MANAJEMEN RISIKO DI RUANG FILING

RUMAH SAKIT UMUM PKU MUHAMMADYAH BANTUL

TAHUN 2018

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya Kesehatan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:
RISNAWATI
1315052

PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA

i
ii
 MANAJEMEN RISIKO DI RUANG FILING
RUMAH SAKIT UMUM PKU MUHAMMADYAH BANTUL
TAHUN 2018

Risnawati1 , Kori Puspita Ningsih2

INTISARI
Latar Belakang: Pentingnya kesadaran Rumah Sakit Umum PKU
Muhammadiyah Bantul dalam memperhatikan keselamatan kerja karyawan, salah
satunya dengan melakukan penilaian manajemen risiko di ruang filing agar
meminimalisir kejadian risiko yang dapat mengakibatkan cidera pada karyawan.
Pentingnya manajemen risiko dapat digunakan sebagai informasi dan penilaian
pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di Rumah
Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan mengetahui Manajemen Risiko di ruang filing
Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul tahun 2018.
Metode: Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan cross-sectional. Metode
pengumpulan data dengan focus group discussion yaitu untuk mengetahui faktor
risiko apa saja yang ada di ruang filing yang berpotensi cidera terhadap petugas di
ruang filing. Instrumen yang digunakan transkip FGD, check list observasi, check
list studi dokumentasi. Subjek pada penelitian ini terdiri dari 6 orang yaitu 3
petugas filing, 1 koor pengolahan data dan 1 PJ Manajer Rekam Medis, 1 Ka.
Pengembangan Organisasi Mutu Rumah Sakit. Objek pada penelitian ini adalah
unit filing Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul.
Hasil Penelitian: Diketahui bahwa pengelolaan manajemen risiko di RSU PKU
Muhammadiyah Bantul disepakati pada waktu rapat unit bersama dengan Kepala
PJ manajer rekam medis yang melibatkan tim mutu rumah sakit dan seluruh
petugas filing. Faktor risiko yang ada di ruang filing meliputi faktor fisik, kimia,
biologi, ergonomi, stressor dan reputasi.
Kesimpulan: Belum adanya SOP yang mengatur tentang manajemen risiko di
ruang filing.
Kata Kunci: Manajemen Risiko di Ruang Filing
1
Mahasiswa Program Studi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan (D-3)
Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2
Dosen Pembimbing Program Studi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan (D-
3) Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

iii
 RISK MANAGEMENT IN THE FILING ROLE OF PKU
MUHAMMADIYAH GENERAL HOSPITAL
IN 2018

Risnawati1 , Kori Puspita Ningsih2

ABSTRACT
Background: The importance of awareness of PKU Muhammadiyah Bantul
General Hospital in paying attention to employee safety, one of them is by
assessing risk management in the filing room so as to minimize risk events that
can cause injury to employees. The importance of risk management can be used
as information and assessment of health services and improving the performance
of medical record officers at PKU Muhammadiyah Bantul General Hospital.
Objective: This study aims to find out Risk Management in the filing room of
PKU Muhammadiyah Bantul General Hospital in 2018.
Method: This type of research is descriptive research with a qualitative
approach. The study design was used cross-sectionally. Data collection method
with focus group discussion is to find out what risk factors are in the filing room
that has the potential to injure officers in the filing room. Instruments used in the
FGD transcript, observation check list, documentation study check list. Subjects
in this study consisted of 6 people, namely 3 filing officers, 1 data processing
choir and 1 PJ Medical Record Manager, 1 Head. Hospital Quality Organization
Development. The object of this study was the filing unit of PKU Muhammadiyah
Bantul General Hospital.
Results: It is known that the management of risk management at PKU
Muhammadiyah Bantul Hospital was agreed at the time of the unit meeting
together with the Head of the PJ medical record manager involving the hospital
quality team and all filing officers. Risk factors in the filing room include
physical, chemical, biological, ergonomic, stressor and reputation factors.
Conclusion: There is no SOP that regulates risk management in the filing room
Keywords: Risk Management in the Filing Room
1
Students of Medical Record and Health Information Study Program (D-3) in
Health Office of General Achmad Yani University, Yogyakarta.
2
Lecturers of Medical Record and Health Information Study Program (D-3) in
Health Office of General Achmad Yani University, Yogyakarta.

