PANDUAN PELAYANAN DEPARTEMEN KEUANGAN DAN AKUNTANSI

UNIT PENDAPATAN DAN ADMINISTRASI DATA

Unit Pendapatan dan Administrasi Data merupakan bagian dari Departemen Keuangan dan
Akuntansi yang bertanggungjawab terhadap proses administrasi pendapatan RS yang
meliputipencatatan transaksi pasien, penerimaan pembayaran, verifikasi dan kegiatan
administratif lainnya. Unit Pendapatan dan Administrasi Data dipimpin oleh seorang Kepala
Unit, yangbertanggungjawab memimpin, mengarahkanserta mengendalikan kegiatan pelayanan
dan kinerja staf yang dipimpinnya.

1. Pelayanan Pasien Rawat Jalan

RS Permata melayani pasien rawat jalan jaminan pribadi( selanjutnya disebut pasien
pribadi) dan pasien jaminan asuransi atau perusahaan (selanjutnya disebut pasien jaminan)
sesuai dengan benefit yang dimiliki oleh pasien. Pasien jaminan yang bisa dilayani adalah
peserta dari Asuransi atau Perusahaan ( selanjutnya disebut Penjamin) yang sudah
bekerjasama langsung dengan RS Permata Cibubur atau bergabung dengan TPA (Third
Party Administration) yang bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.
Pasien pribadi harus membayar semua biaya setelah selesai menerima pelayanan kecuali
untuk pemeriksaan laboratorium, radiologi dan obat-obatan. Sedangkan untuk pasien dengan
jaminan asuransi atau perusahaan pembayaran cashless selama dijamin oleh penjamin,
kecuali jika ada ekses yang harus dibayar oleh pasien. Oleh karena itu harus dilakukan
konfirmasi kepada penjamin saat akan dilakukan tindakan/pemberian layanan dan
konfirmasi akhir saat proses pengesahan asuransi, kecuali dari awal sudah dinyatakan semua
biaya dijaminkan dahulu oleh penjamin. Untuk kasus emergency dan atau pasien tidak mau
menunggu konfirmasi, maka pasien atau penanggungjawab pasien harus menandatangani
informed consent yang menyatakan bersedia membayar jika ada selisih atau biaya perawatan
tidak dijamin oleh penjamin.
Pengambilan hasil pemeriksaan laboratorium, radiologi dan obat-obatan harus
menunjukkan bukti kwitansi yang dicap lunas dari kasir.

2. Pelayanan Pasien Rawat Inap

RS Permata melayani pasien rawat jalan jaminan pribadi( selanjutnya disebut pasien
pribadi) dan pasien jaminan asuransi atau perusahaan (selanjutnya disebut pasien jaminan)
sesuai dengan benefit yang dimiliki oleh pasien. Pasien jaminan yang bisa dilayani adalah
peserta dari Asuransi atau Perusahaan ( selanjutnya disebut Penjamin) yang sudah
bekerjasama langsung dengan RS Permata Cibubur atau bergabung dengan TPA (Third
Party Administration) yang bekerjasama dengan RS Permata Cibubur
 a. Pasien Pribadi
Pasien pribadi yang dirawat di RS Permata Cibubur harus mendapat informasi yang
jelas mengenai biaya perawatan atau tindakan yang harus ditanggung oleh pasien atau
penanggung jawab pasien. Oleh karena itu kasir wajib memberikan penjelasan
mengenai biaya kamar, estimasi biaya tindakan, visit dan penggunaan alat-alat yang
dibebankan kepada pasien.
Sebelum masuk perawatan, pasien harus membayar deposit dengan ketentuan sebagai
berikut :
Jika dalam keadaan darurat/ pasien belum bisa membayar deposit, maka diberikan
waktu penangguhan waktu 1 x 24 jam. Staf Admin Rawat Inap berperan aktif untuk
penagihan penambahan deposit, selain tugas pokok lainnya yaitu menginput transaksi
pasien diruang perawatan, menginformasikan biaya tindakan, melakukan konfirmasi
kepada Penjamin.
Jika selisih biaya perawatan sudah jauh melebihi deposit, Staf Admin Rawat Inap
berkoordinasi dengan Manajer Keuangan secara berjenjang. Kemudian harus
dikoordinasikan dengan Kepala Instalasi Rawat Inap untuk penanganan selanjutnya.
Jika diperlukan, pasien harus menebus resep dan membayar biaya pemeriksaan secara
langsung.
b. Pasien Jaminan
Pasien jaminan bisa dilayani oleh RS Permata adalah peserta yang diakui oleh penjamin
yang sudah bekerja sama secara langsung dengan RS Permata Cibubur atau bergabung
dengan TPA( Third Party Administration) yang sudah bekerja sama dengan RS Permata
Cibubur. Pasien harus sudah mendapatkan surat penjaminan dari Penjamin maksimal 2
x 24 jam. Jika melebihi waktu tersebut atau bahkan tidak mendapatkan surat
penjaminan, maka pasien dianggap sebagai pasien pribadi dan mengikuti ketentuan
pasien pribadi.
Sebagian dari penjamin mempunyai aturan yang berbeda terhadap penjaminan kepada
pesertanya, sehingga untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan semua yang
terlibat dalam pelayanan kepada pasien harus memahami aturan atau lebih teliti dalam
menelahaah hasil konfirmasi dengan penjamin. Untuk tindakan-tindakan tertentu harus
dilakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum dilakukan tindakan, pemeriksaan
penunjang dan pemberian obat. Saat melakukan konfirmasi berikan informasi yang
jelas, dan mencatat hasil konfirmasi serta PIC yang dikonfirmasi.
Jika pasien jaminan sudah diketahui rencana jumlah penjaminan dan ada biaya yang
harus dibayar pribadi oleh pasien, maka untuk menghindari pembayaran yang besar
pada saat pulang dan beresiko terhambatnya pembayaran, pasien secara rutin diminta
untuk menambah deposit.

