ETE 4033 :

FUNGSI PENYELIAAN
(SUPERVISORY FUNCTION
KOMPETENSI 2 : MENGURUS TAKLIMAT BAHAGIAN
(CONDUCT SECTION BRIEFING)
2.0 TAKLIMAT
 Taklimat boleh ditakrifkan sebagai
penerangan ringkas tentang sesuatu yang
dihasilkan atau sesuatu yang berlaku. Lebih
jelas lagi, taklimat dikatakan sebagai ucapan
untuk memaklumkan dan disampaikan sama
ada secara komunikasi dua hala dalam situasi
formal atau kombinasi formal dan tidak
formal.
 Dalam taklimat ada sesi soal jawab antara
komunikator (perucap) dengan khalayak
(hadirin).
 01 02
The Company Data Analytics
Here you could describe the Here you could describe the
topic of the section topic of the section

Table of
Contents
03 04
Business Objectives Social Media
Here you could describe the Here you could describe the
topic of the section topic of the section
“This is a quote. Words full of wisdom
that someone important said and can
make the reader get inspired.”

—SOMEONE FAMOUS
 2.1
PENYEDIAAN
TAKLIMAT
THE SLIDE TITLE GOES
HERE!

Do you know what helps you make your point clear? Lists like this:

● Because they’re simple

● You can organize your ideas clearly
● And because you’ll never forget to buy milk!

And the most important thing: the audience won’t miss the point
of your presentation

Taklimat memerlukan
persediaan yang rapi
dengan 2)
mempertimbangkan
beberapa faktor semasa
menyediakannya.
1) Pertimbangan Khalayak/Hadirin
 Penentuan siapakah khalayak yang boleh membantu untuk
menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan.
Penentuan taraf khalayak dapat menjelaskan bahasa,
suasana dan kandungan taklimat. Menentukan bilangan
khalayak yang boleh membantu dalam penyediaan nota,
tempat, jamuan dan lain-lain lagi.
Pertimbangan Suasana
 Suasana dikatakan formal apabila khalayak terdiri daripada
orang kenamaan, pegawai kerajaan/swasta dan pelawat
luar Negara dan ada D.Y.T.M Tengku Mahkota atau Raja
Muda.
 Suasana dianggap kombinasi formal dan tidak formal jika
khalayaknya terdiri daripada ibubapa, murid, belia,
penduduk kampung, buruh, petani dan sebagainya.
 Lazimnya suasana formal memerlukan teks taklimat yang
kompleks manakala teks taklimat bagi suasana kombinasi
formal dan tidak formal adalah ringkas dan mudah.
YOU COULD USE THREE
COLUMNS, WHY NOT?

Mars Jupiter Mercury

Despite being red, Mars is a It’s a gas giant and the biggest Mercury is the closest planet
cold place, not hot. It’s full of planet in our Solar System. to the Sun and the smallest
iron oxide dust, which gives Jupiter is the fourth-brightest one in the Solar System. It’s
the planet its reddish cast object in the sky only a bit larger than our Moon
2.2
TARAF
KHALAYAK/A
UDIEN
Penyampai taklimat
perlu mengetahui taraf
khalayaknya.
Pengetahuan ini dapat
menolong komunikator
dalam menyediakan
sapaan atau salutasi.
1) Taklimat satu taraf khalayak 2) Taklimat dua taraf khalayak
• Tajuk • Tajuk
• Salam, sapaan biasa atau • Salam, salutasi berprotokol dan
salutasi berprotokol sapaan biasa
• Kata-kata aluan • Puji-pujian
• Pengenalan diri /organisasi/ • Ringkasan sembah taklimat
jawatan/ dan sedikit ringkasan • Kandungan
taklimat. • Sesi soal jawab
• Kandungan taklimat
• Penutup
• Sesi soal jawab
 2.3
KANDUNGAN
TAKLIMAT
● Apa yang hendak dimaklumkan :
Taklimat begini mempunyai tujuan untuk
memberitahu maklumat tentang pihak yang
menyampaikan taklimat itu.

