LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/VIII/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 1 dari 7

LAPORAN
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
TAHUN 2020

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA

Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236
Telp. : +62 31 8410871
Fax : +62 31 8490005
Email : mail@poltekbangsby.ac.id
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 2 dari 7

LAPORAN
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
TAHUN 2020

Proses Nama Jabatan Tanggal Tanda

Tangan
Dibuat
Dr. YUYUN SUPRAPTO, S.SiT, MM. Kepala SPM 7 Agustus 2020
Oleh:

Disetujui Managemen
ACHMAD SETIYO PRABOWO, S.T, MT. 7 Agustus 2020
Oleh : Representatif

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA

Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236
Telp. : +62 31 8410871
Fax : +62 31 8490005
Email : mail@poltekbangsby.ac.id
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 3 dari 7

LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

TAHUN 2020

1. DASAR PELAKSANAAN
a. SK.191.D/Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Audit Mutu Internal
Pada Politeknik Penerbangan Surabaya
b. SK.191.A/ Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Tim Audit Mutu Internal
Pada Politeknik Penerbangan Surabaya Tahun 2020
c. Audit.01/IV/SPM/2020 tanggal 16 April 2020 tentang Surat Penunjukan Tim Audit
Internal
d. Undangan Direktur Politeknik Penerbangan Surabaya Nomor :
365/UM.207/POLTEKBANG.SBY-20 Tanggal 5 Agustus 2020 tentang Undangan
Rapat Tinjauan Manajemen

2. TUJUAN
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah pertemuan yang dilakukan
oleh manajemen Politeknik Penerbangan Surabaya secara periodik minimal 1 tahun
sekali untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan atau upaya
Politeknik Penerbangan Surabaya guna memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan,
dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan Politeknik Penerbangan
Surabaya.

3. PELAKSANAAN :
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Jumat, 7 Agustus 2020
Waktu : 13.00 WIB
Agenda Rapat : Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
Pimpinan Rapat : Direktur Politeknik Penerbangan Surabaya
Tempat : Ruang Rapat Gedung Utama Lt. 2 dan Aplikasi Zoom
Peserta : 1. Para Wakil Direktur
2. Para Kepala Bagian
3. Para Kepala Sub Bagian
4. Para Ketua Program Studi
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 4 dari 7

5. Para Kepala Unit

6. Para Kepala Pusat
7. Ketua Senat
8. Kepala SPI
9. Kepala SPM
10. Kepala Divisi PUK
11. Ketua LSP
12. Ketua LPK
13. Pimpok. Jabfung. Dosen
14. Para Auditor
15. Para GKM

4. HASIL
a. Rapat Tinjauan Manajeman dihadiri 33 peserta termasuk di dalamnya 26 auditee,
auditor dan GKM. Terdapat 2 unit/ auditee yang tidak hadir yaitu Unit Teknik Umum
dan Jaringan dan Lembaga Sertifikasi Profesi.
b. Status Tindak Lanjut dari Manajemen Review Tahun 2019 yaitu Hasil Perbaikan telah
disampaikan melalui surat No.UM 006/5/2/Poltekbang.SBY-19, tanggal 6 Desember
2019 ke PT.SUPERINTENDING COMPANY OF INDONESIA (SUCOFINDO).
c. Hasil kegiatan Audit Internal Tahun 2020 (Pemenuhan Sasaran Mutu,
Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi, Hasil Audit) dengan hasil yaitu Audit Internal
2020 dilakukan kegiatan pendampingan tanggal 5 -13 Mei 2020, dengan hasil para
auditee sudah membuat Pencapaian Sasaran Mutu 2019, Sasaran Mutu 2020,
Identifikasi Resiko dan Peluang 2020, dan Monitoring Sasaran Mutu. Kegiatan Audit
Internal tanggal 14 – 20 Mei 2020 pada 28 auditee dan 15 auditor dengan hasil 66
temuan. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi dilakukan pada tanggal 22 Mei – 5 Juni
2020.
d. Pemantauan dan Pengukuran melalui Pencapaian sasaran mutu semester 1 Januari
– Juni 2020 dengan hasil dari jumlah total auditee sebanyak 28 yang telah
mengumpulkan Pencapaian Sasaran Mutu semester 1 sebanyak 21 unit.
e. Kepuasan pelanggan tahun 2020 dan umpan balik pihak terkait dengan hasil :
Survey kepuasan masyarakat pada tahun 2020 telah dilakukan kepada :
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 5 dari 7

