MODUL 5

PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

DAN TATA LETAK MESIN
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

MODUL 5
PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

A. Tujuan Praktikum
1. Menghitung luas setiap departemen kantor dan fasilitas pendukung.
2. Merencanakan keterkaitan antar departemen kantor dengan melakukan penyusunan dalam
Activity Relationship Chart (ARC) secara kualitatif.
3. Memahami prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membuat layout dengan
menggunakan metode CORELAP.

B. Landasan Teori
1. Luas Lantai Kantor
Dalam modul ini, perhitungan luas lantai dilakukan untuk departemen pada kantor dan
fasilitas pendukung. Luas lantai departemen pada kantor meliputi departemen-departemen
yang ada dalam perusahaan sesuai dengan struktur organisasi masing-masing perusahaan,
sedangkan luas fasilitas pendukung meliputi ruangan-ruangan seperti mushola, ruang arsip,
WC, dan lain-lain. Perhitungan luas lantai departemen kantor dan fasilitas pendukung mengikuti
kebutuhan perusahaan seperti jumlah karyawan, dan analisis subjektif lainnya. Salah satu hal
yang penting untuk dipertimbangkan dalam penentuan fasilitas pendukung adalah jumlah
fasilitas urinal untuk sejumlah karyawan dalam jarak tertentu (Tompkins et. al., 2003).

2. Activity Relationship Chart (ARC)

ARC merupakan peta hubungan kerja yang digunakan untuk merencanakan hubungan antar
kelompok kegiatan ditinjau dari hubungan aktivitasnya. ARC merupakan teknik ideal dalam
merencanakan keterkaitan antara setiap kelompok yang saling berkaitan (Tompkins et. al.,
2003).
ARC memiliki beberapa kegunaan, yaitu dalam:
a. Penyusunan urutan pendahuluan seperti pada skala prioritas yang bersumber dari
from-to-chart.
b. Menunjukkan hubungan kedekatan suatu kegiatan dengan yang lainnya.
c. Memperoleh suatu landasan bagi penyusunan layout selanjutnya.

ARC pada dasarnya sama dengan from-to-chart (FTC) tetapi ARC hanya menunjukkan satu
hubungan antar lokasi. Terdapat dua jenis ARC, yaitu ARC kuantitatif dan ARC kualitatif.
Berikut merupakan langkah-langkah dalam menyusun ARC kualitatif:

1
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

a. Langkah 1
Carilah nilai kedekatan antar masing-masing departemen secara kualitatif dengan
memberikan alasan terhadap pemberian nilai tersebut seperti kedekatan proses antar departemen
(dapat menggunakan matriks jarak pada modul Perancangan Struktur Organisasi PSTI II) atau
alasan lainnya. Dalam penyusunan ARC kualitatif, biasanya dipergunakan sandi warna kedekatan
antar lokasi, dengan ketentuan warna seperti pada Tabel 1.

Tabel 1. Kode dan Arti Warna dalam ARC

Kode Warna Arti

A Merah Absolutely necessary
E Jingga Especially important
I Hijau Important
O Biru Ordinary closeness
U Kuning Unimportant
Sumber: Tompkins et. al. (2003)

b. Langkah 2
Tulis nilai kedekatan tersebut dalam ARC kualitatif seperti pada Gambar 1.

Dept. Perencanaan Produksi

O
Dept. Pembelian U
I A
Dept. Pengelolaan U U
Persediaan
E U A
Dept. Produksi U U
O U
Dept. Akuntansi dan
E
Keuangan
E
Dept. Pengelolaan SDM

Gambar 1. Contoh ARC Kualitatif

3. Metode CORELAP
Metode CORELAP (Computerized Relationship Layout Planning) merupakan sebuah
metode yang mampu menyelesaikan masalah tata letak fasilitas dengan menghitung Total
Closeness Rating (TCR) masing-masing departemen. TCR adalah jumlah dari nilai numerik

2
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

yang mewakili tiap-tiap derajat kedekatan (A=6, E=5, I=4, O=3, U=2) antara satu departemen
dengan departemen lainnya (Tompkins et. al., 2003).

