KOMUNIKASI

I. UMUM
II. TATA CARA BERKOMUNIKASI
III. MASALAH2 KOMUNIKASI
IV. PENERIMAAN & PENYAMPAIAN
INFORMASI
V. KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA
VI. KEPEMIMPINAN
VII.SISTEM PELAPORAN
I. UMUM
PROSES KOMUNIKASI
Proses pengiriman informasi
Komunikasi ??? dalam upaya
Pembentukan Makna Diantara Dua
Orang Atau Lebih.

KONTEKS KOMUNIKASI :

 Teknik komunikasi 2 orang

 Teknik komunikasi Interview
 Teknik komunikasi kelompok
 Teknik Komunikasi organisasi Dan Masa

5
 Definisi Komunikasi ???
1. Proses Pembentukan Makna Diantara Dua Orang Atau
Lebih
2. Komunikasi adalah pengiriman informasi, makna dan
pengertian
3. Komunikasi mencakup aspek verbal dan non-verbal
ELEMEN :
 Input ( Rangsangan, Gagasan,Niat )
 Pesan ( Verbal,non Verbal )
 Saluran ( Udara,kabel,media)
 Gangguan / Noice ( Teknis,Semantik )

KONTEKS KOMUNIKASI :
Teknik komunikasi 2 orang
Teknik komunikasi terview
Teknik komunikasi kelompok
6
Teknik Komunikasi organisasi Dan Masa
Salah satu pertimbangan dalam pemilihan media
dikaitkan dengan “daya ingat manusia”. Kemampuan
manusia untuk mengingat adalah :

1. 10 % dari apa yang dibaca,

2. 20 % dari apa yang didengar,
3. 30 % dari apa yang dilihat,
4. 50 % dari apa yang didengar
dan dilihat.
JENIS 2 KOMUNIKASI
Folklore and Fact
• Menyatakan bahwa wewenang
formal seorang manajer ada 3
(tiga) yaitu :
• Peranan-peranan antar persona
• Peranan informasional
• Peranan memutuskan
 Komunikasi internal menurut
Lawrence D. Brennan, ialah :

• Pertukaran gagasan diantara para

administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan yang menyebabkan
terwujudnya perusahaan tersebut lengkap
dengan strukturnya yang khas (organisasi),
serta pertukaran gagasan secara horizontal
dan vertikal di dalam perusahaan yang
menyebabkan pekerjaan berlangsung
(operasi dan manajemen).
KOMUNIKASI PRIBADI

• Intra pribadi
(melamun/merenung)
• Antar pribadi
KOMUNIKASI FORMAL

• Mempunyai sangsi resmi

• Perintah diberikan oleh orang
yang berwenang
• Umumnya menggunakan surat
KOMUNIKASI
INFORMAL
• Informasi dari mulut kemulut
• Komunikasi tidak resmi(antar
anggota organisasi)
• Meyimpang dari struktur
organisasi formal
KOMUNIKASI NON
FORMAL
• Komunikasi antara
yang resmi dan tidak
KOMUNIKASI TEKNIK

• Komunikasi antar
organisasi yang
berprofesi sama
KOMUNIKASI PROSEDUR
&PERATURAN

• Biasa berbentuk manual &

juklak
• Harus jelas & tegas agar tidak
memerlukan interpretasi
pelaksana
 PESAN

Pesan adalah keseluruhan

daripada apa yang
disampaikan oleh
komunikator
DISKUSI

• Kumpulan orang banyak/sedikit

, dalam pemecahan masalah
tertentu , dipimpin
seorang pimpinan untuk
mengatur jalannya diskusi agar
tidak keluar arah .
CARA PENYAMPAIAN
DALAM DISKUSI
• Tidak menyalahkan
• Tidak membatasi pembicaraan
orang
• Tidak mengkritik pendapat
orang lain
• Ambil manfaat dari
pembicaraan orang lain
• Ambil keputusan yang
tepat,tegas&akurat
II. TATA CARA BERKOMUNIKASI
PERSIAPAN KOMUNIKASI

