Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438

Universitas Bina Darma Palembang

PROSEDUR PEMELIHARAAN PERALATAN KANTOR PADA PT.

TELKOM AKSES PALEMBANG

Nur Fadillah1, Akhmad Khudri2

1
Administrasi Bisnis, Fakultas Vokasi, Universitas Bina Darma , nf908290@gmail.com

2
Komputerisasi Akutansi, Fakultas Vokasi, Univerasitas Bina Darma, Khudri@binadarma.ac.id

Abstract - This final report is made under the titlt “Procedure For Office Equipment
Maintenance at PT.Telkom Akses Palembang”. PT.Telkom Akses Palembang is a
subsidiary of PT.Telkom Indonesia engaged in construction service providers and network
infrastructure. In its activities each part has functions and tasks in accordance eith their
respective fields. The establishment of PT.Telkom Akses is part of Telkom’s commitment to
continue to develop broadband networks to bring affordable quality internet connections
to improve Human Resources so that they can compete at the world level. In making this
final report the author uses several methods to obtain data from the company such as
interviews. Based on observations from the research that I did, there were many things
that had to be addressed, one of which was the lack of office equipment to support the
effectiveness of the work at PT.Telkom Akses.

Keywords : Procedure, Maintenance, and Equipment.

Abstrak - Laporan akhir ini dibuat dengan judul "Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pada PT.Telkom Akses Palembang". PT.Telkom Akses Palembang merupakan anak
perusahaan dari PT.Telkom Indonesia yang bergerak dibidang penyedia layanan konstruksi
dan infrastruktur jaringan. Dalam kegiatannya setiap bagian memiliki fungsi dan tugas
sesuai dengan bidangnya masing-masing. Pendirian PT.Telkom Akses merupakan bagian
dari komitmen telkom untuk terus melakukan pengembangan jaringan broadband untuk
menghadirkan koneksi internet berkualitas terjangkau untuk meningkatkan Sumber Daya
Manusia sehingga mampu bersaing di level dunia. Dalam pembuatan laporan akhir ini
penulis menggunakan beberapa metode untuk mendapatkan data dari perusahaan seperti
wawancara. Berdasarkan pengamatan dari penelitian yang saya lakukan terdapat banyak
hal yang harus dibenahi salah satunya adalah kurangnya peralatan kantor untuk menunjang
efektivitas kinaerja pada PT.Telkom Akses Palembang.

Kata Kunci : Prosedur, pemeliharaan, dan peralatan.

1
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

1. Pendahuluan

Dengan tingginya persaingan antar perusahaan baik kantor pemerintah maupun swasta,
menuntut kinerja pelaksana pekerjaan kantor harus mampu mengejar peningkatan tersebut.
Untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya kantor membutuhkan
peralatan-peralatan kantor, terutama peralatan-peralatan kantor dengan teknologi canggih
sehingga diperoleh hasil kerja yang optimal dari pelaksanaan pekerjaan kantor.
Peralatan kantor adalah salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efisien. Dikalangan dunia usaha, semakin banyak peralatan kantor dengan
teknologi terbaru digunakan untuk mendapatkan produktivitas kerja kantor yang optimal.
PT. Telkom Akses Palembang merupakan anak perusahaan dari PT. Telkom Indonesia
yang bergerak di bidang penyedia layanan konstruksi dan pengelolaan infrastuktur
jaringan. Di dalam pelaksanaan aktivitas kerja sehari–harinya, pegawaiPT. Telkom Akses
Palembang menggunakan peralatan-peralatan kantor seperti komputer, laptop, telephone,
polycom dan lain-lain. Pada PT.Telkom Akses Palembang keadaan peralatan-peralatan
kantor tidak semuanya dalam keadaan lengkap dan baik sehingga hal ini dapat membuat
aktivitas pekerjaan menjadi tidak lancar dan terhambat. Hal ini disebabkan kurangnya
pemeliharaan terhadap peralatan-peralatan kantor sebelum terjadinya kerusakan berat.
Menurut The Liang Gie (2002:84) peralatan kantor adalah segenap alat yang
dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekanik, elektrik,
magnetik dan kimiawi[1]. Peralatan kantor merupakan barang–barang yang digunakan
untuk menghasilkan suatu pekerja kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor
tidak akan tercapai tanpa adanya peralatan kantor. Peralatan kantor yang baik akan
memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara
efektif dan efisien.
Pemeliharaan peralatan kantor di PT. Telkom Akses Palembang belum optimal salah
satunya yaitu peralatan kantor yang digunakan dalam keadaan yang optimal. Adapun
mesin-mesin kantor yang terdapat di PT. Telkom Akses Palembang berjumlah 20 unit,
terdapat juga yang rusak ada 3 unit seperti printer dan fotocopy, laptop dan computer.
Kurangnya tenaga teknisi khusus dan spesifik dalam membantu merawat dan memelihara
peralatan kantor di PT. Telkom Akses Palembang belum ada, sehingga hanya ada seorang
pegawai yang bertugas melakukan pemeliharaan. Selain itu upaya melaksanakan
pemeliharaan peralatan kantor dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab belum