Tahap-tahap penggunaan metode CORELAP dapat dilihat melalui contoh berikut:

a. Membuat ARC kualitatif dengan menyusun seluruh departemen dan memberi derajat
hubungan kedekatan antar departemen (A, E, I, O, U).
b. Menentukan luas daerah masing-masing departemen, lalu mengkonversikannya ke dalam
Number of Unit Area Templates (Tabel 2).
Contoh: Misalkan 1 unit area template mewakili luas daerah sebesar 2000 sq feet.

Tabel 2. Contoh Perhitungan Number of Unit Area Templates

Number of unit
Code Function Area (sq feet)
area templates
1 Dept. Perencanaan Produksi 8000 4
2 Dept. Pembelian 6000 3
3 Dept. Pengelolaan Persediaan 10000 5
4 Dept. Produksi 12000 6
5 Dept. Distribusi dan Penyimpanan 14000 7

c. Menghitung Total Closeness Rating (TCR) bagi setiap departemen dengan menjumlahkan
nilai-nilai numerik yang mewakili setiap derajat kedekatan dengan departemen-departemen
lain (Tabel 3).

Tabel 3. Contoh Perhitungan TCR

Departemen Dept. No. Relationship TCR
Dept. Perencanaan Produksi 1 U,I,O,U,A,E 22
Dept. Pembelian 2 E,U,E,I,I,U 22
Dept. Pengelolaan Persediaan 3 U,U,U,I,E,U 17
Dept. Produksi 4 I,A,I,U,I,O 23
Dept. Distribusi dan Penyimpanan 5 U,U,U,O,U,U 14

d. Merancang tata letak fasilitas, dengan tahap-tahap sebagai berikut:

i. Letakkan departemen dengan TCR tertinggi di tengah-tengah layout. Bila terdapat
departemen dengan TCR yang sama, gunakan Tie-Breaking Rule.
Aturan Tie-Breaking Rule :
 Departemen dengan area terbesar.
 Departemen dengan nomor terendah.
ii. Carilah departemen ke-2 yang memiliki hubungan A dengan departemen yang telah
terpilih, apabila tidak ada, cari departemen yang memiliki hubungan E dengan
departemen yang terpilih, demikian seterusnya. Bila terdapat dua atau lebih departemen
yang memiliki hubungan yang sama dengan departemen yang telah terpilih

3
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

sebelumnya, maka pilih departemen dengan TCR tertinggi. Apabila nilai TCR-nya sama,
gunakan Tie-Breaking Rule.
iii. Carilah departemen ke-3 yang memiliki hubungan A dengan departemen pertama yang
terpilih, apabila tidak ada, carilah departemen yang memiliki hubungan A dengan
departemen kedua. Apabila departemen yang memiliki hubungan A dengan departemen
kedua juga tidak ada, maka carilah departemen yang memiliki hubungan E dengan
departemen pertama, kemudian dengan departemen kedua, dan seterusnya. Bila
terdapat dua atau lebih departemen yang memiliki hubungan yang sama dengan
departemen terpilih, pilih departemen berdasarkan TCR tertinggi. Apabila nilai TCR-nya
sama, gunakan Tie-Breaking Rule.
iv. Lanjutkan hingga seluruh departemen ditempatkan.

e. Pada awalnya departemen-departemen yang disusun dalam layout CORELAP tidak

langsung diwakili oleh number of unit area templates, melainkan setiap departemennya
diwakili oleh satu atau dua (maksimal dua) kotak saja, tergantung dari luasnya. Tujuannya
adalah untuk memudahkan perancangan awal.

Tabel 4. Weight Assigned to Relationship

Relationship Weight
A 243
E 81
I 27
O 9
U 1

Tujuan lainnya adalah agar kedekatan antar departemen dapat dihitung dengan Placing Rating
melalui total bobot hubungan kedekatan (weight assigned to relationship [Tabel 4]) dengan
departemen-departemen yang bersebelahan dengannya. Gambar 2 menunjukkan contoh
perhitungan Placing Rating.