• Menentukan tujuan
komunikasi
• Merencanakan komunikasi
• Penerimaan umpan balik
komunikasi
UNSUR2 KOMUNIKASI

• Pemberi Berita
• Penerima Berita
• Alat / saluran untuk
penyampaian berita
• Pesan/berita
• Umpan balik
CARA 2
BERKOMUNIKASI
• Lisan
• Tertulis
• Kyal (bahasa tubuh)
• Gerak/Isyarat
• Gambar/grafik
• Warna
 SYARAT2 KOMUNIKASI YG BAIK
• Informative mudah diterima
• Bahasa mudah dimengerti
• Psn&Inf harus lengkap
• Psn&Inf harus disampaikan oleh &
kepada orang yg tepat
• Psn&Inf harus disampaikan pada waktu
yg tepat
• Influencing(dapat mempengaruhi)
• Instructive(memberikan perintah)
• Reportive(mudah dilaporkan/diteruskan)
METODE KOMUNIKASI

• Langsung
• Tidak langsung
• Searah
• Dua arah
• Vertikal
• Horizontal/diagonal
TEKNIK KOMUNIKASI

• Komunikasi Informasi
• Komunikasi
persuasif(membujuk)
• Komunikasi pervasif(meresapi)
• Komunikasi koersif(tekanan)
• Komunikasi instruktif(instruksi)
Umpan balik tertunda
(delayed feed back) , adalah :

• Komunikasi yg tertunda ,
karena memerlukan waktu
untuk sampai pada
komunikator. Biasanya terjadi
pada komunikasi yang
mempergunakan media kedua
(proses komunikasi sekunder).
 Umpan balik internal (inter
feedback), adalah :
• Tindakan internal /koreksi langsung
yg dilakukan komunikator , karena
sadar akan kesalahan yg
diperbuatnya . Sebagai contoh kita
sedang menulis surat (komunikator)
, kita sadar apa yang kita tulis itu
salah, maka secepatnya kita coret
dan memperbaikinya sebelum surat
tersebut dikirim pada alamat yang
dituju.
Dampak kognitif adalah :

• Dampak yang timbul pada

komunikan sehingga komunikan
menjadi tahu dari apa yang
disampaikan komunikator.
Tujuan komunikator disini
hanya berusaha mengubah
pikiran diri dari komunikan.
Tidak perlu mencapai apakah ia
melakukan sesuatu atau tidak.
Dampak afektif , adalah :

• Dampak yg lebih tinggi dari

dampak kognitif. Tidak hanya
sekedar tahu tetapi timbul rasa
iba, sehingga terharu, gembira,
marah dan sebagainya.
 Dampak behavioral ,
adalah :
• Dampak yang paling tinggi diantara
ketiganya, karena tidak hanya
sekedar tahu, timbul rasa iba, sedih,
terharu, gembira, marah dan
sebagainya, tetapi juga melakukan
sesuatu tindakan. Dengan pengertian
bahwa dampak behavioral adalah
dampak yang timbul pada komunikan
dalam bentuk perilaku, tindakan atau
kegiatan.
 5 hukum komunikasi ,
adalah :
• Respect (sikap menghargai,
menghormati)
• Humble (rendah hati)
• Emphaty (kemampuan memahami /
mendengarkan sebelum dimengerti
orang lain)
• Audible (dapat didengarkan dan
dimengerti dengan baik)
• Clarity (Kejelasan pesan )
 TAHAPAN KOMUNIKASI

 INISIASI > Gagasan,Niat

 ENCODING > Simbol / Sandi
 TRANSMISI > Saluran
 RECEIVING > Mendengar
 DECODING > Interpretasi
 TINDAKAN > Respon