2
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

maksimal. Hal ini dapat terlihat dari kurangnya pemeliharaan peralatan kantor yang ada di
PT. Telkom Akses Palembang sehingga peralatan yang ada menjadi rusak. Berdasarkan
hasil observasi, tenaga pemelihara tidak melakukan pengecekan, peralatan kantor tidak
mendapatkan pemeliharaan.
Kesadaran pegawai akan pentingnya pemeliharaan peralatan kantor masih kurang. Hal
ini dapat terlihat dari kurangnya pemeliharaan terhadap peralatan yang ada sehingga
peralatan tersebut banyak yang rusak dan tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Oleh karena itu, tentunya akan menghambat kelancaran aktivitas kerja pegawai.
Kurangnya kesadaran akan pentingnya pemeliharaan disebabkan pegawai tidak memiliki
rasa tanggung jawab terhadap peralatan kantor yang tidak dapat dipakai.Dengan rumusan
masalah “Bagaimana Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor Pada PT. Telkom Akses
Palembang? ”.
Berdasarkann masalah yang disebutkan dilator belakang, adapun tujuan umum
penelitian sesuai dengan judul yang penulis angkat, untuk memperbaiki prosedur
pemeliharaan peralatan kantor pada PT. Telkom Akses Palembang

2. Tinjauan Pustaka

Prosedur tidak hanya melibatkan aspek Financial saja, tetapi aspek manajemen juga
memiliki peran penting. Maka setiap perusahaan memerlukan suatu prosedur yang baik
untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas operasional sehingga keputusan yang diambil
harus tepat, efektif dan efisien agar perusahaan tidak mendapat kerugian dan konsumen
tidak dirugikan.
Menurut Mulyadi (2010:5) Prosedur adalah kegiatan kerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam suatu departement atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang[2].
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan
pekerjaan yang melibatkan beberapa orang dalam bagian departemen, yang disusun untuk
menjamin adanya kegiatan terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang.
Kata pemeliharaan di ambil dari bahasa yunani terein artinya merawat, menjaga
dan memelihara. Pemeliharaan adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam, atau memperbaikinya sampai suatu kondisi
yang bisa diterima.

3
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

Menurut para ahli pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga
fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian atau
penggantian yang diperlukan agar supaya terdapat suatu keadaan operasi produksi yang
memuaskan sesuai apa yang direncanakan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Peralatan kantor berati sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi dapat dikatakan
bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang
diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan perlatan
kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar dan mempercepat
pelaksanaan pekerjaan kantor.

3. Metodologi Penelitian

3.1 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. Telkom Akses Palembang di jalan I Nyoman Ratu
Sungai Pangeran Ilir timur 1 Palembang. Penelitian ini dilaksanakan pada tanggal 21
Januari 2019 sampai 21 Maret 2019. Penelitian ini meliputi prosedur pemeliharaan
peralatan kantor serta waktu yang efisien dalam menunjang aktivitas kerja perusahaan.

3.2 Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang lengkap dalam penyusunan laporan akhir ini penulis
menggunakan metode –metode pengumpulan data yang ada. Adapun metode-metode
pengumpulan data tersebut adalah :
1. Yaitu riset yang dilakukan di tempat yang menjadi objek yang akan diteliti. Di
dalam riset lapangan ini penulis menggunakan metode wawancara. Penulis
memperoleh keterangan untuk Studi Lapangan
tujuan penelitian dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pegawai pada
PT. Telkom Akses Palembang bagian Maintenance yang memberikan informasi
tentang data–data yang akan di perlukan penulis guna menyelesaikan dalam
penyusunan tugas akhir.
2. Studi Kepustakaan
Yaitu dengan membaca dan mempelajari buku – buku atau literature serta bahan
bacaan lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang akan di bahas dalam
penulisan tugas akhir ini.

