LATIHAN SOAL DAN JAWABAN

MATERI PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORAN

PART 1

1. Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan langsung dengan kegiatan tata hubungan

baik secara internal maupun eksternal adalah ….

A. pencatatan

B. klasifikasi

C. komunikasi

D. pengolahan

E. penyimpanan

Pembahasan :

Pekerjaan kantor dipandang dari pengertian Tata Usaha adalah Pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penggandaan, pendistribusian dan penyimpanan, melakukan komunikasi,
menghitung da pekerjaan lainnya yang secara tidak langsung berhubungan dengan perkantoran.

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ditinjau dari fungsi kantor adalah : (1) Menerima keterangan2
/receiving information, (2) mencatat keterangan2/record information, (3) Mengolah
keterangan2/arrangin information, (4) Melindungi harta atau asset/Safety Guard assets.

Tata hubungan adalah suatu rangkaian kegiatan penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Jadi...jawaban pilihan untuk soal diatas adalah C

Sumber :

1. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

2. Modul Kesekretarisan (BSE) untuk SMK – DitPSMK Kemendikbud RI

2. Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan

dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien adalah ….

 A. telepon

B. surat

C. radio

D. handphone

E. intercom

Pembahasan :

Media komunikasi kantor adalah sarana penyampaian informasi yang untuk mempermudah dan
memperlancar dalam kegiatan komunikasi kantor baik secara internal maupun eksternal.

Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran adalah
sebagai berikut :

a. Intercom. Biasa juga dinamakan aiphone (hubungan didalam) adalah alat komunikasi yang
dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu
sendiri, dari satu unit ke unit yang lainnya atau dari satu ruangan ke ruangan yang lainnya.

b. Pesawat Telepon. Yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar
kantor. Jenis-jenis komunikasi pesawat telepon, antara lain :

1) Pesawat tunggal, yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan telepon pribadi/telepon

rumah.

2) PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan
pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (komunikasi tidak langsung)

3) PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan
pesawat telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator (komunikasi langsung).

c. Handphone. Pada prinsipnya sama dengan telepon biasa, hanya dalam hal ini bersifat mobile
(dapat dibawa kemana saja dan tidak terikat oleh tempat).

d. Sosial Media (SosMed). Sarana komunikasi lisan dengan menggunakan jaringan internet,
antara lain : Skype, BBM, LINE, WhatApp, Telegram, Twitter, Yahoo Msg, dll.

e. E-mail. Surat elektronik yang proses pengolahannya dan proses pendistribusiannya melalui
jaringan internet.

f. Faximile. Yaitu mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen/file yang
hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa gambar atau tulisan.
g. Teleconference. Terdiri dari 2 jenis yaitu :

1) Audioconference adalah alat komunikasi lisan kelompok pada 2 tempat yang berbeda dan
1 orang dengan yang lainnya tidak bisa saling melihat.

2) Videoconference adalah alat komunikasi lisan kelompok yang dapat memungkinkan

saling berkomunikasi secara tatap muka melalui layar atau monitor.

Jawaban pilihan yang benar adalah : E

3. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan
sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan
agar si penelepon tidak kecewa?

A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu !

B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan ?

C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !!

D. lain kali saja bapak telepon lagi !

E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !

4. Pengejaan (Spelling) untuk huruf "H" adalah…

A. hotel

B. home

C. heart

D. history

E. hello

Pembahasan :

Spelling atau pengejaan untuk huruf A sd Z adalah sbb :

A (Alpa), P (Papa)
B (Betha), Q (Q-Biec)

C (Charlie),

D (Delta) R (Romeo)

E (Echo), T (Tanggo)

F (Foxfort), U (Uniform)

G (Golf), V (Victor)

H (Hotel), W (Wiskey)

I (India), X (X-ray)

J (Juliet), Y (Yankey)

K (Kilo), Z (Zebra)

L (Lima),

M (Mike),

N (November),

O (Oscar),

Jawaban pilihan : A

5. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang
memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan erat dengan
prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu….

A. pemusatan koordinasi

B. kekuasaan dan tanggung jawab

C. disiplin

D. kesatuan perintah

E. pembagian kerja

Pembahasan :
Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai
berikut :

a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas
kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri
dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar
dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan
memperkuat kerja sama.

b. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus
diberi kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai
pertanggung jawabannya.

c. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya

mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan
tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

d. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan
efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya
sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat
melakukan pengawasan secara optimal.

e. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan

pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan
dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

f. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang
telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena
tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh
karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.
(Sumber : Modul SMK “Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).

Jawaban pilihan : B

- ARMA SETYO NUGRAHANI –