VARIABEL PENENTU:
 KATA KATA > 10 %
 NADA/INTONASI > 30-40 %
 BAHASA TUBUH > 50-60 %

34
FAKTOR-FAKTOR YANG
MENINGKATKAN KOMUNIKASI
• Adanya rasa suka/daya tarik
1. Proksimitas-Jarak komunikasi
2. Similarity-Kemiripan
3. Situasi yang nyaman

• Adanya intensitas hubungan yg baik

1. Menghilangkan stereotype
2. Menjaga Positivitas
3. Adanya Keterbukaan
4. Adanya Jaminan (komitmen untuk tidak tertekan)
5. Adanya Cooperation

• Adanya solusi terhadap konflik

1. Penangguhan/penghindaran
2. Adanya Transparansi Penilaian
3. Cari solusi terbaik
ASPEK KEMANUSIAAN YG
PENTING DALAM KOMUNIKASI

• Hubungan pemberi&penerima
komunikasi
• Motivasi pemberi&penerima
komunikasi
• Kecenderungan generalisasi
• Kecenderungan membuat
reaksi
• Sulit mendengar
10 KIAT-KIAT
BERKOMUNIKASI
1. Clear ( jelas ) : kejelasan, baik suara maupun
isi/materi pesan;
1. Correct (benar) : kebenaran isi / materi pesan
2. Concrete (nyata) : aktual dan apa adanya
3. Complete (lengkap) : kelengkapan informasi
4. Concise (singkat-padat) : ringkas namun sarat informasi
5. Contextual (fokus pada persoalan) : to the point, tertuju
pada isi/inti pesan
6. Comprehensive (menyeluruh) : sesuai dengan lingkup
pesan
7. Consistent (taat azas) : kongruen / ajeg /kesesuaian
informasi
8. Courage (berani) : tegas dan lugas
9. Courteous (sopan) : sesuai dengan etika
 KOMUNIKASI ( 3 )
KOMUNIKASI EFEKTIF ?
TAHAPAN :
INISIASI
MAKNA

( R ) > Gagasan,Niat
= MAKNA ( S )
 ENCODING > Simbol / Sandi
 TRANSMISI > Saluran
RECEIVING > Mendengar
PROSES :


 DECODING > Interpretasi

TINDAKAN > Respon
Mendengarkan-perhatian


Bertanya-mau mengerti
VARIABEL :
Merekam-selektif/relevan
KATA KATA > 10 %
Mengobservasi-catat


Menilai
 Objektif-umpan
NADA > 30-40 balik
%
 BAHSA TUBUH > 50-60 %

38
MENDENGAR EFEKTIF
• Mendengar Partisipatif
“ berpartisipasi secara fisik dan mental”.
• Mendengar Empatik
“Memahami perasaan dan pikiran dari sudut
pandang pembicara”,
• Mendengar Objektif
“Memahami pembicara dengan lebih rasional dan
netral”
• Mendengar Kritis
“Menganalisis pesan dan mengevaluasi secara
efektif”
• Mendengar Aktif
“Melakukan proses umpan balik (substansi, isi,
perasaan)
III. MASALAH 2 KOMUNIKASI
 DISTORSI KOMUNIKASI
• KOMUNIKATOR : Keahlian komunikasi kurang, bicara terlalu
cepat, kurang dapat mengutarakan informasi secara jelas, mudah
emosi, dipengaruhi harapan yang tersembunyi

• PENERIMA BERITA :
Mudah Cemas, Bukan Pendengar yang baik,
kemampuan berkomunikasi kurang

• PESAN/BERITA : Beritanya Sukar Dimengerti, Berita mengandung

emosi tertentu, Berita menimbulkan reaksi emosi tertentu

• SISTIM SIMBOL YANG DIGUNAKAN : Seringsekali tidak

dimengerti, mempunyai arti ganda

• MEDIA : Tulisan atau suara tidak jelas

HAMBATAN
KOMUNIKASI
• Semantik
• Mekanik
• Phisik
• Psychologis
• Latar belakang
• Perbedaan IQ
• Perbedaan umur,ras,kelas,jeniskelamin
• Kondisi lingkungan
• Kurang saling menghormati
• Tidak adanya feedback(umpan balik)
LANGKAH2 MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

