xerox telah berhasil dengan SPM yang
dijalankan, ternyata kecenderungan terakhir yang berpengaruh terhadap perusahaan
pengendalian manajemen adalah:
a. Peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan adanya
jalinan kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi dan keuangan.
b. Mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam pelaporan ,
tanpa mengurangi nilai informasi. Operasi-operasi individu dilakukan dengan
tetap menghasilkan data yang dibutuhkan walaupun terdapat penurunan atas
persyaratan dan intensitas pelaporan perusahaan dan standarisasi terhadap format
laporan. Dan hal ini memberikan pengurangan yang signifikan terhadap jumlah
orang yang tidak terlibat langsung dalam proses manajeman.
 c. Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang dapat
dijalankan oleh para manajer/pengendali unit.
3. Budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox
Corporation terlihat pada beberapa hal :
Leadership Through Quality (LTQ) sebagai prinsip dasar strategi kualitas yang
berorientasi dengan konsumen yang menjadi panduan bagi organisasi maupun
individual dalam bekerja. LTQ ini telah berhasil diimplementasikan secara
individu sehingga secara keseluruhan dalm organisasi telah menjadi suatu budaya
perusahaan. pada LTQ terdapat tiga komponen utama, yaitu keterlibatan
karyawan, tolok ukur kompetitif dan proses peningkatan kualitas. Hal ini
diimplementasikan dalam target-target yang akan diraih dan selanjutnya
dilakukan pengukuran keberhasilannya. Budaya organisasi dapat benar-benar
terwujud pada Xerox karena LTQ telah dapat dilaksanakan secara konsisten oleh
setiap individu.
Budaya informal dalam sistem pelaporan yang dikembangkan dalam komunikasi
yang jujur, terbuka dan informatif. Hal ini melibatkan semua pengendali unit
operasional, sehingga benar-benar dapat diketahui masalah-masalah operasional
dan keuangan. Pelaporan informal ini memberikan pengaruh yang besar dalam
budaya perusahaan dan memberikan manfaat bagi Xerox secara keseluruhan,
diantaranya :
a. timbulnya sikap saling percaya.
b. penambahan pengetahuan dan praktek-praktek bisnis.
c. adanya koordinasi dan pemecahan masalah.
Dari kedua hal tersebut dapat di simpulkan bahwa semakin intensif karyawan
terlibat dalam proses pengendalian manajemen, semakin membawa pengaruh baik dalam
perusahaan selama kepribadian individual tertanam dengan budaya LTQ. Dengan
demikian terlihat betapa pentingnya budaya organisasi dan kepribadian individual dalam
proses pengendalian.