c.

Melakukan Kolaborasi
Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah
melakukan kerja sama bisns, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing. Saat ini, kerja sama antar perusahaan di berbagai belahan dunia
relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi
komunikasi, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email,
dan telekonferensi.
Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan
tersebut, seseorang perlu menanyaakan pada diri sendiri, apakah audiens akan
melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

Cara Menguji Tujuan

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide
atau gagasan yang hendak disampaikan dapa disesuaikan dengan kemampuan
yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan
masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide
untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterika.
Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan
produk sedang menurun sampai 50 persen dibandingkan dengan tahun
sebelumnya.

c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?

Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atas
jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh
orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa
 yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas
penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi
secara keseluruhan. Oleh karena itu, pabila ingin menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan
organisasi.

Analisa Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

Cara Mengembahangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens bisa jadi gampang jika lawan komunikasi
adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan
menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali
belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka dan tidak
pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam hal ini komunikator perlu untuk
mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang
berbeda dengan audiens berjmlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga
ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens, yang jumlahnya kecil, materi
dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau
dibagikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi
sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal
 Semakin banyak audiens, semakin beragam pula pendidikan, status, dan
sikap mereka. Oleh karena itu, komunikator harus mencari sesuatu yang dapat
mengikat mereka bersama-sama. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan
untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar ini.

b. Siapa Audiensnya
Bila audiens yang dituju lebih dari suatu orang, komunikator perlu
mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
paling penting.

c. Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau
kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan
dan saran-saran.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator
dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan
terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum,
usahakan agar Anda tidak terlalu menggurui.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator
dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi
untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya sehingga pesan dapat
tersampaikan dengan baik.

Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens
Untuk dapat memenuhi kebutuhan audiens akan informasi, komunikator harus
dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui dengan segera memberikan
informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkupkan

Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi
yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus
tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan

Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada
yang terlewatkan. Lakukan oengecekan terlebih dahulu sebelum pesan
disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta
audiens benar-benar telah sesuai dengan yang Anda kirimkan.

d. Pastika bahwa Informasinya Akurat

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-
benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Kalau secara
tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam menyampaikan informasi,
kemonukator harus sesegera mungkin membetulkannya dan mohon maaf ata
kekhilafan yang dilakukan.

e. Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik bagi Audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal
tersebut.