HOTEL XYZ
Hasil dari observasi, tanya jawab dengan pihak terkait di Hotel XYZ dan
membandingkan dengan teori yang ada maka evaluasi pengendalian internal perusahaan
Struktur Organisasi pada Hotel XYZ dapat dilihat pada gambar III.1 halaman
46, terlihat bahwa pengendalian internal tersebut sudah cukup memadai karena
Akuntansi dan Keuangan. Manager Akuntansi dan Keuangan mengotorisasi rekap
daftar gaji, bank payment voucher dan cek atau giro untuk melakukan pencairan
dana ke bank. Bagian akuntansi dikepalai oleh dua pimpinan yaitu accounting
operation head yang mengepalai bagian kasir yang bertugas untuk membuat
letter bank payroll, membuat bank payment voucher dan membayarkan gaji para
receivable yang bertanggung jawab terhadap penjualan non tunai, bagian Cost
control bertanggung jawab untuk memantau biaya yang timbul akibat pembelian
barang secara langsung maupun melalui gudang langsung, dan bagian payroll
mengadministrasikan dan mencatat transaksi penggajian dalam pembukuan.
2. Bagian personalia bertugas terhadap fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian.
yang diberikan ke bagian akuntansi. Bagian ini dibagi menjadi empat bagian yaitu
78
perusahaan, Payroll and Administrasi yang melakukan perhitungan gaji dan
pengecekan kartu hadir.
keuangan.
cek untuk pembayaran gaji karyawan yang telah diperiksa oleh Dewan Direksi.
seharusnya dilakukan oleh fungsi keuangan. Dalam hal ini General Cashier
cek atau giro dan bank voucher paymen untuk melakukan pembayaran gaji ke
Dimana fungsi ini yang melakukan pembayaran atas kegiatan penggajian yang
79
Pada sistem yang berjalan di perusahaan fungsi pencatatan waktu hadir
pencatatan waktu tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan waktu
hadir karyawan.
saling berkaitan harus dipisahkan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi
kecurangan dan manipulasi data atas proses perhitungan daftar gaji maupun
Selama ini hal tersebut dibiarkan terjadi karena perusahaan menganggap bahwa
Jika hal ini terus terjadi maka akan timbul ketidak efisienan kinerja pada proses
menunjang ketelitian yang tinggi dan fungsi perhitungan daftar gaji dapat
pengawasan jam hadir karyawan. Dimana kegiatan ini dapat selalu dipantau
pada Hotel XYZ, maka sebagai rekomendasi untuk melakukan perbaikan atas
DEWAN
KOMISARIS
PETUGAS
PENGAWAS
PENCATAT
Gambar IV.1
IV.2 Evaluasi atas Dokumen yang Digunakan
Berikut ini dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu sebagai
berikut:
81
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan diperusahaan. Dalam kartu jam tersebut terdapat nomor
induk karyawan, nama karyawan, bagian karyawan dan bulan. Terdapat lima
kolom pertama yaitu kolom sakit, izin, alfa, terlambat dan lain-lain lalu kolom
berikutnya terdapat kolom tanggal dan jam kehadian karyawan untuk shift pagi
Kolom jam kehadiran karyawan untuk shift pagi, siang dan lembur
Karena dalam fungsi ini bagian payroll dapat menghitung jumlah kehadiran
karyawan, mengetahui apakah ada keterlambatan atas jam kerja yang telah
dengan jam yang terdapat dalam formulir overtime yang diotorisasi pimpinan
departemen.
atas dokumen kartu jam hadir untuk mencatat waktu hadir, keterlambatan dan
berisi nama karyawan, jabatan dan departemen lalu terdapat kolom yang berisi
tanggal, bulan dan tahun, sakit, izin, alpha, terlambat, persekot cuti, cuti,
82
promosi jabatan dan keterangan. Dokumen ini di simpan oleh bagian
personalia.
dokumen Catatan Konduite Karyawan sudah baik. Hal itu tergambar dalam
catatan yang jelas atas kondisi kinerja karyawan yang akan dinaikan jabatan
jumlah gaji yang diterima karyawan, baik karyawan tetap maupun karyawan
harian. Dimana dokumen terdiri dua dokumen rekapitulasi daftar gaji. Untuk
rekapitulasi daftar gaji tetap dan kontrak terdiri dari beberapa kolom yang
berisi nomor, nama karyawan, jabatan, ranking, hari kerja, gaji pokok (Rp),
jam overtime, overtime per jam (Rp), jumlah overtime (Rp), jumlah
karyawan harian adalah sebagai berikut no, nama, jabatan, status,hari bekerja,
kontrak harian, hari libur, cuti, sakit, izin, alpa, jumlah hari kerja, upah harian
(Rp), jumlah harian (Rp), jam lembur, overtime per jam, jumlah overtime (Rp),
secara jelas jumlah potongan maupun tunjangan yang ada dalam perusahaan
penjelasan secara terperinci atas penghasilan yang mereka terima. Gaji yang
mereka sudah sesuai dengan keputusan menejemen yang merupakan gaji bersih
pengurangan gaji.