iv

PENDAHULUAN
Rumah Sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karakteristik tersendiri yang
dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan
teknologi, dan kehidupan sosial
ekonomi masyarakat yang harus
tetap mampu meningkatkan
pelayanan yang lebih bermutu dan
terjangkau oleh masyarakat agar
terwujud derajat kesehatan yang
setinggi-tingginya
Keselamatan pasien merupakan
suatu sistem yang membuat asuhan
pasien lebih aman, meliputi asesmen
risiko, identifikasi dan pengelolaan
risiko pasien, pelaporan dan analisis
insiden, kemampuan belajar dari
insiden dan tindak lanjutnya, serta
implementasi solusi untuk
meminimalkan timbulnya risiko dan
mencegah terjadinya cidera yang
disebabkan oleh kesalahan akibat
melaksanakan suatu tindakan atau
tidak mengambil tindakan yang
seharusnya diambil.²
Berdasarkan survey pendahuluan
dan pengamatan di unit filing Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Bantul
setelah melakukan pengamatan dan
wawacara dengan petugas filing
ditemukan risiko yang ada di unit
filing diantaranya: petugas filing
dapat terkena penyakit batuk jika
mengambil atau mengembalikan
dokumen rekam medis tanpa
menggunakan masker, petugas filing
dapat tersayat dokumen rekam medis
jika mengambil ataupun
mengembalikan dokumen rekam
medis tanpa menggunakan sarung
tangan, petugas filing dapat
terpeleset atau terjatuh pada saat
mengambil dokumen rekam medis
yang berada pada rak yang tinggi,
1
selain itu petugas pada unit filing
dapat tertimpa dokumen rekam
medis. Berdasarkan temuan di ruang
filing jika petugas tidak berhati-hati
maka akan berakibat bahaya untuk
keselamatan petugas itu sendiri.
Berdasarkan masalah diatas penulis
tertarik untuk mengangkat menjadi
sebuah Karya Tulis Ilmiah dengan
judul ““Manajemen Risiko di
ruang filing Rumah Sakit Umum
PKU Muhammadiyah Bantul
Tahun 2018”.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Penelitian ini
mendeskripsikan manajemen risiko
di ruang filing dan menjelaskan
faktor risiko & pengendalian
manajemen risiko di ruang filing
Rumah Sakit Umum PKU
Muhammadiyah Bantul. Informan
pada penelitian ini terdiri dari 6
orang yaitu 3 petugas filing, 1 koor
pengolahan data dan 1 PJ Manajer
Rekam Medis, 1 Ka. Pengembangan
Organisasi Mutu, dan objek pada
penelitian ini adalah unit filing. Cara
pengumpulan data dengan Focus
Group Discussion (FGD), observasi
dan studi dokumentasi. Teknik
pengolahan data melalui editing,
coding, data entry, pembersihan
data. Analisis data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah analisis
deskriptif
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Manajemen Risiko
di Ruang Filing.
Respon Rumah Sakit ditentukan
melalui asesmen risiko atau
pengelolaan risiko yaitu meliputi
identifikasi potensial risiko dan

