TUGAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN

PERUSAHAAN INDUSTRI
“ Tugas Job Description dan Job Spesification”

IR. Jamaludin Purba, MT

Dibuat Oleh :
Fajar Bahari
(2018220015)
Penger tian Job Description dan Job Spesification

Job description
Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang
berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang
harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan
mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya
di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja
dan perusahaan secara luas. Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job
spesification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.

Job Spesification
Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang
latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang
berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM mengisi jabatan tertentu
sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga dengan Hiring
Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi
dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang
dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang
dibutuhkan.
ANALISIS PEKERJAAN SUPERVISOR PRODUKSI

A. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Deskripsi pekerjaan adalah merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai
rangkaian kegitan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan,
atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa
yang diperlukan oleh suatu pekerjaan.

PT. MSDM
Deskripsi Pekerjaan

1. Nama Jabatan : Supervisor Produksi

2. Divisi/Bagian : Departemen Produksi
3. Nama Jabatan Atasan Langsung : Manajer Produksi
4. Gaji/Upah : Rp.3.000.000
5. Sifat Pekerjaan :
a. Pekerjaan bersifat tetap
b. Pekerjaan didasari hukum
 Adanya pelanggaran perjanjian kerja waktu tidak tertentu
 Adanya pelanggaran outsourcing
 Adanya pelanggaran pekerja harian lepas
6. Tanggung Jawab dan Kewajiban
a. Tanggung Jawab
 Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna
mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan
mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di
perusahaan
 Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna
mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan
mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di
perusahaan
 Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule
produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati
bersama
 Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan
tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule
  Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja
(keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
 Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang
solid.
 Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil
kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas
permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut
secara singkat , padat dan kongkrit.
b. Kewajiban
 Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah
Jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya
 Memaksimalkan efisiensi
 Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standar
kebutuhan pelanggan
 Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku di
perusahaan.
 Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna mencapai hasil
produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta pemenuhan batas waktu
pengiriman hasil produksi.
7. Standar Prestasi
a. Kualitas kerja yang meliputi ketepatan, ketelitian, keterampilan serta kebersihan.
b. Kuantitas kerja yang meliputi output rutin serta output non rutin (ekstra).
c. Keandalan atau dapat tidaknya diandalkan yakni dapat tidaknya mengikuti instruksi,
kemampuan inisiatif, kehati-hatian serta kerajinan
d. Sikap yang meliputi sikap terhadap perusahaan, karyawan lain, pekerjaan serta kerjasama

8. Kondisi Kerja : Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam
08.00 pagi sampai jam 16.00 sore, kecuali bila
mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta
pelatihan kepada karyawan.
B. Spesifikasi Pekerjaan ( Job Spesification)
Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian,
kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan
sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang
diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil.

PT. MSDM
Spesifikasi Pekerjaan

1. Kualifikasi Pendidikan (Education)

a. S1 Pengalaman 2 tahun
b. D3 Pengalaman 3 tahun
c. SLTA Pengalaman 10 tahun
d. SLTP pengalaman 15 tahun
2. Keterampilan
a. Teknis
b. Dasar Operasi Mesin x
c. Managerial
d. Proses Produksi
e. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
f. Daya Manusia
3. Pengalaman (Experience)
a. Mechanical
b. Metallurgy
c. Dasar Operasi Mesin x
d. Dasar Proses Produksi
4. Persyaratan Tambahan
a. Tidak cacat fisik
b. Disiplin
c. Bertanggung jawab
Job Description 
Supervisor

Jabatan Pekerjaan : SUPERVISOR

Bertanggung Jawab Kepada : MANAGER / ASST. MANAGER

 Sasaran Tugas :
Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan
sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam
wilayah tanggung jawabnya guna memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan
menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

 Struktur Pelaporan :
Supervisor bertanggung jawab kepada Manager .

 Sifat & Lingkup :

Proses A merupakan proses antara x dengan y di divisi z dimana hasil proses y masih dalam
bentuk setengah jadi, diproses lanjut secara xyz guna mencapai produk dengan keadaan tertentu
sebelum kemudian dikirim ke y. Supervisor harus mampu mensupervisi secara langsung kepala
regu dibawah tanggung jawabnya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua
karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan
efisien dengan semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. )
guna memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume &
Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

 Hasil Utama & Tantangan :

1. Diharapkan memiliki ketrampilan dan pengetahuan atas “ Proses “ dari setiap mesin yang
menjadi tanggung jawabnya tersebut.
2. Diharapkan memiliki pengetahuan atas aplikasi produk dari pelanggan (Customer
Product Knowledge)
3. Diharapkan untuk mengatur program perbaikan berkelanjutan guna mengeliminasi bahan
tidak jadi (afvalan) dan meningkatkan efisiensi.
 Tanggungjawab Utama :

1. Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi langsung terhadap kepala regu yang
dibawahinya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang
berada di bawah tanggung jawabnya), hal ini termasuk dalam memberikan
bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum
kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai
dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan .
2. Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas dan schedule
produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati
bersama.
3. Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan
tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.
4. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja
(keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
5. Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang
solid.
6. Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil
kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas
permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut
secara singkat , padat dan kongkrit.

 Wewenang :

1. Wewenang dalam mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan

yang berlaku di perusahaan.
2. Wewenang dalam menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi
guna mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta pemenuhan
batas waktu pengiriman hasil produksi.
Job Specification
Supervisor

Job Specification / Spesifikasi Pekerjaan Terdiri atas:

 Job requirements
 Job qualifications
 Minimun hiring requirements

Contoh spesifikasi pekerjaan :

 Nama jabatan    : Supervisor

Departemen      : Produksi/Lapangan
Lokasi               : Pabrik induk, jakarta
Pengawas           :Manager / Asst. Manager
Kode jabatan     : NA-101
Tanggal              : 16 November 2007
Disetujui oleh    : General Manajer M.wahyu Arya P,SE,M.Si.

 Faktor-faktor keahlian
Pendidikan      : Diperlukan lulusan Sarjana (S-1) semua jurusan
Pengalaman     : Tidak diutamakan, karena akan diberikan training dan pelatihan
pelatihan lainnya
Komunikasi     : Keahlian dalam berbicara dan berkomunikasi sangat penting untuk
mengarahkan semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya

 Faktor-faktor Sumber Daya

Tuntutan mental : Inisiatif, kreatif, supel, dan kecerdasan, merupakan hal wajib
karena mereka harus berhadapan langsung dengan karyawan

 Kondisi kerja : Pekerjaan sebagian besar berada dan dilakukan dibagian

produksi/lapangan
Kesimpulan

Setelah  job description  dan job spesification tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka
telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profiling (analisa jabatan), dimana
perusahaan telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan
sumber daya manusia.