3. Pelayanan Pasien Jamkesda

Sebagai Rumah Sakit yang berdomisili di wilayah Kota Bekasi, RS Permata Cibubur
bekerja sama dengan Dinkes Kota Bekasi melayani pasien Jamkesda Kota Bekasi berbasis
 NIK, yaitu peserta yang memiliki KS-NIK ataupun belum memiliki KS-NIK tapi merupakan
warga kota Bekasi dan terdaftar dalam Kartu Keluarga (KK).
Jamkesda Kota Bekasi mempunyai ketentuan tersendiri mengenai penjaminan, dimana untuk
pasien rawat jalan dan rawat inap biasa menggunakan tariff INA-CBG’s dengan standard
perawatan kelas 3, sedangkan untuk kasus insidentil – pasien membutuhkan perawatan
intensif, penjaminan sesuai tariff rumah sakit yang berlaku. Untuk kasus insidentil, RS
dikenakan iuran sebagai fungsi sosial sebesar 15 % (RS Tipe C) dari jumlah yang dijamin
oleh Jamkesda, yaitu biaya perawatan tidak termasuk penggunaan barang non medis dan
biaya administrasi serta materai.
Untuk mnghindari piutang tak tertagih karena selisih pembayaran tersebut, maka untuk
internal RS Permata mengakui pendapatan sesuai dengan jumlah yang akan dibayar oleh
Jamkesda( netto).

4. Tarif
a. Tariff yang berlaku di RS Permata Cibubur adalah tariff yang disusun oleh Tim Tarif
dengan mempertimbangan aspek-aspek cost effectiveness. Selain itu, Tim Tarif juga
melakukan survey/perbandingan dengan RS kompetor.
b. Untuk beberapa customer, tariff disesuaikan dengan PKS yang sudah disepakati,
ditetapkan oleh SK Direktur atau dengan persetujuan Direktur/Dewan Pengawas.
c. Pada kasus pasien adalah pemilik, investor, dokter dan karyawan termasuk keluarga inti ,
tariff rawat inap turun satu kelas dibawahnya.

5. Diskon
Rumah Sakit Permata Cibubur mempunyai kebijakan tentang diskon
1. Diskon untuk Pemilik, Investor, karyawan, dokter praktik yang ditetapkan oleh Surat
Keputusan Direktur.
2. Diskon untuk asuransi, perusahaan dan lingkungan yang bekerja sama.
3. Diskon untuk komunitas
4. Diskon untuk member
5. Diskon untuk program promosi
6. Diskon khusus yang diberikan dengan persetujuan dari Direktur atau Dewan Pengawas

6. Cara Bayar
RS Permata Cibubur menerima pembayaran pembayaran berupa :
1. Tunai
2. Kartu Debit dan Kartu Kredit
3. Transfer ( jika diperlukan )
4. Jaminan (Asuransi & Perusahaan )