● Apa yang hadirin ingin tahu :

Taklimat jenis ini memerlukan penyedian yang teliti
terlebih dahulu, seperti membuat penyelidikan,
pengumpulan data dari soal selidik, atau temubual
serta menyusunnya dengan baik.
2.4 GAYA BAHASA
TAKLIMAT
 Disampaikan dalam keadaan formal dan
rasmi.
 Pemilihan atau penggunaan kata mestilah
tepat supaya mudah difahami oleh
pendengar.
 Susunan ayat lebih ringkas dan tidak
meleret-leret.
 Sebutan, intonasi, dan gaya pengucapan
yang betul akan dapat menarik minat
pendengar.
 2.5
KAEDAH
BERKOMUNIKASI
2.5.1 MENDENGAR DAN MEMBACA
 Mendengar dengan baik penting untuk membantu
pemahaman yang lebih tepat, ia bukan sahaja
melibatkan gabungan aktiviti fizikal dan mental tetapi ia
juga akan melibatkan halangan fizikal dan mental seperti
bahasa, kebisingan dan penyampaian
 Kaedah mendengar yang berkesan
a) Bertanya & minta penjelasan
b) Beri maklumbalas
c) Tumpukan perhatian
d) Angguk
e) Bertentang mata
f) Membongkok ke hadapan
g) Catat/rekod
h) Ringkaskan (rephrase) dan minta persetujuan
 Kategori Kemahiran Mendengar
 Membaca dengan efektif
a) Fokus kepada topik penting yang
berkaitan
b) Menilai maklumat yang dibaca
c) Kaitkan struktur maklumat bertulis untuk
lebih memahami kaitan antara topic
d) “Scanning” – rambang
e) Baca untuk kefahaman – guna kamus
dll.
f) Baca secara terperinci untuk dipetik
g) Pemerhatian yang tajam.
2.5.2 BERCAKAP DAN MENULIS
 Penyampaian lisan dan penulisan yang tidak efektif
akan menyebabkan maklumat tidak disampaikan
dengan tepat.
 Faktor utama yang mempengaruhi penulisan dan
percakapan adalah :
a) Bahasa : Tahap yang digunakan harus
sepadan dengan tahap mereka yang mendengar
b) Pertuturan : Penyampaian harus fasih dalam
Bahasa tersebut dan menyampaikan dengan jelas
c) Turutan Topik : Topik perlu disampaikan dalam
turutan yang mudah difahami aliran maklumatnya
d) Kaitan Topik : Topik yang disampaikan perlu
berkait rapat antara satu sama lain.
2.5.3 MEREKOD MAKLUMAT
 Nota, buku catatan
Pastikan perkara penting dicatat dan tulisan adalah jelas dan mudah
difahami
 Gajet elektronik
Kaedah terkini untuk merekod maklumat, seperti mempunyai komputer
mudah alih, ipad,tab dan lain-lain  
 Alat perakam suara
Dapat merekod penyampaian secara lisan dalam keadaan di mana
penyampai mungkin sukar untuk difahami. Boleh dijadikan rujukan
selepas sesi penyampaian tanpa hilang isi-isi penting.
 Peta minda
Membantu memahami maklumat secara logikal dan dari segi kaitan
antara topik-topik yang disampaikan.
 Kamera/kamera video
Membantu merekod maklumat yang didapati daripada pemerhatian
2.5.4 PEMERHATIAN
 Pemerhatian merupakan kaedah berkomunikasi
yang lebih kepada kemahiran memahami apa
yang dilihat. Ia berbeza dengan mendengar, kerana
kita cuba memahami sesuatu yang dilakukan
tanpa penjelasan secara lisan.
 Kaedah memerhati yang efektif :
a) Perhati dengan minat
b) Ambil kedudukan yang terbaik
c) Catat nota bila perlu
d) Kaedah – maklumkan, tunjuk, buat dan
susulan
e) Bertanya untuk ulangan atau ketidakjelasan
2.6 KEMAHIRAN
MEMBERI
MAKLUMBALAS
 Fokus kepada isu, bukan orang/personalitinya
a) Tujukan kepada perkara yang di dalam
kawalannya, yang berkuasa diubahnya
b) Tepat pada waktunya
c) Beri cadangan pilihan
d) Dengar penjelasannya – walaupun tidak
bersetuju dengannya.
 Bagi mengatasi masalah perbezaan bahasa,
penyampai boleh menggunakan teknik
dibawah :
a) Alat Bantuan Visual
b) Demonstrasi
 2.7
KEMAHIRAN
BERKOMUNIKASI
 Terdapat 2 jenis komunikasi
yang perlu difahami terlebih
dahulu iaitu :
1) Komunikasi intra-personal
2) Komunikasi inter-personal
2.7.1 KOMUNIKASI INTRA-PERSONAL

