BAB I

KOMUNIKASI KANTOR

Minggu ke-1

1. PENGERTIAN DAN KOMPONEN KOMUNIKASI

Pada Bab ini, Siswa diharapkan mengetahui tentang :

Apa yang
dimaksud
dengan Komponen Apa saja yang
Komunikasi apa saja yang Bagaiamana termasuk Apa fungsi
dan terdapat Proses Komunikasi pada Bentuk- Komunikasi
Komunikasi pada Berlangsung ? bentuk kantor?
Kantor? Komunikasi? Komunikasi?

a. Pengertian Komunikasi dan Komunikasi Kantor

Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi baik secara lisan, tulisan, maupun melalui
gerak tubuh.

Sedangkan Komunikasi Kantor adalah proses penyampaian informasi dari suatu individu atau
suatu pihak tertentu kepada pihak lain, yang berlangsung dalam suatu kantor. Bisa dilakukan
secara lisan maupun tulisan.

b. Komponen Komunikasi/Unsur-unsur Komunikasi

Komponen komunikasi merupakan hal-hal yang harus ada agar komunikasi dapat berlangsung
dengan baik. Aspek-aspek komponen komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Komunikator (Pengirim), adalah orang yang menyampaikan pesan/informasi kepada
Komunikan.
2. Komunikan (Penerima), adalah orang yang menerima pesan/informasi dari Komunikator.
3. Pesan/Informasi, adalah hal yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan.
4. Media, adalah alat bantu untuk menyampaikan informasi seperti papan tulis, laptop,
infocus, dll.
5. Feedback (Umpan Balik), adalah tanggapan/reaksi dari Komunikan (penerima
pesan/informasi)
6. Effect (Efek), adalah perubahan yang terjadi ketika komunikan sudah menerima
pesan/informasi dari Komunikator.

c. Proses Komunikasi
Proses komunikasi terbagi menjadi 2 bagian, diantaranya :
1. Proses Komunikasi Secara Primer, merupakan proses penyampaian pesan kepada orang
lain yang medianya berupa lambang/simbol. Dapat berupa bahasa, isyarat, gambar, atau
 warna yang secara langsung dapat menerjemahkan pikiran komunikator kepada
komunikan.
2. Proses Komunikasi secara Sekunder, merupakan penyampaian pesan kepada orang lain
menggunakan alat sebagai media kedua untuk memperlancar komunikasi seperti surat,
telepon, surat kabar, majalah, radio, televisi, papan tulis, dan lain-lain. Dikarenakan
komunikan berada di tempat yang berbeda.

Sedangkan menurut The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran
Modern mengatakan bahwa proses komunikasi di dalam kantor dibedakan menjadi dua
macam, yaitu :
1. Hubungan tegak lurus (Vertikal), merupakan proses penyampaian pesan/informasi dari
atasan/pimpinan kepada karyawan.
2. Hubungan Datar (Horizontal), merupakan proses penyampaian pesan/informasi antar
pejabat antar karyawan (Sederajat).

d. Bentuk-bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Personal, merupakan komunikasi yang terjadi antar individu.
2. Komunikasi Organisasi, merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi
atau dilakukan secara struktural/lebih dari dua orang.
3. Komunikasi Massa/Publik, merupakan komunikasi yang memerlukan keterampilan/seni
untuk memperlancar komunikasi yang dilakukan.

e. Fungsi Komunikasi Kantor

1. Fungsi Kontrol, dapat digunakan oleh atasan untuk mengontrol karyawan.
2. Fungsi Motivasi, dapat dilakukan melalui pemberian feedback kepada karyawan, baik itu
berupa koreksi pekerjaan atau hal yang harus dicapai pada masa yang akan datang.
3. Fungsi Emosi, dapat berupa keluhan atau kritikan.
4. Fungsi Informasi, merupakan cara untuk memperlancar pengambilan keputusan saat
terjadi diskusi.
Minggu ke-2

2. KETERAMPILAN BERBICARA
Pada bagian ini, peserta didik diharapkan mengetahui tentang :

Persiapan,
Penyajian,
Prinsip Teknik Estetika
dan
Berbicara Berbicara
Penutupan
Pembicaraan

