Komunikasi Bisnis RMK Laporan Dan Proposal Bisnis Kelompok 5
Komunikasi Bisnis RMK Laporan Dan Proposal Bisnis Kelompok 5
Oleh :
KELOMPOK 5
Program Ekstensi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana
2013
PEMBAHASAN
semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial dihadapkan pada berbagai
macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Semua level
organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memewrlukan berbagai macam
informasi dalam proses pengambilan keputusan.
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan
suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana
dan lainsebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal
adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar perusahaankarena pihak tersebut
mengumumkan atau memberitahukan kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis
tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan atas
inisiatif perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar. Proposal
tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerjasama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis lapoarn anlitikal. Oleh
karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkahblangkah yang relative sama.
2. Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang disampaikan dapat mengenai sasaran.
Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan dibuat
berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat
dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan.
4. Mengumpulkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasari pada fakta yang diperoleh
dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu lebih lama, analisis atau penafsiran
harus obyektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka
kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua
paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas
dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat
membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam
Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan
Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi
poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program/projek yang akan dilaksanakan.
b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada
prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan
dan rekomendasinya;
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’);
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks
dapat disusun dengan cara berikut:
Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor –faktor pemecah masalah, manfaat atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perushaan
harus membeli atau memproduksi maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria
yang paling penting.
Menyusun urutan suatu peristiwa
Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah dirumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling penting,
selanjutya kurang penting atau tidak penting.
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar. Sseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya daripada tidak atau belum diketahui.
Pemecahan masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu presentasi
yang bersifat persuasi
Metode Outline
Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat disusun
dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling penting untuk menghemat waktu
dan memberi tuntutan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline akan juga
menjadi daftar isi yang panjang.
Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:
a. Tempatkan ide – ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang
laporan, subyek, dan pembaca.
b. Keseimbangan masing – masing bagian dijaga dengan baik.
c. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
DAFTAR PUSTAKA