LAPORAN RESMI

PRAKTIKUM SISTEM MANAJEMEN MUTU

“MANUAL MUTU”

Disusun Oleh :
Kelompok :

2. Risdiyana Setiawan
Jurusan : Teknokimia Nuklir
Asisten :
Tanggal pengumpulan :

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NUKLIR

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
YOGYAKARTA
2020
II. Tujuan

1. Memahami Pembuatan Struktur Organisasi Sistem Mutu dan Uraian Tugasnya

2. Memahami Pembuatan Kebijakan Mutu
3. Memahami Pembuatan Sasaran Mutu

III. Hasil

Gambar 1. Strktur Organisasi PT. Sukamandi Chemical

1.Uraian tugas dan tanggung jawab

1. Tugas Dan Tanggung Jawab Manajer Pemasaran
a. Tugas Perencanaan Manajer Pemasaran
 Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan
sumber daya perusahaan.
 Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar,
terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.
 Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.
 Melakukan perencanaan tindakan antisipatif dalam menghadapi penurunan order.
 Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran
 Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang pasar.
 Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran.
b. Tugas Pelaksanaan Manajer Pemasaran
 Memimpin seluruh jajaran Departemen Marketing sehingga tercipta tingkat efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas setinggi mungkin.
 Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja sama yang baik dengan
konsumen.
 Merumuskan target penjualan.
  Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama Direktur Operasional
serta Departemen terkait.
 Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh
bawahan.
 Mengesahkan Prosedur dan Instruksi Kerja di Departemen Marketing.
 Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana yang sudah disusun untuk
menjamin bahwa sasaran  yang  ditetapkan dapat terwujud, misalnya : volume
penjualan dan tingkat keuntungan.
 Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order.
 Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas – batas yang wajar.
 Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.
 Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan kredit macet.
 Melakukan analisa perilaku pasar / konsumen sebagai dasar dalam menentukan
kebijakan pemasaran.
 Melakukan analisa Peraturan Pemerintah berkenaan dengan tata niaga kertas sebagai
dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.
 Melakukan penilaian karya kepada Kepala Bagian Marketing.
 Memantau potensi bawahan untuk dilakukan pembinaan sehingga menjadi lebih baik.
 Melakukan tugas – tugas lain yang ditetapkan oleh atasan sehubungan dengan fungsi
di Departemen Marketing.
c. Tugas Pengawasan Manajer Pemasaran
Melakukan pengawasan efisiensi dan efektivitas strategi pemasaran yang telah
ditetapkan dan kegiatan kerja di Departemen Marketing.
d. Tanggung Jawab Manajer Pemasaran
 Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran
 Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan
penggunaan dana promosi
 Manajer pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan
 Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan
dibagian pemasaran
 Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi

2. Tugas dan Tanggung jawab Kepala Marketing

a. Tugas Kepala Marketing
 Menyusun strategi penjualan dengan membuat paket dan promosi
 Memantau pasar penjualan
 Melakukan koordinasi kerja dan pembagian/pendelegasian tugas serta tanggung jawab
lingkungan intern bagian marketing untuk menghasilkan pola kerja yang lebih baik
 Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan
sumber daya perusahaan
 Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh
bawahan
  Melakukan analisa perilaku pasar/konsumen sebagai dasar dalam menentukan
kebijakan pemasaran
 Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order
 Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi
b. Tanggung jawab Kepala Marketing
 Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar,
terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing
 Menentukan strategi pemasaran yang efektif dan efisien dengan memperhatikan
sumber daya perusahaan
 Mengadakan rapat perencanaan untuk produk
 Melaporkan hasil penjualan setiap bulan
 Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam hal penanganan komplain
maupun pengukuran kepuasan pelanggan
 Bertanggung jawab atas ketertiban, kelancaran, dan keakuratan data administrasi
pemasaran
 Mengevaluasi produk
 Melakukan koordinasi dengan Divisi Research and Development
 Menyusun perencanaan program kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang
dalam menunjang terlaksananya tujuan pemasaran
 Merumuskan standar harga jual dengan koordinasi bersama general manager serta
departemen terkait
3. Tugas Dan Tanggung Jawab Kepala Advertising
a. Tugas
 Menyusun strategi pemasaran berdasarkan kondisi pasar dan kemampuan
perusahaan.
 Menyusun kebijakan terkait kegiatan pemasaran.
 Menetapkan sasaran penjualan.
 Mengarahkan departemen pemasaran untuk mencapai produktivitas maksimal
seefisien dan seefektif mungkin.
 Mengkontrol aktivitas pemasaran yang dilakukan agar sesuai dengan perencanaan
yang telah disusun dan tercapainya tujuan.
 Melakukan pemgesahan terkait standard operational procedure (SOP) di
departemen pemasaran.