D A B B
A A
D C C D A
C C
D C C

PR =243 PR =486 PR =270

Gambar 2. Ilustrasi Placing Rating CORELAP

(Sumber: Tompkins et. al., 2003)

4
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

Keterangan :
i. Departemen A merupakan departemen dengan TCR tertinggi.
ii. Placing Rating C di bawah A = 243 (hubungan A – C = A).
iii. Placing Rating D di kiri A dan kiri C = 243 + 243 = 486 (hub. A–D = A ; hub. C–D = A).
iv. Placing Rating B di atas A dan atas D = 27 + 243 = 270 (hub. A–B = I ; hub. D–B = A).

f. Mengevaluasi layout CORELAP dengan menghitung layout score. Layout score merupakan
nilai total dari perkalian antara bobot kedekatan antar dua departemen dengan jarak terpendek
antar kedua departemen tersebut. Perhitungan layout score dapat dilakukan menggunakan
persamaan berikut:

Layout Score = ∑ numerical closeness rating × length of shortest path

all_departments

Preset Value untuk masing-masing relationship dapat dilihat pada Tabel 5. Sementara
perhitungan layout score dengan preset value dapat dilihat dalam format pada Tabel 6.

Tabel 5. Preset Value to Relationship

Relationship Preset Value
A 6
E 5
I 4
O 3
U 2

Tabel 6. Contoh Perhitungan Layout Score

Product of
Preset
Relationship From To Distance Preset Value
Value
& Distance
A 6 1 5 0 0
E 5 4 5 2 10
E 5 5 7 3 15
I 4 6 7 1 4
I 4 2 4 0 0
O 3 1 2 0 0
U 2 4 7 0 0
U 2 5 6 2 4
Layout Score 33

C. Input dan Output Modul

Input modul 5 :
 Matriks jarak, struktur organisasi, dan jumlah karyawan (Modul 10 PSTI II).
Output modul 5 :
 Layout dan total luas lantai kantor.

5
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

D. Prosedur Pelaksanaan Praktikum

1. Menentukan daftar departemen kantor sesuai struktur organisasi masing-masing
perusahaan dan fasilitas pendukung yang dibutuhkan. Informasi yang berkaitan dengan
fasilitas pendukung dapat dilihat pada Tompkins, Facilities Planning 2nd edition Bab 5
(Personnel Requirement).
2. Membuat ARC kualitatif terhadap departemen kantor, termasuk ruang direktur, wakil
direktur, dsb (jika terdapat pada struktur organisasi perusahaan) disertai dengan alasan
penentuan nilai kedekatan (minimal 3). Contoh alasan penentuan kode dapat dilihat
pada Tompkins, Facilities Planning 2nd edition halaman 296, Bab 7 Layout.
3. Menghitung TCR dengan format seperti pada Tabel 7.
4. Membuat urutan penempatan departemen dengan menggunakan metode CORELAP
dengan memperhatikan Tie Breaking Rule dengan format seperti pada Tabel 8.
5. Menentukan jumlah unit area template untuk pembuatan layout metode CORELAP awal
(1 atau 2 kotak) dan jumlah unit area template untuk pembuatan layout metode
CORELAP akhir, dengan format seperti pada Tabel 9.
a. Unit Area Template awal:
𝑙𝑢𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑒𝑚𝑒𝑛 𝑡𝑒𝑟𝑏𝑒𝑠𝑎𝑟
𝑈𝑛𝑖𝑡 𝐴𝑟𝑒𝑎 𝑇𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑡𝑒 = 𝑟𝑜𝑢𝑛𝑑𝑢𝑝 ( )
2
b. Unit Area Template akhir disesuaikan dengan masing-masing kelompok.
Catatan: Perhitungan luas departemen sesuai kebutuhan struktur organisasi.

Tabel 7. Format Tabel Perhitungan TCR

To A B C ...

Dept. Perencanaan Dept. Dept. Pengelolaan Total

From ...
Produksi Pembelian Persediaan
Dept. Perencanaan
A A A ...
Produksi
6 6 ... 77
B Dept. Pembelian A A ...
6 6 ... 76

Tabel 8. Format Tabel Urutan Penempatan Departemen

Urutan
Department TCR Luas Hubungan
Masuk
Dept. Perencanaan
1 55 12 memiliki TCR tertinggi
Produksi
memiliki hubungan A dengan Dept
2 Dept. Pembelian 54 18
Perencanaan Produksi
Dept. Pengelolaan memiliki hubungan A dengan Dept
19 52 5
Persediaan Perencanaan Produksi
memiliki hubungan I dengan Dept. Pembelian
15 Dept. Produksi 52 22
& Pengelolaan Persediaan

6
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

Tabel 9. Format Tabel Perhitungan Number of Unit Area Template

Number of Number of
Departemen Luas Daerah
UAT Awal UAT Akhir
Dept. Perencanaan Produksi 12 2 3
Dept. Pembelian 18 2 5
Dept. Pengelolaan Persediaan 5 1 2
Dept. Produksi 22 2 6

6. Menyusun satu buah alternatif layout kantor berdasarkan metode CORELAP yang
diwakili oleh 1 atau 2 kotak untuk setiap departemen. Perhatikan Placing Rating dalam
penempatan departemen.