 Komunikasi intra personal ialah komunikasi yang

terjadi dengan diri sendiri. Ia melibatkan proses :
a) Memperbaiki diri agar dapat berkomunikasi
dengan baik
b) Pembangunan diri ( prinsip , akhlak , sikap )
c) Pembangunan fikiran ( kreatif & inovatif )
d) Bermulanya komunikasi berkesan
2.7.2 KOMUNIKASI INTER-PERSONAL

 Komunikasi seseorang dengan seorang yang lain

atau lebih seorang
 Dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti telefon,
faks, emel , surat , memo , presentation, laporan
 Jenis-jenis komunikasi
a) Arahan / Standard Operating
Procedures /Manual
b) Menganalisa mesej
c) Mendapatkan maklumat
d) Memikirkan teknik-teknik yang sesuai
 Proses Komunikasi Inter Personal
Sama ada kita berkomunikasi melalui lisan, penulisan
atau pembacaan. Komunikasi merupakan suatu proses
yang boleh dipecahkan kepada 5 fasa :
2

Idea menjadi
mesej
1 3

“ Sender “ Mesej
mempunyai dihantar
idea

5 4

Penerima Penerima
memberi mendapat
maklumbalas mesej
 Kaedah mendapatkan maklumat
a) Pembelajaran
b) Rujukan
c) Perbincangan
d) Pemerhatian
 Menyediakan bahan komunikasi
 Proses persiapan berkomunikasi
Analisis situasi / Dapat maklumat Buat persiapan
masalah
 Jenis Format Bahan Komunikasi
a) Angka & fakta
b) Sampel atau gambarajah
c) Penerangan
d) Visual Aid - Graf , Jadual , gambar
 Pergerakan badan (Body Language) dan
Tanda (Signs) semasa berkomunikasi
 Kepada siapa kita bercakap dipengaruhi
oleh protokol yang perlu diikuti mengikut
pangkat dan status.
A PICTURE IS
WORTH A
THOUSAND
WORDS
IF YOU WANT TO MODIFY THIS GRAPH, CLICK ON IT, FOLLOW THE LINK,
CHANGE THE DATA AND REPLACE IT

Neptune
It’s the farthest planet in
our Solar System

Sun
It’s the star at the center
of the Solar System

Earth
This is the the planet we
live on!
 SOMETIMES, REVIEWING
CONCEPTS IS A GOOD IDEA

Mercury Venus Mars

Mercury is the Venus is terribly hot Despite being red,
smallest planet in our and its atmosphere is Mars is a cold place,
Solar System extremely poisonous not hot

Jupiter Saturn Neptune

It’s a gas giant and Saturn is composed Neptune is the
the biggest planet in mostly of hydrogen farthest planet in our
our Solar System and helium Solar System
INFOGRAPHICS MAKE YOUR
IDEA UNDERSTANDABLE…

Venus 75%

Mars 80%

Mercury 60%

Mercury is the closest planet to the Sun and the

smallest one in the Solar System. It’s only a bit
larger than our Moon
 …AND THE SAME GOES
FOR TABLES

MASS DIAMETER SURFACE GRAVITY

(earths) (earths) (earths)

MERCURY 0,06 0,38 0,38

MARS 0,11 0,53 0,38

SATURN 95,2 9,4 1,16

THIS IS A MAP

Venus has a beautiful

name, but it’s terribly hot

Mercury is the closest

planet to the Sun

Despite being red, Mars

is a cold place, not hot
 A TIMELINE ALWAYS
WORKS FINE

DAY 2 DAY 4
Venus has a Jupiter is the
beautiful name, biggest planet in
but it’s very hot our Solar System

DAY 1 DAY 3
Mercury is the Despite being red,
closest planet to Mars is a cold
the Sun place, not hot
 WHAT ABOUT THESE
PERCENTAGES?