• Memberi pengertian pentingnya komunikasi

• Memahami komunikasi sebagai alat dalam
hubungan komunikasi
• Merencanakan komunikasi dengan baik
• Memberi iklim yang melancarkan
komunikasi 2 arah
• Membina komunikasi informal
• Menggunakan gugus tugas
• Menggunakan ilustrasi
• Menggunakan umpan balik
• Tidak berlebihan
IV. PENERIMAAN & PENYAMPAIAN
INFORMASI

1. Penerimaan Informasi terkait

dg tugas
2. Melalui cara & media yg tepat
3. Jalur Komunikasi
4. Prosedur Perusahaan
5. Prosedur Hubungan Kerja antar
personal
 MEDIA KOMUNIKASI

1) Komunikasi primer secara verbal digunakan pada

pemberian tugas dengan media bahasa yang
dituangkan dalam tulisan, yaitu surat perintah
kerja, gambar kerja, daftar simak pemeriksaan
alat, daftar simak potensi bahaya dan kecelakaan,
laporan harian operasi alat dan sebagainya.
2) Komunikasi primer secara non verbal seperti
sering dilakukan oleh operator crane dengan signal
man atau rigger dengan menggunakan bahasa
isyarat.
3) Komunikasi sekunder dengan alat (handy talkie)
dilakukan oleh juru ukur kuantitas yang berada
ruangan kantor proyek dengan pelaksana di
lapangan.
 LANJUTAN

4) Komunikasi secara linear dalam bentuk tatap

muka paling seringdigunakan, antara lain pada
rapat koordinasi, diskusi, negosiasi,instruksi lesan,
laporan lisan dan sebagainya.
5) Komunikasi secara sirkuler digunakan terutama
untuk evaluasi apakahyang disampaikan oleh
komunikator dapat dipahami dan dimengerti
dengan baik oleh komunikan. Dengan demikian
jelas bahwa faktor media komunikasi, disamping
cara berkomunikasi sangat penting untuk
menunjang keberhasilan komunikasi yang efektif
antara komunikator dan komunikan.
V. KOMUNIKASI DI
TEMPAT KERJA
Untuk mempersiapkan calon
komunikator di PDAM , caranya
adalah :
• Disajikan kajian teoritis,
kognisi, dengan memberikan
pengertian tentang komunikasi
dan bisnis, untuk meningkatkan
kompetensi sebagai
komunikator dan meningkatkan
kemampuan dalam komunikasi
dan bisnis.
Untuk mempersiapkan calon
praktisi di PDAM , caranya adalah :

• Disajikan kajian praktik,

psikomotorik, untuk
meningkatkan bisnis dan
komunikasi, meningkatkan
kompetensi sebagai pekerja,
serta memberikan ketrampilan
Hubungan pelanggan
(hublang) , adalah :
• Yaitu untuk komunikasi yang
berkaitan dengan operasional
SPAM dengan bagian-bagian
terkait, sehubungan dengan
kepuasan pelanggan serta
pemasaran (misal sambungan
baru). (Customer service dan
customer care).
Hubungan masyarakat
(humas) :

• Yaitu untuk komunikasi yang

berkaitan dengan membangun
hubungan dengan para
pemangku kepentingan secara
luas, sehubungan dengan citra
perusahaan. (public relation).
• Kegiatan komunikasi pada
bagian hubungan
masyarakat adalah
melaksanakan:
• Komunikasi perusahaan
;Sosialisasi dan advokasi
;Manajemen krisis
;Komunikasi internal
Penanganan komunikasi Pelaksana

Direksi, manajemen, bagian SDM,

Komunikasi internal bagian humas

Komunikasi penunjang
operasi:
Keluhan pelanggan - Bagian layanan pelanggan
Gangguan air minum - Bagian transmisi dan distribusi

