A.

PROSES KOMUNIKASI

Terdapat enam tahap dalam setiap proses komunikasi :

1. Develop an idea (Berfikir, mengembangkan ide)

Sebelum pengiriman pesan, sender berfikir dahulu mengenai apa yang akan disampaikan. Tahap ini
penting untuk menghindari kesalahan, ketidak jelasan, dan ketidak lengkapan pesan.

2. Encoding (Merubah pesan ke dalam bentuk sandi)

Merupakan langkah mengubah pesan informasi ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol (sandi) baik
verbal maupun non verbal misalnya tulisan, angka, gerakan tubuh, yang mampu memindahkan
pengertian, penyampaian pesan, bagaimana pesan akan disampaikan.

3. Transmitting the message (Pengiriman Berita)

Pada tahap ini sender memilih channel (saluran) untuk mengirimkah pesan, disini sender juga
berusaha agar saluran komunikasi terbebas dari hambatan.

4. Receive (Penerimaan Berita)

Tahap keempat ini merupakan tahap penerimaan pesan oleh receiver (penerima) melalui panca
inderanya.

5. Deconding (Pengartian atau Penterjemahan Pesan)

Pada tahap ini receiver mengerti atau memahami akan isi pesan yang disampaikan oleh sender
dengan mengartikan atau menterjemahkan simbol-simbol atau sandi yang diterima

6. Feedback (Respon, Tanggapan, Umpan balik).

Setelah pesan di terima dan dimengerti, receiver bereaksi menyampaikan feedback atas pesan yang
diterima dari sender.

Proses komunikasi ( termasuk dalam komunikasi pemasaran ) dapat dijelaskan dalam gambar berikut
ini
Gambar : Model Proses Komunikasi

Gagasan Pemahaman

MEDIA

ENCODE PESAN DECODE

PENGIRIM PENERIMA
DECODE ENCODE
FEED-BACK

Pemahamann Response

GANGGUAN

Gangguan fisik

Masalah Semantik

Perbedaan budaya

Ketiadaan feedback

Efek status

Ada tiga unsur pokok dalam proses komunikasi sebagaimana yang tergambar :

1. Pelaku Komunikasi

Terdiri atas pengirim (sender) atau komunikator yang menyampaikan pesan dan penerima
(receiver) atau komunikan pesan. Dalam konteks ini, komunikatornya adalah produsen atau
perusahaan, sedangkan komunikannya adalah khalayak, seperti pasar pribadi, pasar organisasi,
maupun masyarakat umum (yang berperan sebagai intiator, influencer, purchaser, dan user).

2. Material Komunikasi

Ada beberapa material komunikasi yang penting, yaitu :

a. Gagasan, yaitu materi pokok yang hendak disampaikan pengirim.

b. Pesan (message), yakni himpunan berbagai simbol (oral, verbal, atau non verbal) dari suatu
gagasan. Pesan hanya dapat dikomunikasikan melalui suatu media.

c. Media, yaitu pembawa (transporter) pesan komunikasi. Pilihan media komunikasi

pemasaran bisa bersifat personal (orang) maupun non-personal (media masa).

d. Response yaitu reaksi pemahaman atas pesan yang diterima oleh penerima.
 e. Feed-back, yaitu pesan umpan balik dari sebagian atau keseluruhan respon yang dikirim
kembali oleh penerima.

3. Gangguan (noise),
yaitu segala sesuatu yang dapat menghambat kelancaran proses komunikasi. Paling tidak
ada lima macam gangguan yang biasanya menghambat proses komunikasi pemasaran, yaitu
gangguan fisik, masalah semantik/bahasa, perbedaan budaya, efek status, dan ketiadaan
umpan balik.

B. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Idealnya, setiap komunikasi berjalan lancar dan efektif namun kadang kenyataannya hal tersebut
sering tidak berjalan mulus. Hal ini disebabkan karena adanya banyak faktor yang mempengaruhi
dan menghambat atau mengganggu

Faktor-faktor yang mempengaruhi ditinjau dari unsur komunikasi adalah :

1. Sender atau Receiver : Communication Skill, Attitude. Social System. Culture

2. Massage : Kejelasan Pesan

3. Channel (Media) : Kesempurnaan Media.

Selain faktor tersebut terdapat faktor lain yang dkemukakan oleh Scoot M Cutlip & H Center yang
disebut The Seven C’S Communication :

1. Credibility (Keterpercayaan).

2. Context (Perhubungan/ Pertalian).

3. Content (Kepuasan akan isi pesan yang mudah dimengerti)

4. Clarity (Kejelasan).

5. Continuty & Consistency (Kesinambungan dan Konsisten).

6. Capability Of Audience (Kemampuan Pihak Pnerima).

7. Channel Of Distribution (Saluran Pengirim Berita).

Sri adlah juga Haryani (2001) menambahkan factor komunikator yang mempengaruhi komunikas
selain factor kredibilitas komunikator factor daya tarik komunikator. Menurutnya komuniikasi akan
lebih efektif bila komunikatornya memiliki daya tarik yang positif dimata komunikan. Daya tarik
dapat diperoleh karena popularitas,kesamaan ideology, geografi, hobi, profesi, dan bahasa. Motivasi
juga dapat mempengaruhi intensitas tanggapan seseorang terhadap pesan yang disampaikan/yang
diterima.