Mercury Mars

85%

30% 60%

Venus
4,467,000
Big numbers catch your
audience’s attention
PERHAPS YOU COULD USE
THREE COLUMNS

Mars Venus Mercury

Despite being red, Mars is a Venus has a beautiful name Mercury is the closest planet
cold place, not hot. It’s full of and is the second planet from to the Sun and the smallest
iron oxide dust, which gives the Sun. It’s terribly hot—even one in the Solar System—it’s
the planet its reddish cast. hotter than Mercury only a bit larger than our Moon.
 333,000.00
earths is the Sun’s mass

24h 37m 23s

is Jupiter’s rotation period

386,000 km
is the distance between the Earth
and the Moon
USE A CALENDAR TO TALK
ABOUT FUTURE EVENTS!

DAY 1
Despite being red, Mars is
a cold place, not hot DAY 3
Venus has a beautiful
name, but it’s terribly hot
DAY 2
Mercury is the closest
planet to the Sun
 DESKTOP
SOFTWARE
You can replace the image on
the screen with your own work.
Just delete this one, add yours
and send it to the back
TABLET APP
You can replace the image on
the screen with your own work.
Just delete this one, add yours
and send it to the back
 MOBILE WEB
You can replace the image on
the screen with your own work.
Just delete this one, add yours
and send it to the back
OUR TEAM

Helena James Jenna Doe

You can replace the image on the screen You can replace the image on the screen
with your own with your own
THANKS
Does anyone have any questions?

addyouremail@freepik.com
+91 620 421 838
yourcompany.com
CREDITS

This is where you give credit to the ones who are part of this
project.

● Presentation template by Slidesgo

● Icons by Flaticon
● Infographics by Freepik
● Images created by Freepik
● Author introduction slide photo created by Freepik
● Text & Image slide photo created by Freepik.com
 RESOURCES

Did you like the resources on this template? Get

them for free at our other websites.
VECTORS
PHOTOS
● Memphis cover collection

● Woman jumping for joy on hilltop ● Memphis cover collection II

● Young couple hugging in nature ● Memphis cover collection III

● Red-haired woman eating slice of watermelon ● Brush strokes collection

● Thoughtful woman sitting on ladder with flower ● Memphis style brochure set
s bouque
● Black woman with daisy flowers in jeans pocke
t laughing
● Lifestyle of young friends outdoors
● Sushi rolls with chopsticks and soya sauce ove
r red background
 Instructions for use
In order to use this template, you must credit Slidesgo by keeping the Credits slide.

You are allowed to:

- Modify this template.
- Use it for both personal and commercial projects.

You are not allowed to:

- Sublicense, sell or rent any of Slidesgo Content (or a modified version of Slidesgo Content).
- Distribute Slidesgo Content unless it has been expressly authorized by Slidesgo.
- Include Slidesgo Content in an online or offline database or file.
- Offer Slidesgo templates (or modified versions of Slidesgo templates) for download.
- Acquire the copyright of Slidesgo Content.

For more information about editing slides, please read our FAQs:
https://slidesgo.com/faqs
 Fonts & colors used
This presentation has been made using the following fonts:

Arvo
(https://fonts.google.com/specimen/Arvo)

Roboto
(https://fonts.google.com/specimen/Roboto)

#e87e45 #fecb5e #ffbd8d #fae1c8 #541c1d

 Stories by Freepik
Create your Story with our illustrated concepts. Choose the style you like the most, edit its colors, pick
the background and layers you want to show and bring them to life with the animator panel! It will boost
your presentation. Check out How it Works.

Pana Amico Bro Rafiki Cuate

 Use our editable graphic resources...
You can easily resize these resources without losing quality. To change the color, just ungroup the resource
and click on the object you want to change. Then, click on the paint bucket and select the color you want.
Group the resource again when you’re done. You can also look for more infographics on Slidesgo.
 ...and our set of editable icons
You can resize these icons keeping the quality.
You can change the stroke and fill color; just select the icon and click on the paint bucket/pen.
Business Icons
Avatar Icons
 Creative Process Icons

c
Educational Process Icons
Help & Support Icons
Medical Icons
Nature Icons
Performing Arts Icons
SEO & Marketing Icons
Teamwork Icons