BAB V

KOMUNIKASI PERKANTORAN

Pendahuluan
 Komunikasi perkantoran adalah kesatuan berbagai
aspek yang diperlukan dalam rangka pemindahan
informasi antara kedua belah pihak untuk
memperoleh pengertian yang sama dalam rangaka
menjalankan tugas-tugas organisasi (kantor) untuk
mendukung pencapaian tujuan organisasi. Kunci
penting untuk mencapai tujuan adalah tergantung
pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders
Pentingnya KOMUNIKASI
Menurut National Busniss Employment Weekly yang di
Publish oleh The Wall Street Journal, “dari 120 Uraian
Pekerjaan yang mereka pelajari (dari kepala bagian
keuangan sampai manajer produksi, dari ekonom
senior sampai analis personalia, dari perwakilan
penjualan senior sampai pembeli minyak) semua
mensyaratkan calon pemangkunya mempunyai
ketrampilan berkomunikasi secara lisan dan tulisan”
(L. Bovee and V. Thill:1997)
PENGERTIAN KOMUNIKASI
 Menurut Bovee (1997), Komunikasi didefinisikan sebagai suatu proses
mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif pengiriman itu apabila
pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong
orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Sementara itu
Robbins (2003) mengatakan Komunikasi sebagai proses pemindahan data dan
memahami makna yang dimaksudkan.

 Komunikasi juga diartikan pemindahan suatu informasi, pesan, ide-ide,

simbol dari suatu pihak ke pihak lain agar tercapai saling pengertian. Hal ini
didasarkan bahwa pengertian awal kata Komunikasi berasal dari kata Latin
yaitu COMMUNICARE yang berarti sama. Artinya berkomunikasi agar
tercipta pengertian yang sama diantara kedua belah pihak yang
berkomunikasi
PROSES KOMUNIKASI
Komunikas merupakan proses yang di namis dan timbal balik yang dapat di
pahami melalui:

1. Pengirim mempunyai ide

2. Pengirim menyandikan ide
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi
4. Penerima mendapatkan pesan
5. Penerima menguraikan pesan
6. Penerima memberikan feedback
KOMUNIKASI LISAN DAN KOMUNIKASI
TULISAN

Lisan Tulisan

-Terikat dengan - Tidak terikat

ruang dan waktu dgn ruang dan
- Tidak tunduk waktu
dengan Kaedah - Tunduk dengan
bahasa/tata kaedah
bahasa bahasa/tata
bahasa (akurat
sepanjang waktu)
PRINSIP DASAR KOMUNIKASI YANG BAIK
1. Kejelasan bahasa yang digunakan, mengingat sasaran komunikasi (si
penerima)

2. Perhatian yang penuh harus diberikan oleh si penerima pesan

3. Integritas dan ketulusan (pengirim dan penerima)

4. Pemilihan media yang paling tepat untuk menyampaikan pesan

BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya bentuk dasar Komunikasi terdiri dari dua bentuk:

1. Komunikasi Nonverbal – proses komunikasi tanpa kata-kata yang berupa:

isyarat/gerakan tubuh dan ekpresi wajah (body languages and gestures )

2. Komunikasi Verbal – kata lisan maupun tulisan

Lanjutan ……
Komunikasi Verbal, komunikasi yang dilakukan secara
terencana

Komunikasi Nonverbal, komunikasi yang dilakukan

secara spontan (kadang kala tanpa rencana atau tidak
terstruktur), komunikasi ini sering di pakai sebagai
pelengkap Komunikasi Verbal
KOMUNIKASI TANPA KATA-KATA pada
BUDAYA BERBEDA
Contoh: (menurut Jeff Madura:2001)
 Menghinadari kontak mata
- di AS, Menunjukkan rasa malu-malu atau kecurangan
- di Libia, sbg pujian terhadap wanita
- di Jepang, sbg rasa hormat kepada atasan
 Menyilangkan kaki
- di AS, dilakukan agar nyaman
- di Negara Arab, merupakan penghinaan untuk menunjukkan tapak kaki
 Memperlihatkan telapak tangan
- di AS sebagai bentuk salam, seperti lambaian atau salaman
- di yunani adalah penghinaan
Lanjutan….
 Berdiri berdekatan seseorang saat berbicara
- di AS, sebagai gangguan, si pembicara di pandang lancang
-di Amerika Latindan Eropa Selatan, sebagai jarak yang normal untuk
berbicara
 Menyatukan Telunjuk dengan Ibu Jari Membentuk “O”
- di AS, berarti setuju (OK)
- di negara Mediterania, berarti Nol atau Lubang
- di Jepang berarti Uang
- di Tunisia, berarti “akan ku bunuh’ atau ancaman sadis
- di Amerika Latin sbagai ibarat “Cabul” (atau Kanji)
HAMBATAN KOMUNIKASI
(lihat gambar)

Pada dasarnya ada 3 (tiga) kelompok hambatan Hambatan lain:

komunikasi (RW.Mondy et all):

1. Technical Barriers Perceptions

- Timing
- Information Overload
- Cultural Differences Status (Power Distance)
2. Language Barriers
- Vocabulary
- Semantics (meaning of words) Distance
3. Psychological Barriers
- Information Filtering
- Lack of Trust and Openness Age
- Jealousy
- Preoccupation (asyik)
Prejudice
- We Hear What we Expect to Hear
( not what is actually said)
- Perception set Differences Physical Disabilities
MENGATASI HAMBATAN
KOMUNIKASI
Gunakan Feedback
Pertimbangkan penggunaan kata-kata (Clear,
Complete, Concise, Concrete, Correct, Courteous)
Gunakan pengulangan
Pertimbangkan waktu
Sikap yang positif
Lihat situasi dan kondisi
Dengarkan dengan baik
DASAR PEMILIHAN
SARANA KOMUNIKASI (AgarKomunikasi Efektif)
1. Kecepatan Proses komunikasi

2. Keakuratan informasi

3. Keamanan Komunikasi

4. Kerahasiaan

5. Rekaman/salinan

6. Kesan

7. Biaya yang dikeluarkan

 Manfaat Komunikasi yang Efektif

Pemecahan masalah
lebih cepat
Meningkatkan
tanggapan Keputusan yang
stakeholders lebih kuat

Meningkatkan Komunikasi Meningkatkan

citra profesional
yang efektif produktivitas

Materi promosi Arus kerja yang

yang lebih jelas lebih siap
dan efektif
Hubungan bisnis
yang lebih kuat
ALIRAN/ARUS KOMUNIKASI
Dalam organisasi
1. Komunikasi Vertikal (top down atau buttom up Communication

2. Komunikasi Horizontal (Lateral/Horizontal Communication)

3. Komunikasi Diagonal (diagonal Communication)

FUNGSI KOMUNIKASI
Menurut Scott dan Mitchell (1976):

 Fungsi Kontrol (monitoring)

 Fungsi Motivasi (feedback)

 Fungsi Emosi (interaksi sosial)

 Fungsi informasi (transfer data)

Sekian & Terima Kasih