7. Penyelesaian Masalah Transaksi Keuangan

 Dalam kasus tertentu, dimungkinkan piutang pribadi dengan catatan ada jaminan
berupa barang berharga yang bersertifikat (sertifikat tanah/rumah, BPKB kendaraan)

8. Penyetoran Penerimaan
Seluruh penerimaan RS Permata baik yang diterima dari aktivitas pelayanan maupun
penerimaan lainnya disetorkan kepada Koperasi Amaliah Husada sebagai Pemilik RS
Permata Cibubur dan dilakukan rekonsiliasi setiap bulan dengan catatan Koperasi Amaliah
Husada.
9. Verifikasi Data
Verifikasi transaksi dilakukan oleh staf verifiktor baik untuk transaksi rawat jalan, rawat
inap, pasien jaminan dan pasien pribadi.Verifikasi dilakukan untuk memperoleh keyakinan
bahwa transaksi pelayanan kepada pasien sudah sesuai dengan dokumen-dokumen
pendukung dan diinput dengan tepat dan benar dalam system informasi Rumah Sakit.

10. Koreksi data.

Koreksi data adalah koreksi yang dilakuan baik secara system maupun manual jika
ditemukan ketidaksesuaian antara dokumen pendukung dengan system yang sudah diinput
kedalam system. Koreksi data harus dilengakapi berita acara atau dokumen pendukung
lainnya dan dikoordinasikan dengan Bagian Akuntansi. Keputusan untuk melakukan koreksi
data baik secara system maupun manual harus memperhatikan prisip-prinsip akuntansi.

a. Dokumen Rawat jalan & rawat inap dengan penjamin pribadi harus sesuai dengan
slip yang sudah di tandatangani oleh dokter dan sesuai dengan ketentuan yang tariff
yang berlaku
b. Dokumen Rawat jalan & rawat inap dengan penjamin Asuransi / Perusahaan harus
sesuai dengan slip yang sudah di tandatangani oleh dokter dan sesuai dengan
ketentuan yang tariff yang berlaku serta melengkapi kelengkapan untuk penagihan.

c. Pembuatan laporan penerimaan harian kasir sesuai dengan dokumen bukti

penerimaan uang dari seluruh kasir ( Tanda terima pendapatan harian dan print out
dari system )
d. Penerimaan pendapatan yang berupa uang tunai disetorkan ke bank setiap hari
Senin,Rabu & Jumat
e. Untuk penerimaan uang tunai dilakukan penjurnalan laporan penerimaan harian tunai
f. Untuk penerimaan melalui transfer dilakukan penjurnalan pembayaran pasien transfer
 g. Untuk penerimaan pendapatan sewa lahan, parkir, open booth dll, dilakukan
penjurnalan pendapatan lain-lain
h. Untuk pembayaran piutang pribadi dilakukan penjurnalan pembayaran piutang
pribadi
i. Untuk pembayaran piutang instansi dengan tunai dilakukan penjurnalan pembayaran
instansi yang tunai
j. Untuk pembayaran piutang kartu kredit & kartu debet dilakukan penjurnalan kartu
kredit & kartu debet
k. Untuk pembayaran piutang jasa medis dilakukan penjurnalan potongan jasa medis

UNIT JAMINAN
Unit Jaminan merupakan bagian dari Departemen Keuangan dan Akuntansi yang
bertanggungjawab terhadap proses piutang yang timbul atas transaksi pelayanan dan jasa yang
diberikan kepada pasien asuransi dan perusahaan dimulai dari pembuatan invoice, pengiriman
dokumen piutang, penagihan(collecting) dan proses pembukuan pembayaran. Unit Jaminan
dipimpin oleh seorang Kepala Unit, yang bertanggungjawab memimpin, mengarahkanserta
mengendalikan kegiatan pelayanan dan kinerja staf yang dipimpinnya.