overtime, kolom pemohon dan diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Jam
lembur diajukan oleh pimpinan departemen, jika tidak ada pengajuan dari
Bila kita lihat dari surat permintaan lembur yang digunakan Hotel XYZ
masih ada kelemahan yaitu tidak ada kolom jam lembur dari jam berapa
sampai jam berapa. Dalam dokumen tersebut hanya terlampir jam overtime
jam lembur masih bisa terjadi. Dan seharusnya dalam surat permintaan lembur
ditambahkan jam mulai dan jam keluar dan jumlah jam overtime. Apabila
dalam dokumen dicantumkan jam mulai dan jam keluar maka staff payroll
karyawan berupa cek atau giro berdasarkan rekapitulasi yang sudah diotorisasi
oleh manajer personalia dan telah diperiksa oleh bagian akuntansi dan
diotorisasi oleh manajer keuangan. Bank Payment Voucher dibuat oleh General
Cashier. Adapun rincian atas keadaan dokumen Bank Voucher Payment terdiri
dari tanggal dibuka, dibayarkan kepada siapa, jumlah yang dibayarkan, nomor
BVP, form tanda tangan, kolom nomor acconting dan nomor cek giro.
internal yang baik dimana dokumen yang digunakan sudah bernomor urut
yang dilakukan oleh fungsi personalia. Karyawan yang memiliki otorisasi atas
bagian penggajian.
Terdapat kelemahan atas dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu :
85
Sebagian besar dokumen yang digunakan pada perusahaan diarsipkan
terhadap dokumen yang hilang, sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen
penggandaan dokumen.
Jika hal ini terus dibiarkan terjadi maka apabila terjadi kehilangan dokumen
besar. Maka penulis menyarankan agar setiap dokumen diberikan nomor urut,
Rekapitulasi daftar hadir karyawan dibutuhkan untuk mencatat total jam kerja
tiap pegawai dalam satu bulan. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
daftar gaji.
Jika hal tersebut dibiarkan terjadi maka fungsi perhitungan gaji bisa
memanipulasi jam kerja karyawan. Karena perhitungan jam kerja adalah hal
jam kerja dan menghindari manipulasi jam kerja oleh fungsi perhitungan daftar
gaji. Dan rekap daftar hadir seharusnya dibuat tiga rangkap dimana dokumen
pendukung atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh perusahaan.
antara lain:
merupakan suatu proses untuk menentukan dan mencatat jumlah jam kerja
setiap pegawai dalam satu bulan dan apakah gaji akan dibayar penuh atau
87
menilai disiplin pegawai dan kesempatan untuk mencapai jenjang yang
lebih tinggi.
(mesin amino). Mesin ini akan mencatat waktu kehadiran, waktu istirahat
seperti terlambat masuk kerja dan tidak bekerja pada jam yang di tetapkan.
karyawan.
sebagai berikut :
tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan tersebut. Hal ini
oleh kartu jam hadir dan proses pencatatan waktu hadir oleh mesin
waktunya.
jam kerja oleh pihak yang tidak berwenang dan setiap karyawan
amino)
89
Proses pencatatan waktu pada Hotel XYZ menggunakan mesin amino
yang terkadang dihadapi perusahaan adalah tinta yang tidak nyata hal
penghasilan yang menjadi hak dan potongan beban setiap karyawan selama
pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir dan surat permintaan
lembur.
daftar gaji karyawan tetap maupun harian sesuai dengan format yang sudah
perhitungan gaji yang dibuat oleh personalia. Jika rekapitulasi daftar gaji
91
Manager Personalia lalu diberikan kebagian penggajian untuk
tunjangan-tunjangan lainnya.
Penghasilan
Potongan
92
c. Dalam perhitungan bonus, insentif dan service didapatkan berdasarkan
terlebih dahulu.
A/B/C
A/B/C
93
Ranking VI Operator Utama, Clerk Utama, 30 Point
Service
Tabel 4.1
Ranking Karyawan
94
Berdasarkan penjelasan atas prosedur pembuatan rekap daftar gaji
akuntansi.
dan tanggung jawab atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan
Daftar Gaji
gaji karyawan yang berhak. Oleh karena itu perlu adanya otorisasi atas
yang berwenang.
jabatan.