hazard, menelusuri siapa dan apa
yang dapat dirugikan serta
bagaimana caranya, evaluasi
temuan risiko analisa apakah
pengelolaannya sudah cukup atau
perlu diubah untuk mencegah
terjadinya insiden, catat temuan
lalu buat rencana pengelolaannya,
evaluasi pengelolaan secara
menyeluruh dan perbaiki bila
perlu. Pengeloaan manajemen
risiko berkelanjutan digunakan
untuk melakukan identifikasi dan
mengurangi cedera serta
mengurangi risiko lain terhadap
keselamatan pasien dan staf.³
Proses manajemen risiko yang
kompenennya meliputi
identifikasi, pelaporan risiko
tinggi lainnya karena kegagalan
proses tersebut dapat
menyebabkan kejadian sentinel.
Manajemen risiko di Rumah Sakit
Umum PKU Muhammadiyah
Bantul khususnya di ruang filing
dikelola oleh Kepala PJ manajer
rekam medis dengan cara
mengidentifikasi risiko yang ada
di ruang filing kemudian
dilakukan rapat unit dengan
petugas terkait bersama dengan
tim mutu Rumah Sakit. Untuk
tercapainya perbaikan mutu dan
keselamatan pasien maka di
perlukannya standar mutu.³
Pengelolaan manajemen risiko di
ruang filing sudah dilakukan
mulai dari pengidentifikasian hal
yang menyebabkan risiko,
pengendalian risiko, akan tetapi
tidak ada SOP tertulis secara
khusus yang mengatur manajemen
risiko di ruang filing dikarenakan
pengelolaan manajemen risiko di
ruang filing merupakan bagian
dari tim mutu rumah sakit dan
2
tergabung dalam satu SOP yaitu
mutu rumah sakit.
2. Faktor Risiko & Pengendalian
Manajemen Risiko di Ruang
Filing.
Langkah pertama manajemen
risiko adalah mengidentifikasi
risiko apa saja yang dapat di
mempengaruhi pencapaian
sasaran organisasi. Pada tahap ini
dilakukan identifikasi faktor risiko
kesehatan yang dapat tergolong
fisik, kimia, biologi, ergonomi,
stressor, reputasi.⁴ Berdasarkan
hasil FGD dan wawancara dengan
triangulasi identifikasi
manajemen risiko di ruang filing
meliputi faktor fisik, kimia,
biologi, ergonomi, stressor dan
reputasi berikut adalah
penjabarannya:
a) Faktor Fisik
(1) Kebisingan
Pembongkaran, konstruksi,
renovasi gedung di area
mana saja di rumah sakit
dapat merupakan sumber
infeksi. Pemaparan
terhadap debu dan kotoran
konstruksi, kebisingan,
getaran, kotoran, dan
bahaya lain dapat
merupakan bahaya
potensial terhadap fungsi
paru paru serta keamanan
staf dan pengunjung.³
Berdasarkan hasil FGD
dan wawancara kebisingan
merupakan faktor fisik
yang berupa suara/audio,
contohnya adalah
kebisingan yang
bersumber dari alat sterill
dan suara lift, suara
kebisingan tersebut sangat
 3

mengganggu kenyaman Berdasarkan hasil FGD

petugas di ruang filing dan wawancara cara
dalam melakukan pengendaliannya adalah
tugasnya. petugas menggunakan
Pengendalian: sarung tangan agar
Berdasarkan hasil FGD terlindungi dari tersayat
dan wawancara cara dokumen rekam medis dan
pengendalian kebisingan mengganti sampul berkas
yaitu dengan adanya rekam medis dengan yang
pengajuan pemindahan sudah terstandar yaitu
ruang sterilisasi, dan juga yang tidak glosy.
pengajuan untuk (3) Berkas miss file
penggantian lift baru agar Salah letak dan
tidak mengganggu petugas keterlambatan pelacakan
filing dalam melaksanakan dokumen rekam medis
tugasnya serta penyerahan dokumen
(2) Tersayat sampul rekam rekam medis di TPPRJ.⁶
medis Berdasarkan hasil FGD
Bahan yang digunakan dan wawancara miss file
untuk membuat folder sering kali terjadi
rekam medis merupakan dikarenakan dokumen
bahan yang tebal dan tidak rekam medis masih
mudah sobek seperti kertas tertinggal di poli dan juga
manila atau cardboard lain salah dalam pengembalian
yang kuat.⁵ dokumen rekam medis
Berdasarkan hasil FGD saat selesai dari pelayanan.
dan wawancara tersayat Pengendalian:
sampul rekam medis Berdasarkan hasil FGD
termasuk faktor fisik, dan wawancara cara untuk
contohnya dokumen dapat meminimalisir miss file
mudah rusak, untuk yaitu dengan cara mencari
sampul berkas rekam sampai ketemu dan jika
medis masih tidak ketemu maka
menggunakan sampul petugas akan membuatkan
dengan bahan glosy dan dokumen rekam medis
juga terdapat formulir baru.
didalam berkas rekam b) Faktor Kimia
medis yang di steples akan (1) Tinta
terjadi luka jika petugas Rekam kesehatan hanya
tidak berhati-hati maka menggunakan tinta warna
kemungkinan besar biru atau hitam dalam
petugas dapat tersayat penulisan. Khusus grafik
sampul rekam medis saat boleh menggunakan warna
pengambilan berkas di rak merah atau hjau.⁷
penyimpanan. Berdasarkan FGD dan
Pengendalian: wawancara tinta yang