b. Tanggung Jawab
 Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan strategi pemasaran yang telah
dirumuskan.
 Bertanggung jawab memastikan segala kinerja di departemen pemasaran berjalan
efektif dan efisien.
 Membangun interaksi yang baik dengan pelanggan.
 Menjaga komitmen dan konsistensi terhadap pemberlakuan aturan atau SOP
kemudian melakukan analisa efisiensi pada SOP tersebut.
  Mengkontrol kedisiplinan pada kinerja departemen pemasaran berdasarkan aturan
yang berlaku.
4. Staf Marketing memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
 Melaksanakan kebijaksanaan manajemen di bidang pelayanan jasa dan penjualan
produk perusahaan.
 Mengadakan kontrak dengan pelanggan berpotensial.
 Melakukan penawaran produk, baik untuk quality yang telah ada maupun jenis quality
baru.
 Melakukan penjualan produk perusahaan dan menjalinmenjaga hubungan kerja dengan
pelanggan.
 Menanggapi keluhan pelanggan yang berkenaan atas produk atau jasa yang diberikan.
 Memberikan informasi kepada pelanggan prosedur standar perusahaan atas ketentuan
pemesanan produk.
 Memeriksa suratdokumentasi penjualan yang masuk atau keluar dan menjawab
koresponden bisnis.
 Mengadakan pemeriksaaan terhadap data dan laporan yang berkenaan dengan PO
penerimaan barang dengan kesesuaian kontrak penjualan.
 Berkoordinasi dengan bagian produksi dan bagian pengiriman agar jumlah dan hasil
produksi diterima oleh pelanggan sesuai dengan PO.
 Mengevaluasi status pembayaran dan menanggapi keterlambatan pembayaran.1

2. Kebijakan Mutu
Kebijakan Mutu
Sebagai perusahaan yang telah menyandang ISO 9001 : 2015 kami seluruh staff dan
karyawan PT. Sukamandi Chemical telah mencanangkan Kebijakan Mutu Perusahaan. Suatu
kebijakan yang merupakan sasaran sekaligus tolak ukur bagi keberhasilan kami dalam
bertumbuh dan berkembang sebagai organisasi bisnis. Berikut ini adalah Kebijakan Mutu dari
PT. Sukamandi Chemical:
1. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
2. Berorientasi pada kepuasan pelanggan.
3. Mengembangkan bisnis perusahaan dengan produk yang inovatif dan solutif.
4. Membentuk SDM yang berpengetahuan, terampil, dan berkualitas.
5. Berupaya keras dalam melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan.

3. Sasaran Mutu
1. Penjualan 500.000 Pack Produk sabun pada tahun 2020
2. Feed Back pelanggan atau kostumer diatas 3 dari skala 5
3. Rating pemasaran iklan produk diata 4 dari skala 5