95
Setiap pemimpin departemen selalu menilai kinerja setiap karyawan
pimpinan departemen.
Payroll Personalia.
96
Kelemahan atas pengendalian internal pada prosedur pembuatan
meminimalkan biaya atas karyawan baru. Jika hal ini dibiarkan terus
menganggap data-data yang diterima sudah benar. Hal ini terjadi karena
kartu jam hadir misalkan dari tanggal 18 bulan lalu sampai dengan
97
Proses pemeriksaan yang dilakukan pada perusahaan hanya melihat dari
Surat Keputusan atas gaji karyawan. Dimana hanya rekap daftar gaji
bersih yang telah dihitung oleh bagian personalian dan melihat dari
berwenang.
2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji
yang berwenang.
3. Data yang dipakai sebagian besar sudah diotorisasi oleh pihak yang
berwenang, dan
Saran yang dapat diberikan dalam proses ini adalah harus disertai
98
1. Status ataupun ranking karyawan apakah sudah benar jika ada
kamar.
Contoh :
Gaji yang diterima Budi seorang karyawan Hotel XYZ yang belum
sebagai berikut :
PTKP : (TK/0)
tanggal 29 atau 30 (setiap akhir bulan). Dimana pihak yang terlibat dalam
Dokumen yang digunakan adalah rekap daftar gaji yang dibuat 2 rangkap.
Satu rangkap disimpan oleh bagian personalia dan satu rangkap diberikan
daftar gaji tersebut. Staff Payroll Accounting membuat rekap daftar gaji
100
untuk membuat duplikat data yang asli untuk ditandatangani oleh Direktur
daftar gaji karyawan yang dibuat 2 (dua) rangkap. Rekap daftar gaji yang
Giro.
c. Untuk karyawan yang belum memiliki rekening dari payroll bank maka
Voucher dari gaji yang akan dibayarkan. Bank Payment Voucher diproses
dilengkapi dengan rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll
personalia, rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll accounting serta
transfer dan tunai. Gaji yang telah lengkap beserta BPV diperiksa dan
giro dan membuat surat untuk Bank Payroll untuk serah terima gaji yang
101
akan dijalankan yang berisi jumlah payroll transfer, nomor giro dan jumlah
gaji yang dibayarkan, pengesahan cek atau giro haru ditandatangani oleh
cek atau giro yang dikeluarkan oleh bank memiliki dua specimen
tandatangan.
a. Gaji direksi yang berupa cek atau giro diserahkan langsung kepada
b. Gaji tunai berupa cek tunai yang ditunaikan dan dimasukan keamplop
yang ada pada rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll
tersebut antara lain : cek dan giro, bank voucher payment dan rekap
daftar gaji.
hari raya.
tanggal 20 sampai tanggal 21. Dimana penarikan atas kartu jam hadir
dilakukan pada tanggal 22. Pada Hotel XYZ perhitungan daftar gaji
sampai 3 hari misalnya tanggal 18. Hal tersebut dilakukan agar proses
103
perhitungan gaji sampai dengan proses pembayaran gaji tidak
terlambat.
atau Giro.
lebih baik jika menggunakan satu sistem saja yaitu sistem transfer dari
pada Hotel XYZ adalah berdasarkan actual basis dimana gaji dicatat pada saat
tanggal giro atau cek dibuka. Maka bagian accounting mencatat jurnal penggajian,
yaitu :
kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawan dan kartu biaya yang digunakan untuk mencatat
biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
105
IV.5 Flowchart yang Diusulkan atas Pencatatan Waktu Hadir
Mulai 1 2
Mengecek kartu
jam hadir
Diproses
secara Lebih lanjut
Kartu Jam
keseluruhan
Hadir
Selesai
Membuat
Memasukan rekap daftar
kartu jam hadir
hadir ke
mesin
Kartu Jam
Hadir Rekap
daftar hadir
1
2
Gambar IV.2
Karyawan
1. Prosedur ini dimulai dengan karyawan mengambil kartu jam hadir dan memasukan
Pencatatan Waktu
106
2. Bagian pencatat waktu menerima catatan absensi karyawan.
Personalia
6. Bagian personalia menerima rekap daftar hadir yang telah dicek dari bagian
107
IV.6 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji
Mulai 2
1
2 2 2
Daftar Hadir RDG
RDG
Karyawan
2
DGK
Daftar Hadir
Mengecek T Karyawan
DHK T
Mengecek
Membuat
RDG &
daftar gaji
DG
Membuat
rekap daftar
gaji Otorisasi
Input data 2
ke RDG
komputer
2
DGK
Daftar Hadir
Cetak 2 Karyawan
RDG
2
RDG
3
2
DGK
DGK : Daftar gaji karyawan
Daftar Hadir RDG : Rekap daftar gaji
Karyawan DG : Daftar gaji
Gambar VI.3
Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji
oleh Staff Payroll dan Manager Personalia
108
ACCOUNTING GENERAL CASHIER
3 4
RDG
2
2
1
DGK DGK
Daftar Hadir
Karyawan RDG
T
Diproses
Lebih lanjut
Mengecek
Dokumen
selesai
RDG
2
DGK
Gambar IV.4
Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji
Oleh Accounting dan General Cashier
Staff Payroll
2. Melakukan pengecekan atas daftar hadir karyawan dan daftar hadir karyawan
109
3. Setelah dokumen sudah diperiksa, staff payroll membuat daftar gaji karyawan
4. Setelah membuat daftar gaji karyawan maka staff payroll membuat rekap
6. Mencetak daftar gaji dan rekap daftar gaji sebanyak dua (2) rangkap.
7. Memberikan daftar hadir rangkap 1, daftar gaji dan rekap daftar gaji ke
Manager Personalia
11. Memberikan rekap daftar gaji kepada staff payroll untuk diarsipkan.
Accounting
13. Menerima rekap daftar gaji, daftar gaji dan daftar hadir karyawan.
110
General Cashier
16. Menerima dokumen dari staff accounting untuk dibuatkan bank voucher
111
IV.7 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Pembayaran Gaji
Gambar IV.5
Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji
oleh General Cashier dan Manager Accounting
112
GENERAL CASHIER Direktur Accounting ACCOUNTING
2 3 4
DGK 2
Bank Payroll
BPV RDG
Cek atau Giro
2
BPV
DGK 1
RDG DGK
DGK
3 4
Gambar IV.6
Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji oleh
General Cashier, Direktur Accounting dan Accounting
113
DIREKTUR
GENERAL CASHIER
OPERATIONAL
5 6 7
Membuat
Tanda Terima
Bukti Transfer
Tanda Mencairkan Bank
tangan Cek ke
Cek atau Bank
Giro
2
Tanda Terima
Mentransfer ke Bukti Transfer
rekening Bank
Cek atau Giro
karyawan
BPL
BPV
Menyerahkan Bukti
DGK Bukti Transfer Transfer Bank dan
Bank Tanda Terima Bukti
Transfer Bank
Bukti Transfer
Bank
7 2
6
Tanda Terima
Bukti Transfer
Bank
Gambar IV.7
Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji
Oleh Direktur Operational dan General Cashier
114
Gambar IV.8
Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji
oleh Accounting dan Manager Accounting
115
GENERAL CASHIER Karyawan ACCOUNTING
10 12 13
2
2
Tanda Terima Slip Gaji Karyawan
Slip Gaji Karyawan
Bukti Transfer
Bank
Menandatangani T
T
Slip Gaji
Karyawan
2
Slip Gaji Karyawan
13
Selesai
Gambar IV.9
Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji
Oleh General Cashier, Karyawan dan Accounting
General Cashier
1. Menerima rekap daftar gaji dan daftar gaji yang telah diperiksa oleh staff payroll
accounting.
116
Manager Accounting
4. Memeriksa dokumen penggajian yang diberikan dari general cashier, apakah jumlah
pada daftar gaji sesuai dengan jumlah yang tertera pada bank voucher payment.
General Cashier
6. Setelah bank voucher payment disetujui oleh Manager Accounting maka General
Cashier membuat cek atau giro dan bank payroll letter, dimana bank payroll letter
7. Memisahkan dokumen yang harus diarsipkan. Rekap daftar gaji dan daftar gaji
Direktur Accounting
8. Sedangkan Bank Payment Letter, Bank Payroll Letter, Daftar gaji dan Cek atau Giro
Direktur Operational
9. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi oleh Direktur Accounting maka Cek atau
atau giro harus diotorisasi oleh dua dewan direksi yaitu Direktur Accounting dan
Direktur Operational.
10. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi dengan lengkapoleh pihak yang
General Cashier
11. Setelah dokumen lengkap maka general cashier mencairkan cek untuk pembayaran
13. Setelah itu bukti transfer diberikan ke bagian accounting untuk diproses lebih lanjut.
Accounting
14. Melakukan pemeriksaan atas bukti tanda transfer yang digunakan sebagai dasar
untuk melakukan pencatatan atas kas keluar atas gaji ke buku besar.
15. Setelah bukti tersebut disetujui maka slip gaji dikeluarkan yang sebelumnya di
16. Setelah di otorisasi maka slip gaji diberikan ke masing-masing karyawan sebagai
tanda bukti gaji sudah diterima dan mereka dapat melihat rincian gaji mereka pada
118