digunakan adalaha tinta
serbuk, untuk mengeprint
formulir yanng tidak
ditemukan pada rak rekam
medis atau retensi.
Pengendalian:
Berdasarkan hasil FGD
dan wawancara cara
pengendalian terkait tinta
yang digunakan untuk
mengeprint formulir
belum ada. Untuk upaya
pengendalian berdasarkan
peralatan yaitu masih sama
menggunakan tinta serbu,
personelnya SPO APD
agar terhindar dari paparan
debu dari printer masuk
hidung dan mulut,
Personelnya sosialisasi
dan monitoring terkait
penggunaan APD.
(2) Bau-bauan yang ada di
sekitar tempat kerja dapat
dianggap sebagai sebuah
pencemaran, karena dapat
mengganggu konsentrasi
bekerja dan bau-bauan
yang terjadi secara terus
menerus dapat
mempengaruhi kepekaan
terhadap penciuman.⁸
Berdasarkan FGD dan
wawancara bau tersebut
berasal dari uap autoclaf di
lantai 2 saat dilakukan
sterilisasi yang dapat
menyebabkan pengar dan
pusing pada petugas di
ruang filing.
Pengendalian:
Berdasarkan hasil FGD
dan wawancara cara untuk
mencegah bau-bauan yang
berada di ruang filing
Rumah Sakit Umum PKU
4
Muhammadiyah Bantul
adalah dengan cara
memakai masker dan
mengusulkan pemindahan
ruang sterilisasi agar
petugas di ruang filing
tidak terganggu dalam
melakukan tugasnya.
c) Faktor Biologi
Kebersihan tangan
menggunakan sabun dan
desinfektan adalah sarana
efektif untuk mencegah dan
mengendalikan infeksi.³
Berdasarkan FGD dan
wawancara infeksi virus yang
bersumber dari dokumen
rekam medis yang di
kembalikan dari poli setelah
pelayanan selesai jika petugas
tidak menggunakan masker
dan anti septik akibatnya
adalah virus akan mudah
masuk ke hidung dan mulut
petugas.
Pengendalian:
Berdasarkan hasil FGD dan
wawancara untuk
meminimalisir penularan virus
dari dokumen rekam medis
pasien ke tubuh ruang filing
adalah adanya perintah untuk
menggunakan masker pada
saat bekerja dan mencuci
tangan dengan sabun atau
cairan anti septic setelah
menyentuh dokumen rekam
medis penggunaan APD.
d) Faktor Ergonomi
Alat penyimpanan yang baik,
penerangan yang baik,
pengaturan suhu pemeliharaan
ruangan, perhatian terhadap
faktor keselamatan, bagi suatu
ruangan penyimpanan berkas
sangat membantu dan
 5

mendorong kegairahan kerja memiliki SDM dengan kinerja

dan produktifitas para pekerja, yang mencukupi untuk
rak terbuka lebih dianjurkan memberikan pelayanan
pemakaiannya, dengan alasan kepada pasien sehingga
harganya lebih murah, petugas diharapkan mampu
lebih cepat dalam mengambil meningkatkan mutu
dan menyimpan berkas pelayanan Berdasarkan
dokumen rekam medis FGD dan wawancara SIMRS
pasien.⁹ yang eror dapat
Berdasarkan FGD dan mempengaruhi tertundanya
wawancara, risiko yang pelayanan.
disebabkan karena faktor Pengendalian:
ergonomi diantaranya adalah Berdasarkan hasil FGD dan
risiko jatuh, nyeri pinggang wawancara untuk
dan nyeri bahu. Hal tersebut meminimalisir beban kerja
dikarenakan ruang filing yang monoton ruang filing
Rumah Sakit Umum PKU disediakan TV, koomputer
Muhammadiyah Bantul yang terhubung ke internet
menggunakan tipe rak rekam dan juga speaker.
medis yang terbuka yang f) Faktor Reputasi
terbuat dari besi yang (1) kebocoran Informasi
tingginya kurang lebih 2,4 Informasi tentang identitas
meter. Penyebab dari tinggi diagnosis, riwayat
rak penyimpanan ini penyakit, riwayat
dikarenakan sudah tidak ada pemeriksaan dan riwayat
tempat penyimpanan dokumen pengobatan pasien harus
rekam medis pasien, sehingga dijaga kerahasiaannya oleh
dokumen rekam medis penuh dokter, dokter gigi, tenaga
di rak penyimpann dan kesehatan tertentu, petugas
sebagian di simpan di dalam pengelola dan pimpinan
kardus yang diletakkan di sarana pelayanan
lorong-lorong rak kesehatan
penyimpanan dokumen. Berdasarkan hasil
Pengendalian: wawancara dengan kepala
Berdasarkan hasil FGD dan PJ manajer rekam medis
wawancara untuk bahwa faktor reputasi
meminimalisir rak filing yang terkait kebocoran
tidak memadai dengan cara informasi di Rumah Sakit
menyimpan berkas rekam Umum PKU
medis di kardus dan Muhammadiyah Bantul
diletakkan di lantai di lorong yaitu belum pernah terjadi
rak berkas rekam medis. meskipun petugas di ruang
e) Faktor Stressor filing tidak berlatar
Banyaknya jumlah kunjungan belakang lulusan
pasien, mengharuskan Rumah pendidikan D-3 rekam
Sakit “Dr. Yap” Yogyakarta medis tetapi semua