4
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

3.3 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Deskriptif,
yaitu memaparkan atau menggambarkan suatu keadaan fenomena yang digambarkan
dengan kata-kata atau kalimat untuk memperoleh kesimpulan kemudian menganalisa data
tersebut berdasarkan teori-teori yang mendukung pemecahan masalah. Metode deskriptif
adalah suatu bentuk penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan fenomena-fenomena
yang ada, baik fenomena alamiah maupun fenomena buatan manusia.fenomena itu bisa
berupa bentuk, kegiatan, perubahanhubungan yang memiliki persamaan dan perbedaan
antara satu dengan yang lain.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Hasil

Salah satu aspek yang sangat penting dalam menunjang aktivitas pekerjaan adalah
penggunaan peralatan kantor. Dan suatu kantor di katakan efisien apabila fasilitas-fasilitas
yang dimiliki suatu organisasi atau perusahaan dengan kondisi baik dan cocok sehingga
pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Pengendalian
peralatan kantor merupakan penunjang dalam melaksanakan suatu pekerjaan perkantoran
yang efisien sehingga tercapainya tujuan perusahaan yang telah di tetapkan. Pada zaman
seperti ini, di mana pekerjaan manual dapat dilakukan secara elektronik dengan bantuan
peralatan kantor. Penggunaan peralatan kantor sangatlah penting dan benar-benar
dibutuhkan untuk menunjang kelancaran aktivitas kantor pada PT.Telkom Akses
Palembang. Penggunaan peralatan kantor sangatlah penting dalam penyelesaian tugas-
tugas dan aktivitas kerja lainnya pada setiap unit kerja ataupun bagian kerja.
Adapun beberapa peralatan kantor yang dipergunakan untuk menunjang seluruh aktivitas
dan pekerjaan kantor pada PT.Telkom Akses Palembang dapat dilihat pada tabel 1, sebagai
berikut :
Tabel 1 : Daftar peralatan kantor pada PT.Telkom Akses bagian Maintenance Palembang
No Nama Peralatan Merk Jumlah Keterangan

1 Print dan Fotocopy Fuji Xerox 3 2 baik, 1 rusak

2 Pesawat Telko Polycom 1 1 baik ,
3 Telephone Panasonic, Sah Tel 3 3 baik
4 Computer HP 2 1 baik, 1 rusak

5
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

5 Laptop Acer, Axus, HP 9 8 baik, 1 rusak

6 AC Panasonic 2 2 baik
Keterangan :
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa jumlah keseluruhan peralatan kantor
yang ada di PT.Telkom Akses Palembang yaitu 20 unit peralatan tersebut memiliki
beberapa peralatan yang rusak dan baik seperti laptop jumlah keseluruhan 9 unit yang baik
ada 9 unit, komputer jumlah keseluruhan terdapat 2 unit yang baik ada 1 unit yang rusak
ada 1 unit yang baik, printer dan fotocopy terdapat 3 unit , yang baik ada 2 unit yang rusak
1 unit, telepon jumlah keseluruham ada 2 unit yang baik, AC jumlah keseluruhan 2 unit
yang baik dan pesawat telko 1 unit baik.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dilihat bahwa mesin-mesin yang beradi di
PT.Telkom Akses Palembang masih kurang, terutama pesawat telko dan telepon yang
sangat diperlukan oleh karyawan untuk menelpon pelanggan, jika mesin tersebut kurang
maka pekerjaan kantor dan yang ada di lapangan akan terhambat dan membuat karyawan
tidak nyaman dengan keadaan tersebut.
Proses pemeliharaan peralatan kantor pada PT.Telkom Akses Palembang :
1) Melaporkan kerusakan pada bagian IT
Setiap unit yang mengalami kerusakan pada peralatan-peralatan kantor harus
melaporkan kepada unit IT, hal ini bertujuan agar peralatan yang rusak di cek
oleh pihal IT apakah harus diadakan servic/diganti dengan barang yang baru.
2) Membuat surat permohonan dana
Proses ini dimulai dengan pengajuan berkas NPD (Nota Pengajuan Dana)
kepada pihak keuangan dan selanjutnya akan diproses selama kurang lebih 3-4
hari dan tinggal menunggu sampai pihak keuangan mengeluarkan surat
persetujuan pencairan dana yang disetujui oleh manager.
3) Pencairan dana
Setelah itu berkas permohonan dana disetujui maka dana yang diajukan bisa
dipakai.
4) Proses pemeliharaan
Pihak perusahaan menghubungi vendor agar segera menservice peralatan yang
rusak.
5) Proses uji coba