- Taruna dengan hasil survey : 87.99 (Baik) dan indeks 2,99 dengan jumlah taruna
yang disurvey sebanyak 677 orang yang mewakili Program Studi.
- Pengguna lulusan dengan hasil survey : 92.49 (Sangat Baik) dan indeks 3,69
dengan jumlah instansi yang disurvey ada 8 dengan jumlah 26 orang responden.
- Orang tua/taruna dengan hasil survey 90.77 (Sangat Baik) dan Indeks 3,63
dengan jumlah responden sebanyak 342 orang.
- Siswa dengan hasil survey 93.28 (Sangat Baik) dan Indeks 3,73 dengan jumlah
responden sebanyak 32 orang.
- Pegawai (Internal) dengan hasil survey 89,53 (Sangat Baik) dan Indeks 3,58
dengan jumlah responden 59 orang.
- Mitra Kerja dengan hasil survey 91.90 (Sangat Baik) dan indeks 3,68 dengan
jumlah responden sebanyak 2 mitra kerja.
Sedangkan untuk umpan balik, Direktur telah menunjuk PIC/ penanggung jawab
untuk pelaksanaan tindak lanjut umpan balik.
f. Perubahan dalam isu eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem Manajemen
Mutu adalah pada masa Pandemi COVID-19 saat ini dilakukan pembelajaran jarak
jauh melalui sistem daring. Para pengajar melakukan penginputan materi, evaluasi
pembelajaran melalui online. Taruna saat ini melakukan pembelajaran di rumah
dengan jadwal dan capaian yang telah ditentukan. Pemantauan pembelajaran telah
dilakukan oleh masing – masing program studi dibawah koordinasi Kepala Bagian
Administrasi Akademik dan Ketarunaan.
g. Pelaksanaan kinerja proses & kesesuaian produk dalam hal penerimaan taruna baru,
perencanaan perkuliahan, realisasi perkuliahan, evaluasi perkuliahan, sudah sesuai
standar mutu.
h. Kinerja penyedia eksternal dalam hal ini untuk pengasuh, telah dilakukan penyusunan
pedoman, standar kompetensi pengasuh sedangkan untuk pengajar Prodi D3
Komunikasi Penerbangan telah diajukan untuk penyesuaian ke RPL dan telah
bersertifikat dari Pusat Pengembangan SDM Perhubungan Udara
i. Dalam hal kecukupan sumber daya, terdapat kekurangan SDM berkompetensi seperti
Pustakawan untuk unit Perpustakaan dan Laboran untuk unit Laboratorium dan
Simulator. Selain itu ada beberapa jabatan yang tidak sesuai PM 21 Tahun 2018
tentang Statuta Politeknik Penerbangan Surabaya, maka perlu dikaji ulang dalam
proses penempatan SDM atau melakukan revisi Statuta.
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 6 dari 7

j. Efektifitas tindakan yang diambil untuk pengendalian resiko & peluang, sebagai
berikut :
- Risiko-risiko yang ada dalam proses inti sudah terkendali dengan baik. Beberapa
risiko yang sebelumnya pada kategori ”High” sudah menjadi ”Medium”, dan dari
kategori ”Medium” sudah menjadi ”Low”.
- Pengendalian risiko sudah efektif berjalan. Risiko-risiko diatas akan dievaluasi
ulang pada akhir Desember 2020 dengan target adanya penurunan pada tingkat
Frekuensi / Probability, sehingga dapat menurunkan kategori risiko yang
ada.Risiko-risiko yang ada di unit penunjang juga sudah ditetapkan dan efektifitas
pengendalian akan dievaluasi pada akhir Desember 2020.
k. Peluang untuk perbaikan kinerja adalah sebagai berikut :
- Peningkatan target sasaran mutu
- Penurunan kategori-kategori risiko dari ”High” menjadi ”Medium” atau ”Low”.
- Peningkatan pengawasan dengan cara Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
l. Notulen Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Tanggal 7 Agustus 2020 terlampir.

5. KESIMPULAN
- Seluruh hasil temuan audit dan umpan balik survey kepuasan masyarakat telah
disampaikan kepada unit kerja terkait serta telah ditunjuk penanggung jawab untuk
melaksanakan tndak lanjut.
- Setiap tindak lanjut akan dilaporkan kepada Direktur/ Manager Representatif Politeknik
Penerbangan Surabaya dibawah koordinasi Kepala Satuan Penjaminan Mutu.

6. PENUTUP
Demikian laporan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) tahun 2020 ini dibuat agar
menjadikan periksa dan dapat digunakan sebagai data dukung dokumen mutu demi
terlaksananya dan tercapainya tujuan Politeknik Penerbangan Surabaya.
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 7 dari 7

7. FOTO
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 8 dari 7

 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 9 dari 7

 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 10 dari 7

 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 11 dari 7

 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 12 dari 7

8. DAFTAR HADIR
 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dok.: Audit.05/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 7 Agustus 2020 Halaman 13 dari 7