Direksi, bagian humas, semua staf

Komunikasi perusahaan PDAM

Bagian humas, bagian hublang,

Advokasi dan sosialisasi bagian terkait
 Tabel 4.2 Gap persepsi komunikasi

PDAM Para pemangku kepentingan

Komunikasi hanya alat untuk kepentingan Komunikasi adalah jembatan mendapat

institusi informasi

Data masih disimpan, belum diolah menjadi Akses informasi ke PDAM masih terbatas

informasi

Yang terlibat : manajemen serta bagian Pemangku kepentingan belum dilibatkan

humas dan hublang. optimal

Program dipahami dan didukung pelaksana Seharusnya dipahami dan didukung oleh
program sasaran yang paling terkena dampak

Komunikasi dilaksanakan setelah program Sebaiknya dikomunikasikan sejak perenca-

disiapkan naan program

Cenderung dengan satu pendekatan, yaitu Butuh bentuk komunikasi 2 arah, dialogis,
vertical (penyuluhan) horizontal/setara

Sering menyamaratakan seluruh pemangku Berbeda karakter dan kebutuhan

kepentingan informasinya

Media terbatas Banyak pilihan media di luar dengan

infrastruktur lengkap.

Membangun image keluar belum menjadi Image PDAM negatif, karena belum
prioritas memahaminya

Forum pelanggan hanya untuk kepentingan Forum belum optimal menyuarakan

PDAM pelanggan
VI. KEPEMIMPINAN
• Kepemimpinan Birokrasi
Publik
• Kepemimpinan Birokrasi
Transaksional
• Kepemimpinan
transformasional
• Kepemimpinan visioner
Kepemimpinan Birokrasi Publik :
PDAM adalah suatu perusahaan yang sifatnya melayani
publik, sehingga sifat kepemimpinan direksinya dapat
dikatakan sebagai pemimpin birokrasi publik. Dalam
birokrasi pada umumnya, dan pada birokrasi publik
khususnya, pemimpin memegang peranan yang sangat
strategis. Berhasil atau tidaknya tugas-tugas layanan publik
sangat ditentukan oleh kualitas pemimpinnya.

Sifat birokrasi publik juga sangat bernuansa kepatuhan dan

keteladanan atasan dan bawahan. Dalam mewujudkan good
governance, diperlukan sosok pemimpin yang memiliki
pemikiran visioner, terbuka, memiliki komitmen yang tinggi
terhadap kinerja pelayanan, memupuk kompetensi dan
akuntabel di semua kebijakan, tindakan, maupun langkah-
langkahnya.
Kepemimpinan Birokrasi Transaksional :
Hubungan pemimpin dengan bawahan bersifat formal,
terbatas pada pekerjaan saja, dan ruang gerak karyawan
terbatas. Dampak positif model kepemimpinan birokrasi
transaksional terletak pada efisiensi di dalam pelaksanaan
kerja, karena semuanya sudah diatur dalam tatanan yang
jelas, tinggal melaksanakan. Kepemimpinan tipe ini
biasanya menjamin pencapaian tujuan dalam jangka
pendek. Dampak negatif model kepemimpinan birokrasi
transaksional adalah biasanya pemimpin berorientasi pada
kekuasaan yang hierarki. Tidak ada pemberdayaan
karyawan dan pembagian wewenang dalam pengambilan
keputusan. Kondisi hubungan atasan dengan bawahan tidak
kondusif karena perintah bersifat top-down dan formal.
Hubungan bawahan dengan atasan kadang bersifat loyalitas
yang berlebihan.
Kepemimpinan transformasional:
Menurut Bass, adalah kepemimpinan yang mampu
memberi inspirasi dan memotivasi para pengikut untuk
mencapai hasil-hasil yang lebih besar daripada yang
direncanakan semula dan untuk imbalan internal. Dengan visi
dan misi yang jelas, pemimpin transformasional bisa
membujuk, memotivasi para pengikut untuk bekerja
keras mencapai sasaran.

