CASE QUESTIONS

1. Apa saja tantangan integrasi sistem yang dihadapi oleh UPS?

Jawab: Pada umumnya, tujuan perusahaan mengganti sistem baru adalah untuk efisiensi,
automasi, kontrol terhadap bisnis proses serta integrasi sistem dan data antar departemen.
Namun terkadang pada akhir proyek implementasi perusahaan merasa bahwa
tujuan yang diinginkan tidak tercapai dan banyak dari
pengguna (user) yang berkomentar: 'sistem yang baru tidak cocok dan sistem yang
lama jauh lebih baik'. Hal ini tentu akan membuat pihak Top
Management bingung karena harapannya tidak dapat terpenuhi dan sistem baru
justru mengganggu proses operasional harian. Tantangan seperti ini banyak dihadapi
perusahaan. Integrasi adalah unsur yang sangat penting dalam sistem ERP. Integrasi
antara proses bisnis akan membantu pengembangan komunikasi dan distribusi informasi,
yang mengarah ke peningkatan produktivitas, kecepatan, dan kinerja yang luar biasa.
Seperti halnya perusahaan pelayaran lain, UPS menghadapi tantangan dalam
mengintegrasikan sistemnya. Kesalahan pengiriman karena alamat yang salah atau
kesalahan pengangkutan paket pada truk membuat biaya yang dikeluarkan menjadi
mahal dan memakan waktu. Kesalahan sering terjadi pada sistem yang membutuhkan
pemasukan data secara manual, dan beberapa sistem membutuhkan proses yang berlebih
dalam menggunakan data. Sebagian besar produk yang ditangani UPS terlihat serupa,
yang memungkinkan untuk terjadinya kesalahan serupa. Layanan pelanggan UPS
menerima banyak sekali pertanyaan telepon setiap hari yang membutuhkan proses yang
memakan waktu dan biaya untuk menemukan perkiraan status paket.

2. Diskusikan solusi integrasi sistem di UPS. Bagaimana hal tersebut dapat membantu UPS
mengintegrasikan teknologi baru?
Jawab: Departemen TI di UPS adalah enabler yang kritis dan mencoba mengintegrasikan
sistem dari perspektif bisnis. Mereka memasang beberapa modul ERP yang berbeda dari
Oracle: satu untuk fungsi SDM dan satu lagi untuk keuangan. Dengan menerapkan ERP
UPS menghemat sejumlah besar uang untuk barang dan jasa yang dibeli dari ratusan
lokasi di seluruh dunia. Selain itu, jaringan logistik UPS, yang sangat luas, sangat ketat
karena dibangun di atas standar teknologi yang terdefinisi dengan baik. Ketika UPS
menambahkan aplikasi baru, aplikasi tersebut masuk ke seluruh infrastruktur TI yang
saling berhubungan, yang tidak mentolerir pemborosan yang berlebihan. UPS
 memastikan semua teknologi baru cocok dengan arsitektur mereka. Manajemen juga
berkomitmen untuk pelatihan setiap kali teknologi baru diperkenalkan dan untuk
menyediakan lingkungan di mana semua karyawan dapat berkontribusi ide untuk
perbaikan. Secara umum, dua faktor telah berkontribusi pada keberhasilan integrasi
teknologi di UPS: budaya perusahaan komunikasi terbuka dan komitmen untuk
pelatihan.

3. Diskusikan keuntungan integrasi sistem bagi pelanggan UPS.

Jawab: Dari sudut pandang pelanggan, integrasi sistem diterjemahkan menjadi layanan
yang lebih baik terkait pengiriman paket dan pelacakan yang dapat dengan mudah
diakses dari situs Web UPS, atau dengan menggunakan perangkat lunak yang disediakan
oleh UPS. Jika kode pos yang dimasukkan salah, pelanggan tidak dapat melanjutkan
prroses berikutnya dan pesan mengenai kesalahan input akan muncul. Sistem
menyediakan data “pintar” seperti mengidentifikasi alamat yang memerlukan waktu
pengiriman tambahan dan memungkinkan pengguna untuk mengubah opsi. Ketika
pelanggan mengisi alamat, mereka dapat menyimpannya kedalam basis data alamat
pengiriman sehingga kolom akan terisi secara otomatis. Platform sistem terintegrasi UPS
menyediakan komunikasi secara real-time antara paket-paket yang dikirimkan karena
nomor pelacakan, tanggal, dan status segera dicatat. Ketika pelanggan menghubungi
layanan pelanggan, mereka dapat langsung mendapatkan jawaban secara langsung
mengenai paket mereka, layanan pelanggan tidak perlu mendapatkan nomor pelacakan
secara manual dari pengiriman, melacak paket, dan menelepon pelanggan kembali.