IV. Pembahasan
Sesuai dengan kebijakan perusahaan, penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015 diharapkan dapat membantu manajemen perusahaan agar lebih terstruktur dan
menghasilkan mutu produk yang dapat memuaskan kebutuhan konsumen. Tetapi sangat
disayangkan dalam prakteknya perusahaan belum sepenuhnya menjalankan sistem ini secara
menyeluruh, sehingga belum ada perubahan yang signifikan pada sistem pemasaran
perusahaan. Meski demikian, kinerja manajemen pemasaran perusahaan telah mampu
menjaga konsistensi perusahaan dalam menghasilkan jasa yang sesuai dengan persyaratan
mitra usahanya. Sebelum menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, perusahaan
telah berupaya untuk memaksimalkan kinerja pemasarannya dengan menjaga hubungan baik
dengan semua pihak yang terlibat, sehingga tidak sulit bagi perusahaan untuk menyesuaikan
diri dengan sistem yang baru. Dengan menjaga kerja sama yang baik dengan mitra
perusahaan, kegiatan promosi, baik promosi perusahaan maupun promosi kualitas produk
sabun, akan lebih mudah dan menghasilkan feedback yang positif. Sistem pemasaran yang
digunakan perusahaan juga cukup berhasil diterapkan karena sejauh ini perusahaan mampu
memenuhi targetnya ( sasaran mutu).
Fokus Pelanggan PT. Sukamandi Chemical sangat mengutamakan kebutuhan dari konsumen
serta mitra usaha. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan setiap kriteria yang diajukan
sehingga perusahaan dapat selalu memenuhi kebutuhan dan ekspektasi pelanggannya.
Perusahaan berusaha untuk selalu memantau dan meninjau persyaratan dari mitra usahanya.
Persyaratan yang diberikan oleh pelanggan ini didapatkan dari hasil riset dan hasil pertemuan
dengan pihak yang bersangkutan. Kriteria yang diharapkan ini selanjutnya dapat dipenuhi dan
dijadikan sebagai standar pelayanan perusahaan. Dengan memberikan fokus lebih pada
kebutuhan pelanggan, perusahaan mampu menjaga reputasi dan kerja sama dengan mitra
usahanya dengan baik selama bertahun-tahun.
Terdapat perbedaan yang signifikan mengenai strategi pemasaran yang digunakan
setelah diterapkannya ISO 9001:2015, Perusahaan menjadi mampu menjaga kestabilan
kinerjanya. Dengan menggunakan sistem manajemen mutu, pemasaran yang dilakukan
mampu meyakinkan pengguna bahwa produk yang digunakan memiliki mutu yang sesuai
dengan apa yang telah tercantum dalam kemasan dan diklankan. Pencapaian ini bisa diraih
karena perusahaan selalu berusaha semaksimal mungkin membekali tenaga kerja yang akan
ditempatkan dengan kompetensi yang terbaik sehingga jenjang karir para tenaga kerja bisa
terus dikembangkan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 PT. Sukamandi
Chemical didukung dengan beberapa faktor, antara lain: 1) Upaya peningkatan daya saing
dan nilai-nilai perusahaan; 2) Perbaikan sistem manajemen agar lebih terstruktur; 3) Sebagai
aspek perlindungan tenaga kerja; dan 4) Meyakinkan mitra usaha bahwa perusahaan telah
berupaya memenuhi standar guna memberikan pelayanan dengan kualitas terbaik. Sementara
itu, dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di setiap unit bisnisnya,
perusahaan menghadapi beberapa hambatan antara lain: 1) Sumber daya manusia yang
terbatas; 2) Struktur organisasi sudah jelas, namun terlalu banyak pekerjaan dalam satu divisi
sehingga fokus karyawan mudah terbagi; 3) Kurangnya pengetahuan karyawan mengenai
sistem yang baru; 4) Karyawan tidak menjalankan prosedur yang diberikan secara konsisten,
bahkan tidak menjalankan prosedur tersebut sama sekali; 5) Pelaksanaan prosedur belum
jelas dan tidak rinci; dan 6) Tidak ada sosialisasi untuk pihak eksternal dari perusahaan.
PT. Sukamandi Chemical sangat mengutamakan penjualan produknya ke Distributor
dan konsumen yang telah bekerja sama selama ini. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan
cash flow keuangan dan layanan ke konsumen dengan kriteria dengan mempertimbangkan
fokus yang diajukan ke perusahaan dapat selalu memenuhi kebutuhan dan ekspektasi
pelanggannya. Perusahaan berusaha untuk selalu memantau dan meninjau persyaratan teknis
dan non teknis dari distributor sebagai konsumen dengan kusioner yang di bagikan setiap
tahun dan mendapatkan feedback (informasi masukan). Dari informasi feedback tersebut
pelanggan memberikan masukan komplain terhadap mutu produk, lamanya pengiriman dan
pembayaran yang fleksibel (±1-2 bulan).

V. Kesimpulan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 digunakan PT. Sukamandi Chemical untuk
usaha perbaikan sistem manajemennya. Perusahaan telah berhasil menerapkan tiga prinsip
yang terdapat dalam ISO 9001:2015 diantaranya prinsip fokus pelanggan, prinsip
improvement (perbaikan), dan prinsip manajemen hubungan. Penerapan prinsip-prinsip
tersebut membantu perusahaan untuk selalu memahami bagaimana kriteria dan permintaan
dari mitra usahanya yang tidak lain adalah tugas utama dari manajemen pemasaran. Dengan
menganalisis kriteria dan permintaan tersebut, perusahaan mampu membentuk standar yang
tepat yang digunakan sebagai dasar perusahaan untuk menghasilkan produk yang dapat
memberikan kepuasan dan memenuhi ekspektasi pengguna jasanya. Ketika harapannya dapat
dipenuhi, perusahaan tentu akan mendapatkan nilai tambah dan kepercayaan dari mitranya.
Kepercayaan ini sebisa mungkin dijaga oleh perusahaan dengan selalu melakukan perbaikan-
perbaikan manajemennya agar output yang dihasilkan selalu memenuhi standar.

VI. Daftar Pustaka

1. ISO/IEC 9001 :2015 Quality Management System - Requirement
2. ISO/IEC 17025:2005 Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujuan dan
Laboratorium Kalibrasi
3. Panduan Sistem Manajemen Mutu PSTA, 2015