6
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

Setelah peralatan atau mesin di service selanjutnya yang dilakukan adalah

proses uji coba untuk memastikan bahwa mesin yang di service benar-benar
sudah dalam keadaan baik.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Prosedur
Prosedur pemeliharaan peralatan kantor merupalan hal yang sangat penting bagi
perusahaan karena untuk menunjang proses kerja dan tercapainya tujuan perusahaan
tersebut.
Jumlah mesin-mesin kantor yang ada di PT.Telkom Akses Palembang masih
banyak yang kurang dari jumlah karyawan yang ada, salah satu penyebabnya adalah
kurangnya peralatan kantor. Hal inilah yang membuat pekerjaan yang dikerjakan oleh
karyawan menjadi terhambat.
Menurut yang dapat dilihat dari fakto-faktor untuk memilih perlengkapan dan
mesin-mesin kantor yang dikemukakan oleh Moekijat (2002:127) yaitu sebuah mesin
kantor yang baru mungkin menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, tetapi pertimbangan yang
penting bukan perbandingan kecepatan melainkan penghematan dalam keseluruhan waktu,
baik dalam jumlah maupun lainnya. Jumlah sebagian besar akan tergantung kepada volume
pekerjaan. Penghematan biasanya tidak diperoleh apabila tidak kesatuan tidak
melaksanakan bagian[3]
4.2.2 Pemeliharaan
Menurut M.S.Sehwarat dan J.S.Narang (2001) Pemeliharaan (Maintenance) adalah
sebuah pekerjaan yang dilakukan secara berurutan untuk menjaga (memperbaiki fasilitas
yang ada sehingga sesuai dengan standar (Fungsional dan Kualitas)[4].
Prosedur Pemeliharaan
Menurut M.S.Sehwarat dan J.S.Narang (2001) dalam bukunya "Production
Management" untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan
cara-cara berikut ini
a) Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang
tersebut digunakan.
b) Selalu memperbaiki barang yang rusak
c) Memperhatikan cara penyimpanan yang baik, benar dan teratur sesuai dengan
jenis peralatan.

7
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

d) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar.
e) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan
petunjuk dan aturan pemakaiannya.
Perbandingan antara prosedur pemeliharaan menurut M.S.Sehwarat dan J.S.Narang dengan
prosedur pemeliharaan yang ada di PT.Telkom Akses Palembang :
1. Dalam prosedur pemeliharaan karyawan jarang sekali membersihkan/memelihara
peralatan yang mereka pakai.
2. Untuk proses pemeliharaan hanya dilakukan ketika mesin terjadi kerusakan saja.
3. Setelah memakai peralatan para karyawan selalu menyimpan kembali barang yang
mereka pakai
4. Pengoperasian yang dilakukan telah sesuai dengan petunjuk dan aturan
pemakainannya.
Dari perbandingan diatas prosedur pemeliharaan yang digunakan pada PT.Telkom
Akses Palembang ada yang sudah berjalan dengan baik, namun masih ada terdapat
beberapa kekurangan yang masih kurang diperhatikan masalah pemeliharaannya,
contohnya mesin-mesin komputer yang di service ketika mengalami eror atau kerusakan
saja. Hal ini pun berdampak pada pekerjaan karyawan yang sering terganggu pada saat
bekerja tiba-tiba komputer mengalami masalah dan itupun dapat membuang waktu. Untuk
pemeliharaan AC dirasa sudah berjalan dengan baik karena sudah dilakukan pengecekan
sudah secara teratur dan terencana.
Pada prinsipnya pemeliharaan peralatan kantor dapat dilakukan dengan
pemeliharaan rutin, pemeliharaan berkala dan pemeliharaan pencegahan. Tahapan dalam
memelihara peralatan kantor dapat dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan
dan evaluasi.

5. Kesimpulan

5 Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari hasil pengamatan penulis selama melakukan kegiatan
Kerja Praktek (KP) di kantor PT.Telkom Akses Palembang adalah sebagai berikut :
1) Peralatan kantor yang mengalami kerusakan mengakibatkan pekerjaan/ aktifitas
kerja tidak berjalan lancar dan terhambat. Tidak adanya teknisi khusus yang bisa

8
Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) ISSN: 2654-5438
Universitas Bina Darma Palembang

diandalkan dalam pemeliharaan mesin kantor dan masih ada beberapa mesin yang
pemeliharaannya dilakukan ketika mesin mengalami kerusakan saja.
2) Aktifitas kerja yang sangat sering terhambat karena kurangnya peralatan kantor
yang berdampak bagi hasil kinerja di PT.Telkom Akses Palembang. Akibatnya
banyak sekali pekerjaan dilapangan yang tidak mencapai target yang telah
ditentukan.
Referensi
[1] T. L. Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty Yogyakarta, 2007
[2] Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi, Edisi Ke-3,Cetakan Ke-5. Penerbit Salemba Empat,
Jakarta.
[3] Moekijat, Tata Laksana Kantor, Bandung: Mandar Maju, 2002.
[4] Sehwarat, MS. And JS.Narang, 2001, Production Management, 3rdEdition, Dhonpat
Rai & CO.(P) Ltd,Delhi.