Minggu ke-3

3. KETERAMPILAN MENDENGARKAN DAN SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Pada bagian ini, peserta didik diharapkan mengetahui tentang :

Manfaat Cara Sarana

Pengertian Tujuan
Mendengarkan Mendengarkan Komunikasi
Mendengarkan Mendengarkan
Secara Efektif Secara Efektif Kantor

A. KETERAMPILAN MENDENGARKAN
Selain berbicara, aspek penting lainnya dalam berkomunikasi adalah keterampilan
mendengarkan.

a. Pengertian Mendengarkan
Mendengar dapat dipahami sebagai suatu proses suatu proses pasif berupa masuknya
rangsang suara pada indra pendengar kita, tetapi “mendengarkan” menuntut adanya
menuntut adanya perhatian dan pengolahan proses mental.
Jadi, Kegiatan mendengarkan adalah kegiatan fisik ketika seseorang menerima suara
melalui indra pendengaran sehingga dapat menganalisis, menghargai, memberikan
pendapat terhadap si pembicara.
Kegiatan mendengarkan juga dapat dilihat dari dua sisi, yaitu :
1) Dalam arti sempit : Mendengarkan adalah usaha memperoleh suatu pengertian
terhadapsuatu berita atau pesan dengan menggunakan indra oendengar, terbatas
pada penerimaan pesan lisan.
2) Dalam arti luas : Mendengarkan adalah usaha untuk memperoleh pengertian
dengan menggunakan indra pendengar dan kemampuan pikiran untuk mengadakan
interpretasi.

b. Manfaat Mendengarkan Secara Efektif

Mendengrakan secara efektif memiliki beberapa manfaat :
1) Memudahkan rekan kerja dalam memahami pertukaran informasi
 2) Membuat lawan bicara merasa dihormati, dihargai, dan mendapatkan dukungan
yang diperlukannya.
3) Menghindari terjadinya risiko kesalahpahaman.
4) Melatih kecermatan, kemampuan menyerap, dan nalar berpikir untuk memberikan
tanggapan pada materi yang disampaikan pembicara.
5) Melancarkan komunikasi antarsesama.

c. Tujuan Mendengarkan
Tujuan utama dari kegiatan mendengarkan adalah untuk memahami pesan atau
materi pembicaraan yang disampaikan pembicara secara komprehensif atau menyeluruh.
Melalui kegiatan mendengarkan secara efektif, pendengar/komunikan dapat merasakan
empati, dalam artianmemahami pesan dan alasan pesan tersebut disampaikan oleh
pembicara.

d. Cara Mendengarkan Secara Efektif

Kegiatan mendengarkan secara efektif dapat dibedakan menjadi dua :

1) Mendengarkan secara kritis : Mendengarkan materi pembicaraan sambil sesekali

mengevaluasi atau menilai materi tersebut ketika pembicara sedang berbicara.
2) Mendengarkan secara proyektif : Mendengarkan dan memahami materi
pembicaraan tanpa memberikan komentar selama pembicara berbicara.

Untuk melakukan kegiatan mendengarkan secara efektif dan meningkatkan

keterampilan berbicara, adalah sebagai berikut :

1) Bersikap objektif terhadap pembicara ataupun materi pembicaraan

2) Usahakan agar perhtaian tetap berfokus kepada pembicara. Jangan melakukan
kegiatan lain, seperti memainkan ponsel atau berbicara dengan teman lainnya.
3) Ketika sedang berada di forum besar, seperti seminar atau menghadiri kuliah, catat
hal-hal penting yang disampaikan oleh pembicara dalam buku catatan.
4) Memisahkan antara fakta dan opini.
5) Tidak menyela ketika pembicara sedang menyampaikan materi pembicaraan.
6) Berikan tanggapan atas materi yang disampaikan pembicara
7) Mengingat-ingat dan mengulang materi penting yang disampaikan pembicara
sebagai pemahaman untuk diri sendiri.

B. SARANA KOMUNIKASI KANTOR

1) Surat : Media komunikasi tertulis yang dengan cara-cara tertentu sesuai fungsinya.
2) Telepon : Media komunikasi dua arah jarak jauh.
 3) Teleks (Telepirinter Exchange) : Mesin atau pesawat yang berfungsi untuk mengirim
pesan singkat, dan berita yang dikirimkan akan tercetak pada lembar penerimaan
pesawat teks tujuan.
4) Faksimile : Perangkat komunikasi jarak jauh berupa pengiriman pesan teks. Dapat
juga dikatakan sebagai fotokopi jarak jauh.
5) E-mail (Electronic Mail) : Surat elektronik yang dikirim melalui media elektronik
dengan seperti komputer, laptop, maupun ponsel dengan memanfaatkan jaringan
internet. Pengguna e-mail harus memiliki e-mail dan hanya bisa dikirimkan kepada
mereka yang mempunyai e-mail juga.
6) Voice Mail : Pesan yang dikirim berupa suara dan hanya dapat dilakukan dengan
perangkat telepon.

Tugas 3 :

1) Carilah gambar Sarana Komunikasi kantor yang sudah dijelaskan di atas, kemudian digambar
di buku catatan Korespondensi dan jelaskan fungsi dari sarana komunikasi tersebut!