Pembuatan Invoice

Pembuatan invoice adalah suatu proses penarikan data transaksi menjadi tagihan kepada kepada
pihak penjamin dan sebagai proses pencatatan pengakuan piutang kepada pihak penjamin. Proses
pembuatan invoice terdiri dari:
1. Invoice rawat inap, yaitu invoice yang dibuat untuk pasien rawat inap perpasien kecuali
jika pasien melahirkan bisa dijadikan satu invoice. Invoice dibuat berdaskan dokumen
yang diterima dari Verifikator.
2. Invoice rawat jalan, yaitu invoice yang dibuat untuk pasien-pasien rawat jalan
berdasarkan penjamin dan dapat dibedakan menjadi:
a. Invoice Harian, invoice yang dibuat secara harian dengan berdasarkan dokumen yang
diterima dari verifikator
b. Invoice Kumpulan, invoice yang dibuat perperiode tertentu sesuai perjanjian dengan
pihak penjamin.

Pembuatan invoice harus sesuai dengan transaksi pelayanan sehingga sebelum pembuatan
invoice harus diverifikasi kesesuaian dan kelengkapan dokumen penagihan tersebut.

Sebagai bukti pengakuan piutang, bagian jaminan menyimpan dokumen dalam bentuk soft
file(data disistem dan hasil scan dokumen) dan hardcopy( jika ada).
Standar Penggunaan materai dalam pembuatan invoice,

Didalam pembuatan suatu invoice diperlukan sebuah materai sebagai syarat pembuktian hukum
atau aspek legal dalam suatu transaksi, Pemberian materai pada kwitansi penagihan dengan
ketentuan :

1. Materai tempel senilai 3000 di gunakan untuk transaksi > 250.000 s/d 1.000.000,
2. Materai tempel senilai 6000 di gunakan untuk transaksi > 1.000.000,
3. Transaksi < 250.000 tidak menggunakan materai

Pengiriman Tagihan

Dokumen pengagihan dikirim kepada penjamin melalui Staf Jaminan atau jasa pihak ketiga yang
telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.
Dokumen penagihan langung dikirim oleh petugas (Staf jaminan), dengan tujuan invoice dapat
diterima dengan baik, cepat dan tepat oleh penjamin sehingga tagihan dapat langsung diproses
oleh pihak penjamin. Namun apabila tagihan yang akan dikirim tidak sesuai dengan rute
pengiriman internal (maping), maka tagihan tersebut akan dikirimkan melalui jasa pihak ketiga.
Berikut adalah rute pengiriman invoice yang telah menjadi acuan pengiriman.

Zona Timur Zona Selatan Zona Barat Zona Utara Zona Pusat
1. JLT Gesa 1. Equity 1. CAR 1. Eka Life 1. BNI Life
Medilum 2. Reliance 2. IM Care 2. Jaya Proteksi 2. SIMAS
2. Astra Buana 3. Manulife 3. Nayaka 3. Inhealth
3. TMS 4. Commonwealth 4. Jasindo 4. Jiwa Tugu
4. Aviva 5. ACA 5. Mega Ins 5. Indosat
5. Relife 6. AXA 6. Media 6. Admedika
7. SOS Healthcare 7. MNC Life
8. Avrist
9. ABDA
10.Magna
11.Premier Oil
12.Pertamedika

Penagihan Piutang
 Monitoring piutang dilakukan secara periodik dan dilakukan penagihan piutang yang akan
jatuh tempo. Metode yang digunakan dengan memonitor umur piutang per invoice serta
mengevaluasi karakter penjamin dalam melakukan pembayaran, sehingga piutang dapat segera
diterima pembayarannya dan tidak mengganggu cashflow RS.

Langkah-langkah proses penagihan di unit keuangan Jaminan

1. Melakukan konfirmasi penagihan melalui email ke semua penjamin atas piutang yang akan
jatuh tempo.
2. Apabila tidak mendapat respon, maka langkah selanjutnya adalah mengingatkan melalui
telepon dan atau surat.
3. Apabila langkah pertama dan kedua masih belum ada juga tanggapan, maka perlu
mendatangi penjamin tersebut untuk melakukan penagihan dan menanyakan kesanggupan
pembayaran terhadap piutang tersebut.
4. Apabila masih penjamin masih bermasalah terhadap pembayaran, maka dipertimbangkan
untuk melakukan evaluasi pelayanan kepada penjamin tersebut. Dalam hal ini Keuangan
berkoordinasi dengan Dept. Marketing dan Customer Care.

PembukuanPenerimaan danPelaporan Piutang

Seluruh penerimaan pembayaran piutang dari Penjamin masuk ke rekening Kop. Amaliah
Husada dan dicatat sebagai setoran kepada KAH. Disatu sisi penerimaan dicatat sebagai
Dana Suspend dan dicatat secara manual per penjamin, berdasarkan informasi dari
rekening koran yang dicetak harian dan informasi dari penjamin. Penerimaan tersebut harus
diidentifikasi untuk proses selanjutnya, yaitu pembayaran piutang.