243 243 1 243 1

Dept. Dept. Dept. Dept.
Dept.
243 Perencanaan 243 243 Perencanaan 1 243 Perencanaan Pembeli 1
Pembelian
Produksi Produksi Produksi an
Dept.
243 243 1 1 Pengelolaan 324
Persediaan

Gambar 3. Contoh Penempatan Departemen Berdasarkan Placing Rating

7. Membuat tabel rekapitulasi Placing Rating dengan format seperti pada Tabel 10 untuk
kedua alternatif.

Tabel 10. Format Tabel Rekapitulasi Placing Rating

No. Departemen Masuk Placing Rating Hubungan
1 Dept. Perencanaan Produksi - -
2 Dept. Pembelian 243 Dept. Perencanaan Produksi
3 Dept. Pengelolaan Persediaan 243 Dept. Perencanaan Produksi
4 Dept. Produksi 324 Dept. Pembelian & Dept. Pengelolaan Persediaan

8. Membuat dua alternatif layout kantor akhir yang sudah mempertimbangkan number of
unit area template akhir.
9. Menghitung layout score kedua alternatif layout kantor, sesuai format pada Tabel 6.
10. Melakukan pemilihan alternatif berdasarkan hasil perhitungan layout score.
11. Membuat layout kantor akhir yakni melengkapi alternatif layout terpilih dengan fasilitas
pendukung. (Catatan: bila perlu dan memungkinkan dapat dilakukan massaging dalam
pengaturan penempatan fasilitas pendukung).
12. Menghitung luas lantai kantor, yaitu departemen-departemen kantor beserta seluruh
fasilitas pendukungnya, sesuai format pada Tabel 11.
13. Membuat layout kantor akhir dengan mempertimbangkan akses masuk dan keluar
departemen dan hitung luas akhir kantor. Referensi yang berkaitan dengan lebar jalur

7
 MODUL 5 PERENCANAAN TATA LETAK KANTOR

akses dapat dilihat pada Tompkins, Facilities Planning 2nd edition Bab 4 (Flow, Space,
and Activity Relationships).

Tabel 11. Format Perhitungan Luas Lantai Kantor

Ukuran (m) Luas
No Nama Ruangan Luas Jumlah
Panjang Lebar Lantai
1 Dept. Perencanaan Produksi
2 Dept. Pembelian
3 Dept. Pengelolaan Persediaan
4 Dept. Produksi
5 Dept. Distribusi dan Penyimpanan
6 Dept. Pemasaran dan Penjualan
7 Dept. Akuntansi dan Keuangan
8 Dept. Pengelolaan SDM
9 Ruang Direktur Utama
10 Mushola
11 Ruang Arsip
12 Ruang Diklat
13 Ruang Rapat
14 Toilet Pria
15 Toilet Wanita
16 Pantry
17 Lobby
18 ...
Total Luas Lantai Kantor

E. Aturan dan Keterangan :

1. Departemen Produksi harus mempunyai satu sisi bebas.
2. Perhatikan peletakan pintu kantor untuk akses dari dalam dan luar pabrik.
3. Pertimbangkan jumlah arah dalam satu jalur dalam akses antar departemen.
4. Prioritas pembuatan layout metode CORELAP :
a. Perhatikan sisi bebas.
b. Lihat prioritas yang sudah dibuat berdasarkan metode CORELAP.
c. Bentuk sekotak mungkin.

F. Target Asistensi
1. Layout akhir kantor (telah dibuat akses).
2. Total luas lantai kantor .

G. Daftar Pustaka
Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A., dan Tanchoco, J. M. A. (2003) Facilities Planning, 3rd
ed., Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.