Dalam komunikasi pemasaran, seperti periklanan misalnya, efektivitas komunikasi diantaranya

dipengaruhi oleh siapa penyampai (endorser) nya, waktu penyampaian (expose), dan pilihan media
yang digunakan,

Hambatan/ Rintangan dalam komunikasi :

1. Rintangan yang bersifat Teknis.

2. Rintangan Bahasa : Kata-kata atau pesan yang tidak mudah dipahami.

3. Rintangan Struktur Rintangan karena adanya perbedaan tingkatan dalam struktur

organisasi.

4. Rintangan Jarak.

5. Rintangan Latar Belakang : Sosial (Budaya), latar belakang pendidikan, dalam taraf
Horisontal setingkat lain bidang maupun taraf vertikal.

6. Rintangan Perilaku : Seperti Lack Of Attention, Hallo Effect, pandangan yang stereotype,
apatis, prasangka, dan lain-lain.

C. KLASIFIKASI KOMUNIKASI

Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut beberapa hal berikut :

1. Menurut Arah Komunikasinya (Perlu tidaknya respon langsung).

a. Komunikasi Satu Arah (one way communication)

 Perencanaannya harus lebih matang, sekali disampaikan harus jelas.

 Lebih cepat, lebih teratur dan lebih efisien.

 Cocok untuk hal yang mudah, tidak rumit.

b. Komunikasi Dua Arah (two way communications)

 Bisa didapat respon langsung

 Bisa lebih jelas

 Lebih demokratis untuk pengambilan keputusan

 Efektif untuk membujuk, menyakinkan

 Tapi bisa terjadi kekacauan

 Lebih tertekan, harus mampu cepat berfikir

  Kontrol pembicaraan lebih sulit.

2. Menurut Jenisnya :

a. Komunikasi Verbal

b. Komunikasi Non Verbal

3. Menurut Bentuk Penyampaiannya :

a. Komunikasi Lesan

 Lebih fleksibel dan cepat

 Untuk persuasi lebih efektif

 Respon bisa didapat secara langsung

 Secara psikologis lebih tertekan, harus mampu cepat berfikir

b. Komunikasi Tertulis (Termasuk dalam bentuk gambar).

 Dapat memberikan kesempatan berfikir lebih lama kepada penulis atau

pembacanya.

 Dapat memberikan bukti hitam di atas putih.

 Dapat didokumentasikan.

 Sebagai catatan untuk pengingat.

 Sebagai pedoman bertindak

4. Menurut cara penyampaiannya :

a. Komunikasi langsung (tatap muka/ tanpa dibatasi jarak)

b. Komunikasi tidak langsung (dibatasi jarak/ tidak tatap muka)

5. Menurut Peralaku/ Pelaksanaannya :

a. Komunikasi formal

b. Komunikasi informal

6. Menurut Ruang Lingkupnya :

a. Komunikasi internal

b. Komunikasi external

7. Menurut aliran informasinya :

a. Upward Communication

b. Downword Communication

c. Komunikasi Horizontal
 d. Komunikasi diagonal

8. Menurut jumlah peserta :

a. Komunikasi Personal ( meliputi: intrapersonal dan inter (antar) personal )

b. Komunikasi dalam kelompok.

c. Komunikasi organisasi

d. Komunikasi Publik

D. TEKNIK BERKOMUNIKASI

Agar berkomunikasi dapat berjalan dengan baik maka diperlukan beberapa teknik-teknik
berkomunikasi :

1. Persiapan untuk berkomunikasi : yaitu mengetahui dengan pasti :

a. Apa yang ingin anda sampaikan

b. Siapa yang akan menerimanya.

c. Mengapa anda berkomunikasi

d. Bagaimana anda akan menyampaikannya.

e. Kapan anda akan menyampaikannya.

2. Agar berkomunikasi berlangsung lebih lancar :

a. Tempatkan diri anda dalam situasi pelanggan (komunikan / penerima).

b. Miliki informasi yang relevan.

c. Siapkan apa yang anda ingin ungkapkan, termasuk kalimat pembuka.

d. Dengarkan dengan baik apa yang dikatakan pelanggan.

e. Tanggapi kekawatiran pelanggan (Audiens).

f. Kemukakan pendapat secara terbuka dan ringan.

g. Simpulkan secara berkala untuk menghindari kesalah pahaman.