petugas berperan teguh
dengan kode etik
kerahasiaan informasi
milik pasien.
Pengendalian:
Berdasarkan FGD dan
wawancara cara untuk
meminimalisir upaya
kebocoran informasi yaitu
dengan pintu ruang filing
dalam keadaan tertutup
KESIMPULAN
1. Pengelolaan manajemen risiko
di Rumah Sakit Umum PKU
Muhammadiyah Bantul
khususnya di ruang filing
dikelola oleh Kepala PJ manajer
rekam medis dengan cara
mengidentifikasi risiko yang ada
di ruang filing kemudian
dilakukan rapat unit dengan
petugas terkait bersama dengan
tim mutu Rumah Sakit, untuk
pembuatan manajemen risiko
pertama kali di buat pada tahun
2016.
2. Faktor risiko yang ada diruang
filing meliputi faktor fisik,
kimia, biologi, ergonmi,
stressordan reputasi. Untuk
upaya pengendaiannya belum
ada dikarenakan belum pernah
dibuat penilaian terkait faktor
tersebut.
3. Mengidentifikasi kembali risiko
yang ada di ruang filing agar
dapat memperhatikan
keselamatan kerja petugas.
4. Sebaiknya dibuat penilaian
terkait faktor risiko di ruang
filing dan juga dibuat upaya
pengendaliannya.
KEPUSTAKAAN
1. Kemenkes RI. Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia
6
Tentang Klasifikasi Rumah
Sakit Nomor
340/Menkes/Per/III/2010 (2010).
2. Kemenkes RI. Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia
Tentang Keselamatan Pasien
Rumah Sakit Nomor
1691/Menkes/Per/VIII/2011
(2011).
3. Komisi Akreditasi Rumah Sakit.
Standar Nasional Akreditasi
Rumah Sakit Edisi 1, (2017)
4. Santoso, B. A., & Sugiarsi, S.
(2011). TINJAUAN
PENERAPAN MANAJEMEN
RISIKO DI UNIT FILING
RSUD Dr . MOEWARDI, 19–
26.
5. WHO. (2006). World Health
Statistics 2006. Geneva: WHO
Press.
6. Rustiyanto, E., & Rahayu, W. A.
(2011). Manajemen Filing
Dokumen Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan. Politeknik
Kesehatan Permata Indonesia.
7. Hatta, G. R. (2017). Manajemen
Informasi Kesehatan disarana
Pelayanan Kesehatan. UI Press.
8. Sedarmayanti, P. D. H. Mp. A.
(2011). Manajemen Sumber
Daya Manusia: Reformasi
Birokrasi & Manajemen
Pegawai Negeri Sipil edisi
revisi/RA. Refika Aditama,
Eresco.
9. DepKes RI. (2006). Profil
Kesehatan Indonesia. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pelayanan
Medik.
10. Ningsih, K. P. (2013)
Hubungan Bebab Kerja dan
Kepuasan Kerja dengan kinerja
Karyawan di Instalasi Rekam
Medis Rumah Sakit Mata ‘Dr.
Yap’ Yogyakarta. Universitas
 7

Muhammadiyah Surakarta. Indonesia Tentang Rekam Medis

11. Kemenkes RI. Peraturan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008
Menteri Kesehatan Republik (2008).