Burns menjelaskan bahwa kepemimpinan transformasional

sebagai sebuah proses dimana para pemimpin dan pengikut
saling meningkatkan motivasi dan moralitas yang lebih tinggi.
Para pemimpin transformasional selalu berusaha
meningkatkan kesadaran para pengikutnya untuk
menggerakkan kebutuhan-kebutuhan ke arah tingkat yang
lebih tinggi.
Sepuluh prinsip dalam kepemimpinan transformasional, yaitu:
1. Kejelasan visi. Seorang pemimpin harus bisa menjelaskan
visi perusahaan secara jelas, sederhana, dan gambling
kepada bawahannya. Kemana arah tujuan perusahaan.
2. Kesadaran karyawan. Selalu menyadarkan seluruh jajaran
perusahaannya untuk selalu meningkatkan nilai kinerjanya,
dengan mengetahui betapa penting nilai dan tugas mereka
diperusahaan.
3. Pencapaian visi. Berorientasi pada pencapaian visi secara
bersama dan memelihara komitmen dalam mencapainya.
4. Pelopor perubahan. Berani merespons dan melakukan
perubahan apabila diperlukan, dan dapat menjelaskan
manfaat perubahan pada seluruh karyawan.
5. Pengembangan diri. Selalu mengembangkan diri dengan
pembelajaran yang tiada henti dan selalu meningkatkan
kompetensi kepemimpinan dirinya.
6. Pembelajaran karyawan. Memberikan fasilitas
pembelajaran pada karyawan secara efektif
agar mereka dapat mengembangkan diri secara optimal.
7. Pemberdayaan karyawan. Membagi kewenangan dengan
cara memberdayakan karyawan berdasarkan
kepercayaan (trust), dengan mempertimbangkan
kemauan, kemampuan, serta kompetensi mereka.
8. Pengembangan kreativitas. Membimbing dan
mengembangkan kreativitas karyawan dan membantu
mereka memecahkan masalah strategis secara efektif.
9. Budaya kerjasama. Membangun kerjasama antar
karyawan, mengarahkan mereka untuk mendahulukan
kepentingan perusahaan daripada kepentingan pribadi.
10.Kondusivitas perusahaan. Menciptakan perusahaan
yang kondusif dengan mengembangkan budaya
kemitraan, komunikasi, serta mengutamakan etika dan
moralitas.
Kepemimpinan visioner.
Adalah kepemimpinan yang
menciptakan kesadaran akan arah dan
tujuan di dalam perusahaan/organisasi,
selalu efektif, mempunyai rencana,
berorientasi penuh pada hasil.
Mereka mengadopsi visi-visi baru
yang menantang
Untuk menjadi pemimpin visioner yang efektif di lingkungan yang
berubah secara cepat, dibutuhkan empat keseimbangan, yaitu:
1. Harus mampu berhubungan secara trampil dengan para
manajer dan karyawan dalam perusahaan, dapat memberikan
bimbingan, dorongan dan motivasi.
2. Mampu memanfaatkan lingkungan eksternal secara maksimal
dan berhubungan secara trampil dengan pihak-pihak di luar
perusahaan, seperti para investor, badan pengawas, komisaris,
para direksi. Pemimpin yang efektif harus menjamin bahwa
perusahaan/unit yang dipimpin berada pada posisi yang baik
dalam menghadapi kondisi eksternal yang terakhir.
3. Mampu membentuk dan mempengaruhi semua aspek operasi
perusahaan saat memimpin perusahaan yang dipercayakan,
termasuk pengembangan produk, jasa, proses produksi, sistem
pengendalian kualitas, struktur organisasi, dan sistem
informasi.
4. Harus cerdik dalam menyiasati masa depan, emperkirakan dan
menyiapkan perkembangan seperti perubahan perilaku
pelanggan, teknologi, perekonomian global dan perubahan-
perubahan lainnya yang sangat cepat.
VII. SISTEM PELAPORAN

• Data/hasil pencatatan
• Pembuatan Laporan
• Distribusi Laporan