Setelah mendapatkan data penerimaan dan piutang yang akan dibayar, maka dilakukan
proses pembayaran piutang. Kemudian data pembayaran tersebut dijurnal untuk
menurunkan piutang atau secara otomatis menurunkan piutang by system ( jika sudah
terintegrasi dengan system). Jika masih belum terintegrasi maka masih perlu catatan dan
jurnal manual.
 Berikut adalah alur pencatatan pembukuan piutang di RS Permata Cibubur.

1. Mencatat penerimaan 1. Membuat Voucher

YPrint Rekening Koran per penjamin Pembayaran Piutang
Harian 2. Proses pembayaran 2. PrintLaporan
piutang pembayaran

Menyerahkan Voucher 1. Pembuatan Jurnal

yang sdh approved dan Umum
Verifikasi oleh bagian dokumen pendukungnya 2. Proses Verifikasi
Akuntansi ke Bagian Akuntansi 3. Proses Approval

UNIT ANGGARAN

Unit Anggaran merupakan bagian dari Departemen Keuangan dan Akuntansi yang
bertanggungjawab terhadap proses pengelolaan dana operasional, pembiayaan dan pembayaran
kepada pihak ketiga. Unit Anggaran dipimpin oleh seorang Kepala Unit, yang bertanggungjawab
memimpin, mengarahkanserta mengendalikan kegiatan pelayanan dan kinerja staf yang
dipimpinnya.
1. Pengelolaan Dana Kas Kecil
Kas kecil adalah dana yang disiapkan untuk pembayaran operasional baik budget maupun
non budget yang jumlahnya maksimum Rp. 500.000,00. Kas kecil diajukan oleh
User/Unit Purchasing yang diketahui oleh Manajernya. Jika pengeluaran tersebut
merupakan pengeluaran tidak rutin dan atau tidak terkait langsung dengan pelayanan
maka harus mendapat persetujuan dari direktur. Persetujuan voucher pembayaran
dilakukan oleh Kanit Anggaran atau yang mewakili, jika diperlukan dapat berkoordinasi
dengan Manajer Keuangan.
Pengeluaran dana kas kecil dapat berupa reimburst ( sudah dilengkapi kwitansi ) atau
pengajuan dana advance (dana talangan). Pencatatan(jurnal)/klaim kas kecil dibuat
berdasarkan periode tertentu dan dokumen sudah lengkap.
2. Pengelolaan Dana Cito
Kas Cito adalah dana yang penggunaanya untuk kebutuhan cito baik operasional rutin,
maupun pengeluaran investasi dan lainnya yang sifatnya mendadak (harus disegerakan).
Sumbernya dana cito sama dengan dana kas kecil tetapi jumlah pembayaran melebihi dari
Rp. 500.000,00.
3. Pengajuan Dana Advance
 Pengajuan dana advance adalah sejumlah uang yang diminta oleh User dengan jumlah
estimasi (belum ada kwitansi). Jika jumlahnya ≤ Rp. 500.000,00 dapat menggunakan kas
kecil, jika melebihi Rp. 500.000, 00 maka harus diajukan pencairan anggaran kecuali cito
dapat segera dicairkan.
4. Pembayaran Vendor dengan Tempo
Pembayaran kepada vendor dapat dilakukan dengan tempo sesuai dengan kesepakatan
dengan vendor tersebut. Dana yang diajukan harus diverifikasi dan dicatat terebih dahulu
sebagai hutang oleh Bagian Akuntansi. Seteleh diverifikasi dan dokumen lengkap,
tagihan akan dikirim ke bagian keuangan untuk diajukan pencairan dananya. Pengajuan
5. Pengajuan Pencairan Dana
Pengajuan pencairan dana dikelompokkan operasional, investasi, advance, non budget,
dan klaim kas kecil. Pengajuan diverifikasi oleh Kanit anggaran (yang mewakili) dan
diketahui oleh Manajer Keuangan dan Akuntansi dan disetujui oleh Direktur. Pengajuan
di serahkan kepada Dewan Pengawas (pemegang specimen) untuk penandatangan
BG/Cek atau token.