A. KETERAMPILAN BERBICARA
Dengan keterampilan berbicara, seseorang akan memiliki beberapa kemampuan.
Diantaranya :
1. Menghasilkan buah pikiran yang positif untuk memecahkan masalah
2. Mampu mengeluarkan pendapat, ide, isi, hati, dan buah pikiran yang terkandung
dalam pikirannya
3. Melahirkan gagasan di bidang ilmu pengetahuan, teknik, kebudayaan, dsb.

a. Prinsip-prinsip Teknik Berbicara

1) Prinsip Motivasi adalah prinsip yang memfokuskan pada pemberian dorongan atau
rangsangan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok,
atau umum.
Cara memberikan motivasi kepada pendengar :
a. Memberikan dorongan, yaitu dengan menyampaikan kebutuhan pendengar
atau tentang pentingnya materi yang dibicarakan.
b. Menghargai pendengar/Komunikan.
c. Memanfaatkan dorongan ingin tahu .

2) Prinsip Perhatian adalah prinsip yang bertujuan untuk menarik perhatian lawan
bicara.
Hal yang dapat menarik perhatian pendengar/Komunikan adalah :
a. Hal-hal yang tidak umum (Menceritakan hal-hal yang dimuat di media massa)
b. Humor (Sisipan humor dapat menghalau rasa jenuh)
 c. Hal penting sesuai kebutuhan (Hal yang menyangkut kepentingan mendengar)
d. Spontanitas (Bersenandung/menunjuk salah satu pendengar)
e. Memberikan penekanan (Dilakukan pembicara untuk menarik perhatian agar
mudah mengingat hal penting)

3) Prinsip Keindraan adalah prinsip yang menekankan pada pemanfaatan pancaindra

manusia. Beberapa jenis alat peraga yang dapat digunakan oleh pembicara seperti
LCD, OHP, Film Papan Tulis, Bagan, dan Gambar.

4) Prinsip Kegunaan adalah menyampaikan hal-hal yang menarik

perhatian/pendengar

5) Prinsip Ulangan adalah Menekankan pada penyebutan hal-hal yang dianggap

penting dari materi pembicaraan secara berulang-ulang.

6) Prinsip Pengertian mengehendaki hal-hal yang mudah dimengerti, mudah dihafal

dan mudah diingat dalam pikiran pendengar/komunikan.
a. Uraikan terlebih dahulu Sistematika yang akan dibahas
b. Uraikan materi pembicaraan secara sistematis dan logis
c. Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret.

b. Persipan, Penyajian Dan Penutupan Pembicaraan

1) Persiapan
Persiapan berbicara yang efektif meliputi :
a. Pengetahuan
b. Sistematika (Urutan Penyajian)
c. Alat bantu (Peraga)
d. Tempat
e. Waktu
2) Penyajian
Menyajikan materi yang efektif meliputi :
a. Pendahuluan (Motivasi > Tujuan > Ruang lingkup )
b. Isi (Jelas, mudah, menarik, fokus, lancar dan tidak berbelit-belit)
 3) Penutupan Pembicaraan
Seorang pembicara yang baik dapat menutup pembicaraan dengan tepat waktu dan
meliputi hal-hal berikut :
a. Ringkasan dari materi yang disampaikan
b. Memotivasi kembali
c. Memberikan saran, ajakan atau harapan
d. Memberikan ucapan terima kasih

c. Estetika Berbicara
Dapat diartikan sebagai seni dalam bicara. Berikut adalah hal yang termasuk dalam
Estetika Berbicara.
1) Pakaian (Serasi, Sederhana, Kelengkapan pakaian, Sepatu dan kaus kaki harus serasi)
2) Sikap Badan, meliputi :
a. Sikap Duduk (Sopan, tidak terlebih dahulu duduk di depan para komunikan)
b. Sikap Berdiri (Tegak dan bertumpu pada dua kaki dan tegakkan kepala)
c. Pandangan Mata (Mengedarkan pandangan ke seluruh ruangan, hindari
memandang satu orang saja)
d. Gerak-gerik air muka/wajah (Mengikuti isi pembicaraan)
e. Suara dan Ucapan (Ucapkan dengan jelas, tidak monoton, semangat, dapat
didengar, body language/body language sesuai dengan isi pembicaraan)