3. Mendengarkan :

a. Tunjukkan expresi yang hidup.

 b. Terbuka hati (tidak bersikap membentengi diri)

c. Memperhatikan, menunjukkan minat.

d. Mendengar secara evaluatif (Mengevaluasi kata yang didengarkan)

e. Mendengarkan secara proyektif : Berusaha untuk memproyeksikan diri ke dalam pikiran

pembicara sehingga memahami apa yang dimaksud pembicara.

4. Memberi Penjelasan :

a. Menggunakan bahasa yang mudah dan langsung untuk menyampaikan maksud anda.

b. Menjelaskan lebih dahulu bagian yang mungkin lebih mudah dpahami.

c. Mengajukan pertanyaan untuk memastikan kepentingan mereka (audiens) &

memastikan mereka memahami.

d. Mendengarkan secara efektif, bila terdapat pertanyaan/ tanggapn.

e. Pastikan bahwa penjelasan anda dalam menjawab permintaan pelanggan telah

memuaskan.

5. Selaraskan perkataan anda yaitu bagaimana cara anda menyampaikan. Gunakan bahasa
tubuh yang sesuai dengan pesan verbal.

6. Bertelepon :

a. Harus dengan antusias, tunjukkan dengan suara yang bersemangat, dengan tersenyum.
b. Memberi salam dan menyebut nama perusahaan.
c. Gunakan ungkapan yang ramah.
d. Bila tidak jelas harus bertanya.
e. Tidak menyela sebelum lawan selesai berbicara.
f. Dengarkan isi pesannya, bukan sekedar kata-katanya.
g. Berikan kata selingan untuk menunjukkan bahwa anda masih bersamanya.
h. Persiapan catatan sebelumnya.
i. Hindari membuat asumsi/ kesimpulan tentang apa yang menghinakan mereka katakan.

7. Saat berkomunikasi antar personal.

a. Bersikaplah empatik dan simpatik.

b. Tunjukkanlah sebagai komunikator terpercaya.

c. Bertindaklah sebagai pembimbing bukan pendorong.

d. Kemukakanlah fakta dan kebenaran.

e. Bercakaplah dengan gaya mengajak bukan menyuruh.

 f. Janganlah bersikap super.

g. Janganlah mengetengahkan hal-hal yang mengkhawatirkan.

h. Janganlah mengkritik. (lebih baik “menurut saya

i. Berbicaralah secara menyakinkan.

8. Saat berkomunikasi tatp muka dan kelompok kecil.

(Misalnya seorang pimpinan dengan kelompok/ beberapa karyawan, yang memungkinkan

audiens memberikan tanggapan secara langsung).

a. Adakah persiapan yang seksama sebelum berkomunikasi.

b. Bangkitkanlah perhatian begitu komunikasi dimulai.

c. Tunjukkanlah kontak pribadi selama berkomunikasi.

d. Tunjukkanlah sebagai komunikator terpercaya.

e. Bicaralah dengan tegas, jelas dan menyakinkan.

f. Kemukakanlah fakta dan opini dalam uraian yang sistematis dan logis.

g. Hormatilah kritik komunikan.

h. Janganlah bersikap super.

i. Janganlah mengkritik.

j. Janganlah ngotot.

k. Janganlah emosional.

9. Saat berkomunikasi dalam kelompok besar. Yaitu kelompok komunikan yang jumlahnya
banyak :

a. Adakan persiapan yang seksama sebelum berkomunikasi.

b. Bangkitkanlah perhatian sebelum komunikasi dimulai.

c. Peliharalah kontak pribadi sebelum komunikasi dimulai.

d. Tunjukkanlah sebagai komunikator terpercaya.

e. Berbicaralah secara menyakinkan.

f. Aturlah intonasi sehingga menimbulkan rasa kegairahan.

g. Kemukakanlah pesan komunikasi yang menyangkut kepentingan komunikan, bukan

kepentingan komunikator semata-maa.

10. Saat pemberian perintah :

a. Dapat digunakan pesan tertulis atau pesan lesan.

b. Gunakan kata “tolong” hindari kesan menyuruh.

c. Perintah harus tetap disampaikan dengan sopan dan kata-kata yang jelas. Sesuaikan
dengan tingkat pemahaman komunikan.

d. Berikan kesempatan bertanya apabila ada hal yang belum jelas.

e. Tunjukkan perintah harus jelas dan kongkrit.

f. Perintah yang diberikan harus sesuai dengan kemampuan dan fungsi yang diberi
perintah.

g. Harus jelas wewenang dan tanggungjawab.

h. Jelas waktu mulai dan berakhirnya.

i. Jelas petunjuk pelaksanaannya.

j. Hindari kata-kata yang bisa ditafsirkan berbeda.

k. Perintah harus disampaikan secara lengkap.

l. Harus jelas siapa yang diberi perintah & kepada siapa dia harus melapor/
bertanggungjawab.